A1 Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2023 (407918)

13 MEI 2024 provinsje fryslan provincie fryslan

C/3

postbus 20120

8900 hm leeuwarden tweebaksmarkt 52 (058) 292 59 25

Gemeente Ameland College van B&W Postbus 22 9160 AA HOLLUM

www.fryslan.frl provincie@fryslan.frl

www.twitter.com/provfryslan

O CZ3

Ö

s

Ljouwert, 7 maaie 2024 Ferstjoerd, .g 2024

F-i

Üs merkteken ófd/ Opjefte Opgesteld troch Jo merkteken Taheakke(n)

: 02223558

Onderwerp

: Oanbiede Jierferslach ynterbestjoerlik tafersjoch (YBT) 2023

P-

; Bestjoerssaken : Gerrit Brink / (058) 292 59 37 of g.brink@fryslan.frl : Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2023

Achte Kolleezje/achte Deistich Bestjoer,

Mei dizze brief stjoere wy jo it Jierferslach Ynterbestjoerlik Tafersjoch 2023 (hjirnei: YBT) ta en dêrmei ynformearje wy jo oer de fuortgong fan de Utfieringsaginda IBT 2023-2024. Wy konstatearje dat risikorjochte maatwurktafersjoch stadichoan foarm begjint te krijen en dat de ütfierde tema-undersiken fertuten dogge. Troch dizze ündersiken binne yn it ófrüne jier kwetsberheden en risiko’s ferkend dy’t spylje by de ütfiering fan meibewaldstaken troch üs tafersjochuntfangers. Jierferslach ynterbestjoerlik tafersjoch 2023 Ferline jier is der foar it earst ütfiering jün oan IBT Onder de flagge fan it femijde IBTbeliedsramt. Dat ramt is yn jannewaris 2022 fêststeld troch it kolleezje fan Deputearre Steaten fan Fryslan en beskriuwt hoe’t wy risikorjochte maatwurktafersjoch tapasse op üs mei-oerheden; de 18 Fryske gemeenten en Wetterskip Fryslan. Yn dit jierferslach beskriuwe wy de wurksumheden dy’t yn 2023 op it mêd fan it ynterbestjoerlik tafersjoch ütfierd binne en diele wy de wichtichste befiningen.

- 1 /5-

Ons kenmerk:

02223558

J .

ö

provinsje fryslan provincie fryslan

<fö IZI

Wy hawwe üs yn 2023 rjochte op it ütfieren fan tema-ündersiken yn in oantal tafersjochdomeinen en op it ófhanneljen fan YBT-relatearre klachten en meldingen. Yn it jierferslach diele wy de wichtichste befiningen en rapportearje wy hoe’t de Fryske meioerheden ütfiering jün hawwe oan meibewaldstaken dy’t ünderdiel wiene fan dizze ündersiken. Op basis fan de ütkomsten fan dizze tema-ündersiken is der praat mei ferskate gemeenten en binne der ófspraken makke oer ferbetteraksjes. Yn totaal binne der ijouwer tema-ündersiken ütfierd binnen de tafersjochdomeinen Omjouwingsrjocht, Romtiike Oardering, Archeology (Erfguod) en Frysk. By dizze ündersiken is der sjoen nei de aktualiteit fan FTH-belied (Omjouwingsrjocht), it opnimmen fan archeologyske ferwachtingswearden yn bestimmingsplannen c.q. behearsferoarderingen (Archeology) en de korrekte status fan bestimmingsplannen mei it each op de ynwurkingtreding fan de Omgevingswet (Romtiike Omjouwing). Alle Fryske gemeenten binne op dizze tema’s undersocht. By it tema-undersyk Frysk is der by fiif gemeenten in byld foarme fan de wize werop’t sy ütfiering jouwe oan wetlike ferplichtingen dy’t fuortkomme üt de Wet gebruik Friese Taal. It kolleezje fynt it wichtich dat der meartaligens yn üs provinsje is en dat jildt yn it bysünder foar it gebrük fan it Frysk yn de iepenbiere romte.

Undertekening (nije) bestjoersöfspraak Fryske Taal en Kultuer 2024-2028 Okkerlêsten is mei it Ryk de sechsde “Bestjoersöfspraak Fryske Taal en Kultuer ’24 - ‘28’’ (hjirnei BFTK) oerienkaam. De oankommende jierren is dit akkoart it ütgongspunt foar it formulearjen fan üs taalbelied. Sjoen de nije BFTK meitsje wy fan de gelegenheid gebrük om mei dizze brief te beneamen dat de ynset fan Fryske gemeenten oangeande de fersterking fan de posysje fan it Frysk fierdere ferbettering nedich hat. Mei it Ryk is ófpraat dat it desintrale taalbelied in wichtige rol spilet yn de ymplemintaasje fan de Wet gebruik Friese taal en de ferbettering fan de posysje fan it Frysk yn it algemien. Oan’e iene kant binne gemeenten seis ferantwurdlik foar de fersterking hjirfan, oan’e oare kant is ófpraat om yn de oankommende BFTK-perioade yn te setten op de oanstelling fan meartaligenskoördinatoaren. De bedoeling is dat dizze koördinatoaren üs gemeenten hjiryn fasilitearje. Yn de gemeente Waadhoeke hat dit suksesfol west. YBT-meldingen In wêzentlik underdiel fan it YBT is it ófhanneljen fan sinjalen en meldingen oer de ütfiering fan meibewaldstaken troch de Fryske gemeenten en Wetterskip Fryslan. Yn 2023 hawwe wy by it YBT-kontaktpunt san meldingen untfongen. Fan fiif fan de san meldingen is fêststeld dat dizze yn it domein fan YBT foelen en dat der sprake wie fan hannelingsperspektyf.

Yn de measte gefallen gie it oer fergunningen en it stridige gebrük fan regels op it mêd fan romtiike oardering. Oare tema’s wiene Onder mear it tapassen fan bestjoersrjocht en ferkearsfeiligens. Alle ynkommen meldingen binne ynhaldlik undersocht. Oare üntjouwingen binnen it YBT Yn novimber2023 hat yn Grins it lanlike kongres ‘Interbestuurlijk toezicht met effect’ plakfün, inisjearre en organisearre troch de provinsje Grins. Fiif jier ferlyn waard troch de ministearjes van BZK en Financiën, tegearre mei it IPO en de VNG, de Agenda Toekomst Toezicht (ATT) lansearre. De keam fan dizze aginda is dat tafersjochhalders en tafersjochüntfangers tegearre it YBT foarmjouwe. Derby rjochtsje sy harren primêr op it ynsichtlik krijen en behearskjen fan mooglike risiko’s by de ütfiering fan meibewaldstaken.

-2/5-

Ons kenmerk:

02223558

M—I

<U

Ö

o P-

ö

provinsje fryslan provincie fryslan

<fö

r—H

CC Yn it kongres stie in evaluaasje fan de ATT op it programma. Der is bepraat hoe’t de ütgongspunten fan de ATT tapast wurde yn it provinsjale YBT, mei bysQndere oandacht foar de Grinzer maatwurkoanpak. Dat is ek de oanpak dêr’t it Fryske YBT-model op inte is. De ütgongspunten fan de ATT binne opnaam yn it YBT-beliedsramt fan de provinsje Fryslan.

Ta beslüt advisearje wy jo om yn it ramt fan horizontale ferantwurding dizze brief mei bylagen troch te lieden oan jo gemeenteried.

c

o UQ

ö

Mei heechachting,

ï>

o

Deputearre Steaten fan Fryslan,

p. drs. A.A.M. Brok, foarsitter

foar diue, de loko-foarsitter

drs. ing. J.J.

ra, sekretaris

foar dizze, de loko-provinsjesekretaris

-3/5-

Ons kenmerk:

02223558

Ö

provinsje fryslan provincie fryslan

<fö CZ3

Bijlage: Nederlandse vertaling van de brief Met deze brief sturen wij u het Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht 2023 (hierna: IBT) toe en daarmee informeren wij u over de voortgang van de Uitvoeringsagenda IBT 2023-2024. We constateren dat risicogericht maatwerktoezicht geleidelijk aan vorm begint te krijgen en dat de uitgevoerde themaonderzoeken hun vruchten beginnen af te werpen. Via deze onder­ zoeken zijn in het afgelopen jaar kwetsbaarheden en risico’s verkend die spelen bij de uit­ voering van medebewindstaken door onze toezichtontvangers.

Jaarverslag interbestuurlijk toezicht 2023 Vorig jaar is er voor het eerst uitvoering gegeven aan IBT onder de vlag van het vernieuwde IBT-beleidskader. Dit kader is in januari 2022 vastgesteld door het college van Gedepu­ teerde Staten van Fryslan en beschrijft hoe wij risicogericht maatwerktoezicht toepassen op onze medeoverheden: de 18 Friese gemeenten en Wetterskip Fryslan. We hebben ons in 2023 gericht op het uitvoeren van themaonderzoeken binnen een aantal toezichtdomeinen en op de afhandeling van IBT-gerelateerde klachten en meldingen. In het jaarverslag delen we de belangrijkste bevindingen en rapporteren we hoe de Friese mede­ overheden uitvoering hebben gegeven aan medebewindstaken die onderdeel waren van deze onderzoeken. Op basis van de uitkomsten van deze themaonderzoeken is er met ver­ schillende gemeenten gesproken en zijn er afspraken gemaakt over verbeteracties. In totaal zijn er vier themaonderzoeken uitgevoerd binnen de toezichtdomeinen Omgevingsrecht, Ruimtelijke Ordening, Archeologie (Erfgoed) en Frysk. Bij deze onderzoeken is geke­ ken naar de actualiteit van VTH-beleid (Omgevingsrecht), het opnemen van archeologische verwachtingswaarden in bestemmingsplannen c.q. beheersverordeningen (Archeologie) en de correcte status van bestemmingsplannen met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet (Ruimtelijke Omgeving).

Alle Friese gemeenten zijn op deze thema’s onderzocht. Bij het themaonderzoek Frysk is bij vijf gemeenten een beeld gevormd van de manier waarop zij uitvoering geven aan wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Wet gebruik Friese Taal. Het college hecht waarde aan meertaligheid in onze provincie en het gebruik van het Frysk in de openbare ruimte in het bijzonder.

Ondertekening (nieuwe) Bestuursafspraak Friese Taal en Cultuur 2024-2028 Onlangs is met het Rijk de zesde "Bestjoersöfspraak Fryske Taal en Kultuer ’24 - ’28” (hierna: BFTK) afgesloten. De komende jaren is dit akkoord uitgangspunt voor het formule­ ren van ons taalbeleid. Gelet op de nieuwe BFTK maken wij van de gelegenheid gebruik om via deze briefte benoemen dat de inzet van Friese gemeenten ten aanzien van de verster­ king van de positie van het Frysk verdere verbetering behoeft. Met het Rijk is afgesproken dat het decentrale taalbeleid een belangrijke rol speelt in de implementatie van de Wet ge­ bruik Friese taal en de verbetering van de positie van het Frysk in het algemeen. Enerzijds zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor de versterking hiervan, anderzijds is afgesproken om binnen de komende BFTK-periode in te zetten op de aanstelling van meertaligheidscoördinatoren. De bedoeling is dat deze coördinatoren onze gemeenten hierin faciliteren. In de gemeente Waadhoeke is dit succesvol gebleken.

-4/5-

Ons kenmerk:

02223558

r

CZ5

ö

o p.

Ö provinsje fryslan provincie fryslan IBT-meldingen Een wezenlijk onderdeel van het IBT is het afhandelen van signalen en meldingen over de uitvoering van medebewindstaken door Friese gemeenten en Wetterskip Fryslan. In 2023 hebben we via het IBT-contactpunt zeven meldingen ontvangen. Van vijf van de zeven mel­ dingen is vastgesteld dat deze binnen het domein van IBT vielen en er sprake van handelingsperspectief was. In de meeste gevallen betrof het meldingen over vergunningen en het strijdig gebruik van regels op het gebied van ruimtelijke ordening. Andere thema’s waren on­ der meer het toepassen van bestuursrecht en verkeersveiligheid. Alle binnengekomen mel­ dingen zijn inhoudelijk onderzocht.

Overige ontwikkelingen binnen het IBT In november 2023 vond er in Groningen het landelijke congres ‘Interbestuurlijk toezicht met effect’ plaats, geïnitieerd en georganiseerd door de provincie Groningen. Vijfjaar geleden werd de Agenda Toekomst Toezicht (ATT) gelanceerd door de ministeries van BZK en Fi­ nanciën, het IPO en de VNG. De kern van deze agenda is dat toezichthouders en toezichtontvangers samen het IBT vormgeven. Daarbij richten zij zich primair op het inzichtelijk krij­ gen en beheersen van mogelijke risico’s bij de uitvoering van medebewindstaken. Tijdens het congres stond een evaluatie van de ATT op het programma. Besproken is hoe de uitgangspunten van de ATT zijn toegepast in het provinciale IBT, met bijzondere aan­ dacht voor de Groninger maatwerkaanpak. Dat is ook de aanpak waarop het Friese IBT-model is geënt. De uitgangspunten van de ATT zijn opgenomen in het IBT-beleidskader van de provincie Fryslan.

Tot slot adviseren wij u om in het kader van horizontale verantwoording deze brief met bijla­ gen door te geleiden aan uw gemeenteraad.

-5/5-

Ons kenmerk:

02223558

<fd I—1 to

eb M-l <D

ö >

o P.

t

provinsje fryslan provincie fryslan

Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Jaarverslag 2023

Team IBT Afdeling bestuurszaken April 2024

provinsje fryslan provincie fryslan Inleiding In 2023 is er voor het eerst uitvoering gegeven aan het interbestuurlijk toezicht (IBT) onder de vlag van het vernieuwde IBT-beleidskader. Dit beleidskader, met als titel 'Met open vizier samen werken aan risicogericht maatwerktoezicht', biedt risicogericht maatwerktoezicht aan de toezichtontvangers: de Friese gemeenten en Wetterskip Fryslan. Het college van Gedeputeerde Staten van Fryslan heeft dit beleidskader, met een looptijd van vier jaar (2023-2026), in januari 2023 vastgesteld.

In lijn met de uitgangspunten van het beleidskader is vorig jaar een uitvoeringsagenda IBT voor 2023 en 2024 vastgesteld. Met het verstrijken van 2023 zit het eerste jaar van de uitvoeringsagenda er op en dit stelt ons in de gelegenheid om hier op hoofdlijnen verslag van te doen. In navolging van vorig jaar, toen we een 'rondje langs de velden' (inhoudelijke kennismakinggesprekken met alle toezichtontvangers) hebben gemaakt, lag in 2023 de focus op het uitvoeren van een aantal themaonderzoeken binnen enkele toezichtdomeinen en op de afhandeling van klachten en meldingen die IBT-gerelateerd waren. In 2023 hebben we via het IBT-contactpunt verschillende meldingen ontvangen die (zoveel mogelijk) afgehandeld zijn. In dit verslag wordt dit toegelicht. Het afgelopen jaar zijn erthemaonderzoeken ingesteld binnen de domeinen Omgevingsrecht, Ruimtelijke Ordening, Archeologie (erfgoed) en Frysk. In dit jaarverslag delen we de belangrijkste bevindingen en schetsen we een beeld van hoe onze medeoverheden uitvoering hebben gegeven aan specifieke medebewindstaken die onderdeel van de onderzoeken zijn geweest.

De onderzoeken zijn ingesteld naar aanleiding van de uitkomsten van gesprekken die in 2022 en 2023 met de Friese gemeenten en Wetterskip Fryslan zijn gevoerd. Hierbij is afstemming met en ondersteuning van de vakafdelingen binnen het provinciale ambtelijk apparaat gezocht. Om een themaonderzoek effectief in te zetten en uit te voeren, is inhoudelijke betrokkenheid van de vakafdelingen noodzakelijk. Vanuit de afdeling Bestuurszaken coördineren wij het IBT, de inhoudelijke invulling van toezicht geschiedt (idealiter) door de vakafdelingen, in afstemming en samenwerking met het coördinerend team IBT. Dit is het model waar wij stapsgewijs naar toe werken. Behalve de betrokkenheid van vakafdelingen is een robuuste en een zo volledig mogelijke informatiepositie van het coördinerend team IBT eveneens van belang. Deze is op dit moment nog onvoldoende robuust, de organisatieontwikkeling die doorlopen wordt, biedt kansen en ruimte voor versterking hiervan.

De komende jaren streven we het doel na om de vakafdelingen permanent aan te haken bij de uitvoering en invulling van het IBT. Concreet betekent dit betrokkenheid bij het bezoeken van toezichtontvangers en/of bij het instellen van themaonderzoek. Dit is in lijn met de integrale manier van werken en centraal staat in de verdere dóórontwikkeling van de provinciale organisatie. In het afgelopen jaar hebben wij gemerkt dat de samenwerking tussen het coördinerende team IBT en de vakafdelingen langzaam aan meer gestalte begint te krijgen en dat we elkaar makkelijker weten te vinden. Dit bewees zich vooral binnen de themaonderzoeken en bij IBT-meldingen. Het gezamenlijke belang en de waarde van risicogericht maatwerktoezicht wordt herkend door de vakafdelingen. Door de focus te leggen op beheersing en verkleining van risico's die uitvoering van medebewindstaken beïnvloeden, draagt dit bij aan de versterking van de kwaliteit van het openbaar bestuur. In de contacten met gemeenten en Wetterskip Fryslan ontvangen we positieve geluiden over onze manier van werken. Maar we zijn er nog niet, meer integraal werken is nodig. De borging van ons toezichtmodel vereist gezamenlijke inzet; de komende jaren zetten we in op verdere verdieping en verbreding van deze manier van werken en willen we flexibel kunnen inspelen op (maatschappelijke) ontwikkelingen.

Dit doen we door in dialoog te zijn met alle betrokkenen, zowel intern als extern. 2

provinsje fryslan provincie fryslan Wettelijke basis Op basis van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) voert de provincie interbestuurlijk toezicht uit op de medeoverheden (Fryske gemeenten en Wetterskip Fryslan) binnen de provinciegrenzen. Wet- en regelgeving bepalen de kaders waarbinnen de provincie als toezichthouder en gemeenten en waterschappen als toezichtontvangers opereren. De wettelijke basis onder het IBT wordt gevormd door de Waterschapswet, Wet Open Overheid, Archiefwet, Natuurbeschermingswet, Huisvestingswet statushouders. Wet luchtkwaliteit. Wet milieubeheer. Wet ruimtelijke ordening. Besluit ruimtelijke ordening. Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) (en bijbehorende Amvb's Besluit omgevingsrecht en Ministeriele regeling omgevingsrecht), Erfgoedwet, Wet verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) en de Wet gebruik Friese taal. Binnen afzienbare tijd worden de Omgevingswet (per 1-1-2024) en de nieuwe Archiefwet (datum onbekend) onderdeel van dit wettelijk kader en zullen een aantal van bovenstaande wetten komen te vervallen. Doel van het jaarverslag Het doel van dit jaarverslag is te rapporteren over de uitgevoerde werkzaamheden en behaalde resultaten op het gebied van het interbestuurlijk toezicht in 2023.

Het toezichtdomein Water en riolering wordt alleen behandeld in relatie tot Wetterskip Fryslan (archief- en informatiebeheer, omgevingsrecht).

Zoals bekend hanteert de provincie met de vaststelling van het IBT-beleidskader in januari 2023 het risicogericht maatwerktoezicht als werkwijze. In het beleidskader wordt uitvoerig toegelicht wat deze werkwijze inhoudt, voor de volledigheid wordt deze hieronder kort beschreven.

Wat is risicogericht maatwerktoezicht? Risicogericht maatwerktoezicht betekent dat wij door middel van dialoog en samen met de toezichtontvangers kijken naarde manier waarop zij hun medebewindstaken uitvoeren. Als provincie houden wij toezicht op zeven domeinen, te weten archief- en informatiebeheer, huisvesting verblijfsgerechtigden, Frysk, water en riolering, omgevingsrecht, ruimtelijke ordening en monumentenzorg (archeologie en gebouwd erfgoed). In de contacten met onze toezichtontvangers nemen wij een open en transparante houding in en stellen wij vertrouwen in onze medeoverheden. Dit stelt ons in staat om open en inhoudelijke gesprekken te voeren, waarbij de focus ligt op het identificeren en prioriteren van risico's die spelen bij de uitvoering van medebewindstaken door toezichtontvangers. Daarmee heeft risicogericht maatwerktoezicht ook een preventieve functie; we kijken nadrukkelijk naar wat er op toezichtontvangers afkomt. Eventuele risico's en kwetsbaarheden worden opgenomen in een toezichtplan, dit document is het uitgangspunt bij onze contacten (en themaonderzoeken) en wordt beschouwd als groeidocument voor de komende jaren. Belangrijk uitgangspunt van ons maatwerktoezicht is dat goed presterende toezichtontvangers op minder aandacht vanuit het IBT hoeven te rekenen.

Het tegenovergestelde geldt ook; wanneer we signalen opvangen dat een toezichtontvanger steken laat vallen, kan dit betekenen dat wij frequenter contact zullen zoeken. De wettelijke interventieladder, met indeplaatsstelling of schorsing en vernietiging als uiterste maatregel, is hierbij van toepassing. Meer informatie hierover in het beleidskader. Wettelijke taak van het IBT Interbestuurlijk toezicht is geen doel op zich. IBT is een wettelijke taak van de provincie die er op toe ziet dat toezichtontvangers medebewindstaken in lijn met wet- en regelgeving uitvoeren. De Wrgt biedt ruimte aan provincies om IBT als instrument zelf in te richten. Risicogericht maatwerktoezicht is een model dat ook bij enkele andere provincies, zij het met wat accentverschillen, wordt toegepast.

3

provinsje fryslan provincie fryslan 1. Ontwikkelingen binnen het IBT In het afgelopen jaar waren er enkele ontwikkelingen die van invloed zijn (geweest) op het IBT. Landelijk congres 'Interbestuurlijk toezicht met effect' Op 16 november 2023 vond in Groningen het landelijke congres 'Interbestuurlijk toezicht met effect' plaats, geïnitieerd en georganiseerd door de provincie Groningen. Vanuit de provincie Fryslan is er deelgenomen aan dit congres. Vijfjaar geleden werd door de ministeries van BZK en Financiën, samen met het IPO en de VNG, de Agenda Toekomst Toezicht (ATT) gelanceerd. De kern van de Agenda is dat toezichthouders en toezichtontvangers samen het IBT vormgeven. Daarbij richten zij zich primair op het inzichtelijk krijgen en beheersen van mogelijke risico's bij de uitvoering van medebewindstaken. Tijdens het congres is besproken hoe de uitgangspunten van de ATT worden toegepast, met bijzondere aandacht voor de Groninger maatwerkaanpak, de aanpak waarop het Friese IBT-model is geënt.

Dóórontwikkeling toezichtkennis in een veranderend werkveld Als coördinerend team vinden we het belangrijk te kunnen inspelen op het veranderende werkveld van het IBT. Het werkveld is in beweging en dit heeft impact op de benodigde kennis en vaardigheden van toezichthouders. In het kader volgt de provinciearchivaris met de opleiding 'Leeratelier Toezicht en Naleving' van de Nederlandse School voor het Openbaar Bestuur (NSOB) te Den Haag. Datagedreven toezicht De provincie Fryslan draait sinds 2022 mee in een interprovinciale werkgroep die onderzoekt op welke manier data en datastromen onderdeel kunnen worden van het IBT. De werkgroep heeft de ambitie gesteld om per toezichtgebied met concrete aanbevelingen te komen. Per deelnemende provincie in de werkgroep is een toezichtdomein 'geadopteerd'. Vanuit de provincie Fryslan hebben wij ons gericht op het domein Erfgoed. Binnen de landelijke werkgroep Toezichtkader Erfgoed, waarin beleidsspecialisten vanuit diverse provincies zitting hebben, is een project opgestart om de mogelijkheden te onderzoeken hoe te komen tot een meer uniform en datagedreven toezichtkader IBT-erfgoed. Hierbij is contact gezocht met de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (Monitor monumenten en erfgoed).

Deze werkgroep heeft hiertoe een plan opgesteld, waarbij op verzoek van het Rijk geïnventariseerd is welke aanvullende middelen provincies nodig hebben om hier uitvoering aan te geven. De provincies hebben de verantwoordelijk staatssecretaris in het najaar van 2023 per brief hiervan op de hoogte gebracht. Voor zover bekend is er nog geen reactie geweest op deze brief.

Wet digitale overheid Op 21 maart 2023 is de Wet digitale overheid (Wdo) aangenomen en per 1 juli 2023 in werking getreden. De Wdo regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de overheid. In het wetsvoorstel was een expliciete bepaling opgenomen dat het college van GS de taak heeft om via het IBT toezicht te houden op de medebewindstaken van de gemeenten in deze regeling. Als gevolg van onderzoek en overleg met de VNG en IPO heeft de minister van BZK geconstateerd dat een meer centraal ingericht toezicht meer op zijn plaats is. De verdere invulling hiervan en de manier waarop het Rijk de horizontale controle van de gemeenteraad wil ondersteunen, wordt nader bepaald in samenwerking met de VNG en IPO.

Wet Versterking Regie op Volkshuisvesting Het wetsvoorstel Versterking Regie op Volkshuisvesting geeft het Rijk, provincies en gemeenten een wettelijk instrumentarium om samen regie te voeren op de volkshuisvesting. De instrumenten moeten ervoor zorgen dat overheden meer grip hebben op waar, hoeveel en voldoende betaalbaar wordt gebouwd. Ook gaat de wet voorzien in eenduidige definities die voor het hele land gaan gelden. In 2022 en 2023 zijn 35 regionale 'woondeals' gesloten. De wet moet provincies en

4

provinsje fryslan provincie fryslan

•

gemeenten verplichten om de bestuurlijke afspraken in de woondeals uit te voeren. Voor de provincie Fryslan bedraagt de bouwopgave 17.720 woningen, waarvoor op 20 april 2023 afspraken zijn gemaakt en die in de periode 2022-2030 gebouwd moeten gaan worden. Op dit moment is het wetsvoorstel nog niet aangenomen en daardoor is nog niet duidelijk in hoeverre het IBT een rol gaat spelen bij het toezien op de uitvoering van de bijbehorende medebewindstaken door de gemeenten.

Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen De Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) is in beweging en wordt aangepast. Met die aanpassing wijzigt ook de toezichtstaak van de provincie. Een IPO-werkgroep Bibliotheken denkt mee over de wettekst (treedt per 1 januari 2026 in werking) en de bijbehorende toezichtrol van GS.

2. Toezicht op Archief en Informatiebeheer Op basis van de ingezonden verslagen en gesprekken met diverse gemeenten is er over de hele linie sprake van een veelkleurig archieflandschap, van volledige regionale archiefdiensten tot gemeenten die de basistaken als uitgangspunt nemen. Die basistaken hebben betrekking op zowel analoge als digitale informatie met een breed beoordelingskader: de goede, geordende en toegankelijke staat, de stand van zaken met betrekking tot overbrenging en vernietiging en de aanwezigheid van een 'duurzame bewaaromgeving' en tot slot de gezette stappen in de richting van het vereiste kwaliteitssysteem gericht op interne verbeteringen. Dit jaar is specifiek gekeken naar de op handen zijnde 'ontvlechtingen' van diverse samenwerkingsverbanden en de gevolgen voor de potentiële gevolgen voor de informatievoorziening. Bij vrijwel alle bezochte gemeenten staat het zaakgerichte werken centraal. Geconstateerd is daar er bij een beperkt aantal gemeenten sprake is van een hybride situatie terwijl op andere plekken er relatief probleemloos digitaal wordt gewerkt. Wel blijft over het algemeen de (digitale) vernietiging een punt van aandacht. De plannen voor overbrenging van digitale documenten naar een e-depot bevindt zich bij de meeste gemeenten nog steeds in een verkennende fase.

Wel is er onder regie van Tresoar met diverse gemeentearchivarissen een 'kopgroep' gevormd die zich in het aankomend jaar over de praktische kanten van gemeentelijke aansluiting op het e-depot gaat verkennen. In een gemeente zijn na een schimmeluitbraak in 2022 gepaste maatregelen genomen ter verbetering van de bewaarcondities.

Op het terrein van overbrenging van analoge archieven lijkt er geen sprake van grote achterstanden. Op plaatsen met een gemeentearchivaris is sprake van structurele aandacht voor de erfgoed-functie van overgebrachte archieven. De acquisitie van particuliere archieven wordt alleen door gemeenten met een archivaris als taak beschouwd. Veel van de inventarissen van de gemeentearchieven zijn wel online raadpleegbaar. Daarnaast is dankzij de inzet van de collega's van de provinciale repro ook de reeks papieren archiefinventarissen flink uitgebreid. Het vormt vanouds een bescheiden bijdrage aan verbetering van het historische onderzoekklimaat bij de gemeentelijke archiefdiensten . Ook zijn er bij enkele gemeenten afgelopen jaar in aansluiting op landelijke initiatieven onderzoeken uitgevoerd naar banden met het slavernijverleden en de omgang met Joods vastgoed. Op personeel gebied is het goed te constateren dat er bij een aantal gemeenten nieuwe archivarissen zijn benoemd met voldoende kennis en ervaring. Desondanks blijft de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel een punt van aandacht. Dat had tot gevolg dat een van de ontvlechtende gemeenten zich genoodzaakt zag de dienstverlening ten aanzien van het oud-archief uit te besteden aan Tresoar. Daartoe is een pilot opgestart en een dienstverleningsovereenkomst gesloten die door de provincie gemonitord wordt.

5

provinsje fryslan provincie fryslan Op het terrein van kennisdeling vond er vanuit het Provinciehuis een Fries archivarissen-overleg plaats. Actuele ontwikkelingen en meer samenwerking beoogt op terreinen als collectiebeheer en een e-Depot centraal staan. Het vormt de aanzet tot wat de werktitel 'Friese bewaarstrategie' heeft gekregen en de komende jaren onder invloed van de aanstaande nieuwe Archiefwet (met de gemeentearchivaris als verplichte figuur) meer volume en richting moet krijgen.

3. Toezicht op Huisvesting Verblijfsgerechtigden Gemeenten zijn wettelijk verplicht elk halfjaar een bepaald aantal statushouders te huisvesten. Dit is de taakstelling. De minister van Binnenlandse Zaken bepaalt de taakstelling per gemeente. De hoogte van de taakstelling hangt af van het aantal inwoners en het verwachte aantal statushouders.

De provincie ziet erop toe dat gemeenten voldoen aan de wettelijke taakstelling. Het toezicht op de huisvesting van verblijfsgerechtigden kent twee peilmomenten: 1 januari en 1 juli. Aan de hand van de realisatiecijfers van het COA gaat de provincie na of de gemeenten hun halfjaarlijkse taakstelling hebben gerealiseerd. Heeft een gemeente onvoldoende statushouders gehuisvest, dan heeft de toezichthouder de plicht om in te grijpen. Daarvoor hanteren wij de bestuurlijke interventieladder. De eerste stap is ambtelijk overleg (trede 2), daarna volgen bestuurlijke gesprekken en een plan van aanpak (trede 3) als de situatie niet verbetert. De gemeente krijgt de tijd om verbetering te laten zien. Hoe het toezicht precies verloopt, is maatwerk. Blijft de gemeente in trede 3 nog steeds in gebreke, dan kan de provincie het werk van de gemeente gaan uitvoeren op kosten van de gemeente (trede 4 tot en met 6). Van de 14 gemeenten met een taakstelling hebben 11 gemeenten in de eerste helft van 2023 de taakstelling niet gehaald. Vier gemeenten staan in trede 3 van de interventieladder. In de tweede helft van 2023 hebben 12 gemeenten de taakstelling niet gehaald. Zeven gemeenten staan in trede 3 van de interventieladder.

4. Themaonderzoeken IBT in 2023 In het afgelopen jaar hebben we vier themaonderzoeken uitgevoerd, te weten binnen de domeinen archeologie (erfgoed), omgevingsrecht (vergunningverlening, toezicht en handhaving; VTH), ruimtelijke ordening en het Frysk. Archeologie (Erfgoed): onderzoek bescherming van erfgoed Doel van dit themaonderzoek is meer verdieping te krijgen in de wijze waarop Friese gemeenten de bescherming van erfgoed en archeologie in bestemmingsplannen en beheersverordeningen hebben geregeld.

Artikel 38a van de Monumentenwet, zoals van toepassing op grond van artikel 9.1 eerste lid van de Erfgoedwet, zegt: De gemeenteraad houdt bij de vaststelling van een bestemmingsplan of een beheersverordening als bedoeld in artikel 3.1, onderscheidenlijk artikel 3.38, van de Wet ruimtelijke ordening en bij de bestemming van de in het plan begrepen grond, rekening met de in de grond aanwezige dan wel te verwachten monumenten. Op grond van bovenstaand artikel dienen de door de gemeente vastgestelde bestemmingsplannen en/of beheersverordeningen rekening te houden met de aangetoonde dan wel te verwachten monumenten (lees; archeologische verwachtingswaarden). Het risico van niet of onvoldoende rekening houden met aangetoonde ofte verwachten monumenten (archeologische verwachtingswaarden) is dat archeologische waarden en informatie niet gedocumenteerd raken en

6

provinsje fryslan provincie fryslan

4

daarmee verdwijnen. Archeologische waarden die verdwijnen kunnen niet hersteld worden; eens weg is altijd weg. Voor het onderzoek is een vragenlijst opgesteld die naar de 18 gemeenten in Fryslan is verstuurd. Er hebben 15 gemeenten op de vragenlijst gereageerd. Uit de binnengekomen reacties is een beeld gevormd over het gemeentelijk archeologiebeleid en hoe dit is verankerd en over de kennis bij gemeenten betreffende wet- en regelgeving op het vlak van archeologie. Om structuur aan te brengen in de reacties en te komen tot een prioritering voor de te voeren gesprekken met gemeenten, is besloten een beoordelingssysteem toe te passen lopende van 0 (voldoet (nagenoeg) aan wat wet- en regelgeving vereisen) tot 3 (voldoet niet aan wat wet- en regelgeving vereisen en de gemeente heeft geen plan om dit op te lossen). Uit de analyse van de binnengekomen reacties blijkt dat het niveau van bescherming en kennis nogal verschilt per gemeente. Eén gemeente is beoordeeld met score 0 en vijf gemeenten met score 1. Deze laatste groep betreft de gemeenten die momenteel in samenwerking met de provincie bezig zijn, of op korte termijn bezig gaan, met een verdiepingsslag van de FAMKE. Ook zijn de gemeenten hiertoe gerekend die middels een Erfgoedverordening de bescherming van archeologie afdoende hebben geborgd.

De verwachting is dat deze gemeenten binnen afzienbare tijd het archeologisch beleid op orde hebben, ook met het oog op de Omgevingswet. Wel zullen met deze gemeenten hierover nog nadere afspraken moeten worden gemaakt. Vier gemeenten hebben een score van 2. In oudere bestemmingsplannen en beheersverordeningen is de bescherming van de archeologie nog niet volgens de wettelijke eisen geregeld, voor de nieuwe is dat al wel het geval. De gemeenten dienen een plan op te stellen om de bescherming van de archeologie voor het gehele gemeentelijke grondgebied te regelen. Als laatste zijn er twee gemeenten met een score 3. Deze gemeenten voldoen niet aan wat wet- en regelgeving vereisen, zowel voor de oude als voor een deel van de nieuwe bestemmingsplannen en/of beheersverordeningen. Deze gemeenten hebben nog geen plan om dit op te lossen.

Met de gemeenten met de laagste score zijn gesprekken gevoerd en acties afgesproken ten aanzien van de verankering van de verwachtingswaarden door middel van een dubbelbestemming daarvan in FAMKE, bestemmingsplannen en/of beheersverordeningen. Omgevingsrecht: onderzoek borging VTH Een thema of incident geeft vaak waardevolle informatie over de dagelijkse praktijk bij de gemeenten, die niet altijd naar boven komt bij het systematische toezicht. Nadat we in 2022 alle gemeenten en het Wetterskip in Fryslan hebben doorgelicht op het vlak van systematische toezicht, hebben we in 2023 een themaonderzoek uitgevoerd op het gebied van het Omgevingsrecht (VTH en bestemmingsplannen). Op het terrein van het omgevingsrecht betrof het de status van het VTHbeleid 2023, het uitvoeringsprogramma VTH 2023 en het Jaarverslag VTH 2022 (FUMO-basistaken en thuistaken van de gemeenten). Ook is een uitvraag gedaan naar de wijze waarop wordt voldaan aan de VTH-kwaliteitscriteria en in hoeverre de gemeenteraad hierover geïnformeerd is. Ten aanzien van de wettelijke verplichtingen (Bor, Mor) valt op dat de meeste gemeenten en het Wetterskip het VTH-beleid, uitvoering en jaarverslaglegging op orde hebben of bezig zijn de stukken in lijn te brengen met de Omgevingswet. Wat het maatschappelijk effect is van vergunningverlening, toezicht en handhaving wordt nog steeds achterwege gelaten.

Je kunt stellen dat hier geen sprake is van een leereffect. Dit is voor ons een aandachtspunt voor de komende jaren. Ten aanzien van vereisten van de Big8 (beleidscycli) valt het volgende op: van de 18 bezochte gemeenten zijn er 14 (in 2022 betroffen het er negen) gemeenten die grotendeels voldoen aan de minimale wettelijke verplichtingen. Meer specifiek: beschikking hebben over vigerend beleid, een jaarlijks uitvoeringsprogramma en een jaarverslag met de te realiseren doelstellingen voor de nabije 7

provinsje fryslan provincie fryslan toekomst. De andere vier gemeenten hebben geen of verouderd geschreven beleid, geen of een gebrekkig uitvoeringsprogramma en brengt als gevolg daarvan geen jaarverslag uit. Een uitzondering betreft de VTH-bedrijfsvoering van Wetterskip Fryslan. Zij heeft het principe van de Big8 in haar bedrijfsvoering doorgevoerd. De VTH-risico's zijn uitgewerkt in de Toezichtsaspecten IBT. Het cluster Control binnen Wetterskip Fryslan heeft aangegeven dat zij de voortgang van het VTHplan, het VTH-beleidsplan en VTH-uitvoeringsplan volgen en rapporteren. In het MT-overleg tussen JZ (Juridische Zaken), VV (Vergunningverlening) en HH (Handhaving) worden de acties opgepakt. In enkele gevallen wordt bij het noemen van risico's door medeoverheden aangegeven dat hierbij sprake is van een (dreigend) tekort aan ervaren vakkrachten. Dit blijkt ook uit de VTHkwaliteitscriteria die in toenemende mate moeizamer op peil kunnen worden gehouden. In vergelijking met 2022 (toen niet duidelijk) worden nu de meeste gemeenteraden hierover geïnformeerd.

In het kader van risicogericht maatwerktoezicht werd gekeken naar welke risico's zich voordoen in de werkuitvoering en welke aandachtspunten er zijn. Meestal kwam naar voren dat toezichtontvangers: A) steeds meer moeite hebben met het vinden en binden van kwalitatief goed personeel; B) sturen via de DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) als nadelig effect op het gebruiksgemak ervaren; C) de Wet kwaliteitsborging bouw (Wkb) als administratieve rompslomp zien; D) vrezen voor te weinig kwaliteitsborgers; E) uit beschikbare software niet het effect van toezicht naar voren kunnen halen.

Ruimtelijke Omgeving: onderzoek bestemmingsplannen Een bestemmingsplan van een gemeente heeft altijd een bepaalde status die iets zegt over de fase waarin zich deze bevindt (bijv, voorontwerp, ontwerp, vastgesteld, onherroepelijk, in werking getreden). Deze status wordt door gemeenten niet altijd goed bijgehouden. Sommige gemeenten hebben tientallen verschillende bestemmingsplannen, terwijl andere gemeenten slechts met enkele omgevingsplannen werken. Om beter zicht te krijgen op deze statussen, hebben we gekeken op www.ruimtelijkeplannen.nl of de beschikbare informatie over deze plannen correct en actueel is. Een dossierstatus is een digitaal hulpmiddel dat aangeeft wat de waarde van een ruimtelijk plan is. Dit is ook voor burgers van belang. Is de status 'ontwerp', dan kun er een zienswijze ingediend worden. Bij 'vastgesteld' kun je in beroep en bij 'in werking' kunnen hier rechten aan ontleend worden. Is de status 'gedeeltelijk onherroepelijk', dan kan een rechter het plan nog vernietigen.

Het onderzoek vanuit het IBT heeft geconstateerd dat de dossierstatus door enkele gemeenten niet goed genoeg wordt bijgehouden. Met het oog op de Omgevingswet is het belangrijk dat de plannen de juiste status hebben. Bij het van kracht worden van de Omgevingswet is het namelijk niet meer mogelijk deze status te wijzigen, wat de betrouwbaarheid van overheidsinformatie kan aantasten. Daarom is het van belang dat gemeenten hun digitale dossiers en bijbehorende statussen op orde brengen. Als informatiebron is het kwaliteitsdashboard voor ruimtelijke plannen van het Kadaster geraadpleegd. Per gemeente kan hiermee worden bekeken welke plannen een foutieve dossierstatus hebben. Alle gemeenten zijn wettelijk verplicht om de status van de dossiers bij dit dashboard op orde te hebben. Vanuit het IBT kleeft er een namelijk een risico aan het niet op orde hebben van deze statussen. Heeft een gemeente dit niet op orde, dan kan de wettelijke interventieladder niet worden belopen. Het gaat om eventuele administratieve fouten. Indeplaatsstelling is niet mogelijk vanwege een gebrek aan informatie. Ook is er geen sprake van een risico voor de veiligheid en de gezondheid van de leefomgeving. De gemeenten waarbij veel foutieve dossier statussen zijn geconstateerd, hebben ambtelijk het verzoek gekregen om dit op orde te brengen vóór de Omgevingswet in werking treedt.

8

provinsje fryslan provincie fryslan

t

Frysk: onderzoek ontwikkelingen binnen enkele gemeenten De Friese taal is naast het Nederlands de enige erkende taal in Nederland. De Wet Gebruik Friese Taal is er om iedereen in Fryslan het recht te garanderen gebruik te maken van het Fries en legt bepaalde verplichtingen op aan de Friese gemeenten. Zo moeten gemeenten volgens deze wet een geldig beleidsplan met betrekking tot het Fries hebben. Dit beleid moet eveneens regels bevatten die gericht zijn op het versterken van de positie van de Friese taal.

Met het themaonderzoek Frysk willen we een beeld schetsen van de ontwikkelingen met betrekking tot het Fries taalbeleid in een aantal gemeenten. Voor het onderzoek zijn vijf gemeenten bevraagd naar hun inzet op het Fries. Aanleiding om deze gemeenten te benaderen waren ontwikkelingen die van invloed zijn/waren op de positie van het Frysk binnen deze gemeenten. Er is gekeken of er een beleidsplan is, of het Fries actief gebruikt en gestimuleerd wordt en hoe Frieszinnig de organisatie is. Alle betrokken gemeenten beschikken over een verordening en/of een beleidsplan met betrekking tot meertaligheid en/of het Fries. Bij twee gemeenten focust de verordening en/of het beleidsplan zich meer op meertaligheid in plaats van enkel het Fries. Bij één van die twee is in de taalverordening nauwelijks aandacht voor het Fries, maar meer voor lokale streektalen. Met dit taalbeleidsplan voldoet die gemeente niet aan de wettelijke verplichting vanuit de Wet Gebruik Friese Taal. De gemeente geeft aan dat er binnen het huidige politieke klimaat geen ruimte is voor meer aandacht voor het Fries. De provincie blijft zowel ambtelijk als bestuurlijk in gesprek met deze gemeente.

Vier van de vijf gemeenten hebben een functionaris in huis die zich bezig houdt met het bevorderen van het Fries. In de meeste gevallen is het aantal uren die beschikbaar zijn echter onvoldoende. Drie van de vier betreffende gemeenten geven aan meer capaciteit te wensen voor een functionaris 'Frysk' of meertaligheidscoördinator, bij één van hen wordt voor de komende twee jaar daadwerkelijk een formatie uitbreiding verwacht. Geen enkele gemeente stelt een actieve beheersing van het Fries als eis aan nieuw personeel. Het beeld van het gebruik van het Fries in de organisatie is divers. Bij één van de vijf wordt het actieve gebruik actief gestimuleerd. In die gemeente worden ook stukken in het Fries geschreven. Drie van de vijf geven aan dat binnenkomende berichten en brieven in dezelfde taal worden beantwoord als ze geschreven zijn. Wie een Fries bericht schrijft of een Friese vraag stelt, mag daar dus een Friese reactie verwachten.

Concluderend kunnen we stellen dat het voor gemeenten over het algemeen een uitdaging is om de versterking van het Fries en daarmee hun wettelijke taak goed en meerjarig te borgen. Capaciteitsproblemen zijn de voornaamste oorzaak hiervan. Door de beperkte ruimte om het Fries te stimuleren, is ook het gebruik van het Fries binnen de bevraagde gemeenten niet erg groot, ondanks de veelal wel positieve instelling van de gemeenten en hun besturen.

5. IBT-klachten & bezwaren Een wezenlijk onderdeel van het IBT is het afhandelen van signalen en meldingen over de uitvoering van medebewindstaken door de Friese gemeenten, Wetterskip Fryslan en gemeenschappelijke regelingen. Deze meldingen zijn afkomstig van bedrijven en burgers, woonachtig binnen de provinciegrenzen. Belangrijk om hierbij te vermelden: een melding die IBT-gerelateerd is, is geen alternatief voor een juridische procedure, zoals bezwaar of beroep indienen tegen een besluit van een gemeente. Wanneer het coördinerend team IBT een melding binnenkrijgt, bekijken we of het om een medebewindstaak gaat en of er juridische procedures lopen of nog mogelijk zijn. Vervolgens informeren we de melder over de reikwijdte van het toezicht, en wijzen we de melder op de te doorlopen route.

9

provinsje fryslan provincie fryslan In 2023 hebben we zeven IBT-meldingen ontvangen over gemeentelijke taakuitvoering op diverse thema's. In de meeste gevallen betrof het meldingen over vergunningen en het strijdig gebruik van regels op het gebied van ruimtelijke ordening. Andere thema's waren onder meer het toepassen van bestuursrecht en verkeersveiligheid.

Alle binnengekomen meldingen zijn inhoudelijk onderzocht. Van vijf van de zeven meldingen is vastgesteld dat deze binnen het domein van IBT vielen en er sprake van handelingsperspectief was. Bij de overige meldingen is de melder in contact gebracht met de aangewezen gemeente of andere instantie die de melding in behandeling kon nemen. Bij de meldingen die IBT-gerelateerd waren, hebben we de betrokken partijen gevraagd informatie te verstrekken. Dit is in lijn met de wettelijke interventieladder die gehanteerd wordt binnen het IBT. Het verzoek tot verstrekking van informatie is de tweede trede van de interventieladder (verificatie). In een enkel geval liepen er nog juridische procedures of was bezwaar en beroep mogelijk voor de melder. Vanuit het coördinerend team IBT is de melder hierop gewezen en hebben wij ons verder afzijdig gehouden. Bij privaatrechtelijke kwesties bestond de bijdrage van IBT uit het initiëren en/of optimaliseren van de communicatie tussen de betrokken partijen en het vergroten van inzicht in taken en verantwoordelijkheden. Waar een gemeente zich onvoldoende aan de wet heeft gehouden, is de verantwoordelijk gemeente hierop gewezen.

10