Bijlage 1 Instructie voor de griffier gemeente Amstelveen 2023

Besluit van de raad van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Instructie voor de griffier gemeente Amstelveen 2023

Zaaknummer: Z23-039620

De raad van de gemeente Amstelveen; gelet op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet; gezien het advies van de werkgeverscommissie; besluit vast te stellen de: Instructie voor de griffier gemeente Amstelveen 2023 Artikel 1 Algemene ondersteuning 1. De griffier verleent bijstand en advies aan de raad, zijn leden, de raadsvoorzitter, de voorzitters van de vergaderingen van het raadsgesprek, het raadsdebat en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen, het presidium, de agendacommissie en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan. 2. De griffier is medeverantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. 3. De griffier is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. 4. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen. 5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. 6.

Niet alle in deze instructie opgenomen werkzaamheden worden door de griffier zelf uitgevoerd. De griffier stelt hiertoe een taakverdeling op tussen de griffier en de overige op de griffie werkzame medewerkers. Artikel 2 Agenda vergaderingen 1. De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van het raadsgesprek, het raadsdebat en de raadsvergadering. 2. De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van het college. 3. De griffier heeft een adviserende rol bij de ingediende (raads)voorstellen en controleert de voorstellen die richting de raad en/of Het Raadsdebat gaan. Artikel 3 Voorbereiding en verloop vergaderingen De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadsgesprekken en debatten terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Pagina

2 van 3

Artikel 4 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Het Raadsgesprek en Het Raadsdebat en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden. Artikel 5 Ondersteuning presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt. Artikel 6 Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1. De griffier en de werkgeverscommissie voeren periodiek overleg over de invulling van de werkgeversrol van de raad en het functioneren van de griffier. 2. De griffier participeert vanuit een gelijkwaardige en stevige positie in de bestuurlijke driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier. 3. De griffier ondersteunt en adviseert de auditcommissie op basis van de Verordening auditcommissie gemeente Amstelveen. 4. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in interne of externe overlegsituaties. Artikel 7 Bestuurlijke besluitvorming 1.

De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2. De griffier stimuleert de bewustwording over integriteit bij raadsleden en adviseert raad en burgemeester over integriteitsvraagstukken. 3. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 4. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het bestuurlijk besluitvormingsproces, signaleert en spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 5. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester en signaleert hierover aan betrokkenen. 6. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Artikel 8 Onderzoek 1. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de gemeentelijke rekenkamercommissie, zoals bedoeld in de Verordening op de rekenkamerfunctie. 2. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel 9 Communicatie en uitvoering 1.

De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de gemeenteraad, Het Raadsdebat en Het Raadsgesprek. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4. De griffier ondersteunt de raad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met inwoners en organisaties van de gemeente Amstelveen, en draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van bijeenkomsten ter ondersteuning daarvan.

Pagina

3 van 3

Artikel 10 Organisatie griffie 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris voor de griffie en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie. 2. De griffier is bevoegd om namens de raad het werkgeverschap uit te oefenen ten aanzien van op de griffie werkzame ambtenaren, inclusief het nemen van besluiten over het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten. 3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 4. De medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. 5. De griffier kan functioneel leiding geven aan mensen uit de ambtelijke organisatie die ondersteuning bieden aan de raad / het raadslid bij de uitvoering van de ambtelijke bijstand. 6. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die in opdracht van de griffier ten behoeve van de raad en/of raadsleden werkzaamheden uitvoeren. 7. De griffier ziet toe op het correct bewaren en verspreiden van geheime stukken op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet. Artikel 11 Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger. Artikel 12 Slotbepalingen 1.

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. 2. Deze instructie wordt aangehaald als Instructie voor de griffier gemeente Amstelveen 2023. 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking. 4. De instructie griffier van de gemeente Amstelveen 2002 wordt ingetrokken per de datum als bedoeld in het derde lid van dit artikel. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 21 juni 2023. De griffier,

Debby de Heus

De voorzitter,

Tjapko Poppens