Controllerrapport 2021

Controllerrapport 2021

April 2022 Marco Slinger, Concerncontroller

pagina 2 Deze beknopte rapportage bevat de bevindingen van de concerncontroller over de rechtmatige en doelmatige/doeltreffende uitvoering van de begroting 2021. Rechtmatigheid gaat over het vaststellen dat financiële handelingen en vastleggingen in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving. Doelmatigheid ziet toe op de relatie tussen inzet van middelen en de daarmee gerealiseerde prestaties. I. Rechtmatigheid De financiële verordening (art. 25) schrijft voor dat het college jaarlijks zorg draagt voor de toetsing op rechtmatig handelen. Die toetsing is onderdeel van een planmatige aanpak. De uit te voeren werkzaamheden worden vastgelegd in een, met de accountant afgestemd, en door de directie vastgesteld, controleplan. Het accountantsoordeel heeft momenteel zowel betrekking op het aspect getrouwheid, als op het aspect rechtmatigheid. Door aanpassing van landelijke wetgeving gaat dat veranderen. De bedoeling is dat het college zich over het rechtmatig handelen rechtstreeks gaat verantwoorden aan de gemeenteraad. De verwachting is dat de rechtmatigheidsverantwoording ingaat vanaf boekjaar 2022. De invoeringsdatum is in het verleden echter al enkele keren verschoven. In de begroting 2022 is op aangegeven dat bij wijze van proef over 2021 verantwoord wordt als ware de rechtmatigheidsverantwoording nu al van kracht.

De resultaten van die proef zijn opgenomen in een separate bijlage in de programmarekening 2021. Kortheidshalve wordt naar die plek verwezen voor een uiteenzetting van de werkzaamheden en de bevindingen. Het bedrag aan onrechtmatigheid dat voor 2021 is vastgesteld bedraagt 2,1 miljoen euro. Deze fouten hebben betrekking op inkoop en aanbesteding. Aan de aanbevelingen van de accountant uit de management letter 2020, specifiek gericht op Concerncontrol, is volledig opvolging gegeven door de volgende onderwerpen te integreren in de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC): • Een uitbreiding van de controlewerkzaamheden naar balansposten; • Inventarisatie relevante financiële stromen; • (Fraude)risico-analyse per proces; • Uitvoering van IT-audit II. Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid Het afgelopen jaar zijn de volgende onderzoeken uitgevoerd die een indicatie geven in welke mate de door het bestuur en organisatie gestelde doelstellingen behaald kunnen worden en welke middeleninzet daarvoor benodigd is. 1. Begrotingsdoorlichting Om inzichtelijk te maken waaraan de euro’s uit de gemeentelijke begroting worden uitgegeven, is een begrotingsdoorlichting uitgevoerd. Een omvattend traject waaraan ieder organisatiedoel een bijdrage heeft geleverd. De resultaten van de doorlichting zijn als bijlage bij de perspectiefnota 2022 aan de raad aangeboden.

Op deze plaats wordt voor de resultaten naar die plek verwezen. Naast deze algehele begrotingsdoorlichting heeft een tweetal meer gedetailleerdere doorlichtingen plaatsgevonden, uitgevoerd door gespecialiseerde externe partijen. De eerste betreft een doorlichting op de groenbegroting en een tweede naar de afdeling Publiekszaken. • Groenbegroting Directe aanleiding voor deze diepgaandere begrotingsdoorlichting was de constatering dat de aanbesteding van de groenbestekken in 2019 niet meer pasten binnen de structurele begrotingskaders. De externe onderzoekers concluderen als volgt. “De begroting (2021) is getoetst met een doorrekening op landelijke kengetallen en een benchmark ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Beide toetsen laten zien dat Amstelveen marginaal meer uitgeeft dan gangbaar. Dat verschil is echter verwaarloosbaar.” Verder schetsen de onderzoekers ontwikkelingen die van invloed zijn op de kwaliteit van het groen en bijbehorende kosten, enkele scenario’s voor kostenbesparing en doen een aantal aanbevelingen. Het onderzoeksrapport is in 2022 aan de raad verstrekt. Op deze plaats wordt voor meer informatie naar die plek verwezen. •

Publiekszaken

pagina 3 Een tweede doorlichting is die naar de afdeling burgerzaken en het klant contact center (KCC). Vanuit dat organisatieonderdeel is aangegeven dat de dienstverlening onder druk dreigt te komen als gevolg van ontoereikende financiële middelen voor een adequate personeelsbezetting. De teruglopende legesopbrengsten burgerzaken zouden niet geheel kunnen worden opgevangen door lagere (personeels)kosten. Conclusie van de onderzoekers is dat “de formatie in de basis passend is gezien het takenpakket”. Een beperkte besparing is te realiseren door de openingstijden van het KCC te verminderen (geen aanwezigheid op de vrijdagmiddag). 2. IT-beveiliging en informatiebeveiliging • Phishing Om te beoordelen of medewerkers waardevolle inloggegevens voor het gemeentelijke netwerk zouden prijsgeven, is hen het afgelopen jaar als test op meerdere momenten een phishing-mail bezorgd. Dit als sluitstuk van de bewustwordingscampagnes die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Een aantal van de respondenten (1.579) bleek desondanks bij de laatste actie toch op de daarvoor aangemaakte link te hebben geklikt (9%). Een deel van hen heeft hun wachtwoord op de vervalste website ingevuld (3%). Om deze percentages naar beneden te krijgen blijft worden ingezet op bewustwording door middel van diverse campagnes en is een e-learning ibewustzijn en privacy opgezet.

Ook zal het instrument phishing mails blijven worden ingezet. • Kwetsbaarheden-scan Met behulp van externe expertise is het afgelopen jaar tweemaal een onderzoek uitgevoerd naar mogelijke kwetsbaarheden in de IT-infrastructuur. Doel van het assessment was inzicht verkrijgen in de risico’s en, als gevolg daarvan, mogelijk misbruik door derden. Het onderzoek is uitgevoerd op de in- en externe infrastructuur evenals op het werkplekconcept. De bevindingen zijn gedeeld met het verantwoordelijk management en de CIO. Naar aanleiding van de bevindingen is een plan van aanpak opgesteld. Vanwege het openbare karakter van het controllerrapport wordt op deze plaats niet nader ingegaan op de specifieke bevindingen. III. Tot slot: ontwikkelingen in relatie tot controllerrapport Zoals hiervoor aangegeven zal het college vermoedelijk vanaf het boekjaar 2022 zich verantwoorden over de rechtmatige uitvoering van de taken. Zoals het zich nu laat aanzien zal er een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden gegeven op zaken die de rechtmatigheid raken en de wijze waarop de beheersing is vormgegeven. Hierbij moet in ieder geval nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverant-woording zijn vermeld. Alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.

Tot op heden vindt die nadere toelichting op de uitkomsten van de interne controle niet op de hiervoor genoemde wijze plaats. Daarom vindt de rapportering daarover plaats in het controllerrapport. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording zou het dubbelop zijn om op twee plaatsen de uitkomsten van de interne controle toe te lichten. Vandaar dat in dit controllerrapport al een verwijzing naar de programmarekening is gemaakt en hier geen nadere toelichting is opgenomen. Ook voor een aantal andere onderwerpen in dit controllerrapport is eveneens verwezen naar andere plaatsen waar de betreffende informatie is terug te vinden. Dat maakt dat daarmee de informatiewaarde van een controllerrapport beperkt is. Een goed alternatief voor het controllerrapport zou kunnen zijn om de informatie uit dit rapport op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hiermee is op één plaats alle informatie over bedrijfsvoering, interne controle en doelmatigheidsonderzoeken overzichtelijk terug te vinden. Aan de onafhankelijke (advies)rol van de concerncontroller aan de directie, college, auditcommissie en raad hoeft dat niets te veranderen. Die ligt vast in het organisatiebesluit en de Verordening Auditcommissie en deze blijven ongewijzigd.

pagina 4 Met vorenstaande belanghebbenden zal worden beoordeeld in hoeverre het wenselijk is de informatie op één plek in de programmarekening aan te bieden, dan wel het controllersrapport als zelfstandig instrument te handhaven.