Bijlage 5 Concept verantwoordingsverslag fractievergoedingen

Inleiding Dit is het verslag van de controle van de verantwoording fractiebudgetten van de fracties over <<jaartal>>. Zoals in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022 is opgenomen, dienen de verantwoordingen van de fracties voor 31 januari van het jaar volgend op het kalenderjaar bij de griffie aangeleverd te worden. X fracties hebben tijdig het formulier aangeleverd, de overige fracties waren te laat. Verder aangeven of de informatie compleet en eenduidig is geweest. De griffie heeft de ingediende verantwoordingsformulieren getoetst aan de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022. Hierbij is gecontroleerd op de aanwezigheid van onderliggende documentatie en de declareerbaarheid van de kosten. De eerste bevindingen en voorlopige conclusies zijn besproken met de controller en (voor zover nodig) per mail aan de penningmeesters van de betreffende fracties gecommuniceerd. Fracties houden zich wel/ niet goed aan de verordening Hier aangeven wat in zijn algemeenheid opvalt (zowel positief als negatief). Zijn er trends te zien? Worden er zaken gedeclareerd die niet gedeclareerd hadden mogen worden. Is het noodzakelijk om aanbevelingen te doen in samenspraak met de controller? Controle controller Volgens de verordening heeft de controller een controle op de gedane uitgaven gedaan.

Dit leidt niet tot aanvullende constateringen dan bovengenoemd. Of aangeven welke aanvullingen de controller nog heeft. Er was wel/ geen aanleiding om de accountant te raadplegen voor advies. Indien wel advies gevraagd aangeven wat dit inhield.

Commentaar [BE1]: Dat wil zeggen als we de verordening als zodanig aanpassen

Bevindingen verantwoording <<jaartal>> De geconstateerde bevindingen zijn hieronder per fractie weergegeven. Bevindingen t.a.v. fractieverantwoording <<naam fractie>> De fractieverantwoording van <<naam fractie>> is binnen/ buiten de gestelde termijn ontvangen en wel/ niet volgens het format aangeleverd. De onderliggende documentatie is wel/ niet volledig aangeleverd. Naar aanleiding van de controle is er de opmerking … (is er bijvoorbeeld iets opgevoerd wat niet opgevoerd had mogen worden? Is alles opgegaan aan een specifiek onderdeel? etc De conclusie is dat van de gedane uitgaven € X een bedrag van € X als declarabel beschouwd kan worden. De fractie <<naam fractie>> heeft € X als voorschot fractiebudget voor <<jaartal>> ontvangen. Het restant van € X dient <<naam fractie>> te retourneren. Etc. zelfde manier voor alle fracties Vervolg Bovenstaande bevindingen worden ter besluitvorming aan de raad voorgelegd, waarna elke fractie zal worden gevraagd het eventuele restantbedrag terug te betalen.

Commentaar [BE2]: Of: eerst terug laten

betalen en dan ter afronding van het hele proces een raadsbesluit?