Overdrachtsdocument auditcommissie 2022-2026

Aan:

Gemeenteraad 2026-2030

Van:

Auditcommissie 2022-2026

Datum: maart 2026

Inleiding De Auditcommissie is een adviescommissie van de raad, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. De commissie ondersteunt de gemeenteraad bij zijn controlerende taak, in het bijzonder op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en financiële beheersing. De Auditcommissie richt zich onder meer op het beoordelen van de stukken uit de planning- en controlcyclus. Daarnaast adviseert zij de raad en voert zij namens de raad overleg met het college en andere betrokkenen over onderwerpen die van belang zijn voor een gezonde financiële huishouding van de gemeente. Op basis van haar bevindingen brengt de Auditcommissie adviezen uit over belangrijke financiële documenten. Deze adviezen stellen de raad beter in staat om zijn kaderstellende en controlerende rol effectief te vervullen. De Auditcommissie bestaat uit raadsleden en/of buitengewoon fractieleden. Iedere fractie kan één lid afvaardigen, dat door de raad wordt benoemd. Overdracht Op 1 april is de nieuwe gemeenteraad geïnstalleerd. Deze nieuwe raad zal de leden van een nieuwe auditcommissie benoemen. In dit overdrachtsdocument komen de volgende zaken aan de orde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Verordening auditcommissie Profielschets Besproken onderwerpen en adviezen 2022-2026 Jaarplan 2026 Doorontwikkeling P&C-producten Opvolging adviezen auditcommissie Aanbevelingen aan auditcommissie 2026-2030

Pagina 1 van 15

1. Verordening op de auditcommissie Amersfoort Artikel 1 De commissie Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie. Artikel 2 Taken auditcommissie De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van zijn controlerende verantwoordelijkheid. De auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over: a. De selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening. b. Het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad. c. Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning- en Controlcyclus (begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten1 en de planning voor de behandeling van de documenten. d. De uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a van de Gemeentewet. e.

De verantwoordingen door het college in het kader van de beleidsevaluatie voor zover het betreft de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer. f. Opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken, adviezen auditcommissie en beleidsevaluaties. g. De jaarrekeningen en overige documenten uit de P&C cyclus van verbonden partijen, voor zover het betreft de financiële positie van verbonden partijen in relatie tot effecten voor de financiële positie van de gemeente. h. De taken in het kader van horizontaal toezicht en de afstemming daarvan met de provinciale toezichthouder. i. De ontwikkeling van de vastgestelde financiële ijkpunten. j. het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c en 81d van de Gemeentewet; • De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer. • Onder deze taak wordt in ieder geval begrepen: o het voeren van overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen; o het voeren van een jaarlijks voortgangsgesprek met de rekenkamer; o het bespreken van het jaarlijkse onderzoeksprogramma van de rekenkamer. k. Laat zich informeren over (verbeter)acties die voortkomen uit de accountantscontrole en managementletter.

1

Raadsvoorstel Financiële ijkpunten 18 februari 2020

Pagina 2 van 15

l. Bespreekt de jaarlijkse ICT-rapportage van de gemeente met de betrokken portefeuillehouder. Artikel 3 Samenstelling auditcommissie a. De auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal 1 lid in de auditcommissie worden benoemd. b. De raad draagt bij de samenstelling van de auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. c. Benoembaar zijn leden van de gemeenteraad, evenals buitengewone fractieleden. d. De leden worden door de raad benoemd. e. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen. f. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of buitengewoon fractielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. g. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien. h. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen. i. De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zijnde de concerncontroller, de afdelingsmanager Financiën en Advies of zijn plaatsvervanger, de accountant, en de raadsadviseur voor de auditcommissie. Artikel 4 Voorzitter De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie. Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie a. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. b. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd om naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, ambtenaren van de gemeente Amersfoort, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. c. Indien de auditcommissie ambtenaren van de gemeente Amersfoort uitnodigt informeert zij het college hierover. d. De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, onder i.

Pagina 3 van 15

e. De auditcommissie is bevoegd specifieke aandachtspunten te benoemen dan wel te wijzigen in het controleplan. f. De auditcommissie is bevoegd de portefeuillehouder financiën te adviseren over de kwaliteit van bestuurlijke financiële voorstellen alvorens deze aan de raad worden aangeboden. Artikel 7 Vergadering en verslaglegging a. De auditcommissie stelt jaarlijks een werkplan op voor de voorgenomen werkzaamheden, en stuurt dit ter vaststelling naar de raad. b. De auditcommissie vergadert zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht ter uitvoering van dit werkplan, of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. c. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering. d. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd toegezonden aan de leden en de vaste adviseurs zoals genoemd artikel 3 lid i. e. De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij er sprake is van voorbereidende bijeenkomsten of intern beraad, zulks ter beoordeling van de commissie. f. De vergaderingen van de auditcommissie worden ter openbare kennis gebracht. g.

Van iedere vergadering (niet zijnde een voorbereidende bijeenkomst of intern beraad) wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie. De verslagen worden op de website van de gemeente gepubliceerd. Artikel 8 Besluitvorming en advisering a. De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en zendt dit ter kennisgeving aan de raad. b. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. c. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad gebracht. d. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum). e. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden. f. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

Pagina 4 van 15

Artikel 9 Uitleg verordening Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Art 10 Inwerkingtreding en intrekkingsbepaling a. Deze verordening treedt een dag na publicatie in werking. b. Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie gemeente Amersfoort” zoals deze werd vastgesteld op 12 december 2017.

Pagina 5 van 15

2. Profielschets Algemeen Alle leden van de auditcommissie moeten er rekening mee houden dat zij beschikbaar zijn voor de volgende activiteiten: •

•

Advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid. Bijwonen van gemiddeld 10 vergaderingen per jaar van de auditcommissie.

Taken • • •

• • •

• • •

De selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening. Het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad. Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning- en Controlcycus (begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de planning voor de behandeling van deze documenten. De uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a van de Gemeentewet De verantwoordingen door het college in het kader van de beleidsevaluatie voor zover het betreft de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer. De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controle opdracht, de gemeentelijke rekenkamercommissie, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gw, en onderzoeken door de raad, op elkaar worden afgestemd. Opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties.

De jaarrekeningen en overige documenten uit de P&C cyclus van verbonden partijen, voor zover het betreft de financiële positie van verbonden partijen in relatie tot effecten voor de financiële positie van de gemeente. De taken in het kader van horizontaal toezicht en de afstemming daarvan met de provinciale toezichthouder.

Vereisten • • • • •

Affiniteit met financieel beleid. Affiniteit met planning en control. Affiniteit met kaderstellende en controlerende rol. In staat om de gehele gemeenteraad te vertegenwoordigen. Het advies van de auditcommissie duidelijk en gezaghebbend kunnen uitdragen.

Pagina 6 van 15

3. Besproken onderwerpen en adviezen 2022-2026 In december 2018 heeft de Raad besloten: de commissie Begroting & Verantwoording wordt Auditcommissie. Doel hiervan was een steviger invulling van de controlerende taak van de raad waarbij de raad kan steunen op een deskundige adviescommissie uit zijn midden. De afgelopen jaren heeft de auditcommissie deze taak serieus opgepakt. Er is maandelijks vergaderd, er zijn veel onderwerpen besproken, verschillende adviezen afgegeven en meerdere rondes georganiseerd ten behoeve van de raad als geheel. Hieronder ter inspiratie een opsomming van alle besproken onderwerpen en afgegeven adviezen in de raadsperiode 2018-2022. Besproken onderwerpen 2022 • • • • • • • • • • • • • • • • •

Kiezen voorzitter auditcommissie Kennismaking en Jaarverslag 2021 en Jaarplan 2022 Rekenkamer Planning en onderwerpen dag van de jaarstukken 2022 Aanbesteding accountant Kaderbrief 2023-2026 Jaarstukken inclusief bevindingen accountant Voorstel gewijzigde begrotingsopzet Interne beheersing Begroting 2023-2026 Herziening en impact parameters grondexploitaties Inzicht en sturing organisatorische onderwerpen Procesvoorstel vervolg aanpak opzet programmabegroting en – indeling Rechtmatigheid en financiële verordening Managementletter Gesprek interne toezichthouders Jaarplan auditcommissie 2023 Uitvraag onderwerpen en planning Dag van de Jaarstukken 2023

Besproken onderwerpen 2023 • • • • • • • • • • • • • • •

Toezichtregime provincie Trends en ontwikkelingen IJkpunten Aanbesteding accountant Opties indeling en opzet begrotingsprogramma’s Normenkader voor rechtmatigheid 2023 en jaarrekening 2022 inclusief controleprotocol Concreet pakket maatregelen P&C cyclus Verwerking dossier Vahstal in de jaarrekening 2022 (besloten) Voorbereiding Dag van de Jaarstukken Jaarstukken inclusief bevindingen accountant MPG Verwerking uitspraak bindend adviseurs in de jaarrekening 2022 (besloten) Kadernota 2024-2027 Rapportage interne beheersing Bevindingen accountant en update managementletter Jaarverslag 2022 en Jaarplan 2023 Rekenkamer

Pagina 7 van 15

• • • • • • • •

Opvolging aanbevelingen onderzoeken Rekenkamer Controleplan jaarrekening 2023 Begroting 2024-2027 Boardletter/managementletter Parameternotitie GREX Herziening en impact parameters grondexploitaties Uitkomsten audits externe partijen Jaarplan auditcommissie 2024

Besproken onderwerpen 2024 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Brief toezichtregime provincie Cybersecurity Wijze van auditeren externe partijen Trends en ontwikkelingen IJkpunten Versterking relatie rekenkamer en auditcommissie Controleprotocol jaarrekening MPG resultaten als gevolg van aangepaste parameters Vervolg audits externe partijen: Samenfoort nader bekeken Jaarverslag 2023 en Jaarplan 2024 Rekenkamer Concept accountantsrapport 2023 externe accountant PWC Kadernota 2025-2028 Notitie concerncontroller Zerobased Budgeting Onderzoek deelname publiek warmtebedrijf – business case (besloten) Reactie college B&W op advies Auditcommissie 'Dag van de Jaarstukken' Zomerrapportage 2024 Procesvoorstel vervolg Zerobased Budgetting Begroting 2025-2028 Controleplan jaarrekening 2024 Doorontwikkeling P&C producten Nieuwe werking gemeentefonds Controle verordening en normenkader en financiële verordening Managementletter PWC inclusief managementreactie Resultaat evaluatie auditcommissie en reflectie concerncontroller Jaarplan auditcommissie 2025 Toelichting accountant op keuze voor 2% in controleplan

Besproken onderwerpen 2025 • • • • • • • • • • •

Voorstel doorontwikkeling P&C producten Brief toezichtregime provincie Onderwerpkeuze Dag van de Jaarstukken 2025 Trends en ontwikkelingen IJkpunten RIB 2024-110 stand van zaken beleidsevaluaties 2022-2026 Verbeteren raadsbesluiten (interne werksessie) Gesprek met verbonden partij: SRO Inzet ICT tools bij financiële controle Jaarverslag 2024 en Jaarplan 2025 Rekenkamer Opvolging aanbevelingen onderzoeken Rekennkamer MPG

Pagina 8 van 15

• • • • • • • • • • • •

Kadernota 2026 Accountantsverslag jaarstukken 2024 Verordening auditcommissie Terugkoppeling werkgroepen nav evaluatie auditcommissie Plan van aanpak evaluatie accountant: besluit over 1e verlenging Gesprek met verbonden partij: Eemhuis Controleplan jaarrekening 2025 Normenkader voor rechtmatigheid 2025 Notitie en raadsvoorstel verlenging accountant Boardletter interimcontrole 2025 Jaarplan auditcommissie 2026 Uitvraag en onderwerpen dag van de Jaarstukken 2026

Besproken onderwerpen 2026 • • • • •

Jaarrekening Eemhuis Nota verbonden partijen Gesprek met verbonden partij: Parkeerservice Uitvoering aanbevelingen auditcommissie nav dag van de Jaarstukken Doorontwikkeling P&C-producten

Pagina 9 van 15

4. Jaarplan 2026 Op grond van artikel 7, lid a van de verordening Auditcommissie stelt de auditcommissie ieder jaar een jaarplanning op, waarna deze door de raad zal worden vastgesteld. Maand

Onderwerp Onderwerpen in blauw zijn jaarlijks terugkerende onderdelen van de planning

6 januari AC

Nota verbonden partijen

(18.00-19.30 uur)

Kennissessie de rol van de raad in de regio

3 februari AC

Verbonden partij: gesprek Parkeerservice Doorontwikkeling P&C producten RIB uitvoering van de aanbevelingen auditcommissie (onder voorbehoud)

13 mei AC

Jaarplan en jaarverslag Rekenkamer Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoeken MPG

18 mei

Gesprek over: Hoe lees je jaarstukken? Door strategisch financieel adviseur, in bijzonder voor kleine fracties

10 Juni AC

Toelichting accountant bij jaarstukken Jaarstukken 2025 (interne werksessie voor advies naar raadsleden) Kadernota 2027 (interne werksessie voor advies naar raadsleden)

12 juni

Dag van de Jaarstukken

1 juli AC

Zomerrapportage 2026 (interne werksessie voor advies naar raadsleden)

2 september AC

Trends en ontwikkelingen ijkpunten

9 september

Plenair zomeravond met Zomerrapportage 2026

1 oktober

Gesprek over: hoe lees je Begroting 2027? Toelichting door strategisch financieel adviseur in bijzonder voor kleine fracties

7 oktober AC

Controleplan controle jaarrekening 2027

13 oktober AC

Begroting 2027 (interne werksessie voor advies naar raadsleden)

18 november AC

Normenkader Boardletter interim controle 2026 Jaarplan Auditcommissie 2027 Onderwerpkeuze en datum Dag van de Jaarstukken 2027

Pagina 10 van 15

5. Doorontwikkeling P&C-producten Aanleiding In november 2024 is in de auditcommissie gesproken over het verbeteren van P&Cproducten. Dit was naar aanleiding van het advies van de auditcommissie en de collegereactie op de Dag van de Jaarstukken, de discussie over Zero Based Budgetting, eventuele bijsturing naar aanleiding van de Zomerrapportage en de motie ‘verstandig invoeren nieuw beleid’. Er zijn toen gesprekken gevoerd tussen een aantal leden van de auditcommissie en enkele ambtenaren om te kijken naar de doorontwikkeling van de Planning & Control (P&C) producten. Op basis van die gesprekken werd gezamenlijk geconcludeerd (zowel ambtelijk als de aanwezige leden van de auditcommissie) dat aan deze behoeften/wensen een overkoepelende behoefte ten grondslag ligt, namelijk een zodanig inzicht in doelen/activiteiten en financiën om als raad te kunnen (bij)sturen. Om in deze behoefte te voorzien werd het zinvol gevonden om de informatiewaarde van de P&C-producten verder te ontwikkelen. In november 2024 zijn daarnaast drie werkgroepen ingesteld in de auditcommissie. Dit was naar aanleiding van een evaluatie van de auditcommissie in diezelfde maand. Een van die drie werkgroepen heeft zich bezig gehouden met de doorontwikkeling van P&C-producten.

Omdat het doorontwikkelen van P&C-producten een continu proces is en blijvende aandacht daarvoor belangrijk is, is in de laatste auditcommissie voor de verkiezingen (3 februari 2026) teruggeblikt op wat er bereikt is. Wat was de bedoeling? De werkgroep ‘Verbeteren P&C-producten’ heeft de volgende opdrachten meegekregen: a. Verbeteren begroting en jaarrekening; b. Verbeteren zomerrapportage: oa tijdige bespreking in auditcommissie, een

managementsamenvatting met analyse van relevante ontwikkelingen (financieel en beleidsmatig) en bijsturingsvoorstellen; c. in gesprek met accountant over betekenis nieuw financieel systeem voor financiële rapportage; d. verbeteren template raadsbesluit (motie beter invoeren nieuw beleid). Wat is er tot nu toe gebeurd? Verbeteren begroting en jaarrekening De laatste jaren zijn er zichtbare stappen gezet in de continue doorontwikkeling van de deze P&C producten. Zaken die hierbij het meest opvallen zijn onder meer: •

•

De invulling van de motie waarin werd opgeroepen dat er geen verborgen besluitvorming mag plaatsvinden in de P&C producten. Dit heeft er toe geleid dat alle begrotingsbesluiten direct in de beslispunten van het raadsvoorstel opgenomen worden. De producten (begroting en jaarrekening) analyseren wat de financiële jaar-op-jaar effecten zijn ten opzichte van het voorgaande jaar of de vastgestelde begroting. Het is voor raadsleden daarmee eenvoudig te zien wat er verandert, maar soms niet eenvoudig om te zien hoeveel geld er met een hoofdonderwerp an sich gemoeid is. Daarvoor zijn inmiddels diagrammen opgenomen waardoor in

Pagina 11 van 15

•

• •

betrekkelijk weinig ruimte toch inzicht geboden kan worden. De website biedt daarnaast nog meer doorklik elementen dan de DPF versie, waardoor op nog dieper niveau inzicht gegeven wordt. Aandachtspunt blijft de koppeling tussen activiteiten, doelstellingen en effecten en de meetbaarheid hiervan met goede indicatoren. De laatste jaren is gepoogd om meer en meer die link te leggen, maar hier is zeker verdere doorontwikkeling op nodig. Mede in relatie tot de wijze waarop doelen geformuleerd worden en welke indicatoren daaraan gekoppeld worden. De auditcommissie wijst op het belang van een goede behandeling van de diverse P&C producten. Behandeling in commissie moet niet ten koste gaan van overall debat in de raad. De auditcommissie vindt het van belang dat een nieuwe raad goed wordt meegenomen in de P&C-cyclus: welke momenten zijn er, en wat is het doel van die momenten.

De auditcommissie merkt op dat de ambtelijke organisatie op dezelfde lijn zit en heeft zodoende vertrouwen in de verdere doorontwikkeling. Verbeteren zomerrapportage Hier is naar de mening van de leden van de audit commissie een grote stap gemaakt. De zomerrapportage is zichtbaar kwalitatief doorontwikkeld. Zo is de zomerrapportage niet langer een presentatie voor de raad, maar een officieel raadsbesluit. De zomerrapportage is mede op verzoek van de auditcommissie inmiddels voorzien van een managementrapportage zodat in een lezing direct de belangrijkste highlights te zien zijn. Het gesprek tussen college en raad, op basis van de zomerrapportage, over het effect op doelbereik en bijsturing is op gang gekomen, maar kan naar mening van de auditcommissie nog verder doorontwikkeld worden. In gesprek met de accountant over betekenis nieuw financieel systeem voor financiële rapportage Dit punt is aan de orde geweest in de auditcommissie op 15 april 2025. Uit het verslag hierover: Accountant beschrijft hoe ze van gegevensgerichte controle op transacties willen doorontwikkelen naar continue data-gedreven monitoring en auditing. Implementatie gaat in stappen, voorwaarden voor goede implementatie worden besproken. Toelichting op werking CMP, proces en inrichting CMP (continuous monitoring proces).

Kick off CMP was op 20 mei 2025, start daadwerkelijke implementatie is gezien de beperkte ambtelijke capaciteit in afweging met andere prioriteiten. Daar is nog geen duidelijkheid over. Verbeteren template raadsbesluit (motie beter invoeren nieuw beleid) Op 11 maart hebben de gemeentelijke interne trainers de auditcommissie meegenomen in hoe de organisatie getraind wordt op het schrijven van een raadsvoorstel. Dit was slechts een eerste stap. Voor de nieuwe auditcommissie ligt hier een taak om hier verder aan te werken. Dan gaat het om zaken als aanpassing/vereenvoudiging van het template en beter gebruik van het template (minder herhaling, meer focus op inhoud en minder op proces).

Pagina 12 van 15

6. Opvolging adviezen auditcommissie Collegebericht aan de raad 2026-010 Terugblik opvolging aanbevelingen Auditcommissie afgelopen raadsperiode Aanleiding Jaarlijks doet de Auditcommissie bij de Dag van de Jaarstukken aanbevelingen aan het college. In de Auditcommissie is door wethouder Stegeman toegezegd om een update te geven van de opvolging van deze aanbevelingen over de afgelopen raadsperiode. Bericht Hierbij is gekozen voor een samenvattende benadering langs de belangrijkste rode draden, met daarbij een korte duiding van de voortgang. 1. Doorontwikkeling planning & control Over de opvolging van de aanbevelingen op het terrein van de planning-en-controlcyclus (p&c-cyclus) is uitgebreid gesproken in de Auditcommissie van 3 september en 19 november 2024. Dit heeft geleid tot het memo Doorontwikkeling P&C producten. Dat is besproken in de Auditcommissie van 21 januari 2025. De commissie heeft aangegeven de voorstellen te beschouwen als een voldoende uitwerking van de aanbevelingen uit de Dag van de Jaarstukken. De raad heeft hiermee ingestemd via het Raadsvoorstel van 18 februari 2025. Concreet zijn inmiddels stappen gezet, waaronder: -

visualisatie van financiële informatie op productniveau per deelprogramma in begroting en jaarstukken; meer inhoudelijke duiding in de jaarstukken bij financiële afwijkingen, inclusief gevolgen voor doelstellingen en activiteiten; een uitgebreide managementsamenvatting in de zomerrapportage, die in 2025 voor het eerst via een raadsvoorstel aan de raad is aangeboden.

De doorontwikkeling van de p&c-producten blijft een continu proces. 2. Meerjarig perspectief bij grote projecten Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG) Naar aanleiding van de aanbevelingen is de inzet op het MPG en de bijbehorende besluitvormingsdocumenten versterkt. Ontwikkelingen worden toegelicht in raadsvoorstellen, het MPG en bijbehorende factsheets. Daarbij wordt gestreefd naar meer overzicht en managementsamenvatting in raadsvoorstellen en factsheets, terwijl het MPG verdieping biedt. Bij separate besluitvorming, zoals bij de Kop van Isselt, wordt expliciet de relatie gelegd met de vastgestelde grondexploitaties. Governance en rapportages richting de raad Gebiedsontwikkelingen verschillen in context en rol van de gemeente. Afspraken over samenwerking en governance worden aan de voorkant gemaakt, waarbij de raad betrokken wordt via besluitvorming, informatievoorziening en/of het uiten van wensen en bedenkingen. De raad wordt via verschillende kanalen geïnformeerd over projecten: via de p&c-cyclus, het MPG, gebiedsprogramma’s en thematische monitors (bijvoorbeeld woningbouw) en

Pagina 13 van 15

tweejaarlijkse monitors per omgevingsprogramma. In de afgelopen periode zijn de criteria voor de grote projecten geactualiseerd. Daarnaast zijn de omgevingsprogramma’s net opgesteld of worden opgesteld en hiervan is monitoring richting de raad in ontwikkeling. 3. Risicomanagement Gedurende het jaar is verder gewerkt aan het ontwikkeltraject om integraal risicomanagement te professionaliseren. Deze ontwikkeling vindt stapsgewijs en in samenwerking tussen afdelingen binnen de organisatie plaats, zodat kennis en ervaring breed wordt benut. Voor het komende jaar staat, naast de voortzetting van deze ontwikkelstappen, op de agenda hoe eerste stappen kunnen worden gezet in het verbeteren van de weergave van risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen, in lijn met eerdere aanbevelingen van de Auditcommissie. 4. IT-landschap Via de reguliere p&c-cyclus, waaronder de kadernota, worden jaarlijks eventuele extra benodigde middelen voor het IT-landschap afgewogen en aangevraagd. Dit is onder meer toegepast bij het programma Informatiehuishouding, zie ook de Raadsinformatiebrief Microsoft Word - 00_RIB bijlage plan van aanpak versnellen verbeteren informatiehuishouding.docx. Vervolg De opvolging van de aanbevelingen wordt besproken in de auditcommissie van 3 februari 2026.

Pagina 14 van 15

7. Aanbevelingen aan auditcommissie 2026-2030 De leden van de auditcommissie 2022-2026 doen op basis van de opgedane ervaring de volgende aanbevelingen aan de nieuwe auditcommissie: •

•

• • • • • •

Blijf als auditcommissie de rest van de raad goed betrekken bij de gemeentefinanciën: hoe lees je financiële documenten. Vooral aan het begin van de raadsperiode is dit belangrijk zodat de gehele raad over hetzelfde kennisniveau beschikt. Raadsacademies zijn hiervoor een geschikt instrument. Wees als auditcommissie alert op de meetbaarheid van beleid, vooral bij nieuw beleid. Zolang beleid onvoldoende meetbaar is, is het lastig om dit meetbaar in jaarstukken en zomerrapportage te verwerken. Het is daarom van belang om tijdig met de raad in gesprek te gaan over welke resultaten en indicatoren gemeten moeten worden, zodat nieuw beleid hier vanaf de start op kan worden beoordeeld. Blijf als auditcommissie scherp op verborgen besluiten in raadsvoorstellen. Staan daar zaken in die als beslispunt opgenomen hadden moeten worden? Zorg dat het template raadsbesluit verbeterd wordt. Het template kan vereenvoudigd en beter gebruikt worden, waardoor er minder sprake is van herhaling en meer focus op de inhoud in plaats van op het proces. Stuur niet je financieel woordvoerder naar de auditcommissie. De auditcommissie gaat niet alleen maar over financiën, maar het gaat om de bedrijfsvoering in zijn geheel. De Dag van de Jaarstukken is enorm waardevol en moet zeker gecontinueerd worden. Ga door met zomerrapportage en het verschijningsmoment voor de zomer.

De uitdaging aan de nieuwe raad is om de zomerrapportage ook op dat moment te behandelen en dat niet uit te stellen. Houd de huidige financiële ijkpunten (artikel 2.i van de verordening), die in februari 2020 zijn vastgesteld, weer eens tegen het licht.

Pagina 15 van 15