Raadsvoorstel en -besluit Toekomstfit vergaderen

Raadsvoorstel

Van

Presidium

Aan

Gemeenteraad

B&W-

Portefeuillehouder(s)

Bolsius

-

Agenda Het Besluit

22 februari 2022

7 december 2021 18 januari 2022

Vastgesteld besluit

22 februari 2022

vergadering De Ronde

Titel Toekomstfit vergaderen Beslispunten De raad besluit: 1. Te gaan vergaderen in commissies en daarbij te zorgen voor: a. Meer vergadertijd door in het reglement van orde voor de nieuwe raadsperiode een middag nog nader door de raad te bepalen, dinsdagavond en donderdagavond aan te merken als vrij te houden voor vergaderingen van de raad. Na de verkiezingen zal de raad de commissie-indeling en vergaderfrequentie nader bepalen. b. Vaste commissievoorzitters, te benoemen vanuit de raad. c. Het opstellen van de conceptagenda voor de commissies door het presidium, op voorstel van de commissievoorzitter en de secretaris. De secretarissen zorgen daarbij voor afstemming tussen de commissie-agenda’s indien nodig. De commissie stelt zijn eigen agenda vast. d. Individuele raadsleden die een specifiek onderwerp willen bespreken, krijgen daarvoor de tijd in een volgende commissievergadering. Het onderwerp wordt op dezelfde wijze voorbereid met griffie en ambtenaren als onder het huidige systeem van werken met De Ronde. e. Actieve informatieplicht als vast onderdeel van de commissieagenda. f. Betere inspraak door: i. Inspraak tijdens commissievergaderingen over alle onderwerpen aan het begin van de vergadering. Duur van het inspraakmoment wordt door de commissie zelf bepaald. ii. ‘Losse’ inspraak mogelijk maken (niet horende bij een specifiek onderwerp).

Eveneens aan het begin van de vergadering. iii. Na het inspraakmoment standaard de vergadering te onderbreken voor informeel contact tussen raadsleden en insprekers. g. Presentaties van het college in de vorm van videopresentaties die van tevoren worden gedeeld. Technische vragen worden van tevoren per mail gesteld en beantwoord. Eventuele vervolgvragen en -opmerkingen die deze beantwoording oproept kunnen tijdens de vergadering aan de orde komen. Voor videopresentaties geldt dezelfde aanlevertermijn als voor alle andere stukken horende bij een vergadering. (NB presentaties door externen kunnen nog wel tijdens de commissievergadering plaatsvinden). h. Meer structuur in de vergaderingen door: i. bij oordeelsvormende onderwerpen duidelijker scheiding te maken in: eerst noemen van punten voor debat, daarna debat en daarna formuleren van reactie ten aanzien van peil- of beslispunten. ii. regelmatige (bij)scholing in vergadertechniek van raad en voorzitters Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 1

i. Een pilot voor het inspreken van RIB’s als podcast. 2. In het reglement van orde voor de nieuwe raad op te nemen dat Het Besluit eens per maand vanaf 15:00 uur plaatsvindt, met daarbij een gezamenlijke maaltijd. De dag van de week waarop dit plaatsvindt zal door de volgende raad nader worden bepaald. 3. In de Actualiteitenraad de mogelijkheid voor een reactie op de beantwoording te bieden en daarnaast fracties de gelegenheid te geven vragen te stellen aan elkaar. 4. Voor het goed organiseren van (digitale) informatievoorziening de griffie opdracht te geven in het eerste kwartaal van 2022 een voorstel te doen voor extra personele en financiële invulling daarvan. 5. De griffie de opdracht te geven te zorgen voor een nadere uitwerking van de verschillende onderdelen in het Reglement van Orde van de raad (met uitzondering van beslispunt 4) en deze ter vaststelling voor te leggen aan de raad. Aanleiding Het presidium denkt al langere tijd na over het verbeteren van de vergaderorde en bijbehorende informatievoorziening. Hiertoe is ze mede aangezet door de overdracht vanuit het vorige presidium. Nadenken en spreken over het vergaderstelsel past binnen het grotere kader van de zorg voor de gemeenteraad als daadkrachtige tegenmacht. Ons huidige vergadersysteem stamt uit 2005.

Sindsdien zijn de taken en verantwoordelijkheden van de raad flink gegroeid; zowel door het groeiende aantal inwoners als door verschillende decentralisaties vanuit Den Haag. Raad en griffie lopen inmiddels vaak tegen verschillende vergadergrenzen aan (zie ook bijlage). De naderende verkiezingen en de start van een nieuwe raad zijn een goede gelegenheid om aanpassingen in het vergadersysteem door te voeren. Proces tot nu toe Op 7 januari 2020 heeft de raad als geheel gesproken over het verbeteren van de kwaliteit van het besluitvormingsproces in de raad. Hierna heeft het presidium zich in een tweetal retraites verder bezonnen op mogelijkheden om de vergaderorde en informatievoorziening te verbeteren. In maart van dit jaar heeft de raad een enquête ingevuld. Die is met een meedenkgroepje bestaande uit raadsleden besproken en geduid. Op basis van deze enquête heeft tijdens de raadsopening in september een groot aantal raadsleden zich uitgesproken over mogelijke wijzigingen in ons vergadersysteem. In november is dit nog eens gedaan met raadsleden die er in september niet bij konden zijn.

Beoogd effect Met de voorgestelde veranderingen wordt invulling gegeven aan de volgende door de raad aangegeven behoeften: a) Meer efficiëntie door beter afgepaste vergadertijd b) Betere voorzittersrol c) Goede dossiervorming d) Eerder en beter betrekken inwoners e) Helderheid over fases, duidelijker inbedding BOB model f) Meer structuur g) Minder tijd voor presenteren h) Meer verkenning i) Wijze van debatteren beter j) Vergaderen in de middag k) Eigenaarschap over de agenda l) Bevorderen dualisme / stevige positie raad / duidelijker team m) Gezamenlijke, gedeelde kennis

Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 2

Argumenten 1.1

1.2 1.3 1.4

1.5 1.6

1.7 1.8 1.9

Door individuele raadsleden in één commissie te benoemen en een heldere portefeuille per commissie af te spreken, kan integraliteit en efficiëntie in vergaderen worden bevorderd. In bijlage 2 (memo met aanvullende informatie) staan voorbeelden voor een commissie-indeling. Het voorbeeld met vier commissies lijkt voor een stad met de omvang van Amersfoort het meest passend. Het zorgt voor een goede balans tussen enerzijds integraliteit en anderzijds specialisatie. Bovendien is een aantal van vier commissies beter behapbaar voor kleinere fracties om te bemensen. Het uitgewerkte voorbeeld van vier commissies in de bijlage laat zien dat er slechts één avond in de maand twee commissies tegelijk zullen plaatsvinden. Het is aan de volgende raad om een keuze te maken in aantal en samenstelling van commissies. Vergaderen in commissies zorgt voor beter afgepaste vergadertijd per onderwerp. Commissieleden hebben samen meer grip op de eigen agenda. Meer vergadertijd past bij de grotere stad Amersfoort en de gegroeide taken en verantwoordelijkheden. Meer vergadertijd geldt vooral voor Het Besluit, door die om 15:00 uur te laten beginnen. De voorgestelde vergadertijden voor commissies zorgen vooral voor meer vergadertijd voor de raad als geheel. Voor individuele raadsleden leidt de commissie-indeling in principe niet tot meer vergadertijd.

Slechts een ‘grote’ commissie zou wekelijks vergaderen (iets wat onder het huidige systeem ook aan de orde is), kleinere commissies kennen een lagere frequentie en daarmee een lagere belasting voor individuele raadsleden. Vaste voorzitters zijn beter op de hoogte van de inhoud en kennen de commissieleden goed. Beide helpt bij het leiden van de vergaderingen. Commissievoorzitter en secretaris kennen de inhoud en kunnen de langere termijn ontwikkelingen in de gaten houden en zo beter plannen ten behoeve van een goed besluitvormingsproces (langs de lijnen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming). Actieve informatieplicht als vast agendapunt is, naast bestaande actieve schriftelijke informatie zoals het collegebericht, laagdrempelig. Inspraak altijd aan het begin van de vergadering is duidelijk voor inwoners. Ze hoeven nooit te wachten tot ‘hun’ punt aan de orde is. Videopresentaties zorgen voor meer tijd tijdens de vergadering voor gesprek en debat

2.1 Door ’s middags te beginnen met Het Besluit is er meer tijd voor besluiten en de dinerpauze zorgt voor informeel onderling contact. 3.1 Verruiming van de debatmogelijkheden tijdens de actualiteitenraad verbetert de scherpte van het instrument. 4.1 Goede en behapbare informatie helpt de raad bij zijn controlerende taak en het goed geïnformeerd en afgewogen besluiten nemen. 5.1 Voorgestelde wijzigingen passen niet binnen het huidige reglement van orde. Kanttekeningen Voorgestelde aanpassingen geven naar verwachting invulling aan de door de raad benoemde behoeften (zie onder beoogd effect). Of die verwachting wordt waargemaakt zal moeten blijken. Een eerste verkenning halverwege de komende raadsperiode naar de werking van het systeem zal dat duidelijk moeten maken.

Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 3

Duurzaamheid Met de voorgestelde wijzigingen kan de raad ook richting de toekomst haar taken beter waarmaken: toekomstfit vergaderen. Financiën Extra budget en personeel voor het beter organiseren van (digitale) informatievoorziening zal te zijner tijd (eerste kwartaal 2022) met een apart voorstel incidenteel worden gevraagd uit de saldireserve. Voor de jaren na 2022 zal bij de kadernota structureel budget worden aangevraagd. Risicoparagraaf Communicatieboodschap Nadenken en spreken over het vergaderstelsel past binnen het grotere kader van de zorg voor de gemeenteraad als daadkrachtige tegenmacht. Ons huidige vergadersysteem stamt uit 2005. Sindsdien zijn de taken en verantwoordelijkheden van de raad flink gegroeid; zowel door het groeiende aantal inwoners als door verschillende decentralisaties vanuit Den Haag. Met de aanpassingen in de wijze van vergaderen en informatievoorziening kan de raad beter zijn werk doen en goed geïnformeerd en afgewogen besluiten nemen. Voorgestelde veranderingen zijn onder andere: vergaderen in commissies, om 15:00 uur starten met Het Besluit en werken met vaste voorzitters. Communicatie: samenwerking en starten voor de start Vervolgstappen Na besluitvorming zal het reglement van orde worden aangepast. Daarin worden de wijzigingen in regels vastgelegd. Vanaf de nieuwe raadsperiode zal dan worden vergaderd in commissies.

Het aantal commissies, de samenstelling, de naamgeving en de vergaderdagen & vergaderfrequentie zal door de nieuwe raad worden bepaald. Het presidium, de secretaris

de burgemeester

Bijlage(n): Memo met voorstellen voor wijziging zoals besproken in het presidium, met daarbij resultaten enquête. Memo met aanvullende informatie tav mogelijke commissie-indeling, vergaderfrequentie en benchmark andere gemeenten

Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 4

Gemeente Amersfoort

RAADSBESLUIT Zaaknummer 1571133

De raad van de gemeente Amersfoort; op basis van het voorstel van het presidium van 25 november 2021, afdeling griffie; b e s l u i t: 1. Te gaan vergaderen in commissies en daarbij te zorgen voor: a. Meer vergadertijd door in het reglement van orde voor de nieuwe raadsperiode een middag nog nader door de raad te bepalen, dinsdagavond en donderdagavond aan te merken als vrij te houden voor vergaderingen van de raad. Na de verkiezingen zal de raad de commissie-indeling en vergaderfrequentie nader bepalen. b. Vaste commissievoorzitters, te benoemen vanuit de raad. c. Het opstellen van de conceptagenda voor de commissies door het presidium, op voorstel van de commissievoorzitter en de secretaris. De secretarissen zorgen daarbij voor afstemming tussen de commissie-agenda’s indien nodig. De commissie stelt zijn eigen agenda vast. d. Individuele raadsleden die een specifiek onderwerp willen bespreken, krijgen daarvoor de tijd in een volgende commissievergadering. Het onderwerp wordt op dezelfde wijze voorbereid met griffie en ambtenaren als onder het huidige systeem van werken met De Ronde. e. Actieve informatieplicht als vast onderdeel van de commissieagenda. f. Betere inspraak door: i. Inspraak tijdens commissievergaderingen over alle onderwerpen aan het begin van de vergadering. Duur van het inspraakmoment wordt door de commissie zelf bepaald. ii.

‘Losse’ inspraak mogelijk maken (niet horende bij een specifiek onderwerp). Eveneens aan het begin van de vergadering. iii. Na het inspraakmoment standaard de vergadering te onderbreken voor informeel contact tussen raadsleden en insprekers. g. Presentaties van het college in de vorm van videopresentaties die van tevoren worden gedeeld. Technische vragen worden van tevoren per mail gesteld en beantwoord. Eventuele vervolgvragen en -opmerkingen die deze beantwoording oproept kunnen tijdens de vergadering aan de orde komen. Voor videopresentaties geldt dezelfde aanlevertermijn als voor alle andere stukken horende bij een vergadering. (NB presentaties door externen kunnen nog wel tijdens de commissievergadering plaatsvinden). h. Meer structuur in de vergaderingen door: i. bij oordeelsvormende onderwerpen duidelijker scheiding te maken in: eerst noemen van punten voor debat, daarna debat en daarna formuleren van reactie ten aanzien van peil- of beslispunten. ii. regelmatige (bij)scholing in vergadertechniek van raad en voorzitters i. Een pilot voor het inspreken van RIB’s als podcast. 2. In het reglement van orde voor de nieuwe raad op te nemen dat Het Besluit eens per maand vanaf 15:00 uur plaatsvindt, met daarbij een gezamenlijke maaltijd. De dag van de week waarop dit plaatsvindt zal door de volgende raad nader worden bepaald. 3.

In de Actualiteitenraad de mogelijkheid voor een reactie op de beantwoording te bieden en daarnaast fracties de gelegenheid te geven vragen te stellen aan elkaar. 4. Voor het goed organiseren van (digitale) informatievoorziening de griffie opdracht te geven in het eerste kwartaal van 2022 een voorstel te doen voor extra personele en financiële invulling daarvan.

Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 1

Gemeente Amersfoort

5. De griffie de opdracht te geven te zorgen voor een nadere uitwerking van de verschillende onderdelen in het Reglement van Orde van de raad (met uitzondering van beslispunt 4) en deze ter vaststelling voor te leggen aan de raad. Vastgesteld in de openbare vergadering van 22 februari 2022 de griffier

de voorzitter

Opsteller

: Nadine de Roode

Zaaknummer

: 1571133 2