Memo met voorstellen voor wijziging zoals besproken in het presidium, met daarbij resultaten enquête

Gemeente Amersfoort

Memo toekomstfit vergaderen Datum: Zaak: Versie:

Juni 2021

Onderwerp:

toekomstfit vergaderen

1

Inleiding In maart van dit jaar heeft de raad een enquête kunnen invullen met vragen over de vergaderorde en mogelijke verbeteringen. De resultaten en mogelijke duiding hiervan is besproken met een ‘meedenkersgroepje’ bestaande uit een aantal raadsleden1. De enquête levert geen harde, eenduidige resultaten op (zie bijlage voor de resultaten). Wel zien we dat enkele knelpunten en deels daarmee corresponderende wensen vaker terugkomen. Het presidium constateert samen met de griffie daarnaast dat het huidige systeem organisatorisch tegen zijn grenzen aanloopt. Bij de start van het nieuwe politieke seizoen heeft de raad zich via een serious game uitgesproken over ‘waar loop je tegenaan’, ‘wat wil je bereiken’ en ‘welke oplossingen zie je voor je’. In dit memo worden voorstellen gedaan voor mogelijke aanpassingen aan het Amersfoortse vergadersysteem, zodat vanaf de nieuwe raadsperiode de raad nog beter in staat wordt gesteld zijn werk te doen. Het huidige systeem loopt tegen zijn grenzen aan Voordeel huidig systeem: flexibiliteit Het systeem van rondes heeft gezorgd voor flexibiliteit: je kunt veel onderwerpen op één avond inplannen en je zit niet vast aan de inhoudelijke grenzen van een commissie, maar kunt op verschillende onderwerpen uit verschillende domeinen woordvoerder zijn.

Ook heeft het ervoor gezorgd dat raadsleden makkelijk zelf onderwerpen agenderen en met griffie en ambtenaren voorbereiden. Nadeel: overlap en inefficiëntie Deze voordelen gaan nu aan hun eigen succes ten onder. Het parallel plannen blijkt een steeds grotere puzzel. Er moet immers gekeken worden naar gelijke duur van de rondes, zodat de wisseling van de wacht voor de volgende rondes goed kan verlopen. Ook wordt er gezorgd voor zo min mogelijk overlap in woordvoerderschappen, iets wat vaak net niet helemaal lukt. Daarnaast moet een overlap in portefeuillehouders worden voorkomen. Verder willen we rondes met insprekers en externen niet te laat op de avond. En rondes geïnitieerd door raadsleden krijgen zoveel mogelijk voorrang in de planning. Tegelijk worden we regelmatig geconfronteerd met rondes die wel op de termijnagenda staan, maar door uitlopende ambtelijke voorbereiding toch naar achteren moeten worden geschoven, waarna we proberen onderwerpen van andere data in te passen op de avond waar ‘een gat’ is gevallen. Dat lukt alleen als het onderwerp van latere datum toevallig eerder klaar is én als er dan niet alsnog overlap ontstaat met woordvoerders of portefeuillehouders. Daardoor vallen er regelmatig toch gaten in de vergaderavonden.

Tenslotte merken we dat de tijdslots van één, anderhalf of twee uur, regelmatig zorgen voor rondes waarin je ‘de tijd aan het vullen bent’, of rondes waarin het gesprek noodgedwongen wordt afgekapt vanwege tijdgebrek. Vanwege het parallelle plannen is flexibel uitlopen, of inkorten immers niet de bedoeling. Dat is jammer, op momenten waarop met een kwartiertje extra gesprek het inplannen van een hele extra ronde op een later moment voorkomen had kunnen worden. Dat is

1

Zie dagmail 11 mei 2021 Meedenkers gezocht

Zaaknummer:

Pagina 1 van 13

Gemeente Amersfoort

ook jammer, op momenten dat je eerder met een volgend onderwerp had kunnen beginnen omdat het voorliggende onderwerp minder bespreking nodig blijkt te hebben dan een uur. Waar bestaat behoefte aan Uit de enquête, in gesprek met de meedenkers en uit het spel is gebleken dat er behoefte bestaat aan: a) Meer efficiëntie door beter afgepaste vergadertijd b) Betere voorzittersrol c) Goede dossiervorming d) Eerder en beter betrekken inwoners e) Helderheid over fases, duidelijker inbedding BOB model f) Meer structuur g) Minder tijd voor presenteren h) Meer verkenning i) Wijze van debatteren beter j) Vergaderen in de middag k) Eigenaarschap over de agenda l) Bevorderen dualisme / stevige positie raad / duidelijker team m) Gezamenlijke, gedeelde kennis Hoe krijgt dat vorm Verbeteren van de wijze van vergaderen vraagt altijd om een goede mix van cultuur en structuur. Beter debatteren bijvoorbeeld is iets wat alle raadsleden uiteindelijk met elkaar moeten realiseren door het juiste gedrag. Tegelijk is het zo dat de ene structuur bepaald gedrag beter mogelijk maakt dan de andere. Tijdens de raadsopening hebben raadsleden zich ook uitgesproken over mogelijke maatregelen. Het presidium stelt op basis daarvan onderstaande maatregelen voor. In te voeren vanaf de start van de nieuwe raad. 1.

Vaste voorzitters Ervaringen met huidige Amersfoortse commissies als het presidium en de auditcommissie laten zien dat een vaste voorzitter die de commissieleden en de inhoud goed kent de vergaderingen beter kan voorbereiden en begeleiden. In zekere zin geldt hetzelfde voor de commissieleden: er ontstaat een gedeelde kennis van elkaar en de inhoud en een gevoelde verantwoordelijkheid over de gezamenlijke agenda. Vaste voorzitters kunnen vanuit hun kennis ook makkelijker structuur bieden tijdens de vergaderingen en raadsleden helpen bij het beter debatteren, duidelijker zijn over de verschillende BOB fasen en in welke fase een bepaald onderwerp zich bevindt. Vergaderingen kunnen in nauwer overleg met de griffie worden voorbereid en een goede behandelstrategie worden uitgezet. Voorstel: 1a. Vaste voorzitters vanuit de raad.

1b. Vaste voorzitters van buiten de raad.

2. Commissies Door individuele raadsleden in één commissie te benoemen en een heldere portefeuille per commissie af te spreken, kan overlap in woordvoerderschappen worden voorkomen. Ook maakt het organiseren van commissies het mogelijk om onderwerpen te behandelen zolang als nodig is en over te gaan naar een volgend onderwerp dat ter tafel ligt zodra dat kan. Samen kunnen de leden de vulling van de agenda bepalen en de wijze en duur van behandelen, in plaats van een presidium die wat verder van de inhoud afstaat. Bovendien kan tijd ingeruimd worden om met elkaar vooruit te blikken in de termijnagenda en externe ontwikkelingen te betrekken bij het opstellen van de eigen vergaderagenda. Voordeel van deze grotere grip op de eigen agenda is dat de commissie in een vroeg stadium het college kan vragen haar bij te praten over ontwikkelingen op specifieke dossiers. Zaaknummer:

Pagina 2 van 13

Gemeente Amersfoort

Zo kan er vaker en eerder worden ‘verkend’, waarmee de beeldvormende fase meer invulling krijgt. Daarnaast maakt het werken in commissies het gezamenlijk kiezen voor en afleggen van werkbezoeken makkelijker. De raad van Amersfoort is in het huidige systeem vrij actief in het agenderen van rondes. De drempel ervoor is laag en op die manier volgt de raad niet alleen de agenda van het college, maar neemt ook een eigen positie in. Uit het voortraject is naar voren gekomen dat men dat belangrijk vindt om vast te houden. Wellicht is het binnen een commissiestructuur verleidelijker om te wachten op waar het college mee komt. Om dat te voorkomen moet gezorgd worden voor eenzelfde laagdrempelige werkwijze bij het agenderen en inhoudelijk voorbereiden van onderwerpen door individuele raadsleden. Er zijn gemeenten waar men via de commissies invulling geeft aan de actieve informatieplicht. Hier gaat het om feitelijke informatie over het beleid van het college en de burgemeester die soms verder kan reiken dan de openbare informatie. Het is het type informatie dat nu via een collegebericht naar de raad komt. Met het vergaderen in commissies wordt het ook mogelijk om ‘actieve informatieplicht’ als vast onderdeel op de agenda te hebben. Overigens is bij de opening van het politieke seizoen verder aangegeven dat het ook mogelijk moet zijn om de wethouder niet altijd aan tafel uit te nodigen.

Voorstel: 1. De raad vergadert in commissies 2. Het Presidium wordt gevormd door de commissievoorzitters. 3a Het Presidium stelt, op advies van de griffie, de 3b Het Presidium stelt de agenda voor agenda voor de commissies voor. commissies voor, op advies van de commissievoorzitter en de secretaris 3. Individuele raadsleden die een specifiek onderwerp willen bespreken, krijgen daarvoor de tijd in een volgende commissievergadering. Het onderwerp wordt op dezelfde wijze voorbereid met griffie en ambtenaren als onder het huidige systeem. 4. ‘Actieve informatieplicht’ maakt een vast onderdeel van de commissieagenda uit. 3. Minder tijd voor presenteren: videopresentatie, of een andere methode We merken dat er in toenemende mate (lange) presentaties worden gegeven en dat het ter vergadering stellen van vragen erover veel vergadertijd in beslag neemt. Nu is zorgen voor goede beeldvorming belangrijk, maar het is jammer als dit ten koste gaat van het goede gesprek of debat onderling. Er is al een pilot geweest met het opnemen van een videopresentatie en het stellen van vragen over de presentatie per mail. Dit lijkt een heel geschikte manier om tegelijkertijd te zorgen voor goede beeldvorming én voldoende tijd voor gesprek in de ronde over te houden. Dit betekent niet dat er nooit meer ter vergadering gepresenteerd kan worden.

Met name presentaties gegeven door gastsprekers, blijken in de praktijk van voldoende toegevoegde waarde om live te kunnen beluisteren en met de spreker in gesprek te kunnen. Voorstel: 1a presentaties van het college worden in principe van tevoren als video gedeeld. Technische vragen worden per mail gesteld en beantwoord.

1b presentaties van het college worden in principe van tevoren als video gedeeld. Alle vragen worden ter vergadering gesteld en beantwoord.

2. starten van een pilot voor het inspreken van RIB’s als podcast. 4. Eerder en beter betrekken inwoners Het fenomeen inspraak roept vaak gemengde gevoelens op. Enerzijds vinden raadsleden het belangrijk dat inwoners hun mening kunnen geven, anderzijds voelt het ter vergadering soms alsof het teveel tijd kost en te weinig oplevert. Ook van de kant van inwoners is men niet onverdeeld Zaaknummer:

Pagina 3 van 13

Gemeente Amersfoort

enthousiast. De inspreektijd is vrij kort en het is niet altijd helder wat er met de inbreng wordt gedaan. Bovendien ervaren raadsleden en inwoners het moment van inspreken, tijdens de oordeelsvormende fase, vaak als (te) laat. Een betere inspraak vraagt om twee dingen: 1 inwoners eerder betrekken, al in de beeldvormende fase (bij de Ronde Informatie en Rondetafelgesprek). Het gaat er om uit te vragen wat er speelt, hoe het leeft en wat inwoners aan ideeën hebben. Dat is op zich wat er nu in de praktijk in Amersfoort gebeurt. Alleen gebeurt dat pas tijdens de oordeelsvormende fase (bij peiling en voorbereiding besluit). 2 in gesprek tijdens de oordeelsvormende fase. Een goed, democratisch gesprek vraagt ook om ‘terugpraten’. Niet alleen ophalen van informatie bij inwoners, maar ze ook betrekken bij de belangenafwegingen en in gesprek gaan over de voors en tegens en op die manier te kijken naar zaken als haalbaarheid en betaalbaarheid. Inspreken is een democratisch recht, en is meer dan alleen je mening geven, het vraagt om gesprek. Dit past goed in de oordeelsvormende fase. De twee minuten inspraak per inspreker zoals we die nu kennen is in veel gevallen niet bevredigend. In de nieuwe raadsperiode kun je kiezen voor twee momenten in het besluitvormingsproces waarop ingesproken kan worden: zowel in de beeldvormende fase als de oordeelsvormende fase.

De eerste in de vorm van informatie ophalen, de tweede in de vorm van gesprek. Dat kan worden ingebed in de vergaderingen van de commissies, maar ook andere vormen zijn mogelijk. Op basis van gesprekken tijdens de opening van het politieke seizoen wordt het volgende voorgesteld: 1. Inspraak tijdens commissievergaderingen over alle onderwerpen aan het begin van de avond. Duur van het inspraakmoment wordt door de commissie zelf bepaald. 2. ‘Losse’ inspraak mogelijk maken (niet horende bij een specifiek onderwerp). Eveneens aan het begin van de avond. 3. Na het inspraakmoment wordt de vergadering onderbroken voor informeel contact tussen raadsleden en insprekers. 5. Informatievoorziening De afgelopen maanden met de kabinetscrisis en de daaropvolgende debatten hebben het grote belang van een goede informatievoorziening en dossiervorming benadrukt. Heel wat raadsvragen in Amersfoort hebben ook te maken met behoefte aan duidelijke en complete informatie. Er is veel informatie beschikbaar en het goed verzamelen en verwerken tot behapbare proporties kost veel tijd en is een vak op zich. Het kan het werk van raadsleden aanzienlijk vergemakkelijken.

Griffies die invulling willen geven aan de ambitie om de strategische meerwaarde van de griffie te vergroten en de volksvertegenwoordiging als serieuze tegenmacht te positioneren stuiten oa op de grenzen van de beschikbare middelen of (beschikbare) capaciteit. Extra financiële ruimte op de griffie voor het managen van de informatiestromen en te zorgen voor goede, tijdige en complete dossiervorming kan hierin voorzien. Overigens kan de raad zelf ook een belangrijker rol spelen door strenger te zijn op de kwaliteit van de informatievoorziening. Voorstel: 1. De griffie krijgt extra financiële ruimte voor het goed organiseren van informatiestromen (waaronder dossiervorming). 6. Meer vergadertijd De vergaderagenda loopt regelmatig vol. Het duurt soms lang voordat een onderwerp aan de orde kan komen. Bovendien wordt het op avonden van Het Besluit vaak te laat. Met enige regelmaat komt dan de gedachte aan meer vergadertijd naar boven. Zaaknummer:

Pagina 4 van 13

Gemeente Amersfoort

Dit kan gerealiseerd worden door overdag te gaan vergaderen of meerdere vergaderavonden per week in te plannen. Dit laatste kan door bijvoorbeeld twee vergaderavonden met bijvoorbeeld steeds twee commissies in te plannen, zodat het een individueel raadslid niet meer vergadertijd kost. In dit memo wordt niet een specifiek aantal commissies voorgesteld en evenmin wordt een voorstel voor een commissie-indeling gedaan. De keuze voor vergaderen in commissies is een eerste stap. Later zal in samenspraak met de organisatie en het nieuwe college gekeken moeten worden welke indeling de meeste congruentie oplevert, aansluitend bij de programmabegroting. Naast meer vergadertijd kan tijd gewonnen worden door meer structuur en het instellen van spreektijden. Meer structuur kan deels geboden worden door vaste (‘meer ervaren’) voorzitters. Voor een ander deel zal het door de deelnemers zelf gedaan moeten worden. Daarbij kunnen vergadertrainingen helpen. Het instellen van spreektijden maakt vergadertijden korter en voorspelbaarder. Tegelijkertijd is het niet bevorderlijk voor meer verkennen, meer gesprek en meer debat, wat andere wensen van de raad zijn. Voorstel: 1a gedurende drie weken twee vergaderavonden: dinsdag en donderdag. Eén week met één vergaderavond: Het Besluit op dinsdag.

1b aantal commissies vergaderen dinsdag overdag (14 tot 17 uur) en aantal commissies vergaderen dinsdagavond (19 tot 22 uur). Eens in de maand zijn er geen commissies maar is er Het Besluit. 2 Het Besluit is eens per maand en start om 15 uur. Na een gezamenlijke dinerpauze wordt in de avond verder vergaderd. 3 Zowel raad als voorzitters volgen een vergadertraining en houden het met updates bij. 4 Meer structuur door: - Betere handhaving van de regel dat technische vragen bij raadsvoorstellen schriftelijk moeten. - Betere invulling 1-minuutronde: alleen punten voor debat noemen. - 1-minuutronde verkorten naar 15 seconden. 7. Actualiteitenraad De actualiteitenraad is een instrument voor de raad om actueel en direct informatie van het college te ontvangen op gestelde vragen. Er geldt in de actualiteitenraad slechts één termijn: vragen worden gesteld en door het college van een antwoord voorzien. Daarmee is het een vrij statisch gebeuren. Er is meer interactie mogelijk tussen het college en de vragenstellers, maar ook tussen de raadsleden onderling. Voorstel: 1 Er komt een tweede termijn in de actualiteitenraad 2 Fracties kunnen ook vragen stellen aan elkaar

Zaaknummer:

Pagina 5 van 13

Gemeente Amersfoort

Bijlage 1 Resultaten enquête

Vraag 1

Reacties: • • • •

Vaker besluit, strengere handhaving van regels. ik ben zeer tevreden met de huidige vergaderorde, wijzigingen zijn niet nodig overdag vergaderen Tijdstip van vergaderen, overdag ipv avond

Zaaknummer:

Pagina 6 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 2

Reacties: • •

minder strak in de formats zitten indeling technische vragen en debat beiden in vergadering

Zaaknummer:

Pagina 7 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 3

Reacties: •

meer werken met vaste commissies ipv flexibele rondes

Zaaknummer:

Pagina 8 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 4

Reacties: • • • • • •

Op de dinsdag avonden ook alle vergaderslots gebruiken; bij digitale vergaderingen minder pauzes prioriteren: niet ieder onderwerp behoeft (uitgebreid) besproken te worden. Pak de hoofdlijnen, verzand niet in kleine (maar tastbare) dossiers Explicieter toepassen van het BOB-model zodat duidelijk wordt welke stap in het proces precies wordt gezet (en dan ook geen ruimte te laten voor een andere doelstelling)) Het is fijn als flexibel kan worden omgegaan met de vergadertijd, dus niet altijd alles in een uur. Nu wordt daar ook al wel rekening mee gehouden. Als men verwacht dat een onderwerp meer tijd nodig heeft wordt er vaak al wel meer tijd ingepland. Goede zaak! Bewustwording effectief vergaderen vooraf beter inschatten hoelang een onderwerp zal vergen

Zaaknummer:

Pagina 9 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 5

Vraag 6

Zaaknummer:

Pagina 10 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 7

Zaaknummer:

Pagina 11 van 13

Gemeente Amersfoort

Vraag 8

Vraag 9

Reacties: • •

• • •

Vergaderen is geen doel op zich. Het gaat om goede besluitvorming De vergaderingen moeten heel snel korter. Dit is niet te doen. De vesluiten na elf uur ‘s avonds zijn kwalitatief niet beter. Tot half twee in de nacht vergaderen zou niet moeten kunnen. Dus terug naar twee x per maand besluit met een kortere agenda, spreektijd toewijzen en bewaken en nooit na 24h vergaderen wat mij betreft! Dank! structuur van vergaderingen is één ding, de cultuur is een andere. Ook daar zal aandacht voor moeten komen. Ik vind het belangrijk dat de voorzitter strenger handhaaft dat raadsleden zich aan de regels houden (geen feitelijke vragen in politieke rondes, geen politiek in informatierondes) en het invoeren van spreektijd vind ik erg belangrijk. In z'n algemeenheid vraag ik me af of de raad van Amersfoort zowel in de vorm als in de intensiteit de afgelopen decennia voldoende is meegegroeid met de groei van de stad en de omvangen complexiteit van de besluitvorming die daar uit voortvloeit. Dat zie ik bijvoorbeeld terug in de taakduurlast die BZK voor de Amersfoortse raad heeft bepaald van 24 uur en waar ook onze financiële vergoeding op is gebaseerd. Dat is fors en strookt volgens mij niet met de opvatting van veel raadsleden over wat de tijdsbesteding van het raadswerk zou moeten zijn. Hier zou meer bewustzijn voor moeten komen bij (toekomstige) raadsleden.

Een daaruit vloeit vervolgens ook voort dat we onze vergaderde daar wellicht op moeten aanpassen, zoals overdag

Zaaknummer:

Pagina 12 van 13

Gemeente Amersfoort

• •

• • • • •

vergaderen. Kortom, volgens mij redeneren we nog te vaak vanuit hoe we het altijd gewend waren en zouden me meer moeten kijken wat er nu echt van ons wordt gevraagd. bij een informatie ronde zouden burgers ook de mogelijkheid moeten hebben om wat te zeggen/vragen Raad graag standaard om 18uur of om 19uur laten beginnen. Eerst een ronde en dan pas om 9 uur beginnen met de Raad is zeer onwenselijk. Daarnaast hoor ik wel eens dat er geen ruimte zou zijn voor rondes, echter zijn er meerdere avonden waar niet alle slots zijn gevuld met onderwerpen. Genoeg ruimte nog lijkt mij. Vraag 8 is wel erg richtinggevend... waarom niet de woensdag / vrijdagavond ? het besluit vanaf 16.00 1 x maand , indien nodig meer vergaderingen 4x naast elkaar. dit zou meegenomen worden in enquête??????? de meeste vergadertijd wordt besteed aan presentaties en informatie, waarbij raadsleden alleen maar luisteren. Graag snel daarmee stoppen! Liever werken met vaste commissies op verschillende dagen Raadslieden zijn politieke incidenten, dus collectief geheugen werkt niet. Kleine fracties moeten op alle beleidsterreinen deel kunnen blijven nemen. Reguliere kinderopvang (KDV of BSO) is alleen overdag (nog. van 7.30-18.30 uur) beschikbaar. Om het voor ouders met kinderen in de leeftijd van 0-12 jaar beter mogelijk te maken ook raadslid te worden ben ik een groot voorstander van overdag vergaderen.

Starten vanaf 15.00 uur lijkt me voor ouders minstens zo onhandig als vergaderen in de avond. Dus liever in de ochtend of vroeg in de middag beginnen.

Zaaknummer:

Pagina 13 van 13