Document · PDF

Bijlage F - Master Dashboard Digitale Transformatie 2020-2021 april 2021 v1.0 - bij Perspectiefnota 2022

Gemeenteraad (vergaderingen t/m maart 2022) 7 juli 2021, gemeente amstelveenBij agendapunt: Perspectiefnota 20224.717 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

DASHBOARD uitvoeringsplan Digitale Transformatie 2020 - 2021 T

K I 2021

groen

K I 2020

groen

Wet - en Organisatiescope Regelgeving

groen

Samenhang

groen

Bereikbaarheid

groen

Snelheid

groen

Jaar

groen

opdrachtnemer

groen

1. Samenleving: verbeteren van de dienstverlening

rapportageperiode: t/m maart 2021

Amstelveen en 1.3 Digitaliseren en optimaliseren van werkprocessen directeur Bedrijfsvoering 2019 - 2021 X X X Aalsmeer Toelichting: Verbetering van de digitale dienstverlening door uitbreiding van het digitale aanbod van producten en diensten (incl optimalisering van huidige werkprocessen) Beoogde resultaat 2019: Geselecteerde werkprocessen beschreven tbv optimalisatie; koppeling Suite4SD aan Zaaksysteem; koppeling Key2Burgerzaken aan Zaaksysteem Beoogde resultaat 2020: Geselecteerde werkprocessen beschreven, gedigitaliseerd en geoptimaliseerd; koppelingen aan zaaksysteem; papieren en handmatige activiteiten verdwenen Beoogde resultaat 2021: Door vakafdeling aangewezen klantprocessen zijn gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en direct aangesloten op de werkprocessen; publiekscampagne om gebruik internetkanaal te vergroten

status

begroting 2020 incidenteel

begroting 2020 structureel

begroting 2021 incidenteel

begroting 2021 structureel

Scope 2020 is gereed. Bij alle domeinen is hard gewerkt aan het digitaliseren en optimaliseren van de werkprocessen; van klantaanvraag tot afhandeling worden de activiteiten digitaal afgehandeld. Nieuwe processen tbv corona maatregelen zijn in enkele dagen tijd ontworpen en live gezet. We hebben meer dan 100 werkprocessen aangepast in zaaksysteem en vaksystemen. Scope 2021 is volop bezig. Daarbij wordt ook ingezet op publieks-campagne om het digitale kanaal te promoten (kanaalsturing). Medio mei gaat dat van start met het nieuwe meldingenproces en enkele producten voor burgerzaken.

440.000

83.000

360.000

300.000

150.000

60.000

400.000

50.000

groen

Enkele deelprojecten bij Digitaliseren en optimaliseren van werkprocessen: - digitaliseren en optimaliseren werkprocessen mbv zaaksysteem InProces [project loopt; meerjarenscope; meer dan 100 werkprocessen zijn aangepast] - digitaliseren besluitvormingsproces met iBabs, incl digitaal ondertekenen (excl. aanlevering aan raad) [GEREED] - herinrichting proces Meldingen Openbare Ruimte (MOR), inclusief inzet afhandelingsapp en inrichten dashboard [GEREED] - digitaliseren inkomende post (verbeterde scanstraat, excl koppeling applicaties) [GEREED, in 2021 koppelen van vakapplicaties, belastingsysteem is inmiddels gekoppeld] - inrichten online juridisch kennisportaal [GEREED] - onderzoek regiesysteem Jeugd [project loopt; vertraging door leverancier, vakafdeling heeft mitigerende maatregelen genomen] - meldingensysteem betalingsachterstanden / vroegsignalering schuldhulpverlening [project loopt naar wens] - migratie bestaande zaakprocessen naar de nieuwe Fuse omgeving in het zaaksysteem i.s.m. beheer [project loopt naar wens]

Amstelveen en 1.4 Moderniseren klantcontact Hoofden Publiekszaken en Sociale Voorzieningen 2020 - 2021 X X X Aalsmeer Toelichting: Modernisering van de dienstverlening door inzet van Klantcontactsysteem met integraal klantbeeld waardoor het Callcenter en Amstelveenloket/Sociaal loket inkomende vragen beter kunnen afhandelen. Beoogde resultaat 2020: klantcontactsysteem is operationeel bij meerdere teams die klantcontact hebben, inclusief klantbeeld, ondersteuning kanalen en slimme functionaliteit Beoogde resultaat 2021: klantcontactsysteem koppelen aan zaaksysteem en social media kanalen, ondersteunen chat

Scope 2020 is gereed. De proof of value van het aangeschafte systeem bij Publiekszaken en sociaal domein is succesvol. Er is een GO gegeven voor fase 2: uitbreiden functionaliteit en uitrol bij andere afdelingen. In juni 2020 is het afsprakensysteem voor publieksdienstverlening gekoppeld, zodat callagents eenvoudig afspraken kunnen maken en inzien.

Afronding in Q2 2021 conform plan. De upgrade van de telefooncentrale is succesvol uitgerold. Er is een serviceportaal voor beheer ingericht, zodat meerdere personen de telefoongroepen kunnen beheren. Uitrol van softphone zodat je met Amstelveen-nummer kunt bellen vanuit huis. Meerwerk vanwege corona: de bereikbaarheid van medewerkers is sterk verbeterd door uitgifte van thuiswerk voorzieningen en bereikbaarheidsgegevens op Atlas in te vullen. In Q1 2021 zijn nog veel mobiele devices verstrekt, met name bij de buitendienstmedewerkers die betrokken zijn bij het proces melding openbare ruimte (MOR). Het Dashboard Bereikbaarheid is opgeleverd, waardoor er nu inzicht is in de bereikbaarheid van elke afdeling.

groen

Scope 2021: projectplan wordt binnenkort vastgesteld.

GEREED. Alle afgesproken functionaliteit is opgeleverd en staat live voor burgers en ondernemers. Vanuit het belastingsysteem is er nu ook een rechtstreeks communicatiekanaal met de Berichtenbox (mijnoverheid.nl).

groen

Amstelveen en 1.5 Moderniseren bereikbaarheid Hoofd Publiekszaken 2020 X X X Aalsmeer Toelichting: Moderne, digitale werkplek die past bij de aard van het werk. Tijd- en plaatsonafhankelijk en mobiel werken zijn de uitgangspunten. Moderne bedrijfstelefonie moet daarop aansluiten. Beoogde resultaat 2020: moderne telefooncentrale en aanverwante voorzieningen, waarmee de bereikbaarheid van de organsiatie voor burgers en bedrijven wordt geoptimaliseerd. Beheer van bereikbaarheidsgegevens wordt gecentraliseerd (Atlas, outlook e.d. worden daar aan gekoppeld)

1.10 Data en beleidsvorming directeur Bedrijfsvoering Toelichting: beleid opstellen voor data gedreven organisatie Beoogde resultaat 2020: beleid voor een datagedreven organisatie, inclusief voorzieningen om afdelingen te ondersteunen

2020

LOOPT. Onderdeel geworden van project 'datagedreven sturen' (zie ook 4.5). Dit projectonderdeel wordt conform nieuw plan afgerond medio 2021. Een praktische handreiking is in 2020 opgeleverd. Een nieuw kader wordt in afstemming met enkele vakafdelingen uitgewerkt.

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

Amstelveen en 1.8 Belastingproducten rechtstreeks digitaal aanbieden Hoofd Services 2020 X X Aalsmeer Toelichting: inzet van e-WOZ waardoor de digitale documenten, zoals de WOZ-taxatieverslagen, de beschikking en de uitspraken rechtstreeks worden aangeboden aan eigenaren Beoogde resultaat 2020: webportaal met inzicht in belastinginformatie, mogelijkheid om belastingproducten online aan te vragen, digitale werkomgeving medewerkers, digitaal berichtenverkeer en online betalen. Voor burgers en ondernemers.

25.000

1.13 Innovaties en pilots in zaakprocessen Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: ondersteunen van (ongeplande) innovatie in digitale zaakprocessen met positieve impact op inwoners of medewerkers Beoogde resultaat 2020: uitrol van enkele ongeplande innovaties in digitale zaakprocessen

2020

oranje

groen

Dit project wordt gecombineerd met de behoefte aan digitaal ondertekenen (zie 1.3). Er is een oplossing aangeschaft die gemeentebreed ingezet kan worden en koppelbaar is aan applicaties. Voorbereidende gesprekken zijn al uitgevoerd met de betrokken leveranciers. We gaan in mei de pilot voorbereiden. Het integreren van de functionaliteit in betrokken vakapplicaties wordt nog een uitdaging.

Amstelveen en Aalsmeer

GEREED. Op verzoek van Publiekszaken is er een nieuw type webformulieren (van Centric) in gebruik genomen. Deze webformulieren worden ook door andere gemeenten gebruikt. Het is succesvol toegepast bij de verkiezingen voor het aanvragen van stempas en kiespas. We hebben alles klaar staan voor de digitale geboorteaangifte, maar vanwege corona drukte in het ziekenhuis is dat op verzoek van Amstelland ziekenhuis uitgesteld. In 2021 gaat afdeling Burgerzaken deze techniek vaker inzetten. Op verzoek van meerdere vakafdelingen is voor het ondersteunen van o.a. Wob verzoeken een nieuwe laktool voor het anonimiseren van documenten aangeschaft en succesvol uitgerold.

groen

25.000

groen

1.12 Digitaal waarmerken documenten Hoofd Publiekszaken 2020 X X Toelichting: documenten worden gewaarmerkt, zodat ze digitaal niet gewijzigd kunnen worden en de afzender gegarandeerd is. Dit maakt digitale verzending van belangrijke stukken mogelijk. Beoogde resultaat 2020: plan van aanpak en enkele pilots met digitaal waarmereken van documenten

groen

Er is vertraging opgelopen tijdens de contractbesprekingen. We hebben als gemeente hoge eisen waar marktpartijen niet altijd soepel in mee kunnen gaan. We streven naar een pilot in Q2 en afronding in Q3 van 2021.

Amstelveen en Aalsmeer

40.000

groen

K I 2021

groen

oranje

groen

K I 2020

Amstelveen en Aalsmeer

groen

2.1 Veilige gegevensuitwisseling met ketenpartners realiseren Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2019 - 2021 Toelichting: Zorgen dat gegevens blijvend veilig uitgewisseld worden met de ketenpartners Beoogde resultaat 2019: veilige gegevensuitwisseling van de meest kritische verbindingen (focus op Sociaal Domein) Beoogde resultaat 2020: veilige gegevensuitwisseling van de meest kritische verbindingen (focus op Publiekszaken en Fysiek Domein) Beoogde resultaat 2021: training medewerkers; borging veilige gegevensuitwisseling; inzicht in gegevensuitwisseling met objecten openbare ruimte

groen

Wet - en Organisatiescope Regelgeving

groen

Samenhang

100.000

groen

Bereikbaarheid

Amstelveen en Aalsmeer

groen

Snelheid

groen

Jaar

groen

opdrachtnemer

groen

2. Systemen: versterken van de interne beheersing op ICT

2021

groen

1.14 Wet hergebruik overheidsinformatie Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: beleid opstellen voor data gedreven organisatie Beoogde resultaat 2021: impactanalyse en actieplan om te voldoen aan de Who, inclusief eerste optimalisaties

groen

Projectplan wordt opgesteld.

status

begroting 2020 incidenteel

begroting 2020 structureel

begroting 2021 incidenteel

begroting 2021 structureel

Scope 2020 is gereed. Projectscope was groter dan oorspronkelijk verwacht door het grote aantal kleine ketenpartners (>1000) die moeite hebben met onze beveiligingsmaatregelen. Ketenpartners van sociaal domein die geen ZIVVER wilden gebruiken zijn benaderd en zijn inmiddels overgestapt. Scope 2021 is volop bezig. Daarbij wordt ook gekeken naar uitwisselen van sensorinformatie door objecten in openbare ruimte, zoals bruggen, verlichting, ondergrondse containers, etc.

119.000

20.000

40.000

Scope 2020 is gereed. Het blijkt veel werk om autorisatiemanagement goed te organiseren. Met name de herinrichting van autorisaties in applicaties is meer werk dan oorspronkelijk ingeschat. In 2019 is een goede basis gelegd voor enkele belangrijke applicaties (voor o.a. zaaksysteem, belastingen, financien) die ook aandacht hebben bij de IT Audit. Deze inrichting is geborgd. Er is onderzocht wat een geschikt autorisatiemanagementtool (IAM) is, dat in 2021 uitgerold kan worden. Scope 2021 is volop bezig. We staan op het punt om de geselecteerde tool aan te schaffen en gaan dan de belangrijkste systemen koppelen.

oranje

groen

oranje

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

2.4 Functiescheidingen, mandateringen en autorisaties actualiseren en inregelen en beheer organiseren Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2019 - 2021 X Toelichting: inrichting processen en systemen op het terrein van functiescheiding en autorisaties Beoogde resultaat 2020: Actuele, goed ingerichte autorisaties en bedrijfsvoeringsprocessen voor instroom, doorstroom en uitstroom. Selectie van autorisatiemanagementtool. Beoogde resultaat 2021: IAM tool (Identity & Accesmanagement) is uitgerold en ingericht; actualiseren en inregelen van autorisa-ties per team

3.1 Registratie en gebruik van persoonsgegevens organiseren Hoofd Services 2020 - 2021 X Toelichting: Zorgen dat de verwerkingen van persoonsgegevens geregistreerd, bijgehouden en gepubliceerd worden. Beoogde resultaat 2020: beheer en publicatie van register van verwerkingen; toetsen van rapportages door verwerkers; tool aanschaffen voor professioneel beheer van de gegevens Beoogde resultaat 2021: voor alle kritische processen is beschreven hoe ze omgaan met persoonsgegevens en/of die door externe verwerkers worden verwerkt

K I 2021

groen

K I 2020

30.000

100.000

50.000

80.000

30.000

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

Wet - en Organisatiescope Regelgeving

groen

Samenhang

groen

Bereikbaarheid

groen

Snelheid

groen

Jaar

groen

opdrachtnemer

Amstelveen en Aalsmeer

groen

3. Processen: voldoen aan wet- en regelgeving

Scope 2021 is volop bezig. Er wordt gewerkt aan een overzicht van alle benodigde functies met mapping op applicaties, en er wordt in kaart gebracht welke nieuwe tools nodig zijn in het digitaal samenwerken.

Amstelveen en Aalsmeer

groen

2.8 Digitalisering van de rechtspraak (KEI) Hoofd Services 2021 Toelichting: beleid opstellen voor data gedreven organisatie Beoogde resultaat 2021: overzicht van de eisen en mogelijkheden om papierloos stukken uit te wisselen met de Rechtspraak, incl applicatie architectuur

100.000

LOOPT. Er wordt nu i.s.m. team Communicatie gewerkt aan een visie online dienstverlening. Vervolgens gaan we de business requirements in kaart brengen t.b.v. selectie van een geschikt content management systeem (CMS). De huidige leverancier van ons huidige CMS biedt een andere oplossing aan (Greenvalley). Het is nu een goede gelegenheid om breder in de markt te kijken en in 2022 te migreren naar een toekomstbestendig CMS.

Amstelveen en 2.6 Beheer en onderhoud internet Hoofd Services 2020 - 2021 X X X Aalsmeer Toelichting: De beschikbaarheid en toegankelijkheid van websites en intranet moet worden geborgd. Onze huidige leverancier gaat stoppen met ondersteuning van het huidige systeem en verwacht migratie naar GreenValley productlijn. We gaan breder in de markt kijken. Beoogde resultaat 2020: Een plan van aanpak voor de migratie naar een nieuw CMS en het behoud van een goed onderhouden, toegankelijke en interactieve website Beoogde resultaat 2021: Een visie online dienstverlening, en een projectvoorstel voor de migratie naar een nieuw CMS en het behoud van een goed onderhouden, toegankelijke en interactieve website. Scope 2020 is gereed. Voor het zaaksysteem is het applicatielandschap in kaart gebracht. Bij aanvang van diverse projecten wordt daar gebruik van gemaakt. Dat gebeurt ook bij applicatierationalisatie: zo is voor archivering van niet-zaakgerichte processen een archiefsysteem aangeschaft, zodat we meerdere oude archiefsystemen kunnen uitfaseren (o.a. Docman, BWT en Notubiz).

2.7 Moderniseren applicatielandschap; applicatierationalisatie Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2020 - 2021 X X Toelichting: onderzoek naar dubbele functionaliteit in onze applicaties, dubbele opslag van gegevens en verouderde applicaties Beoogde resultaat 2020: Overzicht van het applicatielandschap, de applicatie architectuur en inzicht in de door te voeren aanpassingen komende jaren Beoogde resultaat 2021: Overzicht van het applicatielandschap incl decentraal beheerde applicaties zoals YouForce; introductie van moderne tools die digitaal (samen)werken ondersteunen

31.000

Projectplan wordt opgesteld. (We zijn momenteel het bezwaar- en beroepproces aan het herinrichten i.s.m. JZ als onderdeel van project 1.3. Dat is de benodigde basis voor dit project.)

status

20.000

begroting 2020 incidenteel

begroting 2020 structureel

begroting 2021 incidenteel

Scope 2020 is gereed. Een tool voor beheer van de verzamelde gegevens voor register van werkingen is aangeschaft. Alle activiteiten naar wens uitgevoerd. Scope 2021 is volop bezig. Er is met name aandacht voor sociaal domein.

25.000

15.000

10.000

begroting 2021 structureel

DASHBOARD uitvoeringsplan Digitale Transformatie 2020 - 2021

groen

rapportageperiode: t/m maart 2021

Amstelveen en 3.2 Afhandelen product- of dienstaanvragen inrichten Hoofd Services 2019 - 2021 X X Aalsmeer Toelichting: Zorgen dat alleen persoonsgegevens verwerkt worden conform de landelijke en Europese wet- en regelgeving Beoogde resultaat 2020: AVG bestendig maken van belangrijke werkprocessen, PIA uitvoeren op belangrijke en nieuwe applicaties; tool aanschaffen voor vastleggen van de AVG toetsing van werkprocessen Beoogde resultaat 2021: Ondersteuning aan team informatieveiligheid & privacy bij het uitvoeren van DPIA’s op processen

geel oranje geel

groen groen groen

groen

groen geel oranje geel

geel

groen

groen geel

groen groen groen groen groen groen

groen groen groen groen groen

groen

groen groen

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

2019 - 2021

groen

3.11 Aansluitingen aanpassen aan eIDAS verordening Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: Zorgen dat de aansluitingen geschikt zijn voor Europese burgers en bedrijven conform de eIDAS-verordening Resultaat 2021: webportalen zijn geschikt voor eIDAS

groen

2020

groen

3.10 Professioneel ingerichte verander- en beheerorganisatie Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: Komen tot interne afspraken over het niveau van de ICT dienstverlening (service level management) Beoogde resultaat 2020: servicelevel management inrichten voor alle vakafdelingen; SLA's opnemen in alle contracten

Amstelveen en Aalsmeer

groen

3.8 Inzetten Berichtenbox voor bedrijven en aansluiten op MijnOverheid Amstelveen en voor ondernemers Hoofd Stedelijke Ontwikkeling 2019 - 2021 X X X Aalsmeer Toelichting: zorgen dat berichtenverkeer van de gemeente met ondernemers via de Berichtenbox voor bedrijven verloopt en dat ondernemers deze terug kunnen vinden op MijnOverheid voor ondernemers Beoogde resultaat 2021: plan van aanpak, participeren in landelijke pilot, aanpassing van applicaties

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

3.6 Hoger betrouwbaarheidsniveau inlog DigiD aansluitingen Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2019 - 2021 Toelichting: Zorgen dat inloggen met DigiD een passend betrouwbaarheidsniveau heeft voor alle aansluitingen van de gemeente Amstelveen en Aalsmeer. Beoogde resultaat 2021: Hoger betrouwbaarheidsniveau DigiD inlog realiseren voor alle aansluitingen

groen

3.5 Aansluiting DigiD machtigen Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2019 - 2021 Toelichting: Zorgen dat het mogelijk is om in te loggen met DigiD machtigen via alle aansluitingen van de gemeente Amstelveen en Aalsmeer Beoogde resultaat 2021: DigiD machtigen realiseren voor alle webportalen en webformulieren

Scope 2021 is volop bezig. Er is met name aandacht voor sociaal domein.

groen

Amstelveen en 3.3 Doorvoeren DigiToegankelijk Hoofd Services 2019 - 2020 X X X X Aalsmeer Toelichting: alle digitale informatiedragers en documenten toegankelijk maken voor alle burgers Beoogde resultaat 2019: analyse wat er nodig is om te voldoen aan de wet DigiToegankelijk, welke impact dit heeft op processen en voorstel planning Beoogde resultaat 2020: online applicaties voldoen aan de wet DigiToegankelijk; alle gepubliceerde documenten zijn DigiToegankelijk; alle aanleverende processen zijn daar op aangepast; gebruikers zijn getraind

Scope 2020 is gereed. De vertraging van vorig jaar is volledig ingelopen. Privacy impact analyses (PIA's) worden veelvuldig uitgevoerd op nieuwe applicaties. Diverse processen zijn beoordeeld op AVG. Er is een AVG tool aangeschaft voor professionele ondersteuning van het informatieveiligheidsteam.

3.14 Digitaliseren bouwarchief volgens eisen Interbestuurlijk Toezicht Hoofd Stedelijke Ontwikkeling 2020 - 2021 X X X Amstelveen Toelichting: zorgen voor een te digitaal te raadplegen bouwarchief (pre-WABO) Beoogde resultaat 2020: digitaliseren van 30% van het bouwarchief van gemeente Amstelveen en het organiseren van een raadplaagfunctie voor inwoners en medewerkers (project loopt door tot 2022) Beoogde resultaat 2021: digitalisering van 70% van het bouwarchief; overzicht van de panden die niet gepubliceerd mogen worden (ivm beschikbaar stellen digitaal archief via internet).

100.000

GEREED. De impactanalyse is uitgevoerd en detailonderzoek naar de gemeentelijke portalen is gedaan. Voor amstelveen.nl en aalsmeer.nl zijn de bevindingen naar de betreffende teams gestuurd en zijn verbeteringen doorgevoerd. Tevens geborgd in de organisatie dat de te publiceren informatie voortaan toegankelijk wordt aangeboden.

60.000

Overdracht naar 2021. Voorbereiding is gestart ism Logius, VNG Realisatie en Roxit. We werken samen met andere gemeenten. Logius heeft de uitrol van een nieuwe versie van DigiD Machtigen naar 2021 doorgeschoven vanwege corona (prio gaat nu naar zorgdomein en niet naar gemeenten) en ook de leverancier gaat DigiD Machtigen pas in 2021 opleveren. Datum oplevering is nog niet bekend.

80.000

Overdracht naar 2021. Technisch GEREED. De applicaties zijn gereed voor de uitrol van DigiD Substantieel aan de kant van Logius, maar bij de uitrol komen inwoners die een DigiD hebben 'uitgeleend' (aan bewindvoerder/voogd) in de problemen. Dat blijken er veel te zijn in het sociaal domein (bron: bewindvoerders). We willen daarom eerst DigiD Machtigen uitrollen, zodat de 'uitleen' niet meer nodig is.

50.000

Overdracht naar 2021. De rijksoverheid gaat eind 2021 de eerste pilot uitvoeren. Dit project zal daarom doorschuiven naar 2021.

40.000

60.000

50.000

GEREED. Overdracht van nieuwe SLM (service level management) processen naar beheer is afgerond. De beheerorganisatie is inmiddels structureel bezig met het verbeteren van alle IT contracten door ze o.a. te voorzien van een SLA.

30.000

Overdracht naar 2021. De leveranciers van het zaaksysteem (InProces) en Belastingen (Gouw IT) waren er tot voor kort niet klaar voor. Omdat we geen maatwerk willen, moesten we wachten. Ze voeren momenteel de benodigde upgrades uit en rollen eIDAS voor ons uit in Q4 2020. Update: tegenvaller bij leverancier Roxit: blijkt toch functioneel niet goed geregeld te zijn in onze versie 2.13 en een upgrade naar 2.16 is noodzakelijk; dat wordt ingepland in Q2 2021.

10.000

60.000

Scope 2020 is gereed. In 2020 is 30% van het bouwarchief in het raadhuis gedigitaliseerd door de scanstraat van stadsarchief Amsterdam. Medewerkers kunnen online het digitale archief raadplegen. Scope 2021 is volop bezig. Er was wat vertraging bij het team in Stadsarchief Amsterdam, maar daar zijn maatregelen genomen om de achterstand voor de zomer nog weg te werken.

365.000

3.18 Verbetermaatregelen BIO Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2020 X X Toelichting: de Baseline Informatiebeveiliging Overheid is het nieuwe basisnormenkader voor informatiebeveiliging; de gemeente is zelf verantwoordelijk voor de implementatie daarvan. Beoogde resultaat 2020: doorvoeren van maatregelen zoals opgenomen in de BIO en versterken van het team informatieveiligheid.

Amstelveen en Aalsmeer

oranje

groen

LOOPT. Er is vertraging vanwege impact Omgevingswet op de betrokken medewerkers van de vakafdeling. Het benodigde pakket is aangeschaft en technisch is alles gereed (2020). De archivering van de ruimtelijke plannen wordt uitgevoerd door de vakafdeling; Amstelveen is gereed, Aalsmeer volgt in Q2 2021.

oranje

groen groen

groen

groen groen

Amstelveen en Aalsmeer

groen

Amstelveen en Aalsmeer

GEREED. In samenwerking met de beheerder van basisregistraties zijn acties uitgezet en bij applicatiebeheer wordt een benodigde upgrade uitgevoerd. Tevens zijn processen voor het beheer van gegevens geautomatiseerd door het aanbrengen van koppelingen.

30.000

10.000

GEREED. Rapport opgeleverd over alle benodigde BIO maatregelen; deze maatregelen zijn door de CISO opgenomen in een actieplan, zodat de voortgang bewaakt kan worden en er wordt jaarlijks over gerapporteerd. Er is structureel budget toegekend om de benodigde activiteiten uit te voeren in de lijnorganisatie.

groen

2020

groen

3.17 Archiveren bestemmingsplannen Hoofd Stedelijke Ontwikkeling Toelichting: zorgen dat er een goed digitaal archief is voor bestemmingsplannen Beoogde resultaat 2020: advies en aanpak voor het inrichten van een digitaal archief en het vernietigen van de papieren versies

groen

2020

50.000

groen

3.16 Eisen stelselvoorzieningen basisregistraties Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: zorgen dat onze basisregistraties (BRP, BAG, etc) voldoen aan de 12 eisen van de rijksoverheid Beoogde resultaat 2020: advies en aanpak om te voldoen aan alle eisen ten aanzien van basisregistraties

Met Financiën is er een marktverkenning gedaan voor een geschikte tool, die aangesloten kan worden op Key2Financiën. Deze tool bevat ook een webportaal voor kleine ondernemers waar ze een factuur kunnen uploaden, zodat ze geen dure pakketten hoeven aan te schaffen. Centric (leverancier van ons financiële systeem) is hier ook bij betrokken.

Amstelveen en Aalsmeer

groen

3.15 GDI aansluiting - eFactureren Hoofd Financiën 2020 X X X X Toelichting: we gaan e-factureren inrichten voor zowel inkomende als uitgaande facturen Beoogde resultaat 2020: volledig geautomatiseerd proces voor het versturen en verwerken van e-factureren voor gemeenten Aalsmeer, Amstelveen en belastingsamenwerking Amstelland

groen

LOOPT. Er is vertraging opgelopen tijdens de contractbesprekingen. We hebben als gemeente hoge eisen waar marktpartijen niet altijd soepel in mee kunnen gaan. We voorzien een pilot in Q3 2021 en afronding in Q4 van 2021.

11.500

50.000

Scope 2020 is gereed. Er is een uitgebreide analyse gedaan en besloten is om het responsteam binnen de AA-organisatie in te richten.

geel

groen

oranje

groen

Scope 2021 is volop bezig. KPN is na vertraging gestart met de inrichting en we verwachten in juli de testwerkzaamheden te kunnen starten.

Amstelveen en 3.19 Logging en monitoring (GGI Veilig, SIEM/SOC) Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2020 - 2021 X X Aalsmeer Toelichting: De Baseline Informatiebeveiliging Overheid stelt voor “Verslaglegging en Monitoring” het gebruik van SIEM/SOC verplicht. Onder de vlag van GGI-Veilig pakken gemeenten dit gezamenlijk op. Beoogde resultaat 2020: advies en aanpak voor de inrichting van monitoring en logging van digitale activiteiten inclusief het bijbehorende bewakingscentrum Beoogde resultaat 2021: implementatie van monitoring ter voorkoming incidenten (SIEM); inrichting processen voor afhandelen incidenten (SOC); inrichting responsteam dat reageert op de meldingen SIEM/SOC

Er waren vertragingen die veel tijd en energie hebben gekost: KPN had een onjuiste interpretatie van de afspraken met VNG, waardoor we veel extra structurele kosten zouden hebben, na meerdere escalaties via VNG zijn we tevreden over de uitkomst waardoor we naar verwachting binnen budget blijven. 60.000

100.000

75.000

33.000

groen

Amstelveen en 3.20 Basisregistratie Ondergrond (BRO) Hoofd Projecten & Advies 2021 X Aalsmeer Toelichting: beleid opstellen voor data gedreven organisatie Beoogde resultaat 2021: overzicht van de benodigde aanpassingen om te voldoen aan de eisen van tranche 3 (en indien mogelijk van tranche 4); doorvoeren van de minimaal benodigde aanpassingen en inbedding in de organisatie

groen

Projectplan wordt opgesteld.

4.4 Ontwikkelen opleidingen Hoofd Human Resource Management 2019 - 2021 X Toelichting: opleiden medewerkers die kunnen werken in een transparante en digitale netwerkorganisatie en die vakinhoudelijk up to date zijn Beoogde resultaat 2020: opleidingen gericht op werken in digitale en netwerkorganisatie en verbeteren van vakinhoudelijke kennis door middel van (nieuwe) leermethoden, zoals gamification Beoogde resultaat 2021: een scan op digitale vaardigheid; persoonlijk ontwikkelplan; digitale weerbaarheid ivm hackers; voorstel voor talentontwikkeling

groen

status

groen

LOOPT. Inhuur voor met name project 1.3 digitaliseren en optimaliseren werkprocessen (training gebruikers; schrijven procesbeschrijvingen; ondersteuning projecten)

groen

groen groen

groen

K I 2021

Amstelveen en Aalsmeer

begroting 2020 incidenteel

378.000

begroting 2020 structureel

20.000

begroting 2021 incidenteel

begroting 2021 structureel

290.000

Scope 2020 is gereed. Het BI platform is succesvol ingericht (privacy by design). Met afdelingen HRM en Financiën is gewerkt aan een generiek dashboard dat door alle leidinggevenden is te gebruiken. Ook is er een generiek dashboard voor externe dienstverlening. Tevens is in samenwerking met fysiek domein gewerkt aan een dashboard Openbare Orde en Veiligheid.

groen

20.000

Scope 2020 is gereed. Afstemming over verdere uitbreiding van I-teams is gestart en wordt gekoppeld aan inrichting I-governance, IT Board en projectportfolio management. Scope 2021 is volop bezig. De gesprekken met de domeinen over de benodigde rol en landingsplaats daarvan zijn volop gaande.

Amstelveen en Aalsmeer

groen

4.3 Organiseer verbinding tussen business en IT Hoofd Automatisering & Informatiemanagement 2020 - 2021 Toelichting: investeren in de verbinding tussen business en IT conform het 9-vlaksmodel Beoogde resultaat 2020: toevoegen van functies op het gebied van informatievoorziening en -beleid Beoogde resultaat 2021: versterken van de vakafdelingen op het gebied van de informatievoorziening; dit doen we bij elk van de drie domeinen.

20.000

groen

Scope 2021 is volop bezig. Het benodigde dashboard voor ondersteuning kanaalsturing is in ontwikkeling.

groen

2020 - 2021

Amstelveen en Aalsmeer

groen

4.2 Cognos Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: Management- en stuurinformatie voor alle domeinen naar een hoger niveau brengen Beoogde resultaat 2020: generieke dashboards voor dienstverlening (klantprocessen) en voor bedrijfsvoering (HRM, Financien) Beoogde resultaat 2021: ondersteunen van kanaalsturing en project 'datagedreven sturen'

K I 2020

groen

4.1 Werkprocesondersteuning realiseren en tijdelijke Amstelveen en capaciteitsuitbreiding directeur Bedrijfsvoering 2019 - 2021 Aalsmeer Toelichting: zorgen dat de werkzaamheden doorgang kunnen vinden als processen gedigitaliseerd of geoptimaliseerd worden Beoogde resultaat 2019-2021: tijdelijke ondersteuning organiseren voor teams en afdelingen binnen de AA organisatie, daar waar het verder digitaliseren en automatiseren van de werkprocessen tijdelijk meer werk kost

groen

Wet - en Organisatiescope Regelgeving

groen

Samenhang

groen

Bereikbaarheid

groen

Snelheid

groen

Jaar

77.000

groen

opdrachtnemer

Amstelveen en Aalsmeer

groen

4. Mensen: investeren in de organisatie-ontwikkeling

2021

groen

3.21 Borgen activiteiten AVG en informatieveiligheid Hoofd Automatisering & Informatiemanagement Toelichting: beleid opstellen voor data gedreven organisatie Beoogde resultaat 2021: ondersteunen jaarlijkse audits, kennis borgen over privacy aspecten, ondersteunen van vakafdelingen

groen

Projectplan wordt binnenkort vastgesteld.

240.000

143.000

LOOPT. Er is een kennistool (mobiele app) uitgerold voor het toetsen en actueel houden van de kennis van handhavers. Deze wordt inmiddels ook bij 2 andere afdelingen gebruikt. Tevens is er een nieuwe e-learning omgeving getest, waarbij de focus ligt op kennis en vaardigheden voor medewerkers op veiligheid en privacy. Ook worden trainingen ingezet voor de impact van DigiToegankelijk. We richten ons nu op een organisatiebrede scan op digivaardigheid, inclusief persoonlijk opleidingsplan. Vanwege het digitaal thuiswerken als gevolg van corona is dat nog belangrijker geworden. Als gevolg van het nieuwe meldingenproces gaan we hier ook de buitendienst bij betrekken.

175.000

50.000

DASHBOARD uitvoeringsplan Digitale Transformatie 2020 - 2021

rapportageperiode: t/m maart 2021

Amstelveen en Aalsmeer

groen

LOOPT. Er zijn enkele kenniswebinars georganiseerd (vanwege corona), waarbij o.a. aandacht is besteed aan samenwerken, veiligheid en privacy en het sturen op resultaat. Er wordt een opleidingsprogramma opgezet voor leidinggevenden om datagedreven te sturen. Dit wordt gecombineerd met een MD traject, de uitrol van managementdashboards (zie 4.2) en een kader voor datagedreven sturen (zie 1.10).

4.5 Leiderschapstraining Hoofd Human Resource Management 2019 - 2021 X Toelichting: aansluiten op ontwikkelingen in de samenleving en technologische ontwikkelingen Beoogde resultaat 2020: events en webinars voor leidinggevenden, gericht op het werken in een moderne en digitale werkomgeving Beoogde resultaat 2021: een ontwikkelprogramma voor leidinggevenden om datagedreven te sturen, gekoppeld aan het MD traject met aandacht voor sturen op resultaten en goed opdrachtgeverschap; er wordt een model opgezet om afdelingsplannen te voorzien van meetbare doelstellingen

75.000

25.000

legenda bij status GOKIT (Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd) groen: loopt naar wens / is gereed geel: door externe factoren is er vertraging t.o.v. planning oranje: aandacht nodig programma rood: escalatie directie

De begroting per project uit uitvoeringsplan 2020 is weergegeven, aangevuld met het budget dat is overgeheveld van 2019 naar 2020

De begroting per project uit uitvoeringsplan 2021 is weergegeven.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=amstelveen&id=ff56e9d2-f8b5-4378-87bc-1dc184a5ebff