Overdrachtsdocument presidium 2022-2026

Aan: Gemeenteraad 2026-2030 Van: Presidium 2022-2026 Datum: maart 2026

Inleiding De raad bestaat niet. Er zijn 39 raadsleden en in de afgelopen periode 13 fracties. Ieder heeft zijn eigen politieke kleur, doelen en ambities. En dat hoort ook zo. Toch bestaat de raad als orgaan, als hoogste gezag in de gemeente namens de inwoners, wél. En om dat orgaan als geheel goed te laten functioneren is er een presidium. Het presidium richt zich op de procedurele, organisatorische en vergader-technische zaken van de raad. Overdracht Op 1 april is de nieuwe gemeenteraad geïnstalleerd. Deze nieuwe raad zal de leden van een nieuw presidium benoemen (aangevuld met de vier commissievoorzitters). In de nieuwe raadsperiode wordt gestart met een aantal wijzigingen in het vergadersysteem. Het huidige presidium (2022-2026) geeft de nieuwe raad en in het bijzonder het aankomende presidium graag een aantal aandachtspunten mee. Aandachtspunten Wijzigingen per 1 april 2026 Op 27 januari jl. heeft de raad een nieuw Reglement van Orde en een nieuwe Verordening raadscommissies vastgesteld. Hiermee worden per 1 april o.a. de volgende wijzigingen van kracht: -

-

woensdag wordt de vaste vergaderdag van de raad; commissievergaderingen vinden (in de basis) 3 keer per maand plaats; op die dagen worden alle vier de commissies ingepland (’s middags Bedrijvigheid en Bestuur, ’s avonds Omgeving en Sociaal); de commissie-indeling is aangepast: o Bedrijvigheid is aangevuld met: Duurzaamheid (was Omgeving), Energietransitie (was Omgeving) en Sport en bewegen (was Sociaal); o Bestuur is aangevuld met: Grondexploitaties (was Omgeving); o Omgeving is aangevuld met: Erfgoed (was Bedrijvigheid); een aantal keer per jaar wordt een commissiedagdeel vrijgespeeld voor De Stad In, Het Plein en werkbezoeken; het presidium gaat agenderen op basis van beschikbare inhoudelijke stukken en vergadert hiervoor op woensdag op commissiedagen van 18.00-18.45u en op de dag van de raadsvergadering van 14.00-14.45u.

Agendering op basis van inhoudelijke stukken Tot op heden agendeerde het presidium op basis van titels van agendapunten. In de nieuwe periode zal dit gebeuren op basis van de door college en raadsleden aangeleverde inhoudelijke stukken. Dit geeft het presidium de mogelijkheid om bewuster te kijken naar hoe iets geagendeerd wordt en of de stukken compleet genoeg zijn voor behandeling. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om een extra informatieve bijeenkomst in een besluitvormingstraject in te plannen of om een uitgebreider inspraakmoment te agenderen. Daarnaast biedt het ook de mogelijkheid om in uitzonderlijke situaties stukken

Pagina 1 van 3

terug te sturen naar het college. Dit gebeurt dan niet op basis van een inhoudelijke beoordeling, maar alleen als de kwaliteit van de informatie onvoldoende is. Dit alles is bedoeld om als presidium (en daarmee de raad) meer grip te krijgen op de agenda van de raad. Om hier een goede invulling aan te geven zal het presidium wekelijks gaan vergaderen. De Stad In, Het Plein en werkbezoeken Vanaf de komende raadsperiode wordt een aantal keer per jaar een dagdeel ingepland voor De Stad In, Het Plein en werkbezoeken. De Stad In is een concept waarbij Amersfoortse organisaties en instellingen de mogelijkheid wordt geboden om (een deel van) de raad uit te nodigen op locatie. Het is ooit in het leven geroepen om meer grip te krijgen op de vele uitnodigingen die de raad vanuit de stad ontvangt en de opkomst bij dergelijke bijeenkomsten te bevorderen. Dit concept is na de coronaperiode niet meer teruggekomen en wordt, op veler verzoek, nu nieuw leven ingeblazen. Het Plein krijgt ook een plek in dit dagdeel. Omdat dit niet meer aan de raadsvergadering is gekoppeld, is het als presidium goed om oog te houden voor voldoende opkomst vanuit de raad en dit waar nodig te stimuleren. Zodat de deelnemers aan Het Plein de aandacht krijgen die zij verdienen.

Debatteren in termijnen Voor zowel de raadsvergadering als de oordeelsvormende agendapunten in de commissies wordt straks gedebatteerd in termijnen. In de eerste termijn komen eerst de woordvoerders vanuit de raad aan het woord, vervolgens krijgt de portefeuillehouder vanuit het college de mogelijkheid om te reageren. Indien gewenst volgt hierna een tweede termijn. De 1-minuutronde in de commissies komt hiermee te vervallen. Hoewel er al positieve ervaringen opgedaan zijn met deze nieuwe werkwijze in zowel de raadsvergadering als enkele commissies, is het goed om als presidium oog te houden voor deze verandering. Motie 2026-024M Laat het presidium stralen Op 24 februari nam de raad motie 2026-024M aan. Het huidige presidium ziet deze motie als een extra stimulans om de reeds ingezette weg om een meer open en transparant presidium te zijn voort te zetten. In dit kader is eind vorig jaar al besloten dat alle presidiumstukken voor de hele raad (inclusief buitengewoon fractieleden) beschikbaar zijn. Daarnaast worden de conceptbesluitenlijsten van het presidium sinds eind januari gepubliceerd zodra deze beschikbaar zijn. Tot slot is sinds een kort een overzicht van voor de langere termijn relevante presidiumbesluiten beschikbaar in Politiek Portaal. Beknopte presentaties Het geven van heldere en beknopte presentaties blijft een belangrijk aandachtspunt.

Zorg dat presentaties niet te lang duren (max. 15 minuten), zodat er voldoende tijd over blijft voor commissieleden om vragen te stellen en het gesprek te voeren. Daarnaast is het belangrijk dat bij publicatie van de agendastukken helder is wanneer de presentatie wordt aangeleverd, zodat commissieleden hier rekening mee kunnen houden in hun voorbereiding.

Pagina 2 van 3

Hybride vergaderen Het presidium heeft er vorig jaar (na afstemming met de fractievoorzitters) voor gekozen om te stoppen met het faciliteren van hybride vergaderen voor commissieleden. De fysieke aanwezigheid van alle commissieleden zorgt voor een andere, completere vergaderdynamiek. En voorkomt een suboptimale vergaderervaring voor de digitale deelnemers. Er is hierbij bewust gekozen om geen uitzondering te maken voor bijvoorbeeld ziekte of verblijf in het buitenland. Dat voorkomt situaties waarin een griffie of presidium moet beoordelen of iets een geldige reden voor digitale deelname is. Voor externe sprekers (genodigden, insprekers) bestaat nog wel de mogelijkheid om digitaal mee te doen. Artificial intelligence (AI) AI zal in de komende periode een steeds grotere rol gaan spelen in de samenleving. Ook voor de raad zal dit van invloed zijn. Blijf als presidium kijken naar de kansen die AI kan bieden voor o.a. de informatievoorziening van de raad, maar houdt ook oog voor mogelijke negatieve (bij)effecten. We wensen nieuwe raad en presidium veel succes en wijsheid in het belangrijke werk dat voor de stad verricht gaat worden! Presidium 2022-2026 Maarten Flikkema (voorzitter) Hans Bol Marcel Koning Youssef El-Messaoudi Sieta Koet-Minis Kirsten Mik Angeliek Noortman-Nieuwendijk Marjolein Perdok

Pagina 3 van 3