Eindrapport werkgroep evaluatie vergadermodel

Juni 2023

Voorwoord Vanaf februari 2022 is de gemeenteraad van Amstelveen met een nieuw vergadermodel en een werkwijze aan de slag gegaan. Het commissiestelsel heeft plaatsgemaakt voor het BOB-model met Het Raadsgesprek (beeldvorming), Het Raadsdebat (oordeelvorming) en raadsvergadering (besluitvorming). Doelstellingen voor het invoeren van dit nieuwe model waren: 1. Burgerparticipatie stimuleren in een vroeg stadium De raad wil Burgerparticipatie toejuichen in een fase dat belanghebbenden nog invloed kunnen hebben. Daarom zal in het nieuwe model de participatie op de vergaderavond van Het Raadsgesprek zijn. 2. De vergaderdruk verlichten In het nieuwe model is de vaste vergaderdag van de raad op woensdag. Dit schept duidelijkheid en perkt automatisch het aantal vergaderavonden van de raad in. 3. Meer besluitvormingsmomenten creëren De raad wil meer besluitvormingsmomenten en de behandeling van onderwerpen beter spreiden. Op de raadsavond is er voortaan aansluitend aan Het Raadsdebat altijd een besluitvormende raadsvergadering. In het najaar van 2022 heeft de raad aangegeven het model tussentijds te willen evalueren en door te ontwikkelen. Een werkgroep vanuit de raad bestaande uit: Jet Smit (VVD), Harmen van der Steenhoven (D66), Esther Veenboer (PvdA), Ewa Petiet (bbA), Ilika Polderman (GL) en Michel Becker (AvA) is in het leven geroepen.

De werkgroep heeft gesproken met de fracties, de agendacommissie, de griffie, de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris. De interviews werden gehouden aan de hand van een vragenlijst met tien onderwerpen. Daarnaast is een enquête gehouden onder de raads- en burgerleden. Diverse interne evaluaties zoals die van de voorzitterspoule en de agendacommissie zijn ook meegenomen in deze evaluatie. Naast de vergaderstructuur (inrichting vergadermodel) is ook gekeken naar de vergadercultuur: het eigen handelen van de raads- en burgerleden binnen dit vergadermodel, ook wel de hygiëne van de raad. In dit rapport is per onderwerp een samenvatting gegeven en worden suggesties gedaan op het gebied van structuur en cultuur. Deze zijn genoemd in de interviews. Input vanuit de interne evaluaties en de enquête is ook meegenomen. Voor de leesbaarheid is in de samenvatting alleen de essentie weergegeven. (de verslagen van de gesprekken zijn te vinden in iBabs onder werkgroep evaluatie vergadermodel). Tot slot wordt een pakket van samenhangende verbetermaatregelen voorgesteld. Wij hopen dat dit rapport bijdraagt aan een nog beter functionerend vergadermodel.

Namens de werkgroep, de voorzitter Jet Smit

Inhoudsopgave Deel I – Overzicht gedane suggesties

- 01 -

1. Algemeen

- 01 -

2. Agendacommissie

- 01 -

3. Raadsgesprek

- 02 -

4. Raadsdebat

- 03 -

5. Raadsvergadering

- 03 -

6. Moties/amendementen

- 04 -

7. Mondelinge vragen

- 04 -

8. Schriftelijke vragen

- 05 -

9. P&C cyclus

- 05 -

10. Inwoners en pers

- 05 -

11. Voorzitters

- 05 -

12. Aanvullende opmerkingen

- 06 –

Deel II – Advies werkgroep

- 07 -

1. Conclusie

- 07 -

2. 40 aanbevelingen

- 07 -

3. Vervolgtraject

- 11 -

Bijlage I – Vergaderschema 2024 volgens het advies

Deel I – Overzicht gedane suggesties 1. Algemeen Uit alle gesprekken komt naar voren dat het BOB-vergadermodel voldoet aan de verwachtingen en de doelstellingen maar dat er wel nog verbeterpunten zijn. De vaste woensdagavond als vergaderavond wordt als positief ervaren. Door de geïnterviewden wordt vooral een bepaalde mate van gejaagdheid in het vergadermodel ervaren. Tijdens Het Raadsgesprek, Het Raadsdebat en de raadsvergadering wordt onder tijdsdruk vergaderd. Het proces en niet de inhoud lijkt daarbij leidend. Er is te weinig spreektijd in het debat en daarmee te weinig tijd voor een inhoudelijk debat. Er is te weinig uitlooptijd tussen de debatten en de raadsvergadering en daardoor is er geen tijd voor onderlinge afstemming binnen de fracties en tussen fracties onderling. De raadsvergadering begint vaak te laat, spreektijd is te beperkt en door het tijdsgebrek wordt er in de raad in hoog tempo vergaderd. In de raad worden teveel hamerstukken geagendeerd. De raad heeft gereflecteerd op het eigen functioneren binnen dit vergadermodel en concludeert dat raads- en burgerleden op een aantal onderdelen binnen dit vergadermodel alerter kunnen zijn en meer initiatief kunnen nemen. De griffie kan daar ondersteuning bij bieden door bijvoorbeeld meer te communiceren over de beschikbaarheid van stukken.

2. Agendacommissie De agendacommissie bestaat uit twee raadsleden, 1 vanuit de coalitie en 1 vanuit de oppositie. De burgemeester is voorzitter, de griffier en gemeentesecretaris zijn adviseurs. Een meerderheid van de geïnterviewden vindt de huidige bezetting een te smalle basis. Als 1 van de leden afwezig is dan is het draagvlak vanuit de raad te klein. Ook is aangegeven dat onderwerpen te snel als hamerstuk worden doorgeleid naar de raad. Het is lastig om alleen op basis van een oplegger in te schatten of het als een hamer- of debatstuk op de agenda moet komen. Dat komt ook omdat de achterliggende stukken niet altijd beschikbaar zijn. De raad neemt weinig initiatief richting agendacommissie. Er is geen onderscheid in rangorde van dossiers en dat wordt gemist. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Breid de agendacommissie met maximaal twee leden (1 coalitie, 1 oppositie) uit. Dat geeft meer balans, draagvlak en ruimte voor discussie.

-

Alternatief voor het eerste punt: Zorg voor een poule met leden als achtervang. Een nadeel van een poule is dat er minder continuïteit is dan met vaste leden.

-

Geef in aanvragen voor Raadsgesprekken en in opleggers ook aan wat het doel en de urgentie is van Het Raadsgesprek of Het Raadsdebat.

-

Laat de griffie richting raad actief communiceren wanneer de stukken van de agendacommissie beschikbaar zijn.

1

-

Stel als agendacommissie een eigen termijnagenda op, maak hierbij onderscheid in ABC dossiers en leg die naast de bestuurlijke planning van het college. Geef de termijnagenda een grotere rol in de agendacommissie. De agendacommissie kan met dit instrument meer vooruitblikken en prioriteiten stellen.

Cultuur: -

Laat de agendacommissie goed onderbouwen waarom een onderwerp als hamerstuk door kan naar de raad. In principe worden er geen hamerstukken geagendeerd tenzij er een goede onderbouwing is.

-

Zet de agenda van de agendacommissie standaard op de agenda van de fractievergadering en neem een actieve rol in de richting van de agendacommissie bij het agenderen van stukken.

3. Raadsgesprek De Raadsgesprekken worden als positief ervaren en voorzien in een behoefte. Het is informeler, er is meer ruimte voor creatieve inbreng, er is meer uitwisseling met inwoners mogelijk en ruimte voor een goed gesprek. Het kan soms onduidelijk zijn wat het doel is van Het Raadsgesprek. Is het bijvoorbeeld alleen informerend of ook interactief. De locatie die wordt gekozen voor Het Raadsgesprek is ook belangrijk. De ene ruimte kan meer geschikt zijn voor een informeel gesprek dan de andere. Er is meer behoefte aan het houden van Raadsgesprekken op locatie. Inspraak is nu ook geregeld in Het Raadsgesprek. Inwoners die inspreken over geagendeerde onderwerpen moeten daardoor soms lang wachten voordat het debat over het betreffende onderwerp plaatsvindt. Verder is het niet altijd duidelijk welke positie ambtenaren en het college hebben bij Het Raadsgesprek. Doe aan verwachtingenmanagement richting inwoners. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Neem in de aanvraag voor een Raadsgesprek op om welke categorie het gaat. Het betreft bijeenkomsten van de raad, inspraak door burgers, technische inloop over voorstellen, informatieve bijeenkomst college of werkbezoek op locatie in de stad. Geef aan welk doel Het Raadsgesprek heeft, informatief of interactief, of er urgentie is, wie er worden uitgenodigd etc. Elke categorie heeft een eigen oplegger.

-

Geef de griffie een regierol bij het organiseren van een Raadsgesprek. De griffie is de gastvrouw/heer van de raad en zorgt ervoor dat de organisatie van een Raadsgesprek soepel verloopt.

-

Stel spelregels op voor de insprekers.

-

Zorg voor voldoende uitloop tussen de onderwerpen tijdens de Raadsgesprekken.

-

Houd de Raadsgesprekken meer op locatie.

Cultuur: -

Geef de voorzitters de ruimte om flexibel om te gaan met de aanvangstijden per onderwerp en te handelen in de geest van de vergadering.

2

4. Raadsdebat Er wordt teveel tijdsdruk ervaren. Er is geen debat maar eerder het verkondigen van een standpunt per partij. Meer debattijd kan ook meer debat opleveren. Het onderling contact tussen woordvoerders wordt gemist en ook het gebrek aan samenhang tussen onderwerpen uit de verschillende domeinen publiek-sociaal wordt als minpunt gezien. Bij Het Raadsdebat mag op dit moment maar 1 woordvoerder per fractie aan tafel zitten. Het kan voorkomen dat het handig is om met twee afgevaardigden per fractie aan tafel te zitten. Bijvoorbeeld als een burgerlid of nieuw raadslid ervaring en kennis op wil doen. Als de nieuwe vergaderzaal gereed is dan kan er parallel worden vergaderd. Dat gaat meer ruimte en tijd geven. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Cluster samenhangende onderwerpen in één zaal en ga flexibel om met de aanvangstijden.

-

Zorg voor voldoende uitloop tussen de onderwerpen tijdens de debatten.

-

Geef fracties de mogelijkheid om met twee afgevaardigden deel te nemen aan de vergadering met als voorwaarde dat duidelijk is wie woordvoerder is.

-

Aansluitende besluitvorming in de raad direct na het debat is niet meer mogelijk. Besluitvorming gaat naar de volgende raad.

Cultuur: -

Geef de voorzitters de ruimte om flexibel om te gaan met de aanvangstijden per onderwerp en te handelen in de geest van de vergadering (geef bijvoorbeeld het college extra spreektijd als er veel vragen te beantwoorden zijn). Houd de debattijd in de gaten.

-

Houd de eerste termijn kort (enkel kort stellingname) zodat er meer ruimte over is voor het vrije debat. Bevraag de andere fracties en houd een onderling gesprek.

-

Kijk kritisch naar het aantal vragen dat gesteld wordt aan het college. De tijd die wordt besteed aan de beantwoording gaat ten koste van het vrije debat. Het stellen van technische vragen is tijdens het debat niet mogelijk.

5. Raadsvergadering De aanvangstijd van de raadsvergadering is, doordat er Raadsdebatten aan voorafgaan, onvoorspelbaar en vaak te laat. Daarmee lijkt de zwaarte van de raadsvergadering in het model minder. De spreektijd voor alle deelnemers is te beperkt en die van het college wordt vaak overschreden. Dat komt ook omdat er dan nog veel vragen zijn die om beantwoording vragen. Er worden teveel hamerstukken geagendeerd. Er zijn in dit model meer beslismomenten ingepland dan voorheen. Zie ook de aanbevelingen bij punt 6 Moties & amendementen en punt 7 Mondelinge vragen. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Laat de raad eerder beginnen.

3

-

Combineer Raadsgesprekken op 1 avond met een raadsvergadering. De raad begint dan altijd om 20.30 uur. Raadsdebatten dan altijd een week eerder op woensdag.

-

Zorg voor meer uitlooptijd tussen debat en raad zodat er ruimte is voor onderlinge afstemming. (Dit werkt de wens om eerder te beginnen tegen).

Cultuur: -

Geef de voorzitter de ruimte om in de geest van de vergadering te handelen. (bv tweede termijn college en meer ruimte voor debat).

6. Moties & amendementen In de raad worden moties vreemd aan de orde ingezet om te kunnen profileren. Het is de vraag of een motie vreemd altijd het juiste instrument is. De indieners van moties hebben meer spreektijd nodig zodat zij ook antwoord kunnen geven op vragen die worden gesteld. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Verruim de spreektijd van indieners van moties en amendementen naar 4 minuten.

Cultuur: -

Kijk kritisch naar de eigen moties en ga na of dit het juiste instrument is om in te zetten. Vraag om advies aan de griffie.

7. Mondelinge vragen De beantwoording van mondelinge vragen kan veel tijd in beslag nemen in de raadsvergadering. Dat gaat ten koste van de tijd voor de bespreekstukken. Het is niet altijd even duidelijk in hoeverre de mondelinge vragen op dat moment urgent zijn en ook of het stellen van mondelinge vragen het juiste instrument is. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Creëer meer ruimte in de raad door de mondelinge vragen niet meer in de raadsvergadering te agenderen maar op een ander tijdstip in te plannen. Bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsdebatten of op een andere dag dan de vaste woensdag. Dat geeft ook de burgerleden de mogelijkheid om mondelinge vragen te stellen.

-

Stel een aantal strikte criteria op voor het toelaten van mondelinge vragen.

Cultuur: -

Kijk kritisch naar de eigen mondelinge vragen en ga na of dit het juiste instrument is om in te zetten. Vraag advies aan de griffie.

4

8. Schriftelijke vragen De beantwoording van schriftelijke vragen kan soms lang op zich laten wachten en is kwalitatief niet altijd voldoende. Suggestie uit de interviews: geef de griffie een adviserende rol richting de driehoek bij de beoordeling van de kwaliteit van de beantwoording van schriftelijke vragen.

9. P&C cyclus Tijdens de vorige begrotingsvergadering werd het debat gemist. Indieners van moties hadden geen tijd om het dictum van een motie voor te lezen. Suggesties vanuit de interviews: Structuur: -

Plan een week voorafgaand aan de raadsvergadering parallelle debatten geclusterd per domein: sociaal domein, fysiek domein en algemene zaken. Raad de week daarna in de avond met diner

-

Alternatief: begin om 14.00 uur met de vergadering en houd de debatten voorafgaand aan de raadsvergadering.

Cultuur: -

Geef de inhoudelijke specialisten de ruimte in het debat, dus meer woordvoerders mogelijk indien gewenst.

10. Inwoners en pers Het is voor inwoners en pers af en toe nog wat zoeken met dit nieuwe vergadermodel. Zie ook de aanbevelingen onder Het Raadsgesprek over inspraak.

11. Voorzitters De voorzitters doen het goed. Geef ze wel meer ruimte om te handelen in de geest van de vergadering. Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Verzorg jaarlijks een training voor de voorzitters.

-

Vul de voorzitterspoule aan.

Cultuur: -

Geef de voorzitter de ruimte om flexibel om te gaan met de aanvangstijden per onderwerp en te handelen in de geest van de vergadering.

-

Voorzitters kunnen aanwezigen ook aanspreken op houding en gedrag.

5

12. Aanvullende opmerkingen Suggesties uit de interviews: Structuur: -

Aanpassen proces initiatiefvoorstel: het initiatiefvoorstel wordt eerst behandeld in een Raadsgesprek en/of Het Raadsdebat voordat het in de raad ter besluitvorming wordt voorgelegd.

Cultuur: -

Van de griffie wordt een actieve rol griffie gevraagd op het gebied van: -

Communicatie richting raad over de publicatie van stukken voor de agendacommissie.

-

Advisering richting agendacommissie over de urgentie van agendering van onderwerpen en de termijnagenda aan de hand van een vast te stellen ABC lijst.

-

Brede advisering aan raads- en burgerleden over het inzetten van de juiste instrumenten. Daarbij gaat het met name om advies over moties en amendementen.

6

Deel II – Advies werkgroep 1. Conclusie Aan de doelstellingen die bij de invoering van het model zijn geformuleerd wordt redelijk goed voldaan. We zijn op de goede weg. Er is meer interactie met inwoners tijdens het raadsgesprek en het aantal besluitvormingsmomenten is gestegen van 8 momenten naar 13 momenten. De vergaderdruk is verlicht omdat er 1 vaste vergaderavond is maar de tijdsdruk tijdens de avonden is toegenomen en de kwaliteit van de vergaderingen wordt als onvoldoende ervaren. De interactie met inwoners is nog te verbeteren door meer te communiceren en uitleg te geven over het vergadermodel en de verschillende vormen van bijeenkomsten in het BOB-model. De werkgroep heeft alle resultaten naast elkaar gelegd en gekeken naar een samenhangend pakket van maatregelen om te komen tot een verbetering van het vergadermodel. Dat houdt in dat niet alle aanbevelingen zijn overgenomen. Het voornaamste doel van het pakket aan maatregelen is om meer rust in het vergadermodel te creëren.

2. 40 aanbevelingen De volgende technische (structuur) verbetermaatregelen worden voorgesteld: Frequentie en tijdstip van vergaderingen: 1.

2.

3. 4.

5.

Niet de structuur van het vergadermodel moet leidend zijn, maar de ruimte voor debat en een goede behandeling. Het aantal ingeplande raadsavonden wordt daarom opgehoogd naar 15 tot 17 vergaderingen per jaar (was 13). Als de agendacommissie concludeert dat vergaderingen in rustige perioden niet nodig zijn, kunnen deze komen te vervallen. De woensdagavond blijft nadrukkelijk de vaste vergaderdag van de raad. Indien mogelijk worden ook de werkgroepen en de rekenkamer- en auditcommissie op deze avond gepland. De raadsvergadering begint op de Raadsavond uiterlijk om 21.00 uur. Voorafgaand zijn er twee Raadsdebatten mogelijk in de Amstelveenzaal en de raadzaal. Per Raadsdebat is er één voorzitter van de vergadering die maximaal twee onderwerpen kan behandelen. Als de agendacommissie voorziet dat er meer spreektijd nodig is voor een vergadering van Het Raadsdebat, kan de vergadering bij uitzondering vanaf 19.00 uur worden ingepland.

Agendacommissie: 6.

7. 8.

De agendacommissie heeft een belangrijke rol in het vergadermodel en wordt daarom uitgebreid met twee raadsleden (1 coalitie en 1 oppositie) voor meer continuïteit en draagvlak vanuit de raad. De agendacommissie krijgt toegang tot de volledige stukken voor de vergadering om tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. De griffie mailt de raad zodra de agenda van de agendacommissie is vrijgegeven en zet de deadlines ook in Outlook. Zo kunnen de fracties meedenken in de agenderingsvraagstukken en de leden van de agendacommissie tijdig van input voorzien.

7

9.

De griffie zorgt voor een goede communicatie richting pers en inwoners na het vrijgeven van de agenda’s door de agendacommissie. Algemeen kan er nog worden geïnvesteerd in de uitleg over de werking van het vergadermodel en de mogelijkheden voor inspraak of andere participatievormen. 10. De raad stelt een termijnagenda vast (ABC dossiers) die door de agendacommissie wordt beheerd. Op proef wordt deze in een raadsvergadering vastgelegd voor het vergaderjaar 2024. De agendacommissie evalueert of een termijnagenda voor een langere periode haalbaar is. In de termijnagenda wordt duidelijk verwoord wat wordt verstaan onder een A,B of C dossier. Een A dossier is bijvoorbeeld een dossier dat altijd de hele route van Raadsgesprek, Raadsdebat en raadsvergadering doorloopt. Een B dossier kan via een Raadsgesprek of Raadsdebat naar de besluitvorming in de raad en een C stuk is altijd een hamerstuk. Raadsgesprek: 11. In de aanvraag voor een Raadsgesprek wordt opgenomen om welke categorie het gaat (bijeenkomsten van de raad, inspraak door burgers, technische inloop over voorstellen, informatieve bijeenkomst college of werkbezoek op locatie in de stad) welk doel Het Raadsgesprek heeft, informatief of interactief, of er urgentie is, wie er worden uitgenodigd etc. Voor elke categorie wordt een aparte oplegger gemaakt. 12.

De spelregels voor inspraak kunnen nog duidelijker verwoord en vastgelegd worden in het Reglement van orde. Een inspreker is een gast van de raad. Bij voorkeur worden meerdere insprekers gebundeld in een Raadgesprek. Ambtenaren en college zijn als toehoorder aanwezig. 13. Organiseer meer Raadsgesprekken op locatie. Mocht er maar 1 Raadsgesprek op de agenda staan en leent het onderwerp er zich voor dan kan de griffie daar pragmatisch mee om gaan en voorstellen dat Het Raadsgesprek in Teams plaatsvindt. Raadsdebat: 14. Per raadsavond kan er een Raadsdebat zijn in de Amstelveenzaal en de raadzaal. De agendacommissie streeft ernaar samenhangende onderwerpen voor het debat op het gebied van het sociaal domein en het fysiek domein zoveel als mogelijk per vergaderzaal te clusteren. Dit kan met onderwerpen algemene zaken worden aangevuld. 15. Per zaal wordt één agenda gepubliceerd met maximaal twee onderwerpen. De agendacommissie schat een debattijd in per onderwerp die op de agenda wordt aangegeven. Bijvoorbeeld 30, 45 of 60 minuten. 16. In de oplegger bij de agenda wordt het aantal debatminuten in eerste termijn per fractie vermeld. Deze blijft gehandhaafd zoals die nu is op basis van fractiegrootte.

Nieuw is dat fracties ervoor kunnen kiezen hun debattijd voor het eerst geagendeerde onderwerp niet volledig op te maken en dit mee te nemen naar het tweede onderwerp die zelfde vergadering. Het uitruilen van spreektijd met andere fracties is niet mogelijk. 17. Er is één vaste voorzitter en één vaste griffier per vergaderzaal voor de hele avond. De voorzitter heeft de vrijheid om ordevoorstellen te doen en bijvoorbeeld een korte pauze in te lassen als daar behoefte aan is. Het huidige standaard kwartier pauze tussen Raadsdebatten vervalt. 18. De procedure over het stellen van technische vragen voorafgaand en niet in een vergadering blijft ongewijzigd. 19. De afspraken over stemmen bij een ordevoorstel in Het Raadsdebat worden verduidelijkt in het Reglement van orde. 20. Bij een aantal fracties is er de wens om met twee afgevaardigden aan tafel te zitten. Dit kan in de raadzaal, maar met twaalf fracties is dat in de Amstelveenzaal niet mogelijk. Eventueel kan er een rij stoelen achter de woordvoerder staan? De afspraak blijft dat er per agendapunt één woordvoerder is, maar ondersteunen/souffleren mag.

8

Raadsvergadering: 21. Zoals gezegd begint de raadsvergadering uiterlijk om 21.00 uur. Aansluitende besluitvorming in de raad na een debat op dezelfde avond is niet meer mogelijk omdat er tussen debat en raad geen tijd is voor onderlinge afstemming hierover binnen de fractie en tussen fracties onderling. Besluitvorming vindt altijd plaats in de volgende raadsvergadering. Dit brengt rust en door de hogere vergaderfrequentie blijft de tijdswinst die verloren gaat beperkt. 22. Rechtstreekse hamerstukken op de agenda van de raadsvergadering blijven mogelijk, maar moeten wel goed worden gemotiveerd door de agendacommissie. Bij enige aarzeling is een voorstel een bespreekstuk voor een (kort) Raadsdebat. 23. Het blok ‘Raadsactualiteiten’ met de moties vreemd aan de orde van de dag en de mondelinge vragen schuift naar achteren op de raadsagenda. De raad behandelt eerst de geagendeerde bespreekstukken. 24. Bij de behandeling van de bespreekstukken is de raadsvergadering gericht op het aanvullend of gewijzigd besluiten over voorstellen. De spreektijd over moties en amendementen wordt verduidelijkt. In eerste termijn krijgt alleen de hoofdindiener het woord voor vier minuten. Aansluitend volgt het preadvies van het college, ook maximaal vier minuten. Vervolgens is er een termijn van de raad met 2 minuten per fractie op de klok. Aansluitend vindt stemming plaats.

Bij meerdere moties en/of amendementen komt er een minuut per voorstel bij. In principe worden moties en amendementen bij een agendapunt in gezamenlijkheid behandeld. Hierbij heeft de voorzitter de vrijheid om een ander ordevoorstel te doen als dat het debat ten goede komt. 25. Mondelinge vragen kunnen in de raad aan de orde komen. In het Reglement van orde komen strikte criteria voor de toelating van mondelinge vragen. 26. De griffie toetst en adviseert over de moties (vreemd aan de orde), amendementen en mondelinge vragen. De principe-afspraak van concepten beschikbaar voor de fractievergaderingen op maandagavond blijft gehandhaafd. P&C cyclus: 27. De financiële stukken zijn belangrijke ijkmomenten in het vergaderjaar. Bij de behandeling van de perspectiefnota en de begroting kan de raad kaders meegeven. De raad wil hier de aandacht aan schenken die deze stukken verdienen en daarvoor is meer vergadertijd nodig. De raad houdt daarom algemene beschouwingen in juli en november. Die vergaderingen beginnen om 14.00 uur en zijn duidelijk aangekondigd in het vergaderschema en de agenda’s. Andere voorstellen mogen tijdens die vergaderingen ook behandeld worden om de continuïteit in het vergaderproces te waarborgen. 28. Twee weken voorafgaand aan de P&C-vergaderingen plant de agendacommissie in één zaal debatten over de perspectiefnota of begroting.

In de andere zaal worden de reguliere debatten geagendeerd. Inhoudelijke specialisten kunnen in het debat over de P&C stukken ook het woord voeren. Daarom mogen er twee woordvoerders per fractie zijn. Voorzitterspoule: 29. De voorzitters hebben net als de leden van de agendacommissie een belangrijke rol in het vergadermodel. De griffie organiseert jaarlijks een training voor de voorzitters en vult de voorzitterspoule aan. Rol van het college: 30. Een goed samenspel tussen de raad en het college is belangrijk. De rol van het college komt niet altijd goed uit de verf bij vergaderingen. Regelmatig is de spreektijd van de wethouders te kort. De voorzitters moeten er voor waken dat er in redelijkheid

9

voldoende spreektijd is in verhouding tot het aantal gestelde politieke vragen. Het college kan zelf ook bijdragen door kort en duidelijk te antwoorden. 31. Richting insprekers of andere externen moet duidelijk gecommuniceerd worden wat de rol van het college is in een vergadering van de raad. Dit kan ook staan in de oplegger voor een vergadering en de voorzitter kan dit nadrukkelijk benoemen bij aanvang van een Raadsgesprek of debat. 32. De griffie let erop dat er voor leden van het college van B&W een zit- en/of spreekplaats is gereserveerd in de vergaderzaal en dat de verwachte aanwezigheid is afgestemd. Overig technisch: 33. De procedure met betrekking tot de behandeling van initiatiefvoorstellen wordt verduidelijkt in het Reglement van Orde. Voor behandeling in de raadsvergadering dient een initiatiefvoorstel eerst aan de orde te komen in een Raadsgesprek of Raadsdebat. Culturele verbetermaatregelen raad: 34. Laat de agendacommissie goed onderbouwen waarom een onderwerp als hamerstuk door kan naar de raad. In principe worden er geen hamerstukken geagendeerd tenzij er een goede onderbouwing is. 35. Agendeer als fractie de agenda en stukken van de agendacommissie standaard in de fractievergadering en onderneem actie richting agendacommissie als er andere wensen met betrekking tot de agendering zijn. 36.

Kijk kritisch naar de kwaliteit en urgentie van eigen mondelinge vragen en moties en amendementen. Is dit op dit moment het juiste instrument? Vraag de griffie hierbij om advies. 37. De griffie kan meedenken over het gebruik van het instrument schriftelijke vragen. Raadsleden en of fracties die niet tevreden zijn met de beantwoording kunnen diverse andere instrumenten inzetten en nemen daarin zelf actie om de controlerende rol te verstevigen. 38. Geef de voorzitters van Raadsgesprek, Raadsdebat en raadsvergadering meer ruimte om in de geest van de vergadering te handelen. Dat houdt in dat als er meer tijd nodig is voor bijvoorbeeld het vrije debat of een tweede termijn van het college, dit wordt toegestaan. 39. Houd de eerste termijn tijdens Het Raadsdebat kort (enkel kort stellingname) zodat er meer ruimte over is voor het vrije debat. Bevraag de andere fracties en houd een onderling gesprek. Doorontwikkeling adviserende rol griffie: 40. Van de griffie wordt een actieve rol gevraagd op het gebied van: -

-

communicatie richting de raad over de publicatie van stukken voor de agendacommissie; advisering richting agendacommissie over de urgentie van agendering van onderwerpen en de termijnagenda; brede advisering over het gebruik van de beste raadsinstrumenten; advisering over de formulering van schriftelijke vragen; het pakken van een regierol bij het organiseren van een Raadsgesprek. De griffie is de gastvrouw/heer van de raad en zorgt ervoor dat de organisatie van een Raadsgesprek soepel verloopt van A tot Z; Proactief informeren van de raad over bijvoorbeeld uitnodigingen en nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot het raadswerk; Het actief informeren van inwoners over het vergadermodel en mogelijkheden om in contact te komen met de raad;

10

3. Vervolgtraject De werkgroep heeft geprobeerd een evenwichtig pakket van maatregelen te presenteren. Veel adviezen hebben namelijk samenhang met elkaar. Sommige wensen waren niet met elkaar te verenigen doordat ze tegenstellend aan elkaar waren. Je kunt niet minder vergaderen door minder vergaderavonden te plannen, de raadsvergadering dan ook nog eerder te laten beginnen en tegelijkertijd meer debattijd hebben. Om de tijdsdruk te verlagen is er gesproken over de mogelijkheid van het loskoppelen van debat en raad. Dat zou inhouden in dat er twee avonden worden ingepland in plaats van één avond: de derde woensdag of een andere dag in die week voor debatten en de vierde woensdag voor de raadsvergadering. Het nadeel van deze keuze is dat er dan weer minder besluitvormende raadsvergaderingen in een jaar zijn en het risico op herhaling van het Raadsdebat aanwezig is. De tweede debatzaal is pas in april in gebruik genomen en de werkgroep wil na de invoering van de overige voorgestelde verbetermaatregelen kunnen beoordelen of dit, samen met de extra debatmogelijkheid in de tweede debatzaal, voldoende effect heeft. De werkgroep wil ook niet lopende het vergaderjaar het vergaderschema overhoop gooien. Het vergaderschema voor 2024 in de nieuwe opzet is gemaakt (bijlage).

De werkgroep zal op 19 juni in een Raadsgesprek dit rapport toelichten en het op 19 juli 2023 aan de raad voorleggen. De voorgestelde maatregelen uit het rapport kunnen dan vanaf september worden ingevoerd. In het najaar zal de griffie de aanpassingen van het Reglement van orde voorbereiden. Voor besluitvorming in december zal de werkgroep nogmaals bespreken hoe de vorderingen worden ervaren met de genoemde aanpassingen. Daaruit volgt een definitief voorstel dat zal worden geagendeerd voor de raadsvergadering van 13 december 2023. Tot slot doet de werkgroep een beroep op de raads- en burgerleden om de vergaderhygiëne van de raad en de voorgestelde culturele verbetermaatregelen ter harte te nemen. Samen maken we er een beter vergadermodel van!

11