Nota risicobeleid reservebeleid en activebeleid Amstelveen 2021

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 24 In de huidige constellatie, waarin Amstelveen beschikt over een sluitende meerjarenbegroting, is de onbenutte belastingcapaciteit bewust niet als dekkingsmiddel ingezet. In het licht van grote onzekerheden rond de toekomstige financiële verhouding, duurzaamheidsopgave en instandhouding fysieke infrastructuur en voorzieningenniveau op langere termijn is er nadrukkelijk voor gekozen om het laatste vangnet dat de gemeente heeft in stand te houden. Via jaarlijkse indexering van het belastingtarief is de belastingcapaciteit een waardevaste structurele dekkingsbron en daarom technische gesproken bij uitstek geschikt voor het oplossen van structurele problemen/tegenvallers.

3.2. Incidentele weerstandscapaciteit: reserves De incidentele weerstandscapaciteit (=bufferfunctie) bevat: a) Algemene reserve; b) Bestemmingsreserves/egalisatiereserves; c) Niet gerealiseerde boekwinsten en stille reserves. De niet gerealiseerde boekwinsten en stille reserves ligt ter indicatie afgerond op € 2 miljoen. Om de in hoofdstuk 2 vermelde benodigde incidentele weerstandscapaciteit te dekken (“risicoprofiel”) moet dit vrijwel geheel komen uit de algemene reserve en bestemmingsreserves.

3.3. Resumé weerstandscapaciteit De gedachte is dat in het geval van “nood breekt wet” ongeveer 50% van de door de raad ingestelde reserves vrij kan vallen. De reserve “dekking kapitaallasten” is bedoeld voor het dekken van structurele kapitaallasten in de begroting. Vrijval van deze reserve vereist wel een vervangende structurele dekking (zie onder andere hoofdstuk 3.1). De afgelopen jaren toont aan dat voor de in hoofdstuk 2 vermelde benodigde incidentele weerstandscapaciteit van € 55 miljoen dekking aanwezig is vanuit de algemene reserve en bestemmingsreserves. Uiteraard is het noodzaak in de begroting en de jaarstukken te beoordelen of de aanwezige capaciteit toereikend blijft om de benodigde weerstandscapaciteit te dekken. Voor de meest recente stand van de reserves in een P&Cdocument wordt verwezen naar: https://amstelveen.pcportal.nl/

3.4. Evaluatie € 15 miljoen

minimale

omvang

gemeentelijke

buffer

ad.

De huidige minimumomvang van een gemeentelijke buffer is in de Kadernota 2018 bepaald op € 15 miljoen. In het kader van de behandeling van de Perspectiefnota 2022 is gevraagd om een evaluatie van dit bedrag in het licht van onze actuele positie. Deze nota is daarvoor bij uitstek geschikt. Dat brengt ons tot de volgende overwegingen: 1. Het risicoprofiel van Amstelveen is de afgelopen jaren toegenomen met als belangrijkste factoren: a. Onzekerheid over de toekomst van de samenwerking AA; b. Een onzekere én problematische financiële verhouding; c. Een toegenomen projectenportefeuille met omvangrijke, complexe langjarige projecten;

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 25 2. De Amstelveense weerstandscapaciteit is goed. Dat omvat het geheel van totale reservepositie, potentiële flexibiliteit in de lopende begroting en onbenutte belastingcapaciteit; 3. Er is geen absolute waarheid bij het vaststellen van een gemeentelijke buffer met een bepaalde afbakening en minimumomvang. Deze buffer is een onderdeel van het grotere geheel van het totale risicoprofiel en de totale weerstandscapaciteit. Beide elementen zijn in het voorgaande kwantitatief uitgewerkt met als conclusie dat Amstelveen er goed voorstaat; 4. De vast te stellen minimumomvang betekent een beklemming van een deel van de gemeentelijke reserves c.q. algemene middelen. Een verhoging van het minimumbedrag voor de buffer betekent minder ruimte voor beleidsinvesteringen in Amstelveen. Dat vraagt om een afweging/balans; 5. De afgelopen jaren is gebleken dat een buffer om snel te handelen noodzakelijk is, met als recent voorbeeld het Lokaal coronafonds van € 15 miljoen. Conclusie Alles overziende en afwegende is ons voorstel om:  Een bodembedrag van € 15 miljoen ongewijzigd te handhaven als onverminderd evenwichtige buffer gelet op risicoprofiel en weerstandscapaciteit.

Met dit volume is geen sprake van onnodige beklemming van algemene middelen;  Dit bodembedrag te blijven betrekken op de minimale omvang van het totaal van a) de algemene reserve en b) de reserve stedelijke vernieuwing.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 26

4. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin Amstelveen in staat is tegenvallers op te vangen. Een oordeel hierover komt neer op een confrontatie van de uitkomsten van de risico analyse in Hoofdstuk 2 en de inventarisatie van de beschikbare weerstandscapaciteit in Hoofdstuk 3. In structurele zin geldt dat structurele ontwikkelingen in de (meerjaren)begroting dienen te worden ingepast. In een eventueel “worst case scenario” is naast het ombuigen op voorzieningen/schrappen sprake van een onbenutte belastingcapaciteit. Incidentele middelen kunnen ruimte bieden om structurele maatregelen gefaseerd door te voeren en frictiekosten op te vangen. Uit de P&C-documenten van de afgelopen jaren mag worden geconcludeerd dat het weerstandsvermogen van de gemeente Amstelveen goed kan worden genoemd. Weerstandsratio In het accountantsverslag toont de accountant de weerstandsratio, hetgeen berekend is als weerstandscapaciteit (hoofdstuk 3.3) gedeeld door risicoprofiel (hoofdstuk 2.5). Hierbij wordt de volgende betekenis toegekend aan de uitkomst: Weerstandsratio Betekenis >= 2,0 Uitstekend 1,4 < 2,0 Ruim voldoende 1,0 < 1,4 Voldoende 0,8 < 1,0 Matig 0,6 < 0,8 Onvoldoende <0,6 Ruim onvoldoende Amstelveen scoort hierbij de laatste jaren ruim voldoende of uitstekend.

De toename van de risico’s bij vooral de grondexploitaties (Legmeer/BTAZ) kan tot een lagere weerstandsratio leiden.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 27

5. Risicomanagement 5.1 Risicomanagement: nut en noodzaak De gemeente Amstelveen is er voor inwoners en bedrijven. Voor hen is de gemeente dagelijks bezig de door politiek gedefinieerde maatschappelijke doelen te realiseren. Gebeurtenissen kunnen er toe leiden dat die doelen niet worden behaald. Die gebeurtenissen –komend zowel van buiten als van binnen de organisatie- noemt men risico’s. Risico’s hebben dus altijd een relatie met de gemeentelijke doelstellingen. Als we naar de samenleving kijken zien we daarin een grote dynamiek. Wet- en regelgeving is aan verandering onderhevig. Dergelijke ontwikkelingen, die hier niet uitputtend worden beschreven, brengen kansen met zich mee, maar ook risico’s. Een ding is duidelijk, de voorspelbaarheid van de omgeving neemt af. Dit vraagt enerzijds om een grotere wendbaarheid en flexibiliteit, maar anderzijds ook om weerbaarheid en adequate bedrijfsvoering. Dat laatste kenmerkt zich door strakke procedures, adequate procesbeschrijvingen, duidelijke rolen verantwoordelijkheidsverdeling binnen de organisatie en tijdige sturings- en verantwoordingsinformatie. Ook het risicomanagement zal op deze ontwikkelingen moeten worden afgestemd om te zorgen dat de bijbehorende risico’s te overzien zijn en daar op kan worden geacteerd.

Met risicomanagement speelt gemeente Amstelveen in op de risico’s die zich mogelijk kunnen voordoen uit dergelijke ontwikkelingen. Daarbij moet benadrukt worden dat risicomanagement geen garantie is voor het niet voordoen van negatieve gebeurtenissen, maar wel een instrument is om de kans op dergelijke negatieve gebeurtenissen te verkleinen. Goed risicomanagement biedt hiermee dan ook zeker geen garantie op het uitsluiten van risico’s (denk aan coronapandemie), maar verkleint de kans op het zich voordoen van zulke omvangrijke problemen.

5.2 Huidige werkwijze en de ambitie De huidige werkwijze rondom risicomanagement en weerstandsvermogen is gebaseerd op een meer kwalitatieve benadering. Die benadering bestaat op concernniveau uit een dialoog met vakafdelingen waarin risico’s worden geïdentificeerd. De vakafdeling verwerkt de top vijf à tien in het afdelingsplan. Deze risico’s krijgen vervolgens een plaats in de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening. Ook daarin worden de risico’s op een kwalitatieve wijze gewogen. Voor deze benadering is destijds bewust gekozen om met name vanuit een dialoog de risico’s ‘naar boven’ te krijgen. Hoewel dit achterliggende idee nog steeds belangrijk is, heeft de praktijk laten zien dat dit onvoldoende werkt, zoals onder andere blijkt uit het ICTdossier van enkele jaren geleden. Het proces is onvoldoende gestructureerd waardoor risicomanagement niet de aandacht krijgt die nodig is om tot een goede werking te komen. De ambitie is dat het proces rondom risicomanagement een continu aandachtspunt is. Risicomanagement is hierbij zeker geen doel op zichzelf, maar een middel om de doelstellingen van de gemeente te bereiken, kansen te benutten en risico’s te ondervangen en hierop tijdig in te spelen

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 28

Het feit dat het soms gaat om niet voorzienbare gebeurtenissen wil niet zeggen dat we risico’s over ons heen moeten laten komen. Van een professionele organisatie mag worden verlangd dat zij risico’s herkent en passende maatregelen treft om deze te voorkomen dan wel de gevolgen te beperken. Dit zal op een gestructureerde wijze moeten worden uitgevoerd, namelijk via risicomanagement. Risicomanagement is een proces waarin een aantal stappen is te onderkennen

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 29

Identificeren Welke interne en externe gebeurtenissen kunnen doelstellingen mogelijk niet behaald kunnen worden?

ons

overkomen

waardoor

de

Analyseren Wat is de kans en het gevolg wanneer een gebeurtenis zich voordoet? Beoordeling Het rangschikken van de risico’s op basis van de risicoanalyse (van zeer belangrijk naar minder belangrijk). Ontwerpen Op welke wijze verkleinen we de kans op het voordoen van de gebeurtenis, hoe sporen we gebeurtenissen op, kunnen we de gevolgen terugdraaien of overdragen? Implementeren Hoe passen we de maatregelen toe, wie doet wat wanneer? Evalueren en rapporteren Evalueren van de cyclus, rapporteren over de uitkomsten van de cyclus impact op doelstellingen en de omgeving. Met een dergelijk gestructureerd proces worden risico’s tijdig herkend en gewogen en maatregelen getroffen. Dit zorgt er voor dat (bestuurlijke) besluitvorming plaats kan vinden op basis van een onderbouwde risico-afweging. In de uitvoering zorgt risicomanagement voor een scherp inzicht op basis waarvan kan worden gestuurd, beheerst en gerapporteerd aan directie, college en de raad.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 30

5.3 Uitgangspunten voor het risicomanagement en risicobewustzijn Risicomanagement heeft alles in zich om technisch te benaderen. Voor een aantal medewerkers in de organisatie die verantwoordelijk is voor het risicomanagementproces is dat ook zeker mogelijk, maar belangrijker is om uit te gaan van een paar essentiële uitgangspunten die een ieder begrijpt en naar handelt. Medewerkers zijn zich dus bewust van die uitgangspunten en brengen die in het dagelijks werk tot uitvoer in zowel houding als gedrag. Die uitgangspunten zijn:  Amstelveen is een gemeente die investeert in de toekomst en bestuur & medewerkers realiseren zich dat risico’s een normaal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden zijn;  Omgaan met onzekerheden betekent bewust risico’s verminderen, accepteren of opzoeken, omdat doelstellingen anders niet haalbaar zijn;  Wat aanvaardbaar is, is deels vastgelegd in interne en externe wetgeving, maar vraagt ook deels om beoordeling op medewerkersniveau;  Een risico neemt een medewerker nooit alleen, hierover heeft diegene contact gehad met naaste medewerkers;  Risico’s kunnen het best beheerst worden door die medewerkers die daar het meest invloed op kunnen uitoefenen;  Transparante communicatie over risico’s is belangrijk.

Een voor een risico verantwoordelijk medewerker zorgt er voor dat een risico tijdig op het juiste ambtelijke en bestuurlijke niveau bekend is;  Risicomanagement is geen doel op zich, maar zorgt er voor dat we op een verantwoorde en gestructureerde manier omgaan met onzekere gebeurtenissen met als doel het bereiken van de gewenste maatschappelijke effecten.

5.4 Rollen en verantwoordelijkheden Van belang voor een goed werkend risicomanagement is een heldere vastlegging van rollen en verantwoordelijkheden die de diverse actoren daarin hebben. De gemeenteraad stelt, overeenkomstig de ‘financiële verordening Amstelveen 2017’ de kaders vast rondom reserve- en risicobeleid. Deze kaders liggen vast in de verordening. Ook het college van B&W, de directie, de verschillende afdelingshoofden en betrokken medewerkers hebben een rol binnen het risicomanagementproces. Binnen de gekozen gestructureerde benadering is het belangrijk dat deze rollen specifiek worden vormgegeven.

5.5 P&C-cyclus De uitkomsten van het risicomanagement proces worden verwerkt in de bestaande P&Ccyclus, zodat de raad geïnformeerd blijft over de belangrijkste risico’s en de mutaties hierin. Voor de Programmarekening wordt het gehele risicoproces zoals hierboven is geformuleerd doorlopen en wordt het resultaat zowel kwantitatief als kwalitatief in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de Jaarstukken verwerkt. Ditzelfde geldt voor de Programmabegroting. Bij de Tijdvakrapportage worden de genoemde risico’s geëvalueerd en bijgesteld indien nodig.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 31

6. Conclusies en voorgestelde besluitvorming 6.1 Conclusies Conclusie 1 Uit de recente P&C-documenten blijkt dat het weerstandsvermogen van de gemeente Amstelveen als goed kan worden gekwalificeerd. De documenten zijn terug te zien bij: https://amstelveen.pcportal.nl/. De toename van de risico’s bij vooral de grondexploitaties (Legmeer/BTAZ) leidt naar alle waarschijnlijkheid tot een lagere weerstandsratio. Conclusie 2 Het totale risico wordt bezien in relatie met de materialiteit. Dit is geen harde kwantitatieve berekening van prijs x hoeveelheid, maar een onderbouwde, kwalitatieve duiding. Het zijn veelal ontwikkelingen waarvan de exacte omvang niet goed is in te schatten en het Amstelveens aandeel dus ook niet. Via het pakket Total Link is een kwantitatieve basis beschikbaar die als grondslag voor de bepaling van het risicoprofiel ten aanzien van grondexploitaties wordt benut. Conclusie 3 Voor alle genoemde kapitaalgoederen geldt dat het onderhoudsniveau en de bijbehorende budgettaire middelen zich op een dusdanig niveau bevinden dat daarmee het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau bereikt en behouden wordt. Continu blijven monitoren via onder andere de paragraaf Kapitaalgoederen is noodzakelijk omdat het om omvangrijke budgetten gaat.

Conclusie 4 De gedachte is dat in het geval van “nood breekt wet” ongeveer 50% van de door de raad ingestelde reserves vrij kan vallen. De reserve “dekking kapitaallasten” is bedoeld voor het dekken van structurele kapitaallasten in de begroting en werd tot heden buiten deze berekening gehouden. Deze reserve kan echter ook vrijvallen, waarbij dit overigens wel een vervangende structurele dekking vereist (zie onder andere hoofdstuk 3.1). Conclusie 5 Het bodembedrag van € 15 miljoen kan ongewijzigd worden gehandhaafd als onverminderd evenwichtige buffer gelet op risicoprofiel en weerstandscapaciteit. Met dit volume is geen sprake van onnodige beklemming van algemene middelen. Dit bodembedrag betreft de minimale omvang van het totaal van a) de algemene reserve en b) de reserve stedelijke vernieuwing (zie argumenten in hoofdstuk 3.4). Conclusie 6 Het risicomanagement vraagt een continue dialoog binnen de organisatie. Conclusie 7 Het verdient aanbeveling de structurele rentebaat van € 0,8 miljoen over het eigen vermogen te laten vervallen indachtig de aanbeveling van de commissie BBV, mede gezien de huidige marktrente. Dit werkt door in een verlaging van de interne rekenrente.

De uitwerking hiervan (verlaging rekenrente, budgettaire inkadering) kan worden betrokken bij de opstelling van de Perspectiefnota 2023 inclusief Eerste Tijdvakrapportage 2022, alsmede de Tweede Tijdvakrapportage 2022 en Programmabegroting 2023.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021

pagina 32

6.2 Voorstellen De gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. De Nota risicobeleid, reservebeleid en activabeleid Amstelveen 2021 vast te stellen; 2. De oude nota reserve- en risicobeleid Amstelveen 2012 in te trekken; 3. Het bodembedrag voor de minimale omvang van het gemeentelijk buffervermogen voor het totaal van de algemene reserve en de reserve stedelijke vernieuwing ongewijzigd te handhaven op € 15 miljoen; 4. In te stemmen met een nadere concretisering van het beleidskader voor de reserve stedelijke vernieuwing in 2022 in het verlengde van de totstandkoming van het College Uitvoeringsprogramma 2022-2026; 5. De structurele rentebaat over het eigen vermogen van € 0,8 miljoen te laten vervallen per 1 januari 2022 en de verdere uitwerking (verlaging rekenrente, budgettaire inkadering) te betrekken bij de opstelling van de Perspectiefnota 2023 inclusief Eerste Tijdvakrapportage 2022, alsmede de Tweede Tijdvakrapportage 2022 en Programmabegroting 2023.

Nota risicobeleid, reservebeleid & activabeleid Amstelveen 2021