Memo met aanvullende informatie tav mogelijke commissie-indeling, vergaderfrequentie en benchmark andere gemeenten

Aan: Raad Van: Griffie Datum: 13 januari 2022

Aanvullende informatie Toekomstfit vergaderen Aanleiding Tijdens de behandeling van het raadsvoorstel Toekomstfit vergaderen van 7 december 2021 bleek er behoefte te bestaan aan een nadere invulling van een commissie-indeling, vergaderfrequentie en verdeling van vergaderingen over de week. Ook was de raad benieuwd naar de werkwijze bij andere gemeenten op hoofdpunten van het voorstel (benchmark). Inhoud Op de volgende pagina’s heeft de griffie, bij wijze van voorbeeldinvulling, een indeling van commissies gemaakt, vergaderfrequenties en vergaderdagdelen. Eerst wordt een mogelijke commissie-indeling voorgesteld, van 2, 4 of 6 commissies. Voor de vergaderfrequentie is gekeken naar de geschatte omvang van de commissie en de benodigde vergadertijd (mede met het oog op het aantal rondes op de verschillende onderwerpen de afgelopen drie jaren). Voor verdeling over de week is gekeken naar de dinsdag en de donderdag, naar maximaal twee dagdelen en naar de middag en de avond. Als laatste is een tabel opgenomen met daarin de werkwijze bij andere gemeenten ten aanzien van vergaderdag, vergadertijd en wijze van vergaderen.

Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

1

Voorbeelden van commissie-indelingen

Vergaderfrequentie

dagdeel optie 1

optie 2

week 1, 2 en 3 week 1, 2 en 3

dinsdagmiddag dinsdagavond

donderdagavond dinsdagavond

week 2 week 1 en 3 week 1 week 1, 2 en 3

dinsdagmiddag dinsdagmiddag dinsdagavond dinsdagavond

donderdagavond donderdagavond dinsdagavond dinsdagavond

week 1 en 3 week 1 en 3 week 1

dinsdagmiddag dinsdagavond dinsdagavond

donderdagavond dinsdagavond dinsdagavond

week 2 week 2 week 2

dinsdagmiddag dinsdagavond dinsdagavond

donderdagavond dinsdagavond dinsdagavond

Twee commissies 1. Sociaal domein 2. Fysiek domein Voordeel: integraal, weinig vergaderdagdelen, geen dubbele boekingen Nadeel: levert geen eigenaarschap, steeds nieuwe woordvoerders, duiventil

Vier commissies 1. 2. 3. 4.

Veiligheid, bestuur, en financiën Zorg, welzijn en sport Onderwijs, cultuur, werk en economie Ruimte en energie, stedelijk beheer, mobiliteit

Voordeel: vier levert voldoende specialisatie en integraliteit op Nadeel: iedere onderverdeling zorgt voor ‘grensgevallen’. Meer vergaderdagdelen, dubbele boeking

Zes commissies 1. Openbare ruimte (w.o. stedelijk beheer, groen en mobiliteit) 2. Wonen en ruimtelijke ordening 3. Economie, cultuur, sport, onderwijs, bestuur, gemeentelijk vastgoed (w.o. stadhuis) 4. Sociaal (zorg, welzijn, werk en inkomen) 5. Klimaat en duurzaamheid (incl. circulariteit/afval) 6. Financiën + grondzaken

Voordeel: zes levert meer specialisatie op en iets minder integraliteit Nadeel: iedere onderverdeling zorgt voor ‘grensgevallen’. Meer vergaderdagdelen, meer dubbele boekingen Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

2

Bij alle voorbeelden geldt: -

Het Besluit vindt plaats in week 4, op dinsdag vanaf 15.00 uur. De Stad In / werkbezoeken kunnen door de commissies zelf ingepland worden op een moment dat het hen schikt. De genoemde onderwerpen per commissie zijn een indicatie. Het kan zijn dat er nog onderwerpen missen, dat is aan te vullen. Een middagvergadering loopt van 14.00 – 17.30 uur Een avondvergadering loopt van 19.00 – 22.30 uur

Gehanteerde regels bij de indeling: 1. bij voorkeur 1 commissie per dagdeel

spreiden over alle dagdelen

2. bij optie 1: liever avond dan middag, bij optie 2: liever dinsdag dan donderdag

- zo min mogelijk ‘dubbele boekingen’. als je meer vergaderingen hebt dan zes dagdelen, dan zitten de dubbele op dinsdagavond -

3. liever vroeg dan laat in de maand

avondvergaderingen hebben de voorkeur boven middagvergaderingen, dinsdagen hebben de voorkeur boven donderdagen. als je meer vergaderingen hebt, dan zitten de dubbele op de eerste weken -

4. Bij meerdere keren vergaderen spreiden over de maand

-

als de ruimte er is, dan een commissievergadering zo ver mogelijk voor Het Besluit plannen. een grote commissie vergadert dan iedere week, een middelgrote commissie die twee vergaderingen per maand vraagt, wordt om de week ingepland zodat er een week ruimte is tussen beide vergaderingen.

5. In week 4 is geen commissievergadering, alleen Het Besluit

Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

3

Commissie-indeling gevisualiseerd in vergaderweken Twee commissies Dinsdagmiddag (optie 1) of donderdagavond (optie 2)

Week 1 Sociaal domein

Week 2 Sociaal domein

Week 3 Sociaal domein

Week 4

dinsdagavond

Fysiek domein

Fysiek domein

Fysiek domein

Het Besluit

Vier commissies Dinsdagmiddag (optie 1) of donderdagavond (optie 2)

Week 1 Zorg welzijn en sport

Week 2 Veiligheid bestuur en financiën

Week 3 Zorg welzijn en sport

Week 4

dinsdagavond

Ruimte en energie stedelijk beheer mobiliteit

Ruimte en energie stedelijk beheer, mobiliteit

Ruimte en energie stedelijk Het Besluit beheer, mobiliteit

Onderwijs cultuur, werk en economie

Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

4

Zes commissies Dinsdagmiddag (optie 1) of donderdagavond (optie 2)

Week 1 Openbare ruimte

dinsdagavond

Wonen en ruimtelijke ordening

Week 2 Sociaal

Week 3 Openbare ruimte

Week 4

Economie, Klimaat en Financiën + Wonen en ruimtelijke cultuur, duurzaamheid grondzaken ordening sport, onderwijs, bestuur, gemeentelijk vastgoed

Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

5

Het Besluit

Haarlemmermeer Vergaderdag Donderdag Vergadertijd Standaard: Reserveren vanaf 13.00 uur. Start voorbereidende vergaderingen 19.00 uur. (iedere twee weken)

Zwolle Maandag Informatie en debatrondes start 19.30 uur

Arnhem Woensdag Start voorbereidende vergaderingen 18.45 uur.

Raadsvergadering 19.30 uur

Start raadsvergadering 18.45 uur

College Fracties

Start raadsvergadering 17.00 uur (overige twee weken) dinsdag dinsdag

dinsdag Woensdag of donderdag

Voorzitters

pool

pool

Vorm

Sessies (lijkt op rondes)

3 weken cyclus: - Informatieronde - Debatronde - Besluitvorming (=raadsvergadering)

Wanneer nodig: Informatieve bijeenkomsten door college (niet-openbaar)

Eens per maand op dinsdagavond bijpraatsessies door college (niet-openbaar)

dinsdag Woensdagmiddag vanaf 13 uur pool (ook buitengewone) Raadskamers (lijkt op rondes) 1 week raadskamers 1 week raadsvergadering 1 week combi kamers en raadsvergadering

Leeuwarden Woensdag Start alle vergaderingen 19.00 uur, bij volle agenda 16.00 uur

Den Bosch Ma t/m do Commissievergaderingen eens per maand 19.30 uur (grote commissie soms 2x per maand) op ma tm do

Maastricht Dinsdag 17-23 met normaal gesproken diner

dinsdag Maandag

Raadsvergadering om 19.00 uur eens per maand op dinsdag dinsdag wisselend

Dinsdag Donderdag en maandag

pool

vast

Vast

3 weken cyclus: - Informatieronde - Debatronde - Besluitvorming (=raadsvergadering)

Commissie

Domeinen

Eens per maand raadsbijeenkomst ‘informeren en ontmoeten’. Informeren = bijpraten raad door college (1920.15 uur, openbaar) Ontmoeten = bewonersinspraak vanaf 20.30 uur

In de domeinvergadering kan ook een stadsronde plaatsvinden (incidenteel een hele vergadering stadsronde) 1e week fysiek/sociaal 2e week economie en cultuur/algemene zaken

Memo aanvullende informatie Toekomstfit Vergaderen (1181541)Memo aanvullende informatie toekomstfit vergaderen

6