Brief fysieke commissievergaderingen

Griffie

Uw contact M.N. Steinz T

(020) 540 46 82

F

(020) 540 45 59

m.steinz@amstelveen.nl

Aan de leden van de raadscommissies Aan de leden van het college van B&W Aan de leden van de directie

Datum Betreft

Postbus 4, 1180 BA Amstelveen Vermeld bij reactie ons kenmerk en datum van deze brief

10 juni 2021

Fysieke commissievergaderingen: maatregelen

Geachte commissieleden, leden van het college van B&W en directie,

De commissievergaderingen vinden vanaf deze ronde weer fysiek plaats in de raadzaal. In verband met de coronamaatregelen zullen de fysieke vergaderingen er anders uitzien dan u gewend bent. In deze brief informeren wij u over de indeling van de raadzaal, de te volgen RIVM-richtlijnen en hygiëneprotocollen tijdens deze vergaderingen. Vóór alles gelden uiteraard de algemene maatregelen:     

Blijf bij klachten thuis en laat u testen; Houd anderhalve meter (twee armlengtes) afstand van anderen; Was vaak uw handen en hoest en nies in uw elleboog; Gebruik papieren zakdoekjes om uw neus te snuiten en gooi ze daarna weg; Schud geen handen.

Het ventilatiesysteem in de raadzaal voldoet aan de gestelde normen. Het spreekt voor zich dat de raadzaal vóór aanvang van de vergadering goed is schoongemaakt. De vergaderingen zijn openbaar, maar de deuren blijven gesloten voor pers en publiek. Zij kunnen de vergaderingen volgen via internet. In de zaal is alleen plek voor de vaste commissieleden, drie portefeuillehouders en maximaal drie ambtenaren ter ondersteuning van het college. Zijn er meer leden van het college, directieleden of ambtenaren aanwezig, dan worden zij verzocht de vergadering in de huiskamer te volgen. Koffie/thee Voor koffie en thee kunt u gebruik maken van de automaat in de huiskamer. Denkt u ook hierbij aan de anderhalve meter afstand en het vrijhouden van de ingang van de raadzaal. Ingang raadzaal Voor de commissievergaderingen kunt u de raadzaal alleen betreden via de deur aan de kant van de huiskamer. Bij deze deur staat een zuil met desinfectiemiddel. Desinfecteer uw handen vóórdat u de zaal betreedt.

Raadhuis Laan Nieuwer Amstel 1

Route per bus (overdag ma t/m vrij)

1182 JR Amstelveen

Lijn 174, halte Raadhuis

T

Lijn 186, halte Dorpsstraat + 5 min.

(020) 540 49 11

www.amstelveen.nl

Plan uw reis via www.9292ov.nl

IBAN NL22 BNGH 0285 0003 14

100/F000/ICT []

Pagina 2 van 3

Looprichting en zitplaatsen In de raadzaal geldt een looprichting. Deze is gemarkeerd met pijlen. Houd u hier strikt aan. Gezien de anderhalve meter afstand die we tot elkaar moeten houden, is het niet mogelijk om allemaal aan tafel plaats te nemen. Per fractie is er 1 zitplaats aan tafel: bij elk agendapunt zit alleen de betreffende woordvoerder aan tafel. Voert u namens uw fractie als eerste het woord bij de vergadering? Dan neemt u plaats aan tafel. U pakt uw naambordje van de tafel naast u en zet die op de rand. De overige commissieleden nemen plaats op de voor hun fractie gereserveerde plaatsen op de tribune.  Graag ontvangt de griffie van uw fractie een overzicht van wie bij elke commissie per agendapunt het woord voert. U kunt dat overzicht mailen naar raadsgriffie@amstelveen.nl. Dit overzicht wil de griffie uiterlijk dinsdagochtend 22 juni om 10.00 uur ontvangen. Voor het college van B&W zijn drie plaatsen beschikbaar aan de collegetafel die bij de raad wordt gebruikt. Op de tribune daar achter zijn drie plaatsen beschikbaar voor ambtelijke ondersteuning. Bij elke plaats aan tafel staat een schoonmaaksetje, zodat u microfoon, tafelblad en stoelleuningen kunt schoonmaken. Ook staat bij elke plaats aan tafel een prullenbak. In plaats van de gebruikelijke flessen water en glazen staan op tafel kleine waterflesjes.

Wisseling van plaatsen Na elk agendapunt wordt de vergadering kort geschorst voor de wisseling van woordvoerders/portefeuillehouders aan tafel. Heeft u het woord gevoerd en verlaat u de tafel? Zet uw naambordje dan weer op de tafel naast u. Dan maakt u eerst de microfoon, tafel en stoelleuningen schoon. Denkt u ook aan het wegzetten van uw kopje en/of waterflesje. De tafel moet leeg en schoon zijn voor de volgende woordvoerder. Via de aangegeven looprichting gaat u naar de publieke tribune. Zat u op de publieke tribune en gaat u het woord voeren? Loop dan volgens de looprichting naar uw plaats aan tafel. Zet uw naambordje op de rand. Kwetsbare doelgroepen Behoort u tot de kwetsbare doelgroepen en wilt u toch deelnemen aan de commissievergadering(en), neem dan even contact op met de griffie. Met plexiglazen schermen is het mogelijk enkele zitplaatsen aan tafel af te schermen. Insprekers Eventuele insprekers wordt gevraagd in de huiskamer plaats te nemen totdat de voorzitter hun naam afroept (geluid van de vergadering staat aan in de huiskamer). De inspreker volgt de looprichting om in de raadzaal plaats te nemen op een schoongemaakte plek. Een inspreker die komt voor het spreekrecht burgers wordt verzocht na de inspreekbeurt het raadhuis te verlaten.

Een inspreker die komt voor een geagendeerd onderwerp kan tijdens de beraadslaging door de commissie blijven zitten op de inspreekplek en daarna kort reageren. Bij meerdere insprekers op hetzelfde agendapunt, geldt dat de inspreker na zijn bijdrage wordt verzocht om weer in de huiskamer plaats te nemen totdat hij wordt opgeroepen voor een korte reactie. Bij meerdere insprekers wordt de inspreekplek tussendoor schoongemaakt door de bode. Overigens kunnen insprekers ook kiezen voor een schriftelijke bijdrage.

Pagina 3 van 3

Na de vergadering Na afloop van de vergadering wordt u vriendelijk verzocht het raadhuis direct te verlaten. Mocht u naar aanleiding van bovenstaande nog vragen hebben, aarzel niet ze aan de griffie te stellen.

Met vriendelijke groet,

Mariska Steinz raadsadviseur