Raadsvoorstel archiefverordening 2025

Voorstel van het college aan de raad

Zaaknummer Vergaderdatum Organisatieonderdeel Portefeuillehouder

462726 26 mei 2025 Staf Leo Pieter Stoel

Onderwerp Archiefverordening Ameland 2025. Voorstel De archiefverordening Ameland 2025 vaststellen.

Inleiding Op grond van artikel 30 van de Archiefwet is de gemeenteraad verplicht een verordening over het archiefbeheer vast te stellen. U heeft voor het laatst op 27 juni 2016 een archiefverordening vastgesteld. In 2017 en in 2019 zijn door de VNG gewijzigde modelverordeningen en daaraan verbonden documenten (aanwijzingsbesluit en beheerregeling informatiebeheer) ter beschikking gesteld. De wijzigingen in de modelverordening moeten nog in de verordening van de gemeente Ameland worden doorgevoerd. Het college van burgemeester en wethouders heeft inmiddels een aanwijzingsbesluit 2025 en een beheerregeling informatiebeheer 2025 vastgesteld. In de loop van 2026 zal waarschijnlijk een nieuwe archiefwet in werking treden. Mogelijk moeten de archiefverordening en de beheerregeling dan opnieuw gewijzigd worden. In de archiefverordening Ameland 2025 zijn alle noodzakelijke wijzigingen doorgevoerd. Bepalingen die enkel herhaalden wat in landelijke regelgeving was geregeld zijn verwijderd. Bepalingen die niet in een verordening thuishoren zijn verwijderd en bepalingen waarin ontoelaatbaar werd afgeweken van landelijke regelgeving zijn ook geschrapt. De verordening sluit qua begrippen en uitgangspunten aan bij de Archiefwet.

Ook de opbouw van de verordening is aangepast waardoor duidelijker naar voren komt welke rol voor het college van B&W is weg gelegd en welke rol de gemeenteraad heeft. In deze nieuwe archiefverordening ligt de nadruk op de verbinding van het archiefbeleid met het informatiebeleid. De digitale ontwikkeling maakt het noodzakelijk om in de inrichting van de informatiehuishouding en bij de vorming van digitale archiefbescheiden reeds rekening te houden met duurzame toegankelijkheid. Daarom moet het archiefbeleid niet langer als losstaand van het informatiebeleid, maar daarmee geïntegreerd worden benaderd. Hiernaast is in de verordening aandacht besteed aan het zogenoemde horizontaal toezicht dat door de gemeenteraad wordt uitgeoefend. Verder is de optie verwerving en beheer van particuliere archieven in beeld gekomen en opgenomen in de verordening.

1/2

Beoogd effect Een actuele, juiste en volledige archiefverordening vaststellen die aansluit bij wet- en regelgeving en bij de lokale situatie. Argumenten 1.1

Op grond van de archiefwet moet de gemeenteraad een archiefverordening vaststellen

1.2

De archiefverordening 2016 is gedateerd en moet aangepast worden

Na 2016 zijn er twee wijzigingen in de modelverordening van de VNG doorgevoerd. Dat was in 2017 en in 2019. Deze zijn nu in de archiefverordening 2025 verwerkt. 1.3.

De archiefverordening 2025 sluit beter aan op wet- regelgeving, op de wettelijke taak – en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college en op de lokale situatie.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Afstemming Niet van toepassing.

Vervolg Na uw besluitvorming wordt de archiefverordening digitaal gepubliceerd.

Bijlagen Besluit gemeenteraad archiefverordening 2025.

2/2