Intentieverklaring besturenfusie, 15 maart 2022

Intentieverklaring

De besturen van -

De Vereniging ter bevordering van Christelijk Nationaal Onderwijs te Hollum, bevoegd gezag van de CBS Koningin Wilhelminaschoot te Hollum, en

-

Het Openbaar Primair Onderwijs Ameland (OPO Ameland), bevoegd gezag van OBS ‘t lenster te Ballum en OBS De Schakel te Hollum

verder te noemen: de schoolbesturen

Overwegende dat, • • •

• • • •

•

vanaf 2019 er verkennende gesprekken zijn gevoerd tussen de schoolbesturen gericht op samenwerking en versterkng van het basisonderwijs op West Ameland; aanleiding voor deze gesprekken o.a. was de verwachte dalng van het (toekomstige) aantal leerlingen op West Ameland door de vergrijzing van de bevolking (demografische krimp); in de gesprekken is geconcludeerd dat het belang van goed basisonderwijs op West Ameland een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Die verantwoordehjkheid richt zich op de continuïteit en de kwaliteit van het basisonderwijs op West Ameland; In 2020 een draagvlakonderzoek is uitgevoerd om te toetsen hoe belanghebbenden denken over de vorming van een bassschool op West-Ameland; de schoolbesturen zich op basis van de uitkomsten nader hebben beraden over te nemen vervolgstappen in het kader van de beoogde samenwerking; de schoolbesturen als passende vervolgstap zien om allereerst te streven naar een bestuurlijke krachtenbundeling van de bestaande drie basisscholen op West Ameland; De wenselijkheid van één schoolbestuur voor de bestaande drie basisscholen (een bestuurlijke fusie) past bij de uitgesproken gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de continuïteit en kwaliteit van het basisonderwijs op West Ameland; een bestuurlijke fusie als oprnaat wordt gezien naar een verdere samenwerking op çchooln ivea u.

Komen het volgende overeen: •

onderzoek te doen naar een niet-vrijblijvende samenwerking tussen het openbaar en het christelijk basisonderwijs op West Ameland in de vorm van een bestuurlijke fusie waarbij de bestaande drie scholen voor openbaar en christelijke onderwijs onder één bestuur (bevoegd gezag) komen en daartoe een haalbaarheidsonderzoek te starten;

1

•

•

•

• •

•

te onderzoeken wat de meerwaarde van het vormen van een schoolbestuur kan opleveren voor de kwaliteit van het onderwijs, het personeesbeleid, het financieel beleid en de bestuurlijke continuïteit. te onderzoeken welke meerwaarde een bestuurlijke fusie kan opleveren in de samenwerking met externe partijen als kinderopvang, BSO, SWAP (samenwerkende waddenscholen voor primair onderwijs), samenwerkingsverband passend onderwijs, algemeen directieoverleg (ADO), lokaal onderwijsoverleg (LOO) etc. te onderzoeken welke overige voor- en nadelen er kunnen zijn bij een bestuurlijke fusie, welke mogelijke risico’s hieraan verbonden zijn en hoe risico’s kunnen worden vermeden dan wel beheersbaar kunnen zijn; te onderzoeken in welk tijdstraject de samenwerking verder kan worden geïntensiveerd en welke stappen wanneer nodig zijn in de besluitvorming over een bestuurlijke fusie; de beoogde bestuurlijke samenwerking te realiseren met inachtneming van een zorgvuldig besluitvormingstraject waarbij interne beianghebbenden worden geraadpleegd, wordt gewerkt aan een breed draagvlak onder belanghebbenden, en rekening wordt gehouden met de wettelijke bevoegdheden van onder meer de betrokken medezeggenschapsorganen; de intentieverklaring voor te leggen ter goedkeuring aan de interne toezichthouders van beide schoolbesturen en te bespreken met cle betrokken medezeggenschapsraden;

Besluiten tot:

• •

• •

•

•

•

het instellen van een stuurgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de beide schoolbesturen/directies; stuurgroep te belasten met de taak onderzoek te doen naar de haalbaarheid van een bestuurlijke fusie en hierover voorstellen te doen en te rapporteren aan de beide schoolbesturen ter verdere besluitvorming en hierbij de medezeggenschapsorganen te betrekken; het betrekken van de schoofteams van beide schoolbesturen bij dit traject, gericht op het realiseren van een breed draagvlak voor de beoogde bestuurlijke fusie; het aanstellen van een externe procesbegeleider/projectleider (zijnde heer Harry Nijkamp van Het Governance Bureau)die de stuurgroep ondersteunt, helpt bij het opstellen van nadere voorstellen en uitwerkingen bij de beoogde bestuurlijke krachtenbundeling, de procesplanning bewaakt en de besluitvorming ondersteunt conform Wet- en regelgeving inclusief de rol van de medezeggenschap; het akkorderen van het door de externe procesbegeleider opgestelde Plan van aanpak waarin onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende fasen van het samenwerkingsproces, zie Bijlage 1; het hanteren van de mijlpalen in het Plan van aanpak waarbij zo mogelijk per 1 januari 2023 cle bestuurlijke fusie gerealiseerd wordt; Het verdelen van de projectkosten op evenredige wijze, dat wil zeggen 50/50; Het elkaar over en weer informeren over relevante ontwikkelingen in de eigen

organisatie die invloed kunnen hebben op de beoogde samenwerking en in dat kader geen besluiten te nemen zonder wederzijds overleg en afstemming.

2

Aldus opgemaakt te Ballum d.d. 15 maart 2022

Ondertekening:

Namens het Openbaar Primair Onderwijs Ameland (OPO Ameland), (handtekening)

Mevrouw T. Stoker, voorzitter bestuurscommissie

-

-

Namens de Vereniging ter bevordering van Christelijk Nationaal Onderwijs, (handtekening)

De heer S. Winia, voorzitter bestuur.

/

3

Bijlage 1 Plan van aanpak besturenfusie openbaar en pc onderwijs Ameland

1. Voorbereidingsfase (oktober

—

februari 2022)

In deze fase wordt door Aldert Hoksbergen van Het Governance Bureau een kennismakingsbijeenkomst gehouden met de beide schoolbesturen waarin het voorgestelde traject wordt besproken en toegelicht. Verder wordt, in samenwerking met de beide schoolbesturen, een intentieverklaring opgesteld waarin de overwegingen worden opgenomen om een haalbaarheidsonderzoek in te stellen naar een bestuurlijke fuse tussen beide schoolbesturen. De opgestelde intentieverklaring wordt besproken in een gezamen’ijk overleg met de beide schoolbesturen, Dit overleg is tevens het startoverleg voor het proces. De bestuurscommissie informeert de gemeenteraad van de gemeente Ameland hierover. De intentieverklaring wordt besproken met de betrokken medezeggenschapsraden (de GMR van OPO-Ameland en de MR van de Koningin Wilhelminaschool).

2. Kennismakings- en onderzoeksfase ( maart juli 2022) -

Een bestuurlijke fusie kan alleen succesvol zijn als er een gezamenlijk perspectief en enthousiasme is met een groot draagvlak bij alle geledingen: besturen, schoolteams en de medezeggenschapsraden. Er wordt in het plan van aanpak daarom ngezet op nadere kennsmaking, betrokkenheid en overleg met deze gremia. In deze fase wordt op diverse niveaus met elkaar kennis gemaakt. De besturen hebben elkaar al een paar keer ontmoet, maar de schoolteams van beide schoolbesturen niet. Er wordt (zodra corona dat weer toestaat) tijd ingepland voor wederzijdse kennismaking tussen de schoolteams. Naast ruimte voor informele ontmoeting is er ook gelegenheid voor presentatie door elk schoolteam (waar staat de school voor, waar ben je trots op etc. Leerkrachten worden uitgenodigd om mee te denken in de werkgroep onderwijs of op een onderdeel advies te geven als het gaat om onderwijsvisie, kwaliteit onderwijs, samenwerking tussen schoolteams etc. Er worden ook meerdere sessies met de beide schoolbesturen ingepland om de voortgang met elkaar te bespreken en ‘de vinger aan de pols’ te houden gezamenlijk. De niedezeggenschapsraden van de beide schoolbesturen worden vanaf het begin van het traject hierbij betrokken. Er vindt een informatieve bijeenkomst plaats aan het begin van het traject, waarbij ook wordt uitgelegd wat de rol van de medezeggenschapsraden in dit traject is.

Ook wordt input en reactie gevraagd op de plannen en gestuurd op actieve betrokkenheid van de medezeggenscha psraden. In de onderzoeksfase is de stuurgroep niet de externe projectleider Harry Nijkamp aan zet om het haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. De stuurgroep kan daarbij werkgroepen instellen die op thema’s onderwerpen verder uitzoeken. Gedacht wordt hierbij aan een: -

Werkgroep personeel (werkgelegenheid, professionalisering, rechtspositie etc.)

4

-

Werkgroep financiën (boekenonderzoek, begroting, kengetallen, keuze administratiekantoor etc.). Werkgroep onderwijs (onderwijsvisie en missie, kwaliteit onderwijs, samenwerking teams etc.)

De commissie financien heeft tevens enkele specifieke opdrachten. Onderzocht moet worden hoe de ontvlechting van de financiën bij OPO-Ameland kan plaatsvinden (de begroting van de bestuurscommissie is nu nog onderdeel van de gemeentebegroting); reserves die toebehoren aan het openbaar onderwijs dienen mee over te gaan naar de nieuw op te richten stichting. Ook moet worden bepaald hoe om te gaan met de inzet van medewerkers van de gemeente Ameland die werkzaamheden verrichten voor de bestuurscommissie. De stuurgroep fungeert zelf als werkgroep bestuurlijke inrichting. In die hoedanigheid zal de stuurgroep onderzoek doen naar de bestuurlijke aansturing en inrichting (stichting, intern toezicht, bestuur en schoolmanagement etc.). Het Governance Bureau ondersteunt de stuurgroep met het opstellen van de verplichte fusie-effectrapportage (FER) en concept statuten voor de nieuwe stichting die zowel openbaar als christelijk primair onderwijs moet gaan bieden (de Wet stelt specifieke eisen aan een samenwerkingsbestuur).

3. Besluitfase (augustus oktober 2022) -

De stuurgroep stelt een fusierapport op met de fusie-effectrapportage waarbij ook de concept statuten voor de nieuwe stichting worden bijgevoegd. Deze rapportage wordt aangeboden aan de beide schoolbesturen ter besluitvorming. Er vindt ook een presentatie plaats aan de schoolteams en de medezeggenschapsraden van de beide schoolbesturen. De beide schoolbesturen overleggen intern en nemen een voorgenomen besluit tot bestuurlijke fusie op basis van de fusie-rapportage. Vervolgens leggen zij de rapportage voor ter instemming aan de GMR van OPOAmeland en de MR van de Koningin Wilhelminaschool. Er dient ook een ouderraadpieging plaats te vinden bij de drie scholen over het voorstel tot fusie; gebruikelijk is dat de betrokken medezeggenschapsorganen dit uitvoeren voordat zij een standpunt innemen over de besturenfusie. Na de verkregen instemming legt OPO-Ameland het voorstel tot verzelfstandiging van het openbaar primair onderwijs voor ter goedkeuring aan de gemeenteraad. Tevens dient het College van B&W van de gemeente Ameland een advies te geven over de fusie-effectrapportage. De fusie effectrapportage moet namelijk aan OCW (DUO) worden aangeboden aan onderdeel daarvan moet o.a. het advies van het college van B&W zijn. 4. Implementatiefase (november

—

december 2022)

In deze fase worden alle voorbereidingen getroffen om de fusie op 1januari 2023 te real seren. In deze fase wordt ook de notaris betrokken om de oprichting van de nieuwe stichting mogelijk te maken. Het integreren van bv de financiële en personele administratie en eventuele migratie van personele gegevens naar een adrriinistratiekantoor hoort hiertoe. Ook de bemensing van de nieuwe raad van toezicht en het bestuur van de nieuwe stchtng moet geregeld worden. Er zal een nieuw managementstatuut moeten worden opgesteld om de relatie tussen het bestuur van de stichting en de schooldirecties van de drie scholen te regelen. Het Governance Bureau ondersteunt de stuurgroep hierbij, zowel ten aanzien van benodigde documenten als het proces hierbij.

S

Tijdpad en communicatie Bij elke fase is indicatief een tijdpad aangegeven. De ervaring leert dat het goed is om hierbij enige flexibihteit in te bouwen, zorgvuldigheid gaat voor snelheid, De inzet is om de bestuurlijke fusie per 1 januari 2023 te realiseren. Een besturenfusie realiseren inclusief alle actoren die hierbij betrokken zijn (besturen, toezichthouders, medezeggenschap, schoolleiders, gemeente) kost tijd. Tegelijk is betrokkenheid nodig om eigenaarschap en draagvlak te verkrijgen. Dit vergt een goede communicatie met iedereen die bij dit proces is betrokken. Het Governance Bureau zal daarom bij de start van het proces een Communicatieplan opstellen, waarbij bij elke ‘partij’ wordt aangegeven welke communicatie van belang is en hoe er wordt gecommuriiceerd. Communicatie is tweezijdig, het is belangrijk dat ook wensen en behoeften worden opgehaald en meegenomen in het proces, gericht op het vormen van een zo groot mogelijk draagvlak. Wij zullen de stuurgroep ook ondersteunen bij het opstellen van tussentijdse nieuwsberichten en waar nodig bijspringen in de communicatie met bijvoorbeeld de medezeggenschap s rade n.

Rol en taken projectleiding Aldert Hoksbergen is verantwoordelijk voor de algemene procesbewaking:

-

Verzorgen kennismaking en begeleiding in de startfase van het proces (naar interitieverkla ring); Het bewaken van de procesvoortgang (periodiek de ‘peilstok’ erin steken en de beide schoolbesturen bevragen over ‘hoe zij erin zitten’). Eindverantwoordelijk voor de inzet en begeleiding van het Governance Bureau.

Harry Nijkamp zal als projectleider verantwoordelijk zijn voor: -

-

-

-

-

Ondersteuning en begeleiding stuurgroep; Bewaken voortgang proces. tijdpad en aansturing evt werkgroepen; Opstellen als eindredacteur van fusierapport en FER met bijlagen; Fungeren als ‘smeerolie’ tussen de verschillende actoren en waar nodig overleg voeren met actoren als medezeggenschap en gemeente. Overige werkzaamheden in opdracht van de stuurgroep

6