Raadsvoorstel en -besluit Plan van aanpak gelote burgerraad, 30 januari 2024

Raadsvoorstel

Van

Burgemeester en wethouders

Aan

Gemeenteraad

B&W-

Portefeuillehouder(s)

Van Koningsveld

19 december 2023

Agenda Het Besluit

30 januari 2024

16 januari 2024

Vastgesteld besluit

30 januari 2024

vergadering Commissie

(geamendeerd: zie raadsbesluit)

Titel Plan van aanpak gelote burgerraad Beslispunten De raad besluit: 1. Het plan van aanpak gelote burgerraad vast te stellen en daarmee: a. Voor een periode van drie jaar te experimenten met het organiseren van een aantal gelote burgerraden, die qua vorm en uitgangspunten kunnen verschillen. b. Door het uitvoeren van de burgerraden in de periode 2024-2026 kennis op te doen die gebruikt wordt voor een besluit over een permanente gelote burgerraad in Amersfoort c. In te stemmen met de belangrijkste principes van de gelote burgerraad: i. De groepsleden van de burgerraad worden door loting uit de hele bevolking (vanaf 16 jaar) gekozen. ii. Activiteiten door verschillende groepen (proceduregroep, burgerraad en onafhankelijke evaluatiecommissie) worden uitgevoerd. d. In te stemmen met de ontwerpkeuzes voor de eerste gelote burgerraad, te weten: i. Een burgerraad in te stellen, bestaande uit een groep van 54 gelote burgers1. ii. Deze burgerraad werkt beargumenteerd enkele opties voor adviezen uit, waarna men besluit welke optie aan de gemeenteraad wordt voorgedragen. iii. Loting te organiseren via geografische clustering. iv. Agenderen door de gemeenteraad, inventariseren door de ambtelijke organisatie. v. De vertegenwoordigende rol van de raad te delegeren aan de burgerraad enkel voor wat betreft het voorliggende onderwerp.

1

Dit aantal is gebaseerd op de in de inrichting van de politiek veel gebruikte ‘wet van Taagepera’ die een optimale balans geeft tussen maximale representatie en minimale complexiteit: https://www.montesquieu-instituut.nl Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1831339 1

e. Met het aangaan van een eerste gelote burgerraad in te stemmen met het principe van een lerend proces, door: i. Een proceduregroep in te stellen (2 leden gemeenteraad, 2 leden college van B en W en 2 burgerleden) die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een gelote burgerraad en die na iedere ronde op basis van een evaluatie waar nodig het ontwerp bijstelt voor een volgende keer. ii. De proceduregroep voorstellen aan de gemeenteraad doet voor een te kiezen onderwerp en bijbehorende vraagstelling. Het college van B en W voorafgaand aan de definitieve keuze en vraagstelling geconsulteerd wordt voor advies. iii. Halverwege de experimenteerperiode een tussenevaluatie uit te voeren. iv. Voor de evaluaties een onafhankelijke evaluatiecommissie in te stellen 2. Voor het uitvoeren van het plan van aanpak in deze eerste drie jaar totaal € 200.000 ter beschikking te stellen: € 80.000 voor het eerste jaar, € 60.000 voor het tweede jaar en € 60.000 voor het derde jaar, ten laste van begrotingsprogramma 4.1 Bestuur & Dienstverlening (portefeuille Bestuurlijke ontwikkeling, 64041). Aanleiding Op 20 december 2022 heeft de raad besloten een plan van aanpak op te laten stellen voor het starten met een pilot Gelote Burgerraad, met als doel te komen tot een duurzame inzet van het instrument. De werkgroep Gelote Burgerraad heeft sindsdien gewerkt aan een plan van aanpak.

Dat plan om te komen tot een eerste gelote burgerraad, ligt nu voor. De burgerraad is ontstaan als een burgerinitiatief om de lokale democratie te versterken en te verbreden. In het coalitieakkoord is afgesproken om de komende jaren te experimenteren met dit nieuwe instrument. De burgerraad wordt niet gekozen, maar bestaat uit ingelote deelnemers (van 16 jaar en ouder). De gemeenteraad neemt een definitief besluit over welke onderwerpen aan de burgerraad worden voorgelegd. Inwoners kunnen ook onderwerpen aandragen. De burgerraad bestaat uit drie groepen. Er is een proceduregroep die bestaat uit raadsleden, collegeleden en inwoners. Deze groep gaat aan de slag met alles wat nodig is voor de organisatie van de burgerraad en doet een voorstel voor het onderwerp waarmee de burgerraad aan de slag gaat. De proceduregroep bestaat uit een afvaardiging vanuit de Gemeenteraad (2 leden), College van B&W (2 leden) en burgerinitiatiefwerkgroep (2 leden) en krijgt ondersteuning vanuit de Griffie (1 lid). Na het eerste jaar worden de leden van de proceduregroep aangevuld met deelnemers aan eerdere Gelote Burgerraden. De onderwerpkeuze wordt met een (initiatief)voorstel voorgelegd aan de gemeenteraad waarbij het college ook wordt geconsulteerd (advies) met betrekking tot het gekozen onderwerp en de vraagstelling. De gelote burgerraad gaat met elkaar in dialoog over het gekozen onderwerp.

Op basis van het afwegen van verschillende opties en uitwisselen van verschillende perspectieven leggen ze een voorstel voor aan de gemeenteraad. De onafhankelijke evaluatiecommissie brengt in beeld wat wij kunnen leren van het proces en doet weer aanbevelingen aan de proceduregroep die betrokken kunnen worden bij het volgende onderwerp. In het bijgevoegde plan van aanpak is meer te lezen over de voorgestelde aanpak. Beoogd effect De bedoeling van dit plan van aanpak is te komen tot drie gelote burgerraden, waarbij geleerd kan worden voor volgende gelote burgerraden. Het doel is hiermee de lokale democratie te versterken en besluitvorming te verrijken.

Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1814302 2

Argumenten 1.1 Door loting komen verschillende standpunten en inzichten uit de samenleving nog beter aan bod Het samenstellen van de groep via loting is van belang voor de kwaliteit van een besluit. Op deze manier kunnen vele inzichten en standpunten worden meegewogen. Bovendien kan een besluit groter draagvlak vinden als een goede afspiegeling van de bevolking erbij betrokken is. 1.2 Om goed te kunnen leren van het instrument is het belangrijk om meerdere ervaringen op te doen. Voor de eerste gelote burgerraad wordt met dit voorstel een aantal uitgangspunten vastgelegd. Op basis van de eerste ervaringen wordt bepaald of en op welke wijze veranderingen in die uitgangspunten noodzakelijk zijn. Om echt te kunnen leren van het experiment (d.w.z. om het te ontwikkelen op basis van evaluaties en om te bepalen of dit een duurzaam instrument kan zijn) is het nodig om een burgerraad meermalig te organiseren in de komende periode. Vandaar het voorstel om in een periode van 3 jaar meerdere burgerraden te organiseren. Halverwege de periode is er een tussenevaluatiemoment. Om te kijken hoe de uitvoering loopt en waar nodig bij te sturen. 1.3 Mede op basis van andere ervaringen maken wij een aantal ontwerpkeuzes om aan de slag te gaan. Op basis van eigen ervaringen en de evaluatie kunnen ontwerpkeuzes voor een volgende burgerraad gewijzigd worden.

Het proces van beraadslaging is cruciaal voor de kwaliteit van de uitkomsten en argumenten. Het proces start met het bespreken van de uitkomst van de inventarisatiefase, het absorberen en begrijpen van die informatie en het stellen van verhelderende vragen door de leden van de overleggroep. Uiteindelijk wordt er een aantal opties gevormd inclusief het waarom en argumenten voor en tegen. Grote consensus is belangrijk voor het draagvlak voor het uiteindelijke besluit. Loting via geografische clustering zorgt voor een ingebouwde spreiding van deelnemers over de gemeente. Voor een eerste gelote burgerraad zijn ‘agenderen door de gemeenteraad’ en ‘inventariseren door de ambtelijke organisatie’ de meest laagdrempelige en uitvoerbare keuzes. De gemeenteraad kent drie rollen: vertegenwoordigen, kaderstellen en controleren. Om te kunnen functioneren als aanvulling op het bestaande democratische instrumentarium, ligt het voor de gelote burgerraad het meest voor de hand om voor het gekozen onderwerp van de desbetreffende burgerraad de vertegenwoordigende rol te vervullen. 1.4 Een lerend proces helpt om te komen tot een invulling van het instrument van een gelote burgerraad dat aansluit bij de wensen en behoeften in Amersfoort. Leren van de Gelote Burgerraad gebeurt op twee niveaus. De eerste is het niveau van het proces, het tweede is het niveau van het doel.

Op het eerste niveau wordt de praktische organisatie geëvalueerd: is de gelote burgerraad in dit concrete geval effectief en efficiënt verlopen? Bij het tweede niveau speelt de vraag: wat willen we met de gelote burgerraad als instrument bereiken en bereiken we dat ook? Op het moment dat er 2 burgerraden zijn georganiseerd, hebben wij een tussenevaluatie. 2.1 Voor uitvoering van het plan van aanpak zijn financiële middelen en ambtelijke ureninzet nodig.

Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1814302 3

Naar verwachting zijn er in het eerste jaar voor de opstart meer middelen nodig dan in de jaren daarna. Hierbij wordt gedacht aan zaken als een publiekscampagne of training van gespreksbegeleiders. Kanttekeningen 1.1 Door in te stemmen met dit raadsvoorstel wordt één van de taken van de raad (vertegenwoordigen van inwoners) op een specifiek onderwerp als het ware ‘overgedragen’ aan de gelote burgerraad. Dit vraagt een nadere doordenking van de rol van de raad en de verhouding tussen de gemeenteraad en de gelote burgerraad. Met name voor wat betreft uiteindelijke stemming in de gemeenteraad. Bij dit raadsvoorstel en plan van aanpak blijft de gemeenteraad eindverantwoordelijk. In de raadswerkgroep is besproken om in dit voorstel de intentie op te nemen om adviezen van de gelote burgerraad die bij de gemeenteraad in stemming worden gebracht, onverkort over te nemen. 1.2 Voor uitvoering van de gelote burgerraad is ambtelijke inzet benodigd. Om de gelote burgerraad te kunnen draaien is er een projectorganisatie nodig die het ontwerp uitvoert. Er moet worden geloot, bijeenkomsten gefaciliteerd, informatie opgehaald en gepresenteerd. Er is een proceduregroep die de uitvoering monitort en het ontwerp voor de volgende gelote burgerraad kan bijstellen. Na afloop wordt de gang van zaken door een evaluatiecommissie beoordeeld.

Om te experimenteren met de Gelote Burgerraad wordt een projectleider aangewezen. Deze projectleider werkt in opdracht van de proceduregroep. De proceduregroep krijgt ondersteuning van de griffie. Omdat het agenderen een verantwoordelijkheid is van de raad. De ambtelijke organisatie ondersteunt de projectleider waar nodig bij de activiteiten ‘inventariseren en beraadslagen’. 1.3 Het principe van een lerend proces betekent commitment aan het organiseren van meerdere gelote burgerraden. De verwachting is dat na een periode van die jaar experimenteren er voldoende geleerd en ervaren is, om zinvolle uitspraken te kunnen doen over het bereiken van het doel: versterken van de lokale democratie en verrijking van de besluitvorming en over de beste manier om de gelote burgerraden te organiseren in de praktijk. 1.4 De keuze van het onderwerp en de vraagstelling kunnen als ze niet goed zijn voorbereid en uitgewerkt averechts werken in het bereiken van de doelen De keuze van het onderwerp en de vraagstelling is van belang voor het slagen van het experiment. Het moet in ieder geval gaan om een onderwerp dat een brede groep in de Amersfoortse samenleving aanspreekt en politiek-bestuurlijk ook relevant is. Het kan behulpzaam zijn dat politiek kiest voor vraagstukken die ze zelf ingewikkeld vinden of waar ze niet direct uitkomen.

Het advies is om terughoudend te zijn met abstracte onderwerpen of juist hele technische specifieke vragen. Van belang is in ieder geval dat aan de voorkant er een heldere vraagstelling en kaders worden meegeven. Dit wordt gedaan door de proceduregroep en aan de start van elke burgerraad neemt de gemeenteraad een besluit over vraagstelling en kaders. Door te experimenten met verschillende onderwerpen en type vragen komen wij ook meer te weten over welke (type) onderwerpen zich goed lenen voor dit instrument. Duurzaamheid De gelote burgerraad kan vanzelfsprekendheid ook betrokken worden bij onderwerpen en thema’s die betrekking hebben op het gebied van duurzaamheid. Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1814302 4

Financiën Er wordt voorgesteld om vanuit de al begrote middelen voor bestuurlijke vernieuwing een bedrag van €200.000 beschikbaar te stellen voor een periode van drie jaar om meerdere burgerraden te organiseren. De verwachting is dat met name bij de eerste burgerraad extra kosten gemoeid zullen zijn met het opstarten. Als de eerste ervaringen daar mee zijn opgedaan, verwachten wij dat de kosten in de jaren daarna lager zullen zijn. Daarnaast is het nadrukkelijk de bedoeling om te experimenteren met verschillende vormen van gelote burgerraden en is het denkbaar dat dit qua tijdsbeslag ook kan verschillen. Interne kosten (ambtelijke ondersteuning) worden opgevangen binnen de bestaande begroting. Bijvoorbeeld vanuit de extra beschikbare middelen voor personele inzet ten behoeve van bestuurlijke vernieuwing. Omdat naast de projectorganisatie bij bespreking van onderwerpen ook ambtelijke inzet (expertise, advies) nodig is en die kosten niet zijn opgenomen in de onderstaande begroting vraagt dat om een goede afweging bij de keuze van onderwerpen. Het college van B en W vindt het daarom van belang dat als uitgangspunt bij de keuze van onderwerpen wordt meegenomen dat er voor het te kiezen onderwerp binnen de bestaande begroting en capaciteit ruimte is en/of al rekening is gehouden dat er tijd en middelen beschikbaar zijn om dit onderwerp ook via participatie te bespreken met de stad.

Onderwerp

2024

2025

2026

€ 20.000 € 10.000 € 45.000 € 5.000

€ 10.000 € 45.000 € 5.000

€ 10.000 € 45.000 € 5.000

Totaal lasten Exploitatiebaten voorstel: Overige baten

€ 80.000

€ 60.000

€ 60.000

€0

€0

€0

Totaal baten Saldo Baten en Lasten Overige Dekking: 4.1 Bestuur en dienstverlening Totaal saldo lasten en baten

€0

€0

€0

€ 80.000 €0

€ 60.000 €0

€ 60.000 €0

Exploitatielasten voorstel: Opstart Procedure Burgerraad Evaluatie

2027

I/ S

I S S S

Kosten en dekking in hoofdstuk / programma Deelprogramma 4.1 Bestuur en dienstverlening

S

Risicoparagraaf Inwoners kunnen de uitnodiging die volgt op loting vanzelfsprekend afslaan. Ook interesse en vertrouwen in het bestuur kunnen een belangrijke rol spelen in de afweging om al dan niet mee te doen. Bij andere experimenten is de ervaring dat dit vooral gebeurt bij specifieke doelgroepen zoals jongeren of mensen die al weinig vertrouwen hebben in het bestuur. Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1814302 5

In de uitvoering van de loting wordt hier extra aandacht aan besteed door mensen zoveel mogelijk persoonlijk te benaderen. Daarnaast zullen positieve ervaringen met de werking van het instrument ook op termijn effect hebben. Maatschappelijk is het denkbaar of wenselijk dat inwoners het meedoen aan een burgerraad als een gewoon en vanzelfsprekend deel van hun burgerschap ervaren. Voldoende draagvlak bij politiek, college en ambtelijke organisatie is van belang om het instrument voor inwoners van meerwaarde te laten zijn. Ervaringen laten zien dat een burgerraad geen concurrent is van de gemeenteraad maar een aanvulling. Het lotingsproces is daarbij een belangrijk element om te borgen dat er nog meer recht wordt gedaan aan de verschillende standpunten die er zijn. Als besluiten die volgen uit een burgerraad met krappe meerderheden worden aangenomen zal dit kwetsbaar zijn zowel voor het vervolg van de burgerraad als het onderwerp zelf. Succesfactor bij andere experimenten voor de implementatie van de uitkomst is de betrokkenheid van ambtenaren bij het proces. Degenen die uiteindelijk belast worden met de uitvoering krijgen vertrouwen in het proces en de afwegingen wanneer zij vooraf bekend zijn met het voorleggen van hun onderwerp aan een burgerraad, en wanneer zij tijdens het proces aanwezig kunnen zijn als waarnemer of expert.

Communicatieboodschap De gemeente Amersfoort wil inwoners op een andere manier betrekken bij het besturen van de stad. Daarom wordt de komende jaren onder andere een proef uitgevoerd met een gelote burgerraad. Bij een gelote burgerraad worden de deelnemers geloot, in tegenstelling tot de bestaande gemeenteraad waarvan de leden worden gekozen. De bedoeling is om hiermee de lokale democratie te versterken en te komen tot verrijking van de besluitvorming. Communicatie: samenwerking en starten voor de start Het idee om een gelote burgerraad in het leven te roepen komt voort uit een burgerinitiatief. Op 20 december 2022 heeft de raad besloten een plan van aanpak op te laten stellen voor het starten met een pilot Gelote Burgerraad. Dat voorstel ligt nu voor en is opgesteld door een werkgroep bestaande uit initiatiefnemers, een aantal raadsleden en een aantal ambtenaren. Vervolgstappen Na het nemen van dit raadsbesluit zal de proceduregroep worden samengesteld en een projectleider worden aangesteld. Zodat de voorbereidingen van de eerste gelote burgerraad gestart kunnen worden. Doel is om in 2024 de eerste burgerraad te hebben georganiseerd. Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris

Bijlage(n):

de burgemeester

Plan van aanpak gelote burgerraad

Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1814302 6

Gemeente Amersfoort

RAADSBESLUIT Zaaknummer 1831339

De raad van de gemeente Amersfoort; op basis van het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 december 2023; b e s l u i t: 1. het plan van aanpak gelote burgerraad vast te stellen en daarmee: a. voor een periode van drie jaar te experimenten met het organiseren van een aantal gelote burgerraden, die qua vorm en uitgangspunten kunnen verschillen; b. door het uitvoeren van de burgerraden in de periode 2024-2026 kennis op te doen die gebruikt wordt voor een besluit over een permanente gelote burgerraad in Amersfoort; c. in te stemmen met de belangrijkste principes van de gelote burgerraad: i. de groepsleden van de burgerraad worden door loting uit de hele bevolking (vanaf 16 jaar) gekozen; ii. activiteiten door verschillende groepen (proceduregroep, burgerraad en onafhankelijke evaluatiecommissie) worden uitgevoerd; d. in te stemmen met de ontwerpkeuzes voor de eerste gelote burgerraad, te weten: i. een burgerraad in te stellen, bestaande uit een groep van 54 gelote burgers; ii. deze burgerraad werkt beargumenteerd enkele opties voor adviezen uit, waarna men besluit welke optie aan de gemeenteraad wordt voorgedragen; iii. loting te organiseren via geografische clustering; iv. agenderen door de gemeenteraad, inventariseren door de ambtelijke organisatie; v.

de vertegenwoordigende rol van de raad te delegeren aan de burgerraad enkel voor wat betreft het voorliggende onderwerp; het delegeren van deze vertegenwoordigende rol zo op te vatten dat het advies dat door de gelote burgerraad bij de gemeenteraad in stemming wordt gebracht, wordt aangenomen om rechtsgeldig te worden, tenzij de raad in meerderheid zwaarwegende argumenten heeft om dat niet te doen; e. met het aangaan van een eerste gelote burgerraad in te stemmen met het principe van een lerend proces, door: i. een proceduregroep in te stellen (2 leden gemeenteraad, 2 leden college van B en W en 2 burgerleden) die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een gelote burgerraad en die na iedere ronde op basis van een evaluatie waar nodig het ontwerp bijstelt voor een volgende keer; ii. de proceduregroep voorstellen aan de gemeenteraad doet voor een te kiezen onderwerp en bijbehorende vraagstelling; met uitzondering van de uitzonderingsgronden zoals beschreven in het plan van aanpak 2; het college van B en W voorafgaand aan de definitieve keuze en vraagstelling geconsulteerd wordt voor advies; iii. halverwege de experimenteerperiode een tussenevaluatie uit te voeren; iv. voor de evaluaties een onafhankelijke evaluatiecommissie in te stellen; 2

Hiervoor zijn aan het plan van aanpak in de bijlage de volgende uitzonderingsgronden toegevoegd: - Beslissing van de raad op bezwaar dan wel inzake het voeren van rechtsgedingen. - Individuele kwesties, zoals benoemingen, ontslagen, schorsingen en geldelijke voorzieningen voor ambtsdragers en hun nabestaanden. - Het vaststellen van de begroting en rekening van de gemeente. - Het vaststellen van gemeentelijke tarieven en belastingen. - Onderwerpen die, naar het oordeel van de raad, hun overwegende grondslag vinden in een eerder genomen besluit. - Onderwerpen waarbij de raad geen ruimte heeft voor het maken van keuzen van beleidsinhoudelijke aard. - Het vaststellen van een bestemmingsplan. - Beslissingen tot het treffen van, toetreden tot en uitreden uit een gemeenschappelijke regeling.

Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1831339 1

Gemeente Amersfoort

2. voor het uitvoeren van het plan van aanpak in deze eerste drie jaar totaal € 200.000 ter beschikking te stellen: € 80.000 voor het eerste jaar, € 60.000 voor het tweede jaar en € 60.000 voor het derde jaar, ten laste van begrotingsprogramma 4.1 Bestuur & Dienstverlening (portefeuille Bestuurlijke ontwikkeling, 64041). Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 januari 2024 de griffier

de voorzitter

Opsteller

: Marc Veldman

Zaaknummer

: 1831339 2