bijlage 5 - Raadsvoorstel Ombudsfunctie - Aansluiting Nationale Ombudsman (30 mei 2011)

Gemeente Amersfoort

RAADSVOORSTEL MET ALTERNATIEVEN Van Aan Portefeuillehouder

: Presidium : Gemeenteraad : Burgemeester L.M.M. Bolsius

Reg.nr. Datum Agendapunt

: 3808857 : 30 mei 2011 :

TITEL Ombudsfunctie

ALTERNATIEVE BESLISPUNTEN (BESLUIT ALTERNATIEF 1) A. Met ingang van 1 januari 2012 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. B. Na drie jaar de ervaringen te evalueren (BESLUIT ALTERNATIEF 2) Met ingang van 1 januari 2012 een regeling te treffen en een eigen ombudsman te benoemen voor de duur van zes jaar.

AANLEIDING In 2008 heeft de gemeenteraad besloten met ingang van 1 januari 2009 een gemeentelijke ombudsman in te stellen als tweedelijns-klachtinstantie. Een benoeming van een gemeentelijke ombudsman geldt voor 6 jaar, dus tot en met 2015. De ombudsman kan wel zelf opzeggen. Amersfoort heeft aansluiting gezocht bij de Gemeentelijke ombudsman van Utrecht, mevrouw mr. Schellekens. De benoeming van mevrouw Schellekens loopt in Utrecht af op 31 december 2011. Zij heeft Utrecht te kennen gegeven niet te opteren voor herbenoeming. In verband daarmee heeft ze ook Amersfoort laten weten dat ze gaat stoppen en dat ze haar overeenkomst beëindigt per 1 januari 2012. Dit betekent een nieuw keuzemoment voor de raad, hetzij om weer over te stappen naar de Nationale ombudsman hetzij een andere mogelijkheid te kiezen. Ook de Utrechtse gemeenteraad oriënteert zich hierop, dus het is de vraag of doorgaan op de huidige manier een optie is.

BEOOGD EFFECT Het voldoen aan de eisen van de wet, het hebben van een passende tweedelijnsklachtinstantie.

BESCHRIJVING VARIANTEN/MOGELIJKHEDEN De Algemene wet bestuursrecht verplicht tot het hebben van een passende tweedelijnsklachtinstantie. De keuze is aansluiting bij de Nationale ombudsman dan wel een eigen voorziening. De Nationale ombudsman De Wet Nationale ombudsman regelt deze overheidsbrede tweedelijnsklachtinstantie. Naast klachten over verschillende departementen van de rijksoverheid, behandelt de Nationale ombudsman ook klachten over de politie, provincies, waterschappen en 271 gemeenten. Van de grote gemeenten (G 32) is de helft aangesloten bij de Nationale ombudsman. Aansluiting bij de Nationale ombudsman kan ieder jaar ingaan. De tarieven worden jaarlijks door de rijksoverheid vastgesteld. Gemeentelijke ombudsman De gemeentelijke ombudsman is een ombudsman specifiek benoemd in een bepaalde gemeente, eventueel samen met andere gemeenten. Hier regelt de Gemeentwet uitgebreid wat de mogelijkheden en voorwaarden zijn. Het waarborgen van de onafhankelijkheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt, vandaar ook de eis van benoeming voor zes jaar.

Inlichtingen bij: L.W. Hoogwater-Bol, DIA/PD, (033) 469 43 83

Gemeente Amersfoort raadsvoorstel 3808857 pagina 2

VERGELIJKING VARIANTEN/MOGELIJKHEDEN Overeenkomsten Werkwijze gericht op bemiddeling en relatieherstel Bij de keuze die de gemeenteraad destijds maakte voor een Gemeentelijke ombudsman speelde, naast de voorkeur voor een laagdrempelige voorziening, vooral het verschil in aanpak tussen de Gemeentelijke en Nationale ombudsman een rol. Waar de Nationale ombudsman een vrij administratief ingestoken aanpak hanteerde, zette de Gemeentelijke ombudsman vooral in op bemiddeling. Op die manier fungeert klachtbehandeling als een middel om de relatie tussen burger en overheid te herstellen. De afgelopen jaren heeft de Nationale ombudsman de werkwijze gewijzigd. In zijn werkwijze staat nu, net als bij de Gemeentelijke ombudsman, contact en bemiddeling centraal. Zo wordt een verzoeker altijd gevraagd zijn klacht toe te lichten in een telefonisch of persoonlijk gesprek en worden tegenwoordig veruit de meeste verzoeken opgelost door het doen van een interventie, in plaats van het schrijven van een lijvig rapport. Ook de eerstelijns-klachtafhandeling (de klachtafhandeling door de gemeente zelf, voordat een beroep gedaan wordt op een ombudsman) heeft de afgelopen jaren een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt. Het persoonlijk contact leggen met de klager en het samen onderzoeken of er ruimte is voor een oplossing is de kern van ons huidige klachtafhandelingsproces.

Hiermee zet niet zozeer de ombudsman, maar vooral de gemeente zelf de nodige stappen om het relatieherstel te bewerkstelligen.

Verschillen 1. Laagdrempeligheid Een van de redenen waarom in 2008 is gekozen voor een Gemeentelijke ombudsman, is de laagdrempeligheid. De Gemeentelijke ombudsman heeft een eigen inloopspreekuur in Amersfoort en is dus gemakkelijk benaderbaar. Met een aansluiting bij de Nationale ombudsman zou een deel van die laagdrempeligheid verloren kunnen gaan doordat het spreekuur vervalt. Kijkend naar het Jaarverslag van de Gemeentelijke ombudsman is te zien dat de belangstelling voor het spreekuur afneemt. Kwamen in 2009 nog 25,6% van de verzoeken binnen via het spreekuur, in 2010 daalde dit tot 16,8%. De Nationale ombudsman heeft overigens gekozen voor een andere manier om toegankelijk te zijn; hij heeft een gratis telefoonnummer en biedt de mogelijkheid via een digitaal formulier een verzoek in te dienen. De laagdrempeligheid van de Gemeentelijke ombudsman heeft wellicht als neveneffect dat er relatief veel verzoeken (66,4% in 2010) binnenkomen die niet bij de ombudsman thuishoren (bijvoorbeeld klachten over onderwerpen waar het college niet verantwoordelijk voor is of klachten die nog niet bij de gemeente bekend zijn). 2. Kosten De financiering van de Gemeentelijke Ombudsman Amersfoort gaat op basis van een openeindregeling. De ombudsmanvoorziening heeft hiermee meer gekost dan geraamd was. De Nationale Ombudsman kost een vast bedrag per inwoner.

In vergelijking met de huidige situatie zal dit naar verwachting een structurele besparing opleveren van ca € 20.000,- per jaar. Als Utrecht zijn voorziening stopt en Amersfoort een eigen ombudsman zou aanstellen, zijn de kosten vermoedelijk hoger dan de aansluiting bij de Utrechtse ombudsman. Zie hiervoor ook de vergelijking in het raadsvoorstel uit 2008. 3. Flexibiliteit aansluiting Een aansluiting bij de Nationale ombudsman kan jaarlijkse opgezegd worden. Dit betekent dat er een grote mate van flexibiliteit is. Bij een Gemeentelijke Ombudsman bestaat deze flexibiliteit niet. Deze wordt dan weer aangesteld voor de duur van zes jaar.

Gemeente Amersfoort raadsvoorstel 3808857 pagina 3

Overig Amersfoort leert aantoonbaar De werkwijze van de Gemeentelijke ombudsman draait naast de aandacht voor relatieherstel, om het stimuleren van het lerend vermogen van de gemeente. Amersfoort heeft zich de afgelopen jaren aan de ombudsman getoond als een lerende organisatie waar men openstaat voor (kritische) feedback. De organisatie heeft merkbaar werk gemaakt van de adviezen, rapporten en aanbevelingen van de Gemeentelijke ombudsman. Dit leereffect zien we terug in het Jaarverslag 2010. De ombudsman deed in 2010, net als in 2009, elf maal een volledig onderzoek. De ombudsman oordeelde in 18% (van het aantal verzoekonderdelen) van de volledige onderzoeken dat de gemeente niet-behoorlijk handelde. Dit is een sterke daling ten opzichte van 49% in 2009. Ook bij de verkorte procedures is een daling in het percentage ‘niet-behoorlijk’-oordelen zichtbaar. Ter vergelijking, in Utrecht oordeelde de ombudsman in 2010 50% van de volledige onderzoeken niet-behoorlijk. Er is een duidelijk leereffect opgetreden als gevolg van het hebben van een Gemeentelijke ombudsman. Zowel in het primaire proces als in de klachtafhandeling die daar eventueel op volgt, zijn de verbeteringen zichtbaar. Het is maar de vraag of het percentage ‘niet-behoorlijk’ nog lager kan worden dan de huidige 18% en of een Gemeentelijke ombudsman op dit punt nog toegevoegde waarde biedt.

Immers waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Evaluatie Op basis van een evaluatie, bijvoorbeeld na drie jaar, kan de raad besluiten of het college erin is geslaagd het geleerde vast te houden of dat het hebben van een ‘nabije’ ombudsman alsnog noodzakelijk is.

FINANCIËN De financiering van de Gemeentelijke Ombudsman Amersfoort gaat op basis van een openeindregeling. Als de mogelijkheid om aan te sluiten bij Utrecht vervalt, dan moeten de kosten voor een Gemeentelijk Ombudsman opnieuw uitgezocht worden. De kosten van de Nationale Ombudsman zijn € 0,1772 per ingezetene per jaar (ca. € 27.000,- per jaar). Dat levert naar verwachting een besparing op ten opzichte van de huidige kosten van ca € 20.000,- per jaar.

VERVOLG Op basis van het raadsbesluit zal de ombudsvoorziening per 1 januari 2012 ingevuld worden.

BETROKKEN PARTIJEN Consultatie college Het college herkent zich in de overwegingen.

Het presidium van Amersfoort, de griffier,

de voorzitter,

A.M. van Omme

A. Houwing

Bijlagen

- geen

Gemeente Amersfoort raadsvoorstel pagina 1

RAADSBESLUIT Reg.nr. 3808857 De raad van de gemeente Amersfoort, op basis van het voorstel van het presidium van 25 mei 2011 (nr.3808857); (BESLUIT ALTERNATIEF 1) besluit A. Met ingang van 1 januari 2012 aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. B. Na drie jaar de ervaringen te evalueren

Vastgesteld in de openbare vergadering van … de griffier,

de voorzitter,

Gemeente Amersfoort raadsvoorstel pagina 2

RAADSBESLUIT Reg.nr. 3808857 De raad van de gemeente Amersfoort, op basis van het voorstel van het presidium van 25 mei 2011 (nr.3808857); (BESLUIT ALTERNATIEF 2) besluit Met ingang van 1 januari 2012 een regeling te treffen en een eigen ombudsman te benoemen voor de duur van zes jaar. Vastgesteld in de openbare vergadering van … de griffier,

de voorzitter,