Raadsvoorstel ondersteuning griffie Ameland 2026

Voorstel Van de werkgeverscommissie aan de raad Zaaknummer Vergaderdatum Organisatieonderdeel Portefeuillehouder

541563 16 februari 2026 Griffie Tytsy Willemsma

Onderwerp De ondersteuning van de griffie gemeente Ameland 2026 Voorstel De werkgeverscommissie van de raad van de gemeente Ameland stelt de raad voor de volgende besluiten te nemen voor wat betreft de toekomst en inrichting van de griffie van de gemeente Ameland: 1. Vast te stellen de “Organisatieverordening griffie gemeente Ameland” 2026; 2. Vast te stellen de “Instructie griffier 2026”; 3. Met instemming kennis nemen van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) 2026-2028 tussen de Griffier en Secretaris-directeur omtrent de ondersteuning van de griffie(r), ter vervanging van de eerdere bescheiden uit 2019; 4. De voorgaande “ Organisatieverordening griffie”vastgesteld 31 januari 2011, en de I”nstructie griffier” vastgesteld 27 januari 2020 hierbij in te trekken. Inleiding De griffie van de gemeente Ameland bestaat sinds 2002 uit alleen de griffier.Vanuit de gemeentelijke organisatie krijgt de griffier enige ondersteuning voor wat betreft administratieve taken, communicatie en facilitering van de vergaderingen; tevens is er een 1 e loco-griffier benoemd in geval van calamiteiten. De houdbaarheid en wenselijkheid van deze constructie is al langere tijd onderdeel van gesprek. Anno 2025 zijn de werkzaamheden voor de griffie en wensen/eisen voor wat betreft de ondersteuning van de raad aanzienlijk uitgebreid en is er een kwetsbare situatie in geval van (langdurige) uitval.

Sinds juni 2025 is de Werkgeverscommissie griffier weer actief en heeft in een aantal vergaderingen met de griffier, met ondersteuning van de HRM-medewerkster, de mogelijke oplossingen en verbeteringen doorgesproken. Ook is er door bureau Necker een rapport opgemaakt voor de werkgeverscommissie met advies over de minimale omvang en werkzaamheden van de griffie en enkele opties om hierin te kunnen voorzien. Gekeken naar de schaal en omvang van de gemeente zelf (kleine gemeente) zijn er twee opties, te weten uitbreiding van de griffie zelf (waarbij de griffie een organisatie wordt naast de bestaande organisatie, met o.a. werkgeverstaken etc.) of uitbreiding van de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie, waarbij ambtenaren meer taken van de griffie overnemen, en daarbij functioneel aangestuurd worden door griffier. Voor wat betreft de laatste optie is een voorwaarde dat er in de dienstverleningsovereenkomst tussen raad en college heldere afspraken, taken en instructies staan, om er voor te zorgen dat de taken goed uitgevoerd worden en daarbij de juiste prioriteit krijgen.

De werkgeverscommissie stelt nu voor, na diverse besprekingen met de griffier, secretaris-directeur, het doornemen van voor- en nadelen van de beide opties, verder te gaan met de optie tot uitbreiding van de ambtelijke ondersteuning, deze vast te leggen in een nieuwe dienstverleningsovereenkomst tussen Griffier en Secretaris- directeur, waarbij ook voorzien wordt in een achtervang voor de griffier bij uitval.

1/3

Dit ook met het oog op het komende jaar waarin er veel druk op de griffier ligt met de extra werkzaamheden voor de gemeenteraadsverkiezingen en de procedure voor een kroonbenoemde burgemeester. De uitbreiding van de ambtelijke ondersteuning kan op korte termijn gerealiseerd worden, en afgesproken is dit gedurende het jaar met de (nieuwe) werkgeverscommissie te monitoren en te evalueren met de werkgeverscommissie begin 2027. In afwachting van besluitvorming over dit voorstel zal er in een komende raadsvergadering een raadsvoorstel en – besluit geagendeerd worden over de aanwijzing en beëdiging van een locogriffier.

Beoogd effect Een goede en volwaardige ondersteuning te bieden aan de raad en griffier. Argumenten Zie de inleiding.

Kanttekeningen De overeenkomst voorziet in een ondersteuning van de griffier en biedt achtervang bij uitval in kortstondige situaties. Voor langdurige uitval zal gebruik gemaakt moeten worden van een ervaren (inhuur) interimgriffier.

Afstemming Afgestemd is met : - Griffier - Secretaris-directeur - Managementteam - College Vervolg Om zo snel mogelijk met de uitbreiding van de ondersteuning van de griffie verder te kunnen wordt voorgesteld een en ander te besluiten in de raadsvergadering van 16 februari a.s. (of 30 maart a.s.uiterlijk), zodat bij aanvang van het aantreden van de nieuwe raad (1 april a.s.) en een nieuwe werkgeverscommissie de gewenste ondersteuning ook formeel geregeld is. Zodra de besluiten uit dit voorstel zijn genomen, dan zullen er vervolg-besluiten woren genomen voor het aanwijzen van een loco-griffier. De instructie voor de secretaris-directeur, zal in een eerstvolgende aanpassing dienen te bevatten dat er een samenwerking moet zijn met de Griffier waarbij invulling gegeven dient te worden aan afspraken uit de dienstverleningsovereenkomst. Zo is de overeenkomst van beide zijden ‘geborgd’.

2/3

Bijlagen Bijlagen: Organisatieverordening Griffie 2026 Organisatieverordening van de Griffie 2011 Instructie van de Griffier 2026 Instructie van de Griffier 2020 Dienstverleningsovereenkomst Raad – College 2026 Dienstverleningsovereenkomst Raad – College 2019

3/3