Raadsvoorstel benoemen loco-griffiers

Voorstel van de werkgeverscommissie aan de raad Zaaknummer Vergaderdatum Organisatieonderdeel Portefeuillehouder

543364 13 april 2026 Griffie Tytsy Willemsma

Onderwerp Opvolging binnen de griffie en (her-) benoemen loco-griffier(s) Voorstel 1. Mw. M. Maring te benoemen als loco-griffier voor de raad van de gemeente Ameland conform de afspraken zoals die gemaakt zijn binnen de DVO Raad-College bij RB 16.02.26, getekend 17.02.26; 2. Mw. T. Toren, te (her-) benoemen als loco-griffier voor de raad van de gemeente Ameland, in navolging van het eerdere raadsbesluit van benoeming als loco-griffier van 18.05.2015.

Inleiding Het aanwijzen van een griffier voor de gemeenteraad, maar ook het regelen van de vervanging / waarneming van de griffier, is een taak/bevoegdheid van de gemeenteraad. Dit is geregeld in artikel 107 en 107d van de Gemeentewet. Vanwege de kwetsbaarheid van de éénmansfunctie van de griffier is het wenselijk dat de raad een besluit neemt over de vervanging van de griffier in verschillende situaties. Er kunnen verschillende vormen van vervanging zijn: 1. 2. 3.

Vervanging op korte termijn, incidenteel; Vervanging op langere termijn, of in meer specifiekere situaties, incidenteel; Vervanging in geval er sprake is van langere tijd van afwezigheid, structureel.

Ad. 1 Bij afwezigheid van de griffier, kort /incidenteel, waar het bijvoorbeeld gaat om kortdurende ziekte of korte afwezigheid, zal er een loco-griffier moeten zijn voor zover het zaken betreft, die geen uitstel dulden. Het gaat hier met name om lopende zaken, het voorbereiden en het bijwonen van raads- en commissievergaderingen, en de tekeningsbevoegdheid bij raadsbesluiten. Het betreft zoals gezegd kortdurende vervanging in de aangeven werkzaamheden. Ad. 2 Bij afwezigheid van de griffier, in situaties wanneer dit reeds langere tijd van tevoren bekend is (bijvoorbeeld vakantie), en/of in geval van meer specifiekere situaties, kan het wenselijk zijn (ook) een beroep te kunnen doen op een meer ervaren griffier, die als achtervang en vraagbaak kan fungeren, of de vergaderingen kan bijwonen waar onderwerpen behandeld worden die wat delicater zijn, en waarbij objectiviteit en onafhankelijkheid nodig zijn. Ad. 3 Mocht afwezigheid van de eigen griffier van de gemeente Ameland voor een langere tijd voorzien zijn, dan lukt het niet de vervanging op bovenstaande wijzen te regelen. Er zal dan een interim griffier gezocht moeten worden die tijdelijk de griffierstaken full-time overneemt.

1/3

In de lijn met het bovenstaande wil de werkgeverscommissie Griffier om te voorzien in de vervanging van de griffier het volgende aan de raad voorleggen: De werkgeverscommissie stelt hierbij voor : 1. Mw. M. Maring aan te wijzen als loco-griffier van de gemeenteraad van Ameland, waarbij opgemerkt wordt dat, op grond de dienstverleningsovereenkomst tussen Raad en College getekend d.d. 17-02-2026 , mw. Maring in dienst is en blijft van het College van B&W, echter dat zij voor 0.06 fte / 2 uur per week in praktijk werkzaam zal zijn voor de griffie, of voor zoveel als nodig is bij een incidentele vervanging; voor die uren zal zij functioneel aangestuurd wordt door de griffier. 2. De griffier van Schiermonnikoog, mw. T. Toren, opnieuw aan te wijzen als loco-griffier voor de gemeente Ameland, waarbij er een beroep op haar gedaan kan worden ingeval er (ruim) van te voren bekend is dat de griffier afwezig zal zijn, dan wel dat de loco-griffier (ad 1) verhinderd is. Ook kan de loco-griffier ad 1 gebruik maken van de kennis bij meer inhoudelijke onderwerpen. Mw. Toren is reeds eerder door de raad van de gemeente Ameland op 18 mei 2015 aangewezen als loco-griffier voor de gemeente Ameland, op incidentele basis. Onze griffier mw. Metz, is door de raad van de gemeente Schiermonnikoog aangewezen als 2e loco-griffier op incidentele basis.

Deze samenwerking van de beide griffies geeft een basis in de vervanging wederzijds en is juridisch geborgd (voor bijv. ondertekening besluiten e.d.). 3. Bij langdurige afwezigheid van de griffier op detacheringsbasis een interim-griffier aan te trekken bij de gerenomeerde bureaus, voor een full-time vervanging. 4. Bovengaande constructie te monitoren via de (nieuwe ) werkgeverscommissie en te evalueren eind 2026.

2/3

Beoogd effect Door het maken van afspraken binnen de DVO met het College (zie raad 16.02.2026) en formele (her-) benoemingen (door deze raad) wordt voorzien in een opvolging binnen de griffie. Hierdoor kan er in de diverse situaties geschakeld worden waarbij er waarneming van de griffier moet zijn. Het hangt van de situatie af (korte termijn/urgent of langere termijn/specifiek) én van de agenda’s van beide loco-griffiers af, wie wanneer ingeschakeld wordt. Hiervoor zullen binnen het team afspraken gemaakt worden. Voor de raad, dan wel de organisatie, is duidelijk dat er vervanging is. Door uitbreiding van het griffie-team zijn er tevens een sparringspartners voor de griffier. Argumenten De positie van de griffier zonder vervanging is kwetsbaar, en kan de raad direct in de voortgang van het besluitvormingsproces raken. De commissie is van mening dat niet afgewacht moet worden tot de situatie van vervanging zich voordoet, maar dat preventief een en ander geregeld moet zijn. Door continuering van de eerdere benoeming van mw. Toren, met de toevoeging van een deskundige vervanging vanuit het ambtelijk apparaat met mw. Maring, is daarin in ieder geval voor urgente en incidentele zaken voorzien.

Kanttekeningen Zowel mw. Toren als mw. Maring hebben een dienstverband bij een andere werkgever (respectievelijk gemeente Schiermonnikoog, en College van B&W Ameland). Ook zij zullen hierin te maken hebben met verlof, ziekte, drukte, privé-omstandigheden etc. . Door nu twee loco-griffiers te benoemen wordt voor zover mogelijk ook die kwetsbaarheid opgevangen. In het geval het nodig is zal de werkgeverscommissie gebruik maken van scenario 3, het benoemen van een interim-griffier. Afstemming Een en ander is afgestemd met het College van B&W.

Vervolg Na het raadsbesluit tot benoeming zullen de griffiers onderling afspraken maken. Mw. Toren is reeds middels de eed beëdigd in de raadsvergadering van 18.05.2015. De werkgever neemt de eed (of verklaring en belofte) af; omdat mw. Maring in dienst is en blijft van het college, en ten overstaan van de secretaris al de eed / verklaring en belofte heeft afgelegd, is het niet nodig dit nog een keer voor de raad te doen. Bijlagen

3/3