advies auditcommissie Jaarstukken 2023 gemeente Ameland voor raad 24 juni

Audit commissie gemeente Ameland

Advies en aanbevelingen Auditcommissie Jaarstukken 2023 gemeente Ameland Geachte raad- en commissieleden, Op dinsdag 28 mei 2024 heeft de Auditcommissie de jaarstukken van de gemeente Ameland besproken. Deze zijn het jaarverslag en de jaarrekening 2023 met de bijbehorende onderdelen. Allereerst complimenteert de auditcommissie het college van B&W en de ambtelijke organisatie met het behalen van een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. Dit is geen sinecure in het licht van personeelskrapte bij de afdeling Financiën en de steeds toenemende druk op het ambtelijk apparaat van Ameland. Aandachtspunt blijft de wijze van verantwoording over de realisatie van beoogde doelen en doelstellingen over 2023. De auditcommissie mist wederom in de jaarstukken, met name het jaarverslag , de mate waarin de gemeente Ameland de beoogde maatschappelijke effecten heeft bereikt, dan wel op koers ligt als het gaat om het bereiken van deze effecten. De auditcommissie merkt wederom op dat dit de kader-stellende en controlerende taak van de gemeenteraad zou versterken. Hier ligt nog werk aan de winkel. Dit opgemerkt te hebben wil de auditcommissie in het licht van verwachtingsmanagement eveneens opmerken het rapporteren op effecten geen doel op zich mag zijn en niet alle beleidsdoelen zich lenen om geconcretiseerd te worden.

De auditcommissie vindt het een goede zaak dat het college met de raadsleden van de auditcommissie een sessie gaat beleggen om een onderdeel van de begroting SMART uit te werken. Dit zou een mooie ervaring zijn en kunnen gelden als opmaat om belangrijke onderdelen van de begroting systematischer van kritische prestatie-indicatoren te voorzien. Al eerder heeft de auditcommissie opmerkingen gemaakt over de hoge ambities van de gemeente en de beschikbare ambtelijke capaciteit voor uitvoering en regie. Op basis van de jaardocumenten 2023 constateert de auditcommissie dat dit risico toenemend is. Het vinden van goed en geschikt personeel is voor iedere gemeente en organisatie een uitdaging. Vissen in de zelfde vijver met een afnemend visbestand maakt de prijs van vis op de markt schaarser en duurder. De auditcommissie vraagt nadrukkelijk de aandacht voor een goede balans tussen ambities en het draagvermogen van de gemeentelijke organisatie in het licht van het vorengenoemde. Tot slot De auditcommissie constateert dat het college en de ambtelijke organisatie nadrukkelijk aandacht besteden om de gemeenteraad van Ameland goed te bedienen in haar kader-stellende en controleerde taak. De jaardocumenten zijn transparant. Dat nog een slag moet worden gemaakt om beleidsdoelen smarter te formuleren is evident.

De auditcommissie vindt dat dit naast een projectmatige aanpak vooral ook een proces moet zijn dat zich evolutionair ontvouwt. Daarom is het een goede zaak dat het college met een aantal leden van de auditcommissie een vingeroefening doet. Naar aanleiding van deze oefening kan een plan van aanpak worden opgesteld over het concretiseren van beleidsdoelen in de begroting.

1

Voorst wil de auditcommissie opmerken dat de kans aanwezig is dat getekende stukken door de accountant wellicht later binnenkomen dan het moment van de bespreking en vaststellen van de jaarstukken in de gemeenteraad. De accountant heeft in de auditcommissie bevestigt dat de gemeente Ameland een goedkeurende verklaring krijgt voor rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening. De auditcommissie ziet hiermee geen belemmering voor de bespreking en vaststellen van de jaardocumenten in de gemeenteraad.

Voorstel: De Auditcommissie van de gemeente Ameland stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. De jaarstukken 2023 met bijbehorende bijlagen conform het voorstel van het college vast te stellen; 2. Het College te verzoeken realistischer te begroten waarbij ambities worden gematcht met het draagvermogen van de ambtelijke organisatie; 3. Het college te verzoeken een plan van aanpak aan de raad voor te leggen over het concretiseren van onderdelen van begrotingsdoelen voor de begroting 2026.

Namens de Auditcommissie,

Mohn Baldew, voorzitter Jacqueline Metz, ambtelijk secretaris

2