A3 Bijlage 2 Jaarstukken FUMO 2021.pdf

Jaarstukken 2021

Pagina 1 van 67 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Inhoudsopgave 1

Inleiding ......................................................................................................................... 3

2

Bestuurlijke samenvatting............................................................................................ 4

2.1

Projectenportefeuille........................................................................................................ 4

2.2

Impact corona ................................................................................................................. 5

2.3

In verbinding .................................................................................................................... 5

2.4

Productie ......................................................................................................................... 5

2.5

Personeelsinzet ............................................................................................................... 6

2.6

Financieel resultaat ......................................................................................................... 7

3

Programma’s ................................................................................................................. 9

3.1

Algemene ontwikkelingen................................................................................................ 9

3.2

Programma Toetsing en Vergunningverlening .............................................................. 16

3.3

Programma Toezicht en Handhaving ............................................................................ 18

3.4

Programma Specialistisch Advies ................................................................................. 23

4

Programma bedrijfsvoering (incl. management) ...................................................... 26

4.1

Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt ....................................................... 26

4.2

Baten en lasten programma Bedrijfsvoering ................................................................. 29

4.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen ......................................................................... 31

5

Paragrafen ................................................................................................................... 32

5.1

Bedrijfsvoering .............................................................................................................. 32

5.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................... 32

5.3

Financiering................................................................................................................... 33

6

Jaarrekening 2021 ....................................................................................................... 35

6.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ...................................................... 35

6.2

Balans per 31 december 2021 ...................................................................................... 38

6.3

Toelichting op de balans ............................................................................................... 39

6.4

Het overzicht van baten en lasten over het begrotingsjaar 2021 ................................... 47

6.5

Toelichting op het overzicht van baten en lasten .......................................................... 48

6.6

Vermogensmutaties ...................................................................................................... 57

6.7

Overige gegevens ......................................................................................................... 58

Bijlage I: Risicoanalyse ........................................................................................................................ 62 Bijlage II: Overzicht taakvelden ........................................................................................................... 64 Bijlage III: Totaalbeeld kwaliteitscriteria ............................................................................................. 65

Pagina 2 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

1 Inleiding Voor u liggen de jaarstukken over het jaar 2021. De jaarstukken vormen het sluitstuk van de planning- en control cyclus over het afgelopen jaar. Met deze jaarstukken bieden wij u inzicht in de ontwikkelingen en resultaten over het afgelopen jaar, zowel inhoudelijk als financieel. Leeswijzer Deze jaarstukken geven inzicht in de voortgang en het realiseren van doelen en prestaties uit de programmabegroting 2021. In de jaarstukken zijn het jaarverslag en de jaarrekening opgenomen. Hierbij is de indeling van de begroting 2021 gevolgd. In de tabellen zijn de cijfers over het jaar 2021 opgenomen. De lasten en de baten zijn gepresenteerd als positieve bedragen in hele euro’s, voor zover in de betreffende tabel niet anders is aangegeven. De jaarstukken zijn opgesteld naar de eisen die het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) daaraan stelt. Hoofdstuk 2 bevat de bestuurlijke samenvatting met daarin de belangrijkste ontwikkelingen en resultaten uit de jaarstukken 2021. In hoofdstuk 3 worden de programma’s van het primaire proces toegelicht. Na een algemeen deel komen achtereenvolgens de programma’s Toetsing en Vergunningverlening (TV), Toezicht en Handhaving (TH) en Specialistisch Advies (SPA) aan de orde. In hoofdstuk 4 is het programma Bedrijfsvoering opgenomen, inclusief management.

Hoofdstuk 5 gaat in op de volgens het BBV verplichte en voor de FUMO relevante paragrafen, te weten: Bedrijfsvoering (5.1), Weerstandsvermogen en risicobeheersing (5.2) en Financiering (5.3). Hoofdstuk 6 bevat de jaarrekening 2021 met daarin de waarderingsgrondslagen, de balans per 31 december 2021 en het overzicht van baten en lasten. Tevens is in hoofdstuk 6 de aanvullende (o.a. de wettelijke verplichte) informatie opgenomen.

Pagina 3 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

2

Bestuurlijke samenvatting

2.1

Projectenportefeuille

In de afgelopen jaren hebben we met elkaar, de deelnemers en de FUMO, grote stappen gezet in het op orde brengen van de basis van de FUMO. De implementatie en borging van de projecten/afspraken/wensen uit met name FUMO 2.0 (hierna projecten genoemd) vraagt tijd, sturing en budget. Dit maakt dat de FUMO begin 2021 een heroriëntatie heeft uitgevoerd op de projectenportefeuille. De herziene projectplanning is vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de FUMO op 1 april 2021. In navolging op deze projectplanning zijn in 2021 de wettelijk verplichte projecten opgepakt. Het betreft onder andere de uitvoering van de taken conform de zogenoemde Big-8 cyclus. Deze cyclus is in 2021 uitgevoerd in relatie tot het Fryslânbreed uitvoeringsprogramma. Daarnaast is voor het eerst een jaarprogramma opgesteld (het jaarprogramma VTH1 Fryslân 2022 voor de basistaken) op basis van het in 2021 door alle bevoegd gezagen vastgestelde VTH-beleid Fryslân voor de basistaken, inclusief de bijbehorende risicoanalyse. Uiteraard heeft de FUMO zich ook volop bezig gehouden met de voorbereidingen op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. De datum van inwerkingtreding is inmiddels opnieuw uitgesteld tot 1 januari 2023. Dit betekent echter niet dat we het rustiger aan kunnen doen.

De FUMO heeft zorgen over de tijdige implementatie van de acties die uitgevoerd moeten zijn voor de inwerkingtredingsdatum. In 2021 heeft de FUMO via diverse gremia haar zorgen hieromtrent bekend gemaakt aan haar deelnemers en opdrachtgevers. Positief is de verbeterde samenwerking binnen de overkoepelende gremia zoals de DFA2 en de VTH managers. Ter implementatie van de besluiten die op 10 december 2020 zijn genomen door het algemeen bestuur zijn verschillende acties ondernomen binnen diverse projecten. Zo is gewerkt aan het verbeteren van Leef en aan de aanpassing van de werkprocessen. Ook is met een afvaardiging van deelnemers gewerkt aan een uniform mandaat. Dit niet alleen in het kader van het vastgestelde sturings- en financieringsmodel, maar ook met het oog op de aanstaande inwerkingtreding van de Omgevingswet. Er is hard gewerkt aan de randvoorwaarden om met ingang van 1 januari 2022 producten te kunnen leveren binnen de kengetallen uit de PDC FUMO. We zijn er alleen nog niet. Eind 2021 wordt nog niet alle randvoorwaarden voor het werken op met kengetallen voldaan. We doen ons uiterste best om een en ander zo spoedig mogelijk te realiseren. Ter implementatie van het op 10 december 2020 vastgestelde nieuwe governance-model waren begin 2021 de acties primair gericht op operationele zaken, c.q.

de inrichting en het werkend krijgen van de governance structuur op ambtelijk niveau. Eind 2021 is de tussenstand opgemaakt. Hieruit is gebleken dat er belangrijke stappen zijn gezet, in het bijzonder ten behoeve van het AB en in het vertrouwen tussen deelnemers onderling en tussen de deelnemers en de FUMO. Ook projecten in het kader van de organisatieontwikkeling zijn in 2021 opgepakt. Zo zijn verschillende resultaten behaald binnen het project Ten Have, waaronder het inrichten van de accountteams. Ook op het gebied van ICT en HRM zijn stappen gemaakt in de vorm van bijvoorbeeld een aangepast

1 VTH staat voor Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving 2 De Friese Aanpak

Pagina 4 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

functieboek HR21. Daarnaast is er een Document Management Systeem (DMS) geïntroduceerd voor de interne bedrijfsvoering en informatievoorziening.

2.2

Impact corona

Ook in 2021 heeft corona invloed gehad op de bedrijfsvoering van de FUMO. Zo zijn de landelijke maatregelen vertaald naar de FUMO wat onder andere betekende dat de medewerkers in 2021 grotendeels thuis gewerkt hebben. Binnen de beperkende maatregelen was de inzet erop gericht de taakuitvoering zo goed mogelijk doorgang te laten vinden. De veiligheid en gezondheid van medewerkers staan voorop. Mede als gevolg van corona en de versoepelingen aan het eind van 2021 was toen sprake van een lichte stijging van het ziekteverzuim. Het effect van corona op de financiën van de FUMO is zeer beperkt.

2.3

In verbinding

De FUMO steekt veel energie in het beter in verbinding zijn met haar deelnemers. “In verbinding zijn” kan alleen wederzijds en vraagt aandacht en inspanning van alle betrokkenen. Van de deelnemers en binnen de FUMO-organisatie. Van bestuurders, managers en medewerkers. En op allerlei manieren. De nieuwe governance-structuur en de inrichting van accountteams vanuit het project Ten Have leveren hierin een waardevolle bijdrage. Verbinding is ook gerealiseerd door het bestuur frequent op de hoogte te houden van de voortgang van de implementatie Omgevingswet, routekaart Leef en de governance. Ook was de FUMO op eigen initiatief bij veel gemeenteraden aanwezig om een toelichting te geven op de ontwerpbegroting 2022 (die voor eerst was gebaseerd op nieuw sturings- en financieringsmodel FUMO) en over het advies van de FUMO om de GR FUMO aan te passen. Voor deze wijziging hadden de bevoegd gezagen (colleges, staten en DB Wetterskip Fryslân) instemming nodig van hun raden en algemeen bestuur. Ook zijn verschillende projecten tot stand gekomen na (intensief) overleg en afstemming tussen de deelnemers en de FUMO.

2.4

Productie

Vergunningverlening (inrichting gebonden) Over 2021 is 117% van de begrote uren voor inrichting gebonden basistaken vergunningverlening besteed. Vergunningverlening is een vraaggestuurd product en daardoor is sturing beperkt mogelijk. De verschillen in uitnutting van de uren tussen de deelnemers zijn groot en variëren tussen de 5% en 253%. Basistaken worden in het huidige financieringsmodel niet afgerekend. De overschrijding leidt dus niet direct tot extra kosten voor de deelnemers. Wel leidt dit tot extra personeelsinzet, en dus hogere kosten voor de FUMO. Toezicht (inrichting gebonden) Van de inrichting gebonden basistaken op het gebied van toezicht is 101% van de begrote uren besteed. Er zijn 730 reguliere controles uitgevoerd. Dit is 98% van het afgesproken aantal voor 2021. Overig Over het Friesland Brede uitvoeringsprogramma (Fbup) wordt in een separate rapportage verantwoording afgelegd. De urenbesteding ligt met 101% in lijn met de begroting. De besteding van de plusuren is licht achtergebleven op de begroting. Dit komt met name door een onderbesteding op het gebied van externe veiligheid. In 2021 zijn de deelnemers hier tussentijds van op de hoogte gesteld. Pagina 5 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Voor asbesttaken geldt dat er sprake is van een onderschrijding van de uren. Het aantal begrote meldingen was hoger dan het werkelijk aantal meldingen. In de begroting 2022 is rekening gehouden met de werkelijke aantallen, op basis van ervaringscijfers van 2020 en de eerste maanden van 2021. Voor de werkzaamheden op het gebied van Bbk 3 worden de uren fors overschreden. Het werkelijk aantal meldingen ligt hoger dan begroot en de kentallen zijn niet toereikend om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dit wordt meegenomen in de besluitvorming over de in 2021 uitgevoerde interne evaluatie van de asbest- en bodemtaken, die voor 2022 op de planning staat. Voor meer detailinformatie over de productie wordt verwezen naar de toelichting op de programma’s in hoofdstuk 3.

2.5

Personeelsinzet

In onderstaande tabel worden de belangrijkste kengetallen met betrekking tot de personeelsinzet van het primaire proces weergegeven.

Formatieve bezetting (gemiddeld) (fte) Aantal productieve uren per fte Ziekteverzuim* Flexibele schil

Realisatie Begroting Realisatie Realisatie Realisatie 2021 2021 2020 2019 2018 123,0 112,5 127,0 104,0 103,0 1.339 1.360 1.264 1.267 1.242 5,4% 5,0% 4,2% 5,7% 6,4% 20,4% 15,0% 18,1% 16,4%

*Dit betreft het ziekteverzuim van de medewerkers in loondienst van de FUMO

De bezetting lag in 2021 ruim 10 fte hoger dan begroot. Dit komt doordat er aanvullende werkzaamheden zijn uitgevoerd. Dit betreft bijvoorbeeld het afhandelen van meer meldingen Bbk dan begroot, maar ook het uitvoeren van extra opdrachten die door deelnemers aan de FUMO zijn verstrekt. Voorbeelden van extra opdrachten zijn opdrachten in het kader van de Wet Natuurbescherming en incidentele opdrachten voor het actualiseren van vergunningen voor aandachtsbedrijven in bepaalde gemeenten. Ook de inzet op projecten zorgt voor een hogere bezetting. De dekking voor deze inzet komt uit het projectenbudget. De productiviteit vertoont een stijgende lijn. Sinds 2018 is de productiviteit per fte ca 100 uren gestegen. Over 2021 is de gerealiseerde productiviteit 1.339 uur/fte. Dit is 21 uur lager dan de begrotingsnorm van 1.360. Het effect van improductiviteit door de van Rijkswege afgekondigde corona-maatregelen was 10 uur per fte. De productiviteitsnorm is in 2021 verhoogd van 1.320 naar 1.360 uur per fte. De achterliggende gedachte hierbij was dat de nieuwe organisatiestructuur, waarbij teamleiders een belangrijk rol spelen in de aansturing van de teams in het primaire proces, een positief effect zou hebben op de productiviteit. Dit effect is ook opgetreden, maar nog net niet voldoende om aan de norm te voldoen.

Omdat de teamleiders vanaf de zomervakantie van 2021 in positie waren, is dit effect op 2021 nog niet volledig zichtbaar. De verwachting van de FUMO is dat over 2022 de norm van 1.360 uur per fte nog dichter benaderd zal gaan worden. Na periodes van daling, is het ziekteverzuim in 2021 met 1.2% gestegen tot 5.4%. De stijging van het verzuim wordt veroorzaakt door een stijging van het langdurig verzuim, als gevolg van (ernstig) zieke medewerkers. Dit type ziekteverzuim is beperkt beïnvloedbaar.

3 Besluit Bodemkwaliteit

Pagina 6 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

De flexibele schil bedroeg gemiddeld 20.4% in 2021. Dit is hoger dan de begrotingsnorm van 15%. De afgelopen jaren is de flexibele schil steeds gestegen. De oorzaak hiervoor is de krappe arbeidsmarkt. In hoofdstuk 3 wordt dit nader toegelicht in de paragraaf personeelsinzet en arbeidsmarktbenadering.

Figuur 1: Ontwikkeling productiviteit

Figuur 2: Ontwikkeling ziekteverzuim

Figuur 3: Flexibele schil FUMO 2021

2.6

Financieel resultaat

Het jaar 2021 is afgesloten met een positief resultaat van € 121.000. Dit resultaat komt op hoofdlijnen als volgt tot stand.

Omschrijving Extra inkomsten uit aanvullende opdrachten Compensatie personeelsinzet uit projectenbudget Lagere reiskosten woon-werk Lagere outplacemenentkosten Lagere scholingskosten Lagere kapitaallasten Overig Hogere personeelskosten Totaal voorlopige jaarstukken

Pagina 7 van 67

Bedrag Voor/ nadeel € 562.000 Voordeel € 205.000 Voordeel € 150.000 Voordeel € 115.000 Voordeel € 105.000 Voordeel € 58.000 Voordeel -€ 114.000 Nadeel -€ 960.000 Nadeel € 121.000 Voordeel

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

•

• • • • •

•

•

•

Er is voor € 562.000 aan hogere inkomsten uit deelnemersbijdragen gerealiseerd dan begroot. Deze inkomsten hebben enerzijds betrekking op extra opdrachten die de FUMO heeft gekregen. Anderzijds zijn hierin ook de afrekeningen van plustaken, asbest en Bbk meegenomen. De personeelsinzet op projecten wordt gedekt uit het projectenbudget. In 2021 betreft dit ruim 2.400 uur, wat overeenkomt met een bedrag van € 205.000. Vanwege het thuiswerken als gevolg van de corona-maatregelen is de reiskostenvergoeding woon-werk in 2021 fors lager dan begroot. Dit leidt tot een onderbesteding van € 150.000. De FUMO beschikt over een outplacementbudget van € 200.000. Dit is niet volledig aangesproken in 2021, wat leidt tot een onderbesteding van € 115.000. Vanwege corona zijn scholingen uitgesteld. Hierdoor is het scholingsbudget niet volledig benut. Dit heeft geleid tot een onderbesteding van € 105.000. In de begroting was rekening gehouden met kapitaallasten als gevolg van de investering in de verbouwing in het pand van de FUMO. Omdat deze investering later is afgerond dan oorspronkelijk was gepland, starten de afschrijvingen in 2022 in plaats van in 2021. Dit heeft geleid tot een onderbesteding van € 58.000. Onder overig valt het saldo van alle overige begrotingsposten, zoals wagenpark, ICT, huisvesting en overige bedrijfskosten.

Op deze posten is per saldo sprake van een overschrijding van € 25.000. De kosten worden voor € 89.000 overschreden als gevolg kosten die direct doorbelast worden aan de deelnemers, zoals de kosten voor het bodeminformatiesysteem Nazca. Deze zijn bij de extra inkomsten als opbrengst verantwoord. Per saldo is dit budget-neutraal. De personeelskosten zijn € 960.000 hoger dan begroot. Hieronder vallen zowel de kosten voor extern als vast personeel. Er zijn drie belangrijke oorzaken voor de hogere kosten. Ten eerste zijn er meer uren voor deelnemers gemaakt. De kosten die hiermee samenhangen (ca € 550.000) worden gedekt uit aanvullende inkomsten. Ten tweede zijn er projecturen gemaakt. De kosten die hiermee samenhangen (ca € 140.000) zijn gedekt uit het projectenbudget. Als laatste was de flexibele schil hoger dan begroot (ca € 200.000). De kosten van extern personeel liggen hoger dan de kosten van vast personeel. Het effect van overige oorzaken is ca € 70.000. Samenvattend kan gesteld worden dat de hogere personeelskosten voor meer dan driekwart gedekt worden uit (aanvullende) inkomsten.

In de toelichting op de programma’s (hoofdstuk 3 en 4) en in de toelichting op de staat van baten en lasten (hoofdstuk 6) wordt het resultaat nader toegelicht.

Pagina 8 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

3

Programma’s

In paragraaf 3.1 wordt nader ingegaan op wat in 2021 is bereikt door de FUMO ten aanzien van de algemene ontwikkelingen als benoemd in de begroting 2021 en de projectplanning. Aangevuld met de algemene resultaten op het gebied van formatie en productiviteit en de flexibele schil van de FUMO. In paragraaf 3.2 en verder wordt per programma4 verantwoording afgelegd. Hierbij worden de doelstellingen die per programma zijn opgenomen in de begroting 2021 als leidraad gehanteerd.

3.1

Algemene ontwikkelingen

Organisatieontwikkeling Begin 2021 zijn drie nieuwe afdelingshoofden gestart bij de FUMO. Dit ligt in lijn met het nieuwe organisatiemodel dat in 2020 tot stand gekomen is. Formeel is dit bekrachtigd middels de begrotingswijziging in de vergadering van het algemeen bestuur van de FUMO van 10 december 2020. Dit betekent dat het volledige MT vanaf 2021 bestaat uit vaste medewerkers. Er is veel tijd gestoken in een management development programma. De nieuwe afdelingshoofden zijn in het tweede kwartaal van 2021 gestart met het werven van teamleiders. Alle posities van teamleiders zijn per half september 2021 ingevuld. Deze invulling is deels gerealiseerd door interne medewerkers door te laten groeien in de functie van teamleider en deels vanuit reacties op extern uitgezette vacatures. Door het aanstellen van de teamleiders is meer een directe lijn tussen medewerkers en leidinggevenden gerealiseerd. De effecten van deze managementlaag zijn merkbaar. Door de introductie van deze nieuwe managementlaag is het mogelijk om op operationeel niveau medewerkers beter te begeleiden in de uitvoering van hun werk. Daarnaast heeft de nieuwe managementlaag ook geresulteerd in een betere sturing op houding en gedrag binnen de afdelingen en is het afdelingshoofd beter in staat om op strategisch niveau te acteren.

De bedrijfsarts van de FUMO heeft aangegeven dat qua aandacht voor medewerkers zij bemerkt dat de teamleiders daar een positieve invloed op hebben. Visie – missie – doelstellingen FUMO Sinds de oprichting van de FUMO staan in verschillende documenten de missie en visie van de FUMO verwoord. Vaak net iets anders beschreven maar qua impact in hoofdlijn gelijk aan elkaar. Inmiddels is het al enige tijd geleden dat stil is gestaan bij de visie/missie van de FUMO. De vraag is in hoeverre de visie/missie van de FUMO nog passend is, gezien alle ontwikkelingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden en binnenkort op de FUMO afkomen (o.a. Omgevingswet). Om deze vraag te beantwoorden is in 2021 zowel met het dagelijks bestuur als het VTH Management en andere gremia het gesprek gevoerd over de toegevoegde waarde (waardepropositie) van de FUMO. In 2022 krijgt dit een vervolg waarbij ook het algemeen bestuur aansluit. Conform de projectenkalander 2022 leidt dit tot een voorstel voor herijking van de visie/missie van de FUMO eind 2022.

4

Programma Toetsing en Vergunningverlening, programma Toezicht en Handhaving en het programma Specialistisch Advies. Het programma Bedrijfsvoering wordt verantwoord in paragraaf 4.1.

Pagina 9 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

De FUMO heeft zich in 2021 gerealiseerd dat de verbinding tussen strategie en uitvoering ontbrak. Om meer sturing te krijgen op de projecten zijn in 2021 met het dagelijks bestuur de doelstellingen van de FUMO bepaald. Vervolgens zijn deze vertaald naar uitgangpunten (hoe zorgt de FUMO daar voor). De FUMO weet nu waaraan ze moet gaan voldoen om de huidige ambities van de FUMO te realiseren waardoor de richting duidelijk is en strategie en uitvoering met elkaar zijn verbonden. Projectplanning In de afgelopen jaren hebben we met elkaar grote stappen gezet in het op orde brengen van de basis van de FUMO. De implementatie en borging van de projecten/afspraken/wensen (hierna projecten genoemd) die a. wettelijke verplicht zijn of b. afgesproken zijn met het algemeen bestuur (routekaart en besluitenboom van november 2020) of c. gewenst zijn vanuit de FUMO zelf in het kader van doorontwikkeling, vragen tijd, sturing en budget. Wilde de FUMO deze projecten implementeren in 2021 dan was ruim 21.000 uur inzet benodigd van medewerkers uit het primaire proces, terwijl in de begroting van 2021 slechts budget beschikbaar is voor 11.000 uur. Er moesten daarom keuzes gemaakt worden in wat wanneer kan plaatsvinden en welke consequenties dit eventueel had.

Hiervoor zijn door de FUMO in 2021 verschillende scenario’s uitgewerkt waarbij nadrukkelijk ook rekening is gehouden met wat prioriteit heeft (bijv. door wettelijke verplichtingen) en wat gefaseerd kan worden in de tijd. Dit heeft geleid tot een besluit door het algemeen bestuur op 1 april 2021 waarin zij opdracht heeft gegeven om uitvoering te geven aan de projecten/afspraken conform scenario 2. Dit betekent dat de FUMO zich ging richten op drie pijlers: • Doen wat wettelijk moet; • Uitvoeren routekaart (inclusief gefaseerd uitvoeren organisatieopbouw); • Strategische Personeelsplanning (SPP). Na dit besluit heeft de FUMO de routekaart verder geconcretiseerd. De urenbesteding is in 2021 achter gebleven bij de planning. Hiervoor zijn diverse oorzaken. Ten eerste is de arbeidsmarkt dusdanig overspannen dat de FUMO bijna niet in staat is om vervangende inhuur te verwezenlijken voor medewerkers die participeren in de projecten. Zie ook hierna ‘personeelsinzet en arbeidsmarktbenadering’. Ten tweede is tot tweemaal toe de projectleider die verantwoordelijk was voor de uitvoering van de routekaart Leef (het zaaksysteem van de FUMO) vervangen omdat de nodige resultaten niet werden geleverd. Dit heeft geleid tot enige vertraging inzake dit project. Ten derde wordt er binnen de FUMO hoge prioriteit gegeven aan de te behalen productiviteitsnorm van 1.360 u/fte.

Dit geeft bij de medewerkers een gevoel van werkdruk en in het verlengde daarvan niet de ruimte om te participeren in de projecten. Als laatste is het werkaanbod hoog en dat leidt tot minder ruimte om te participeren in projecten. In het tweede halfjaar van 2021 heeft de FUMO daarom bewust in samenspraak met het dagelijks bestuur de prioriteit bij de uitvoering op die projecten gelegd die een wettelijke grondslag hadden, het project organisatieontwikkeling, de verankering en borging van het nieuwe sturings- en financieringsmodel en de routekaart Leef. Wat is bereikt in 2021? (projecten, voor zover niet apart benoemd in de jaarstukken) • PDC FUMO aanpassen (Omgevingswetproof maken) – de basis is grotendeels gelegd. In verband met het uitstel van de datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet is de PDC in de planning voor de besluitvorming aangepast naar 2022.

Pagina 10 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

•

Governance – Op 10 december 2020 is de governance structuur FUMO door het algemeen bestuur FUMO vastgesteld. Begin 2021 is de governance structuur ingericht. Er is een planning opgesteld en een spoorboekje gemaakt, die ervoor moeten zorgen dat de juiste stukken op het juiste moment in de diverse gremia behandeld kunnen worden. In augustusseptember 2021 is de inrichting tussentijds getoetst op werking en tevredenheid bij alle deelnemers. Geconstateerd is dat er belangrijke stappen zijn gezet, in het bijzonder ten behoeve van het AB en in het vertrouwen tussen deelnemers onderling en deelnemers en FUMO. Hieruit zijn een 7-tal aanbevelingen gekomen die eind 2021 zijn besproken en voor verbetering van de werking en inrichting van de governance zijn opgepakt. De aanbevelingen die eind 2021 zijn benoemd zijn: o Tijdigheid van de stukken vanuit de FUMO; o Kwaliteitsborging van de stukken vanuit de FUMO; o Gezamenlijke ambtelijke afstemming en voorbereiding; o Afspraken over werkwijze werkgroepen; o Agenderen omgaan met minderheidsstandpunten in AB; o Resultaatgerichtheid: Gewoon oplossen wat nog niet goed gaat; o Geef het tijd. De wens om de gezamenlijke opgaves in goede samenwerking te kunnen bedienen heeft hierdoor in 2021 een goede start kunnen maken.

•

Mandaat – In de vergadering van het algemeen bestuur van 28 mei 2020 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het voorstel om te komen tot een ruim uniform mandaat van gemeenten aan FUMO op basis waarvan de (basis)taken kunnen worden uitgevoerd. De planning was er destijds op gericht dat de uniforme mandaatregeling in de maand april 2021 aan de gemeentelijke deelnemers ter vaststelling zou worden aangeboden. Omdat de werkgroepen meer tijd nodig hadden dan was verwacht is deze planning niet gehaald. De planning is bijgesteld naar begin 2022. Bij brief van 21 oktober 2021 (kenmerk 20211008 MR) is het algemeen bestuur geïnformeerd over de gevolgen van het niet halen van de planning.

•

Leef – De verbeteringen op het gebied van Leef omvat een aantal sporen: o Training & opleiding: alle medewerkers uit het primaire proces hebben in 2021 een (opfris)training Leef gekregen; o Inrichting van het zaaksysteem Leef: ▪ Aanpassing conform de PDC FUMO (vastgesteld door het algemeen bestuur op 10 december 2020); ▪ Aanpassing conform het nieuwe sturings- en financieringsmodel FUMO, ▪ Verbeteringen zijn doorgevoerd op het gebied van sturingsinformatie en rapportages hierover; o Data-optimalisatie: er is een inventarisatie uitgevoerd van de verbeterpunten hierin; o Inrichtingenmodule: deze module in Leef is aangepast aan de uitgangspunten van het sturings- en financieringsmodel van de FUMO.

•

Uitwerken van kengetallen – In het kader van het nieuwe sturings- en financieringsmodel van de FUMO moest er een uitwerking plaatsvinden van de kengetallen die onderdeel uitmaken van de PDC FUMO. Dit betekent dat werkprocessen aangepast moesten worden. Omdat deze werkprocessen ook aangepast moeten worden in het kader van de inwerkingtreding van de Omgevingswet is het project ‘werkprocessen’ opgestart. In totaal zijn in 2021 vijf generieke procesmodellen in concept uitgewerkt. Het betreft generieke procesmodellen voor:

Pagina 11 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

o o o o o

Behandelen vergunningaanvraag Melding activiteit Toezicht & Handhaving Opstellen maatwerkvoorschriften Incident melding behandelen

Verder zijn inmiddels van meer dan 25 producten op basis van de generieke procesmodellen de processen in concept nader uitgewerkt. Dit levert onder andere de input op voor aanpassing van de processen in Leef, met bijbehorende werkafspraken per product. Houding en gedrag om te werken overeenkomstig deze processen en afspraken is een aandachtspunt. Dit wordt meegenomen in iedere processtap en krijgt binnen de organisatie breed aandacht. Als laatste zijn de acties in verband met Omgevingswet in kaart gebracht. Deze worden in 2022 verder opgepakt. Op 1 april 2021 heeft het algemeen bestuur ook de opdracht aan de FUMO gegeven om eind 2021 te komen met een voorstel voor de uitvoering van de projecten in 2022 en de financiering hiervan. Hieraan is gevolg gegeven middels de projectenkalender 2022 die is gedeeld in de vergadering van het algemeen bestuur op 10 december 2021. Omdat het rekeningresultaat 2020 inmiddels was toegekend aan de FUMO als ontwikkelingsbudget is voor de uitvoering van de projecten in 2022 geen aanvullende financiering nodig. Omgevingswet Bevoegde gezagen en FUMO hebben in 2021 veel werk verzet ten behoeve van de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet. Door de VNG is een ‘wegwijzer minimale acties Omgevingswet’ beschikbaar gesteld.

De minimale acties geven aan welke voorbereidingen gemeenten minimaal moeten hebben getroffen vóór de inwerkingtredingsdatum, om te kunnen starten met werken volgens de Omgevingswet. Inmiddels worden ook in verschillende samenwerkingsverbanden, zoals De Friese Aanpak en de VTH-Managers, meerdere van deze minimale VNG acties ambtelijk geagendeerd en opgepakt. Hoewel wordt geconstateerd dat betrokken partijen voortgang boeken op voornamelijk de ‘eigen’ minimale acties en dat samenwerkingsafspraken in de keten zijn gemaakt en er wordt geoefend, wordt door FUMO ook vastgesteld dat er nog veel moet gebeuren in zeer korte tijd. Vanuit de FUMO is daar meerdere malen bericht over gegeven aan haar deelnemers. De FUMO bereidt zich ondertussen voor op de komst van de Omgevingswet. Deze voorbereiding vindt zowel intern als extern plaats. Intern heeft dat in 2021 geresulteerd in steeds beter inzicht in de gevolgen voor de organisatie, werkprocessen, medewerkers, informatie en ICT. Organisatorisch is gestart met het inventariseren van de wettelijke en gewenste dienstverlening, zodat de FUMO zich hierop kan voorbereiden. Qua werkprocessen is inzichtelijk gemaakt welke aanpassingen in 2022 doorgevoerd moeten worden, welke tevens worden geïmplementeerd in het zaaksysteem Leef. Daarnaast hebben medewerkers een basisopleiding Omgevingswet gevolgd, evenals enkele functiec.q.

vakspecifieke cursussen. Ook is gestart met het bespreken en oefenen van casussen. Met name dit oefenen op basis van casuïstiek wordt in 2022 verder opgepakt. Met betrekking tot ICT en de aansluiting met de landelijke voorzieningen in het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wordt geconstateerd dat hier zorgen over zijn. Niet alleen op rijksniveau wordt het behalen van de planning spannend, ook bestaan zorgen rond beschikbare capaciteit, tijd en aanwezige kennis bij de eigen softwareleverancier. Waar eind vorig jaar al een goed werkend systeem opgeleverd zou zijn, inclusief de noodzakelijke koppelingen, is dit tot nu toe nog niet gerealiseerd. Weliswaar is een koppeling gerealiseerd op basis van de landelijke standaard tussen het eigen ICTsysteem voor vergunningverlening en het DSO, een optimalisatie van de eigen software en de benodigde minimale vereisten van de samenwerkingsfunctionaliteit heeft nog niet plaatsgevonden.

Pagina 12 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Terwijl deze wel noodzakelijk is, ook voor oefenen in de keten. Aan de realisatie hiervan wordt richting de invoeringsdatum van de wet hard gewerkt. Behalve interne voorbereidingen, is ook duidelijk dat extern uitdagingen liggen. De uitdaging is niet zo zeer het werken met de wet zelf, maar meer het goed samenwerken met gemeenten, provincies en waterschappen (opdrachtgevers) en het door bevoegde gezagen gedefinieerd krijgen van de noodzakelijke en gewenste producten en diensten van de FUMO. Dit heeft geleid tot een bredere verbinding tussen de regionale projectmatige werkzaamheden Omgevingswet en de reguliere governance rondom VTH. Afstemming in en met De Friese Aanpak heeft erin geresulteerd dat meer focus wordt gelegd op gezamenlijk doen en oefenen. Ook wordt aan de hand van een gezamenlijke roadmap 2022 van de VNG een planning gehanteerd voor de realisatie van de minimale eisen (o.a. omgevingstafels en vergunningaanvragen; omgevingsplan, toepasbare regels en het DSO). In een vroegtijdig stadium bij elkaar aan tafel zitten, kennis en kunde inbrengen, elkaars vakgebieden leren en elkaars taal leren verstaan. Het gaat stap voor stap. Daarbij is een netwerk van deskundige en betrokken personen in de regio ontstaan.

Ook is in regionaal verband met collega’s in De Friese Aanpak een concept document opgeleverd met procesafspraken voor de ketensamenwerking bij een initiatief en een vergunningaanvraag. Tevens zijn in gezamenlijkheid drie Bouwstenen Bruidsschat (geluid, bodem en geur) opgeleverd, waarin een analyse en een basisadvies wordt gegeven over de wijze waarop bevoegd gezag om kan gaan met deze regels. Zelfbewust klantgericht – Ten Have Ten Have heeft in 2020 onderzoek gedaan naar wat moet gebeuren binnen de FUMO om voldoende toegerust te zijn op de uitdagingen en ontwikkelingen waar de organisatie zich de komende jaren voor gesteld ziet. Een uitkomst hiervan is dat de FUMO zich wil onderscheiden langs de lijnen van Customer Intimacy oftewel zelfbewust klantgericht.

Bij een verdere uitwerking hiervan in een implementatieplan is de vertaling gemaakt naar vier veranderopgaven: • Accountmanagement: zes volledig ingerichte en toegeruste accountteams in goed contact met de betreffende deelnemers met ondersteuning van een eigentijdse en geactualiseerde CRM-applicatie; • Assortiment en prijs: een helder toetsingskader op basis waarvan de FUMO in staat is het passende assortiment met prijsstelling te kunnen aanbieden en daarbij in te spelen op actuele ontwikkelingen volgens een helder proces van gebruik van het toetsingskader; • Gedrag & leiderschap: alle medewerkers van de FUMO zijn doordrongen van het gedrag dat past bij een keuze voor Customer Intimacy en de samenwerking die daarbij hoort. Het management stimuleert dit gedrag en toont het gewenste voorbeeld; • Procedures en overlegstructuren: de procedures en overlegstructuren die de ambitie van de FUMO ondersteunen zijn helder in kaart gebracht en sluiten aan bij de gemaakte keuzes. Het implementatieplan is in beginsel opgesteld vanuit de intentie om dat in 2021 uit te voeren. Gezien de prioriteiten die gesteld moesten worden in 2021 (zie hiervoor) zijn in 2021 voornamelijk de deelonderwerpen accountmanagement en gedrag & leiderschap opgepakt.

Wat is bereikt in 2021? • Accountmanagement: de accountteams zijn samengesteld, getraind en in 2021 heeft per opdrachtgever een kennismakingsoverleg en het eerste inhoudelijke accountgesprek plaatsgevonden. • Gedrag en leiderschap: de aspecten houding en gedrag zijn een rode draad door de verschillende projecten die lopen binnen de FUMO. Er is een plan van aanpak opgesteld waarbij in 2022 zal worden ingezet op de kerncompetenties samenwerken en resultaatgerichtheid. Pagina 13 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

• •

Assortiment en prijs: gestart is met de eerste gesprekken om te komen tot een toetsingskader. Procedures en overlegstructuren: verschillende procedures zijn (her)ontworpen en er heeft een eerste beoordeling plaatsgevonden welke verbeteringen mogelijk zijn in de overlegstructuur binnen de FUMO.

Fryslânbreed uitvoeringsprogramma / Jaarprogramma VTH Fryslân basistaken 2022 In april 2021 is het Fryslânbreed uitvoeringsprogramma 2021 (Fbup) vastgesteld door het algemeen bestuur. Dit programma heeft tot doel milieurisico’s en nalevingstekorten projectmatig en thema- en risicogericht aan te pakken. Door dit voor heel Fryslân te doen ontstaat een gelijk speelveld voor bedrijven binnen dezelfde doelgroep (bijv. alle agrarische luchtwassers). Middels dit programma is de FUMO beter in staat uitspraken te doen over bijvoorbeeld veiligheid en naleefgedrag. De omvang van het Fbup kwam in 2021 overeen met 14% van de beschikbare uren voor basistaken. In de halfjaarrapportage Fbup 2021 en het jaarverslag Fbup 2021 5 zijn de deelnemers geïnformeerd over de voortgang en de resultaten. Zo is de realisering van de planning (101%) sterk verbeterd ten opzichte van 2019 en 2020 (respectievelijk 60% en 86%). Een projectmatige aanpak is van grote toegevoegde waarde, naast de uitvoering van reguliere controles volgens een vaste frequentie en een puur vraaggestuurde vergunningverlening. Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag Fbup 2021 zal dan ook zijn om door te gaan met de risicogerichte aanpak van taken. Voor de uitgebreidere toelichting over de resultaten van het Fbup 2021 verwijzen wij u naar het jaarverslag Fbup 2021.

In 2021 is het jaarprogramma VTH Fryslân basistaken 2022 opgesteld. Dit jaarprogramma gaat over alle basistaken voor vergunningverlening, toezicht en handhaving in Fryslân. Het is onderdeel van de BIG-8 beleidscyclus (beleid, programma, uitvoering, evaluatie en bijstelling enz.). De grondslag voor dit jaarprogramma ligt in artikel 7.3 van het Besluit omgevingsrecht (Bor). Het programma is opgesteld door de FUMO op basis van de uitgangspunten zoals deze zijn bepaald in afstemming met een vertegenwoordiging van alle deelnemende gemeenten. De uitgangspunten zijn: de begroting 2022 FUMO, PDC FUMO, Inrichtingenbestand FUMO, het besluit Omgevingsrecht en uiteraard het door de deelnemers vastgestelde VTH-beleid Fryslân voor de basistaken met bijbehorende risicoanalyse. Plan van aanpak actualisatie en beheer inrichtingenbestand Door de FUMO is in samenwerking met de deelnemers de afgelopen jaren gewerkt aan het op orde maken van het inrichtingenbestand. Hierin is al een grote slag gemaakt. Met het oog op het nieuwe sturings- en financieringsmodel FUMO, de Omgevingswet en het VTH-beleid Fryslân voor de basistaken met bijbehorende risicoanalyse, was het van belang om een methode te ontwikkelen hoe we als Fryslân gezamenlijk zorgdragen voor de verdere actualisering en uitbreiding van dit inrichtingenbestand.

Op 1 april 2021 heeft het algemeen bestuur de notitie ‘actualisatie & beheer inrichtingsbestand FUMO ‘basistaken’’ vastgesteld. Voor een efficiënt proces en om de impact van de Omgevingswet op de FUMO (op basis van het huidige basistakenpakket) te bepalen is een geactualiseerd en compleet beeld van inrichtingen vereist. Hier is een eerste stap in gezet door streetspotters de bedrijven te laten bezoeken die bekend zijn. Er zijn vervolgstappen nodig om de lijst met meest waarschijnlijke activiteiten per inrichting volledig te krijgen. De uitvoering hiervan (nog onderdeel van fase 1) heeft vertraging opgelopen. Het gevolg hiervan is dat fase 2 begin 2022 nog niet was gestart. Er is een nieuwe planning gemaakt voor 2022.

5

Het jaarverslag Fbup 2021 staat 7 juli op de agenda van het algemeen bestuur. Na vaststelling wordt het jaarverslag door de FUMO aan de deelnemers verstuurd.

Pagina 14 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van taken door de FUMO gelden volgens de kwaliteitsverordeningen de kwaliteitseisen zoals die zijn beschreven in de Kwaliteitscriteria 2.2. De kwaliteitseisen zijn verdeeld over 27 deskundigheidsgebieden, waarvan er 23 relevant zijn voor de FUMO6. De FUMO geeft jaarlijks inzicht in hoeverre er wordt voldaan aan deze kwaliteitscriteria. In het kader van het reduceren van verantwoordingsdocumenten, maakt de rapportage over de kwaliteitscriteria vanaf heden onderdeel uit van de jaarrekening. Er wordt voortdurend gewerkt aan een actueel beeld over de stand van zaken op gebied van de kwaliteitscriteria. Op basis van de huidige beeld voldoet de FUMO aan de kwaliteitscriteria van het merendeel van de deskundigheidsgebieden: circa 15. Dit is vergelijkbaar met vorig jaar (eveneens 15). Voor de deskundigheidsgebieden waar niet (volledig) aan wordt voldaan, zijn verschillende verklaringen: • Op acht7 deskundigheidsgebieden voldoet de FUMO niet volledig, omdat er sprake is van beperkte hiaten in opleiding en/of aanvullende kennis. • Op twee8 deskundigheidsgebieden is de werkvoorraad beperkt, waardoor niet aan de frequentie-eis wordt voldaan. • Op twee deskundigheidsgebieden voldoet de FUMO (nog) niet. Het betreft het nieuwe deskundigheidsgebied Energie en duurzaamheid dat in 2019 aan de Kwaliteitscriteria 2.2 is toegevoegd.

Daarnaast wordt niet voldaan aan de kwaliteitseisen van deskundigheidsgebied Ketentoezicht dat volop in ontwikkeling is binnen de FUMO. De FUMO werkt dagelijks aan het optimaliseren van het kwaliteitsniveau. Voor de deskundigheidsgebieden waar op dit moment niet aan wordt voldaan, wordt binnen de organisatie ingezet op het wel voldoen aan de criteria bijvoorbeeld middels opleiding of moet worden geaccepteerd dat de FUMO hier niet aan kan voldoen (vanwege beperkte werkvoorraad binnen het werkgebied). Hiermee zijn alle voornoemde afwijkingen verklaard. Dit overeenkomstig het principe “comply or explain” (voldoe of verklaar) dat in de kwaliteitsverordeningen is opgenomen. In bijlage III is een totaalbeeld opgenomen. Personeelsinzet en arbeidsmarktbenadering De krappe arbeidsmarkt blijft een punt van zorg voor de FUMO. Door andere Omgevingsdiensten, maar ook door deelnemers, wordt in dezelfde vijver gevist bij het aantrekken van gespecialiseerd personeel. Vacatures kunnen op dit moment niet tijdig ingevuld worden. Hierdoor ontstaan knelpunten in de uitvoering van de taken. Dit speelde in 2021 zowel op het gebied van Vergunningverlening, op het gebied van Specialistisch advies als op het gebied van Toezicht & Handhaving. Er is daarom meer gebruik gemaakt van externe inhuur dan gewenst. Dit zorgt voor extra kosten. In de toelichting op de programma’s wordt hier nader op ingegaan.

De FUMO onderneemt gerichte acties om de personele bezetting zo goed mogelijk op orde te krijgen. Zo wordt samengewerkt met andere Omgevingsdiensten, worden gerichte wervingscampagnes opgezet en is bij deelnemers de vraag uitgezet om meer samen te werken op dit gebied. Ook zijn stappen gezet in de uitvoering van het plan van aanpak voor SPP (strategische personeelsplanning), 6 Eén deskundigheidsgebied is in de methodiek vervallen (Bouwakoestiek) en drie deskundigheidsgebieden zijn door de deelnemers niet als taak aan de FUMO opgedragen (Stedenbouw en inrichting openbare ruimte, exploitatie en planeconomie en cultuurhistorie). 7 Het gaat om Toezicht en handhaving bouwen en ruimtelijke ordening, Toezicht en handhaving milieu, Behandelen juridische aspecten vergunningverlening, Behandelen juridische aspecten handhaving, Sloop en asbest, Bodem, bouwstoffen, water (activiteit 1 t/m 3), externe veiligheid en geluid. 8 Het gaat om Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten en Groen en ecologie.

Pagina 15 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

met als belangrijkste doel om de toekomstige personeelsbehoefte te vertalen in concrete acties die ervoor zorgen dat aan deze behoefte wordt voldaan. Er wordt gebruik gemaakt van relatief onervaren ‘zij instromers’, een mogelijkheid om vacatures in te vullen. Het inzetten van deze instromers heeft een dempend effect op de productiviteit, aangezien dit veel begeleidingsuren vraagt. Bij interne doorstroom krijgen de medewerkers een op maat gesneden opleidingsplan. Niet alle functies heeft de FUMO kunnen invullen waardoor de continuïteit onder druk komt te staan en hiermee ook de dienstverlening aan de deelnemers.

3.2

Programma Toetsing en Vergunningverlening

3.2.1 Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt Samenwerking met ketenpartners en goede communicatie met deelnemers We hebben in 2021 regelmatig contact gehad met opdrachtgevers en aanvragers. Met name vroeg in het (aanvraag) proces hebben we vaker contact gezocht en hebben we afwijkingen gemeld. Bij complexere aanvragen is er altijd in het stadium van vooroverleg nauw contact met de gemeentelijke contactpersoon. We hebben bij een aantal complexere aanvragen of handhavingssituaties verantwoordelijke bestuurders rechtstreeks betrokken en geïnformeerd. Accountteams vervangen niet de reguliere communicatie met onze deelnemers. Tijdige en goede communicatie over meldingen en vergunningen blijft noodzakelijk. In 2021 is gebleken dat de hoge werkdruk en personele krapte soms gevolgen heeft gehad voor de communicatie. Ook het gedwongen moeten inschakelen van meerdere externe partijen heeft in een aantal gevallen geleid tot (tijdelijk) verminderde communicatie. Met de komst van de teamleiders wordt hier nu actief op gestuurd en aandacht voor gevraagd. Kwaliteitsverbetering en LRSO9 We zijn binnen de afdeling continu bezig om werkafspraken uit te werken en te beheren, kwaliteit en uniformiteit te verbeteren en het voorschriftenpakket LRSO te beheren en te verbeteren. Dit zijn iteratieve processen, waar de afdeling structureel mee bezig is.

Productie In 2021 zijn 475 meldingen en vergunningen voor basistaakbedrijven afgehandeld. Dit is minder dan op basis van de Fryske Norm was begroot (535). Daarnaast zijn er nog 42 aanvragen door de aanvrager ingetrokken. Overigens heeft de FUMO ook aan ingetrokken aanvragen de nodige tijd besteed. De behandeling van meldingen en vergunningaanvragen is grotendeels vraag gestuurd. Daarom heeft de afdeling Toetsing en Vergunningverlening (TV) geen directe sturing op de input. Het betreft diverse producten (verschillende typen meldingen en vergunningaanvragen voor bedrijven van uiteenlopende omvang en complexiteit). De toename van het aantal complexe aanvragen en de krapte op de arbeidsmarkt heeft geleid tot een hogere werkdruk. Omschrijving Aantal meldingen/ vergunningen Aantal uren

Gepland Gerealiseerd % jaar jaar 535 475 89% 28.630 33.580 117%

9 LRSO (Landelijke Redactie Standaardteksten Omgevingsvergunning) heeft tot doel een betere onderlinge

afstemming te bevorderen tussen de omgevingsdiensten bij het verlenen van omgevingsvergunningen. De LRSO zorgt voor standaardteksten die de bevoegde gezagen kunnen gebruiken.

Pagina 16 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Het vooroverleg en de ingetrokken aanvragen zijn niet inbegrepen in de aantallen die zijn opgenomen in de bovenstaande tabel. In de getoonde uren zijn de uren die besteed zijn aan ingetrokken aanvragen wel meegenomen. Het aantallen afgehandelde meldingen is 50 hoger dan vorig jaar. Deze stijging van het aantal meldingen komt vooral doordat een deelnemer dit jaar de meldingen door de FUMO heeft laten uitvoeren, waar dit voorheen zelf werd gedaan. Tijdigheid en kwaliteit Het doel voor 2021 was om alle verleende opdrachten binnen de daarvoor geldende termijnen en met een acceptabele kwaliteit uit te voeren. Door de personele krapte is het tijdig afronden van procedures onder druk komen te staan. In het geval van inrichting gebonden taken heeft bij uitgebreide procedures in enkele gevallen een termijnoverschrijding plaatsgevonden. Wettelijk gezien mag dat, want dit zijn termijnen van orde. De redenen voor de termijnoverschrijdingen waren de complexiteit van de aanvraag, personele krapte, het herhaaldelijk aanvullen van een ingediende aanvraag of het aantal zienswijzen tijdens een procedure. Maar ook de grote werkvoorraad bij de vergunningverleners heeft hier soms toe bijgedragen. De afdeling werkt conform het kwaliteitshandboek en zoveel mogelijk uniform. Het verbeteren van de kwaliteit is een continu proces.

3.2.2 Wat heeft het gekost?

Begroting voor wijziging 2021

Begroting na wijziging 2021

Rekening 2021

3.070.685 3.070.685

3.327.305 3.327.305

3.181.846 3.181.846

189.448 140.061

204.130 141.913

2.741.175 -

2.606.260

101.661 166.397 2.606.260

2.952.303 375.002 -

2.874.318 307.528

Programma Toetsing en Vergunningverlening Lasten Personeelslasten Overige kosten

Baten Taken Projecten Brikstaken Overige baten Toegerekende deelnemersbijdragen Deelnemersbijdragen Provincie Fryslân Deelnemersbijdrage Wetterskip Resultaat programma T&V

-

- Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

3.070.684 1 -

Resultaat programma T&V na vermogensmutaties

Pagina 17 van 67

-

1 -

-

-

375.002 -

307.528

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Het programma Toetsing en Vergunningverlening sluit af met een nadelig resultaat van € 307.528. Dit is ca € 67.000 beter dan de begroting na wijziging. Deze door het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijziging10 betreft het overhevelen van budgetten tussen programma’s.

De fte-inzet was hoger dan (primair) begroot. Er zijn meer uren (117% van het begrote aantal) besteed aan het afhandelen van vergunningen en meldingen dan op basis van de fryske norm was berekend. De flexibele schil bedraagt 24,0% en is daarmee hoger dan begroot (15%). Dit wordt veroorzaakt door het lastig kunnen invullen van vacatures, toegenomen werkdruk en vervanging vanwege langdurig ziekteverlof. De productiviteit voor de afdeling Toetsing en Vergunningverlening bedraagt 1.365 uur per fte (2020: 1.244) is daarmee iets hoger dan het gemiddelde van de FUMO. Dit is gezien de arbeidsmarktsituatie, het toegenomen werkaanbod en de daarmee gepaard gaande werkdrukbeleving een mooi resultaat.

3.3

Programma Toezicht en Handhaving

3.3.1 Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt Risico gestuurd toezicht In het jaarprogramma VTH Fryslân 2022 voor de basistaken dat is opgesteld in 2021 wordt een stap voorwaarts gezet door een risico gerichtere programmering en een brancheaanpak in het regionale programma. Dit sluit aan op het VTH-beleid Fryslân en het nieuwe sturings- en financieringsmodel van de FUMO. Dit komt niet alleen de efficiency van de FUMO ten goede, maar ook de effectiviteit en de slagvaardigheid. Maar het risicogericht werken heeft echter ook tot gevolg dat de werkelijke uitvoering van een activiteit door een bedrijf of een organisatie die niet valt onder het risico gericht toezicht houden slechter kan zijn dan verondersteld omdat niet op alle aspecten wordt toegezien. Dit is inherent aan het risicogericht werken. In navolging hierop is in 2021 gestart met het opstellen van de digitale checklisten conform het jaarprogramma 2022. Innovatie in toezicht In 2021 is steeds meer gebruik gemaakt van de inzet van drones, op afstand bedienbare en uitleesbare meetapparatuur en digitale verwerking van controles op de plaats van handeling. Deze digitale verwerking maakt het mogelijk om de controleresultaten direct aan betrokkenen te verzenden in het kader van transparant en duidelijk werken. Dit is efficiënter, levert kwalitatief goede inzichten op

10 Door het algemeen bestuur van de FUMO besloten in de vergadering van 16 december 2021

Pagina 18 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

en daarnaast levert het tijdwinst op. De afdeling heeft eind 2021 een peilboot aangeschaft, ten behoeve van het peilen van dieptes bij met name ontgrondingen. LHS In 2022 is het toepassen van de Landelijke handhavingsstrategie (LHS) een speerpunt voor de afdeling T&H. In het vierde kwartaal van 2021 hebben er opfristrainingen plaatsgevonden voor het zittende personeel en tevens voor nieuwe medewerkers. Het opfrissen en trainen van medewerkers op de LHS is een continue proces en noodzakelijk voor het uniform toepassen van de LHS. Producten en diensten In 2021 hebben we gewerkt met maandelijkse rapportages over de voortgang van de belangrijkste productieafspraken met de deelnemers. Op deze manier hebben we goed inzicht in de prestaties en kunnen we tijdig bijsturen. Inrichting gebonden toezicht/ controles Omschrijving Aantal reguliere controles Aantal uren

Gepland Gerealiseerd % jaar jaar 748 730 98% 30.725 30.715 100%

In 2021 zijn 730 reguliere controles uitgevoerd. Dit is 98% van de met de deelnemers afgesproken controles. Naast de reguliere controles hebben we ook 168 FBUP controles uitgevoerd. In totaal hebben we in 2021 ongeveer 900 controles uitgevoerd. Naast de reguliere controles hebben de toezichthouders circa 423 eerste hercontroles, 134 tweede hercontroles, 43 dwangsomcontroles en 290 aspect/thema controles uitgevoerd. Zoals ook is meegegeven bij de vaststelling van het nieuwe sturings- en financieringsmodel FUMO is het werkelijke percentage hercontroles (50%) hoger dan het begrote aantal (40%). Asbest Omschrijving Aantal meldingen Aantal controles Verhouding controles op meldingen Aantal uren besteed aan meldingen Aantal uren besteed aan controles

Gepland Gerealiseerd jaar jaar 3.622 2.422 906 671 25% 27,7% 5.433 2.264

% 67% 74% 3%

3.036 56% 2.470 109%

Besluit Bodemkwaliteit (Bbk) Omschrijving Aantal meldingen Aantal controles Verhouding controles op meldingen Aantal uren besteed aan meldingen Aantal uren besteed aan controles

Gepland Gerealiseerd % jaar jaar 1.141 1.968 172% 342 511 149% 30% 26,0% -4% 2.853 2.054

5.865 206% 3.697 180%

Pagina 19 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Intern uitgevoerde evaluaties (taken Bbk en Sloop-asbest) Uit de interne evaluaties die de FUMO in 2021 heeft uitgevoerd voor de uitvoering van de taken op het gebied van Bbk en de taken sloop-asbest, blijkt dat de FUMO binnen de huidige kengetallen niet de kwaliteit kan leveren die zij wenst te leveren om te voldoen aan de uitgangspunten en kaders uit het inmiddels vastgestelde VTH-beleid Fryslân. Tijdens de evaluaties is een lean-werkproces tot stand gekomen dat is voorzien van realistische kengetallen. Dit conform het uitgangspunt van het nieuwe sturings- en financieringsmodel FUMO. De evaluatie kent drie mogelijke uitkomsten3: 1. De kengetallen worden aangepast, waardoor voldaan kan worden aan de kaders in het VTH-beleid Fryslân, 2. De kengetallen blijven gelijk waarbij de kaders in het VTH-beleid Fryslân worden bijgesteld, of 3. De kengetallen en de toezichtfrequentie in het VTH-beleid Fryslân worden aangepast (om financiële effecten te beperken). Hierover is nog geen overeenstemming bereikt.

BOA-inzet/ BOA-coördinatie Omschrijving BOA-inzet domein II - uren BOA-coördinatie - uren

Gepland Gerealiseerd % jaar jaar 1.584 1.577 100% 700 1.211 173%

In 2021 is de BOA-inzet op 100% uitgekomen. Dit echter wel met verschillen per gemeente. Dit product is tevens vraag gestuurd en afhankelijk van de LHS-inzet. Bij hoge inschaling zal strafrecht geïnitieerd worden. Ketentoezicht Omschrijving Ketentoezicht - uren

Gepland Gerealiseerd jaar jaar 3.976 3.425

% 86%

Ketentoezicht Het ketentoezicht bij de FUMO is in ontwikkeling. In 2021 zijn er onder andere een projectplanning gemaakt, formatie beschikbaar gemaakt, een projectleider aangesteld, een plan van aanpak opgesteld om tot optimaal ketentoezicht te komen. Daarnaast zijn diverse projecten opgestart en uitgerold. In het vierde kwartaal 2021 zijn diverse overleggen met de ODG en RUDD gevoerd om meer samen te werken en gezamenlijke ketenprojecten op te starten. Dit is een wens van de drie Omgevingsdiensten. Ketenproject Ekster Er zijn 17 kassenbedrijven gecontroleerd op de afvoer van afval net na de teeltwissel. Bij de teeltwissel komt veel groenafval vrij zoals plantenresten en het substraat waar de planten in groeien. In de praktijk kun je dit niet als groenafval zien omdat het afval is vervuild met bindmateriaal zoals touw en plastic. Het gaat dan om de volgende afvalstromen: loopfolie, steenwol, groenafval, versnipperd loof met nylon en clips. Gebleken is dat de glastuinbouw in het algemeen goed met het afval omgaat en afvoeren naar een erkende inzamelaar of verwerker. Wel is gebleken dat de administratie in veel gevallen niet op orde is.

Pagina 20 van 67

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 2 juni 2022

Bij een enkel bedrijf is nog onduidelijkheid over de afvoer van verontreinigd water en slib. Mogelijk worden in 2022 de verwerkers bezocht om te kijken hoe het ontvangen afval wordt verwerkt. Mogelijk vindt hier het wegmengen van deze afvalstoffen plaats of het toepassen van groenafval terwijl deze nog is vervuild met plastic. Bovendien houdt de FUMO via het LMA de transporten van dit groenafval in de gaten. Er is inzicht verkregen in welke stromen er bij een teeltwissel ontstaan en hoeveel, de knelpunten (vervuild loof), de overtredingen, tekortkomingen en de rol van de inzamelaar of verwerker. Ketenproject asbest De uitkomsten van het containerproject waren suboptimaal. Er is uit de AMICE-gegevens slechts een kort lijstje gerold over het eerste half jaar ondanks diep onderzoek. Ook is in kwartaal vier nog bekeken of de lijst uitgebreid kon worden met zaken uit het derde kwartaal. Een toezichthouder en een BOA zijn in het vierde kwartaal met de lijst op pad geweest om te bezien of er daadwerkelijk sprake was van overtredingen. Er zijn in totaal vier locaties bezocht. Bij alle vier de locaties is een proces-verbaal opgemaakt. Deze strafprocessen lopen nog. Dit project zal in 2022 opnieuw uitgevoerd worden en uitgebreid worden.

Ketenproject Weeelabex WEEELABEX staat voor Waste Electric and Electronic Equipment LABel of EXcellence en gaat dus over afgedankte elektrische en elektronische apparatuur (AEEA). In dit project wordt gekeken of AEEA volgens de geldende regels wordt afgevoerd naar erkende verwerkers. Voor het bewerken van AEEA geldt namelijk een vergunningplicht en een certificering. Bekend is dat dit veel illegaal gebeurt. Na het vierde kwartaal zijn 40 van de 54 locaties bezocht. Bij vier van deze bedrijven zijn overtredingen geconstateerd waarbij AEEA werd ingezameld en gedemonteerd zonder dat het bedrijf in het bezit was van een vergunning en een WEEELABEX-certificaat; één bedrijf had geen vergunning om AEEA in te zamelen en op te slaan. Bij twee andere bedrijven werd aangegeven dat voorheen wel AEEA werd gedemonteerd, maar dat ze daar mee gestopt zijn. Bij twee bedrijven werden AEEA onjuist opgeslagen en bij één bedrijf werden de AEEA te lang opgeslagen. Bij enkele bedrijven is geconstateerd dat er geen of geen goede registratie plaats vindt van afvalstoffen. In het vierde kwartaal zijn sommige controles in samenwerking met ILT uitgevoerd. Door de toezichthouders is aangegeven dat dit een leerzame samenwerking was. Met dit project worden mooie resultaten behaald. Amice en LMA De FUMO haalt veel keteninformatie uit het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA).