A21 Bijlage toeristische uitvoeringsovereenkomst 2018 tm 2021.pdf

Toeristische uitvoeringsovereenkomst van gemeente Ameland en VVV Ameland 1. Inleiding Toerisme is het belangrijkste onderdeel van de economie van Ameland. Toerisme is daarom een gezamenlijk belang van : de gemeente Ameland; het Amelander toeristische bedrijfsleven; de Amelander ondernemers; Wagenborg Passagiersdiensten B.V; VVV Ameland. Het belang van het Amelander toeristisch product is vastgesteld in het onderzoeksrapport “Daar gaan we naar toe” en in de meerjaren marketing en promotie strategie van VVV Ameland. De gemeente kiest voor VVV Ameland als uitvoerder van de toeristische promotie, marketing en gastheerschap . VVV Ameland komt voor de periode 2018 tot en met 2021 in aanmerking voor medefinanciering door de gemeente Ameland in de kosten van verrichte diensten welke door de gemeente en VVV Ameland zijn overeengekomen. De gemeente Ameland en VVV Ameland verlengen daartoe de tussen hen gesloten uitvoeringsovereenkomst.

De redenen voor verlenging zijn: De leden van VVV Ameland vertegenwoordigen het grootste deel van de toeristische omzet op Ameland; VVV Ameland heeft een belangrijke positie binnen toeristisch Ameland en bij haar gasten; Gasten zien VVV Ameland als vertegenwoordiger van geheel toeristisch Ameland en niet uitsluitend als vertegenwoordiger van haar leden; VVV Ameland financiert zelf een belangrijk deel van de kosten van marketing en promotie en de uitvoering van het gastheerschap; VVV Ameland heeft geen winstoogmerk.

2. Het gemeentelijke toeristische beleid Het gemeentelijke toeristisch beleid richt zich op: het kwantitatief en kwalitatief verzorgen van de voorwaardenscheppende toeristische infrastructuur, zoals: o wegen, fiets – en wandelpaden, ruiterroutes; o veerdam, annex haven; o voorzieningen op het strand; o voorzieningen in de recreatiegebieden; o sport- en spelvoorzieningen; o slechtweer voorzieningen; o het aanbrengen van diversiteit in het landschap; o spreiding van het seizoen. het bieden van ruimte aan het toeristisch bedrijfsleven voor kwaliteitsverbetering; het bevorderen van duurzaamheid; het meefinancieren van VVV taken zoals: o kwalitatief goede en professionele marketing en promotie; o gastheerschap en productontwikkeling; o maatschappelijke functies.

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

1

3. VVV Ameland VVV Ameland verleent diensten aan: consumenten (toeristen en Amelander bevolking); het toeristisch bedrijfsleven; particulieren met een verhuurobject op Ameland; de gemeente Ameland.

3.1 Organisatie Toeristen, de Amelander bevolking, het Amelander bedrijfsleven en de gemeente Ameland hebben belang bij een goed functionerende en sterke VVV. VVV Ameland is een vereniging met leden; heeft een bestuur waarin de gemeente Ameland statutair het recht heeft vertegenwoordigd te zijn met een door het College van Burgemeester en Wethouders aangewezen bestuurslid; pleegt samen met een gemeentelijke vertegenwoordiger regulier overleg met de sectoren; sluit een uitvoeringsovereenkomst af met de gemeente Ameland over de taakvelden o toeristische marketing en promotie; o gastheerschap en productontwikkeling; o gemeentelijk toeristisch beleid; o maatschappelijke functies.

3.2 Kerntaken VVV Ameland De essentiële taakvelden van VVV Ameland zijn: toeristische marketing, promotie en communicatie; gastheerschap; productontwikkeling. De kerntaken zijn er op gericht toeristen te informeren en te verleiden om Ameland te bezoeken en vervolgens om die toeristen te begeleiden als zij op het eiland zijn. Door het vervullen van de kerntaken draagt VVV Ameland in belangrijke mate bij aan de Amelander economie. Naast deze kerntaken heeft VVV Ameland: een rol bij het leveren van een bijdrage aan het gemeentelijke toeristische beleid; een functie bij het verlenen van een bijdrage aan maatschappelijke taken.

3.2.1 Toeristische marketing en promotie Het werven van toeristen in binnen- en buitenland voor Ameland (ontwikkelen en uitvoeren van alle toeristische marketing en promotie van Ameland).

3.2.2 Gastheerschap De gastheerschapfunctie van VVV Ameland is allereerst gericht op dienstverlening aan de consument (toerist en Amelander bevolking). De uitvoering van de gastheerschapfunctie staat ten dienste van het collectieve belang van de overheid en het toeristisch bedrijfsleven. Zij fungeren feitelijk als opdrachtgever. De toerist is gast. De bestedingen van toeristen zorgen voor directe en indirecte werkgelegenheid op

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

2

Ameland. De toerist staat centraal. Het gastheerschap is daarom uitgangspunt. Tot de kernactiviteiten van het gastheerschap behoren: 1. het verzamelen, beheren en ontsluiten van toeristische, recreatieve en vrijetijdsinformatie over Ameland; 2. het ontwikkelen van informatie- en communicatiemedia die ondersteunend zijn aan de gastheerschapfunctie; 3. het optimaal inzetten van mogelijkheden op het gebied van online marketing; 4. online communicatie met gasten via social media kanalen.

3.2.3 Productontwikkeling Tot de kernactiviteiten van productontwikkeling behoren: 1. het op eigen initiatief, maar ook in opdracht van de gemeente Ameland of van het toeristisch bedrijfsleven ontwikkelen van producten die ondersteunend zijn aan het gastheerschap; 2. het ontwikkelen van collectieve, eilandbrede producten die ondersteunend zijn aan het gastheerschap; 3. het ontwikkelen van toeristische producten samen met het toeristisch bedrijfsleven; 4. het ontwikkelen van arrangementen; 5. het promotioneel ondersteunen van evenementen die van belang zijn om de kernwaarden van Ameland onder de aandacht te brengen.

3.3 Overige taken van VVV Ameland Behalve met kerntaken houdt VVV Ameland zich ook bezig met: 3.3.1 het leveren van een bijdrage aan het gemeentelijke toeristische beleid. 3.3.2 maatschappelijke taken. Voorbeelden hiervan zijn het beheer van de bibliotheken in opdracht van de gemeente en het in eigen beheer uitvoeren van het PostNL pakketpunt in de VVV vestiging te Hollum. 3.3.3 de verkoop van eigen en door derden ontwikkelde producten en diensten die ondersteunend zijn aan het gastheerschap dan wel de productontwikkeling.

4. Diensten welke de gemeente Ameland met VVV Ameland overeen is gekomen Het uitvoeren van het gemeentelijke toeristische beleid en het vervullen van de kerntaken en overige taken van VVV Ameland zijn essentieel voor het verder ontwikkelen van de bedrijfstak toerisme. De gemeente Ameland hecht grote waarde aan een goed functionerende en sterke VVV. De gemeente Ameland verwacht van VVV Ameland ook in de toekomst het goed vervullen van: de toeristische marketing, promotie en communicatie; het gastheerschap; productontwikkeling; het leveren van een bijdrage aan het gemeentelijk toeristisch beleid; een maatschappelijke functie. Voor die diensten sluit de gemeente Ameland deze uitvoeringsovereenkomst met VVV Ameland en draagt de gemeente jaarlijks middels een promotiebijdrage bij in de kosten voor de toeristische marketing, promotie en communicatie. Middels een exploitatiebijdrage draagt de gemeente tevens bij in de kosten voor personeel, huisvesting, kantoor- en beheer.

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

3

4.1 Toeristische marketing en promotie VVV Ameland bevordert de algemene promotionele activiteiten van en voor Ameland in binnen- en buitenland. Om de gast voor Ameland te laten kiezen en op het eiland goed te bedienen (gastheerschap), zijn een aantal uitgangspunten van essentieel belang. Allereerst is dat de kwaliteit van de promotie. Uitgangspunt hierbij is dat de potentiële gast op de hoogte wordt gebracht van Ameland als aantrekkelijke bestemming, waar het product voor staat en wat je op het eiland kunt doen. Concreet betekent dit dat met één centrale afzender worden gewerkt, die enerzijds zorgt voor de naamsbekendheid en anderzijds voor de lading van het merk Ameland. Daarom zal VVV Ameland op internet www.vvvameland.nl gebruiken als het toeristische portal van Ameland De website www.ameland.nl is in beheer bij de gemeente Ameland. De homepage van deze website is zo ingericht dat de bezoeker direct begrijp dat hier een keuze gemaakt kan worden voor gemeentelijke informatie en toeristische informatie; VVV Ameland zal voor wat betreft de gezamenlijke promotie van de Wadden (Waddeneilanden, Waddenkust en Werelderfgoed Waddenzee) samenwerken met de andere eilanden en waar mogelijk met andere partijen.

De gemeente Ameland financiert in de periode 2018 tot en met 2021 mee in de algemene- en toeristische promotionele activiteiten door VVV Ameland voor een bedrag van € 160.000,- per jaar. Jaarlijks ontvangt VVV Ameland van de gemeente Ameland een schrijven waarin de jaarlijkse bijdrage definitief wordt vastgelegd op basis van de gemeentebegroting voor het betreffende jaar en een betalingsschema. Op basis van dit betalingsschema zendt VVV Ameland tijdig facturen betreffende de promotiebijdrage aan de gemeente Ameland. VVV Ameland zet de promotiebijdrage van de gemeente samen met de promotiebijdragen die zij van haar leden ontvangt volledig in voor toeristische marketing en promotie.

4.2 Gastheerschap en productontwikkeling Als de gast eenmaal op Ameland is aangekomen, is een centraal adres nodig voor het verkrijgen van antwoord op alle relevante vragen, een gastheer voor het eiland. De gemeente Ameland financiert mee in de kosten van VVV Ameland voor het verlenen van de diensten gastheerschap (zie 3.2.2) en productontwikkeling (zie 3.2.3). Het verlenen van deze diensten vindt plaats in de vestigingen van VVV Ameland in Nes en Hollum en in de digitale omgeving.

4.3 Gemeentelijk toeristisch beleid De gemeente Ameland financiert mee in de exploitatiekosten van VVV Ameland voor het verlenen van de diensten bij het leveren van een bijdrage aan het gemeentelijk toeristisch beleid (zie 3.3.1).

4.4 Maatschappelijke functie VVV Ameland De gemeente Ameland financiert mee in de exploitatiekosten van VVV Ameland voor het verlenen van de diensten die betrekking hebben op het vervullen van een maatschappelijke functie (zie 3.3.2). Het verlenen van deze diensten vindt plaats in de vestigingen van VVV Ameland in Nes en Hollum.

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

4

5. Voorwaarden voor medefinanciering van verrichte diensten door VVV Ameland 5.1 Hoogte en duur van deze toeristische uitvoeringsovereenkomst De toeristische uitvoeringsovereenkomst wordt gesloten voor een periode van 4 jaar (2018 t/m 2021). Het jaarlijks bedrag voor de medefinanciering van de uitvoering van de diensten (kerntaken en overige taken) bedraagt € 200.000,- en bestaat uit het bedrag bestemd voor toeristische promotie van € 160.000,- (zie 4.1) en een bijdrage van € 40.000,- in de kosten voor gastheerschap, maatschappelijke taken en productontwikkeling. Voor het verlengen van deze dienstencontract voor een volgende periode vindt tijdig bestuurlijk overleg plaats tussen de gemeente Ameland en VVV Ameland.

5.2 Uitbetaling bijdrage voor marketing, promotie en exploitatiebijdrage De bijdrage voor marketing en promotie en bijdrage voor exploitatiekosten worden in 4 termijnen uitbetaald nadat VVV Ameland tijdig een factuur aan de gemeente Ameland heeft gezonden. In principe wordt aan het begin van ieder kwartaal door de gemeente aan VVV Ameland betaald.

5.3 Verlaging of intrekking van één of beide bijdragen De exploitatiebijdrage kan onder de volgende omstandigheden worden verlaagd en/of ingetrokken: - Indien op onvoldoende wijze is voldaan aan de uitvoering van één of meerdere overeengekomen diensten; - Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de jaren 2018 tot en met 2021. De bijdragen maken deel uit van de meerjaren begroting van de gemeente Ameland. Jaarlijks vindt de definitieve vaststelling van de bijdragen plaats aan de hand van de vastgestelde jaarbegroting van de gemeente Ameland; - Over een voorgenomen besluit tot verlaging of intrekking van één of beide bijdragen vindt tijdig bestuurlijk overleg plaats tussen de gemeente Ameland en VVV Ameland.

5.4 Overlegging stukken VVV Ameland moet ieder jaar de volgende stukken aan de gemeente Ameland overleggen: - 2 maal per jaar een schriftelijke voortgangsrapportage over de afspraken betreffende de overeengekomen diensten en een prognose daarover voor het resterende deel van de contractperiode; - vóór 1 juli van ieder contractjaar een door een accountant samengestelde jaarrekening van het voorgaande jaar in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving; - Tijdig voor het einde van deze uitvoeringsovereenkomst een voorstel voor een nieuwe overeenkomst.

5.5 Bestuurlijk overleg Twee keer per jaar vindt er bestuurlijk overleg plaats tussen de gemeente Ameland en het bestuur van VVV Ameland over de uitvoering van deze uitvoeringsovereenkomst.

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

5

6

Ondertekening

Deze overeenkomst is ondertekend namens de gemeente Ameland door de Burgemeester, de heer A. de Hoop en de gemeentesecretaris mevrouw M. van Rijswijk. Namens VVV Ameland door haar voorzitter de heer W.J. Schuitema en haar directeur de heer G. Prosperi. Gemeente Ameland

VVV Ameland

…………………………………… Albert de Hoop

………………………………… Wietse Schuitema

Burgemeester

Voorzitter

Datum…………………….

Datum…………………………

6 …………………………………… Marloes van Rijswijk

………………………………… Cinto Prosperi

Secretaris / Directeur

Directeur

Datum…………………………

Datum…………………………

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

BIJLAGE Structuur toeristisch Ameland Samenstelling bestuur en organogram Het bestuur van VVV Ameland bestaat uit: Drie externen, bij voorkeur van ‘de wal’ en geen toeristische ondernemers Drie vertegenwoordigers van de toeristische ondernemers op Ameland Één vertegenwoordiger van de Gemeente Ameland Het hoogste orgaan van VVV Ameland is de Algemene Ledenvergadering. Toeristische partijen zijn georganiseerd in de Klankbordgroep Toerisme Ameland die VVV Ameland gevraagd en ongevraagd advies geeft. Tevens adviseert dit klankbord het bestuur van VVV Ameland over de benoeming van de drie ‘gewone’ bestuursleden (toeristische ondernemers) die het bestuur voordraagt als bestuurslid van VVV Ameland. Het bestuur hoeft dit advies niet over te nemen. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van twee jaar en kunnen maximaal 8 jaar aaneengesloten bestuurslid zijn. Na een aaneengesloten periode van acht jaar kan een dergelijk lid na een onderbreking van twee jaar opnieuw zitting nemen in het bestuur. Het organogram komt er als volgt uit te zien:

7

Ledenvergadering VVV •benoemt 3 functionele bestuursleden •benoemt 3 ‘gewone’ bestuursleden Benoemt 1 bestuurslid

Bestuur

Gemeente Ameland afstemming

Directie

Klankbordgroep Toerisme Ameland

Werkorganisatie VVV

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

Afstemming Het bestuur van VVV Ameland beslist over de hoofdlijnen van het beleid en de organisatie. Middels een directiestatuut delegeert zij bevoegdheden aan de directie van VVV Ameland en geeft zij opdracht aan de directie om VVV Ameland te leiden en effectieve promotie voor Ameland te maken. De directie overlegt minimaal 1 keer per jaar, maar bij voorkeur twee keer per jaar, met de verschillende belangengroeperingen. Bij deze gesprekken zijn zo nodig één of meerdere bestuursleden en een vertegenwoordiger van de gemeente aanwezig. Daarnaast overlegt de directie minimaal twee maal per jaar met de Klankbordgroep Toerisme Ameland. De overleggen hebben als onderwerp in ieder geval de toeristische ontwikkeling op Ameland, de promotie van het eiland en verder zaken die de desbetreffende sector bezig houden. Bij het overleg met de Klankbordgroep Toerisme is een vertegenwoordiger van de gemeente aanwezig. De afstemming met het klankbord gebeurt op hoofdlijnen. Het klankbord kan slechts een advies geven dat niet bindend is voor het bestuur van VVV Ameland. Besluitvorming Het bestuur van VVV Ameland beslist volgens het meerderheidsprincipe. Financiering Het uitgangspunt is dat VVV Ameland laagdrempelig is voor haar leden. Geld mag niet de reden zijn om geen lid te worden.

Dit betekent dat verschillende diensten voor leden aanzienlijk goedkoper zijn dan voor niet-leden of zelfs uitsluitend beschikbaar zijn voor leden. VVV Ameland heeft geen winstoogmerk en zij zal daarom het deel van haar bedrijfsresultaat dat niet vereist is voor noodzakelijke investeringen of om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen, investeren in Ameland promotie. Tot slot Het is onmogelijk om alles tot in detail uit te werken. Uiteindelijk heeft de Algemene Ledenvergadering van VVV Ameland het laatste woord.

Toeristische Dienstenovereenkomst 2018 t/m 2021

8