Document · PDF

A 16 bijlage aarstukken FUMO 2020.pdf

Raad 20 september 2021, gemeente AmelandBij agendapunt: Ingekomen stukken voor de raad tot en met 8 september 202118.964 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Jaarstukken 2020

Pagina 1 van 57

Inhoudsopgave 1

Inleiding ......................................................................................................................... 3

Bestuurlijke samenvatting............................................................................................ 3

2.1

Impact corona ................................................................................................................. 3

2.2

Veranderingen in het bestuur .......................................................................................... 4

2.3

Voorbereiding op de Omgevingswet ............................................................................... 4

2.4

Doorontwikkeling/FUMO 2.0 ........................................................................................... 4

2.5

In verbinding .................................................................................................................... 5

2.6

Besluit VTH ..................................................................................................................... 5

2.7

Productie, personele inzet, productiviteit en verzuim ...................................................... 5

2.8

Financieel resultaat ......................................................................................................... 6

Programma’s ................................................................................................................. 7

3.1

Algemene ontwikkelingen................................................................................................ 7

3.2

Programma Toetsing en Vergunningverlening .............................................................. 12

3.3

Programma Toezicht en Handhaving ............................................................................ 14

3.4

Programma Specialistisch Advies ................................................................................. 17

Programma bedrijfsvoering (incl. management) ...................................................... 20

4.1

Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt ....................................................... 20

4.2

Baten en lasten programma Bedrijfsvoering ................................................................. 22

4.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen ......................................................................... 25

Paragrafen ................................................................................................................... 26

5.1

Bedrijfsvoering .............................................................................................................. 26

5.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................... 26

5.3

Financiering................................................................................................................... 27

Jaarrekening 2020 ....................................................................................................... 28

6.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ...................................................... 28

6.2

Balans per 31 december 2020 ...................................................................................... 31

6.3

Toelichting op de balans ............................................................................................... 32

6.4

Het overzicht van baten en lasten over het begrotingsjaar 2020 ................................... 40

6.5

Toelichting op het overzicht van baten en lasten .......................................................... 41

6.6

Vermogensmutaties ...................................................................................................... 50

6.7

Overige gegevens ......................................................................................................... 51

Bijlage I: Risicoanalyse .............................................................................................. 55

Bijlage II: Overzicht taakvelden ................................................................................. 57

Pagina 2 van 57

1 Inleiding Voor u liggen de jaarstukken over het jaar 2020. De jaarstukken vormen het sluitstuk van de planning- en control cyclus over het afgelopen jaar. Met deze jaarstukken bieden wij u inzicht in de ontwikkelingen en resultaten over het afgelopen jaar, zowel inhoudelijk als financieel. 2020 was een bijzonder jaar. De FUMO breidde uit in formatie om de extra basistaken voortkomende uit het besluit VTH uit te kunnen voeren, Onze medewerkers werkten zoveel mogelijk vanuit huis en bij milieucontroles ter plaatse zijn de coronamaatregelen in acht genomen. En er is niet stilgezeten op het gebied van de voorbereidingen implementatie Omgevingswet en de doorontwikkeling FUMO 2.0. Een bewogen jaar dat met mooie resultaten wordt afgesloten. Leeswijzer Deze jaarstukken geven inzicht in de voortgang en het realiseren van doelen en prestaties uit de programmabegroting 2020. In de jaarstukken zijn het jaarverslag en de jaarrekening opgenomen. Hierbij is de indeling van de begroting 2020 gevolgd. In de tabellen zijn de cijfers over het jaar 2020 opgenomen. De lasten en de baten zijn gepresenteerd als positieve bedragen in hele euro’s, voor zover in de betreffende tabel niet anders is aangegeven. De jaarstukken zijn opgesteld naar de eisen die het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) daaraan stelt.

Hoofdstuk 2 bevat de bestuurlijke samenvatting met daarin de belangrijkste ontwikkelingen en resultaten uit de jaarstukken 2020. In hoofdstuk 3 worden de programma’s van het primaire proces toegelicht. Na een algemeen deel komen achtereenvolgens de programma’s Toetsing en Vergunningverlening (TV), Toezicht en Handhaving (TH) en Specialistisch Advies (SPA) aan de orde. Hierin worden de doelen en prestaties verantwoord. In hoofdstuk 4 is het programma Bedrijfsvoering opgenomen, inclusief management. Hoofdstuk 5 gaat in op de volgens het BBV verplichte en voor de FUMO relevante paragrafen, te weten: Bedrijfsvoering (5.1), Weerstandsvermogen en risicobeheersing (5.2) en Financiering (5.3) Hoofdstuk 6 bevat de jaarrekening 2020 met daarin de waarderingsgrondslagen, de balans per 31 december 2020 en het overzicht van baten en lasten. Tevens is in hoofdstuk 6 de aanvullende (o.a. de wettelijke verplichte) informatie opgenomen.

Bestuurlijke samenvatting

2.1

Impact corona

Nadat medio maart 2020 de eerste maatregelen werden afgekondigd is per direct binnen de FUMO een crisisteam gevormd. De landelijke maatregelen zijn vertaald naar de FUMO. De veiligheid en gezondheid van medewerkers staan voorop. Binnen de beperkende maatregelen was de inzet erop gericht de taakuitvoering zo goed mogelijk doorgang te laten vinden. Vanuit de FUMO hebben we zo veel mogelijk aansluiting willen houden bij het beleid van de deelnemers. Dit betrof vooral het standpunt om toezichtcontroles in de vorm van bedrijfsbezoeken (tijdelijk) te beperken. De investering in het verleden in plaats- en tijdsonafhankelijk werken heeft in de coronatijd zijn vruchten afgeworpen. Er kon zonder moeite overgeschakeld worden naar thuiswerken.

Pagina 3 van 57

In totaal betreft het urenverlies als gevolg van corona in 2020 zo’n 3.000 uur (gemiddeld slechts 20 uur per medewerker). Dit werkt door naar de productiviteit (zie paragraaf 2.7). Ondanks corona is geen sprake van een stijging van het ziekteverzuim en zijn de gemaakte afspraken over het aantal uit te voeren reguliere toezichtcontroles nagekomen.

2.2

Veranderingen in het bestuur

In het voorjaar van 2020 heeft mevrouw Waanders (Waadhoeke) haar voorzitterschap beëindigd. De heer Postma (Opsterland) is door het algemeen bestuur als nieuwe voorzitter van de FUMO aangewezen. Mevrouw Groeneveld (De Fryske Marren) en de heer Fokkinga (Provincie Fryslân) zijn toegetreden tot het dagelijks bestuur in de plaats van de heer J. Kramer (Provincie Fryslân en de heer Postma (Opsterland). De nieuwe leden van het dagelijks bestuur kregen een introductieprogramma aangeboden van de FUMO. Het dagelijks bestuur is een collectief bestuursorgaan. Binnen het dagelijks bestuur heeft elk DB-lid een eigen portefeuille. Vanaf het najaar van 2020 worden de DB-leden vanuit de FUMO ondersteund en geadviseerd omtrent voorstellen en ontwikkeling die de FUMO betreffen.

2.3

Voorbereiding op de Omgevingswet

De voorbereidingen op de inwerkingtreding van de Omgevingswet gaan onverminderd door. In april 2020 werd bekend dat de Omgevingswet niet per 1 januari 2021 in werking zou treden. Als nieuwe invoeringsdatum is 1 juli 2022 gekozen1. Dit biedt extra tijd voor het treffen van voorbereidingen. Vanuit de FUMO is het initiatief genomen om de samenwerking te versterken. Dit heeft geleid tot de herstart van De Friese Aanpak en de (gemeente-)secretarissen hebben een ambtelijke stuurgroep gevormd ten behoeve van de voorbereiding op de Omgevingswet. Meer en meer wordt onderkend dat de invoering van de Omgevingswet goed samenspel vraagt van alle ketenpartners. Gezamenlijk optrekken is daarbij essentieel en als FUMO nemen wij daar actief aan deel. Dit kan tot een bepaalde mate omdat er in 2019 budget is verstrekt voor de afgeslankte zogenoemde interne variant. Niet alle verzoeken om samen op te trekken kunnen daarom worden gehonoreerd. Als gevolg van de nieuwe datum van inwerkingtreding is de ontwerpbegroting 2021 aangepast en opnieuw voor zienswijze aan gemeenteraden, Provinciale Staten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân voorgelegd. De begroting 2021 is zodoende niet in juli, maar in september 2020 door het algemeen bestuur vastgesteld. Dit was een weloverwogen keuze die echter niet de instemming had van het Ministerie van BZK en leidde tot een gesprek met het Ministerie.

Omdat het Ministerie niet nog een keer accepteert dat de begroting later dan 1 augustus wordt aangeleverd, hebben wij besloten de begroting 2022 op te stellen zonder impact van de Omgevingswet. Mocht deze wet al per 1 juli 2022 worden ingevoerd dan zal de impact hiervan met een begrotingswijziging in de begroting worden opgenomen.

2.4

Doorontwikkeling/FUMO 2.0

In het afgelopen jaar zijn er mooie stappen gezet in de doorontwikkeling van de FUMO op basis van het verbeterprogramma FUMO 2.0. Zo heeft het algemeen bestuur op 10 december 2020 ingestemd met diverse voorstellen zoals een nieuwe sturings- en financierings-systematiek, governance, producten- en dienstencatalogus. Mandaat krijgt in 2021 nadere uitwerking. Via de lijn van het Fries

1 De datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt bij Koninklijk Besluit vastgesteld. Dit besluit is nog

niet genomen. De minister is hierover in overleg met de Tweede en Eerste Kamer.

Pagina 4 van 57

VTH-overleg is een Fries VTH-beleid voor de basistaken tot stand gekomen. De inhoud van dit beleid zal met ingang van 2022 nader worden uitgewerkt in een (meerjarig) uitvoeringsprogramma.

2.5

In verbinding

We steken veel energie in het beter in verbinding zijn met onze deelnemers. “In verbinding zijn” kan alleen wederzijds en vraagt aandacht en inspanning van alle betrokkenen. Van onze deelnemers en binnen de FUMO-organisatie. Van bestuurders, managers en medewerkers. En op allerlei manieren. Zo waren er de bestuurlijke themabijeenkomsten over de samenwerking onder de Omgevingswet, governance en de vernieuwing van het sturings- en financieringsmodel. Dit waren waardevolle bijeenkomsten om gezamenlijk de problematiek te verkennen en mogelijke oplossingsrichtingen te verkennen. Voor de hiervoor onder FUMO 2.0 genoemde onderwerpen geldt dat deze tot stand zijn gekomen na intensief overleg en afstemming tussen de deelnemers en de FUMO. Een heel ander voorbeeld is de verbetering van de kwartaalrapportages (ook onderdeel van FUMO 2.0), waarmee we onze deelnemers (en dan vooral vanuit de rol van opdrachtgever) inzicht bieden in de voortgang van de uitvoering van taken. Onze informatie wordt steeds beter en dat maakt het mogelijk om daar waar nodig tijdig bij te sturen. Als laatste voorbeeld noemen we hier de digitale nieuwsbrieven. De nieuwsberichten hebben een gevarieerde inhoud. Steeds meer mensen hebben een abonnement op onze nieuwsbrief. Door open en transparant te zijn naar elkaar, verstevigen wij onze relaties en groeit het vertrouwen in de FUMO.

2.6

Besluit VTH

Met ingang van 2020 zijn door gemeenten op basis van het besluit VTH juni 2017,extra basistaken bij de FUMO ondergebracht. De implementatie hiervan is niet geheel goed verlopen. Sommige gemeenten moesten daarom het jaar 2020 ook nog gebruiken voor overheveling van de betreffende taken. Het is de FUMO gelukt om de formatie in te richten benodigd voor die taken. Al snel in 2020 is geconstateerd dat het aantal meldingen Bbk veel groter was dan geraamd, en voor asbest juist lager. Hierop is vervolgens in afstemming met het algemeen bestuur geanticipeerd. In hoofdstuk 3 wordt hier verder op ingegaan. Meldingen in kader van Besluit bodem kwaliteit (Bbk) en asbest zijn op basis van naculculatie verrekend.

2.7

Productie, personele inzet, productiviteit en verzuim

De productie over 2020 ligt in lijn met de raming. Medio 2020 bleek uit de voortgangsrapportages dat het aantal controles nog achterbleef. De oorzaak is met name te wijten aan corona. Deelnemers hebben ons aangegeven dat een aantal maanden geen controles konden worden uitgeoefend. Na de zomer is gericht capaciteit ingezet om het aantal controles op te voeren. Door deze bijsturing zijn alle controles conform de jaarplanning gerealiseerd. In hoofdstuk 3 wordt de productie per programma toegelicht. De personeelsinzet in het primaire proces lag hoger dan begroot. Dit komt doordat er aanvullende werkzaamheden zijn uitgevoerd. Dit betreft bijvoorbeeld het afhandelen van meer meldingen Bbk dan begroot, maar ook het uitvoeren van extra opdrachten die door deelnemers aan de FUMO zijn verstrekt. Voorbeelden van extra opdrachten zijn opdrachten in het kader van de Wet Natuurbescherming en incidentele opdrachten voor het actualiseren van vergunningen voor aandachtsbedrijven in bepaalde gemeenten. De productiviteit stabiliseert ten opzichte van 2019 (1.267 uren per fte). In 2020 was de productiviteit per fte 1.264. Dit is lager dan de begrotingsnorm van 1.320. De belangrijkste oorzaak hiervoor is corona. In 2020 zijn ruim 3.000 uren improductief geweest, doordat medewerkers van de FUMO niet

Pagina 5 van 57

konden werken als gevolg van de afgekondigde maatregelen. De dalende trend in het ziekteverzuim zet door; het verzuim is gedaald van 5,7% naar 4,2% (12 maanden gemiddelde).

2.8

Financieel resultaat

Het jaar 2020 sluit met een positief resultaat van € 325.000.

Omschrijving Bedrag Voordeel/ nadeel Hogere inkomsten uit extra opdrachten incl BOA 160.000 voordeel Lagere DVO gem Leeuwarden ivm zelf uitvoeren P&O taken 140.000 voordeel Lagere personeelskosten en overige personeelskosten 122.000 voordeel Lagere vergoeding reiskosten woon-werk 100.000 voordeel Overig 3.000 voordeel Lagere inkomsten externe veiligheid 100.000 nadeel Hogere ontwikkelkosten 100.000 nadeel Totaal voorlopige jaarstukken 325.000 voordeel De verklaring voor dit resultaat is de volgende: • Er is voor € 160.000 aan hogere inkomsten uit deelnemersbijdragen gerealiseerd dan begroot. Hierin is ook de afrekening van plustaken meegenomen, evenals de inkomsten voor BOAcoördinatie en inzet BOA domein II. Ook leidt een groter aantal Bbk- meldingen tot hogere inkomsten. Als laatste zijn door deelnemers extra opdrachten bij de FUMO neergelegd, die ook leiden tot inkomsten. • Vanaf 2020 verricht de FUMO zelf werkzaamheden op P&O-gebied, die voorheen werden afgenomen van gemeente Leeuwarden. Dit leidt tot lagere kosten voor de DVO met gemeente Leeuwarden. Deze kosten komen terug in hogere personeelskosten voor Bedrijfsvoering. Per saldo is deze wijziging budgetneutraal doorgevoerd. • De personeelskosten en overige personeelskosten zijn lager dan begroot. De personeelskosten worden nader geanalyseerd in de toelichting op de programma’s en in hoofdstuk 6.

• Vanwege het thuiswerken als gevolg van de corona-maatregelen is de reiskostenvergoeding woon-werk vanaf mei 2020 stopgezet. Dit leidt tot een voordeel van ca € 100.000. • Overig bestaat uit een saldo van de overige bedrijfskosten, zoals kosten voor wagenpark en ICT. • De inkomsten uit externe veiligheid zijn lager dan begroot. Na het vaststellen van de begroting bleek dat de subsidiebeschikking over 2020 lager was vastgesteld dan was begroot. • In 2020 is met behulp van Ten Have Change Management de richting van de organisatieontwikkeling van de FUMO voor de komende jaren uitgewerkt op een aantal cruciale onderdelen. Het algemeen bestuur van de FUMO is hierover op verschillende momenten geïnformeerd. In de toelichting op de programma’s (hoofdstuk 3 en 4) en in de toelichting op de staat van baten en lasten (hoofdstuk 6) wordt het resultaat nader toegelicht.

Pagina 6 van 57

Programma’s

In paragraaf 3.1 wordt nader ingegaan op wat in 2021 is bereikt door de FUMO ten aanzien van de algemene ontwikkelingen als benoemd in de begroting 2020. Aangevuld met de algemene resultaten op het gebied van formatie en productiviteit en de flexibele schil van de FUMO. In paragraaf 3.2 en verder wordt per programma2 verantwoording afgelegd. Hierbij worden de doelstellingen die per programma zijn opgenomen in de begroting 2020 als leidraad gehanteerd.

3.1

Algemene ontwikkelingen

Omgevingswet De FUMO bereidt zich voor op de Omgevingswet en treft de nodige maatregelen zodat zij in staat is de producten en diensten in het fysieke domein te leveren, aan en in samenwerking mét haar opdrachtgevers. Bij de aanvang van de implementatie bleek dat het enkel en alleen intern als FUMO bezig gaan met de Omgevingswet niet werkt. Op nadrukkelijk verzoek c.q. uitnodiging van deelnemers wordt FUMO al regelmatig betrokken bij de regionale en lokale voorbereidingen en verkenningen. Intern treffen we voorbereidingen voor het aanpassen van werk- en ICT-processen, we vergaren noodzakelijke juridische en inhoudelijke expertise door het organiseren van opleidingen en trainingen voor medewerkers en we zijn begonnen met oefenen en experimenteren met de nieuwe regelgeving. Voor de bevoegde gezagen hebben we op verzoek impactanalyses uitgevoerd, om inzichtelijk te maken wat de consequenties van de Omgevingswet zijn voor de taakuitvoering van FUMO. Hieruit zijn acties voortgekomen die de komende periode worden opgepakt. Naast de uitvoering van voornoemde activiteiten levert de FUMO op verzoek van deelnemers en onder de vlag (en financiële dekking) van De Friese Aanpak een bijdrage aan het gezamenlijk met deelnemers verkennen van de “bruidsschat”. De “bruidsschat” is een set rijksregels die met de komst van de Omgevingswet overgeheveld zullen worden naar gemeenten.

Sommige regels zijn volgens de wetgever immers zo locatie-specifiek dat zij beter door gemeenten geregeld kunnen worden. Fryslânbreed is hiervoor een Regionale Projectgroep gestart. In 2020 is gestart met de bouwsteen geluid. Hoewel definitieve besluitvorming hierover nog moet plaatsvinden, treedt de Omgevingswet in principe per 1 juli 2022 in werking. De FUMO maakt zich zorgen over de voortgang van de voorbereidingen op de inwerkingtreding van de Omgevingswet in Fryslân en heeft dit op verschillende momenten onder de aandacht gebracht van de deelnemers. Fryslânbreed uitvoeringsprogramma In december 2019 is het Fryslânbreed uitvoeringsprogramma 2020 (Fbup) vastgesteld door het algemeen bestuur. Dit programma heeft tot doel milieurisico’s en nalevingstekorten projectmatig en thema- en risicogericht aan te pakken. Door dit voor heel Fryslân te doen ontstaat een gelijk speelveld voor bedrijven binnen dezelfde doelgroep (bijv. alle agrarische luchtwassers) en zijn we beter in staat uitspraken te doen over bijvoorbeeld veiligheid en naleefgedrag. De omvang van het Fbup komt overeen met 15% van de beschikbare uren voor basistaken. In de halfjaarrapportage Fbup 2020 en

2 Programma Toetsing en Vergunningverlening, programma Toezicht en Handhaving en het

programma Specialistisch Advies. Het programma Bedrijfsvoering wordt verantwoord in paragraaf 4.1.

Pagina 7 van 57

het jaarverslag Fbup 20203 zijn de deelnemers geïnformeerd over de voortgang en de resultaten. Zo is de realisering van de planning (86%) sterk verbeterd ten opzichte van 2019 (zo’n 60%). Een projectmatige aanpak is van grote toegevoegde waarde, naast de uitvoering van reguliere controles volgens een vaste frequentie en een puur vraaggestuurde vergunningverlening. Een van de aanbevelingen uit het jaarverslag Fbup 2020 is dan ook om zeker door te gaan met de projectmatige en risicogerichte aanpak. Project Implementatie Besluit VTH In 2019 is het project Implementatie Besluit VTH afgerond. Doel van dit project was om te bepalen welke basistaken door gemeenten4 nog ondergebracht moesten worden bij de FUMO5. Dit heeft er in geresulteerd dat er eind 2019 en begin 2020 nieuwe medewerkers zijn gestart om de nieuwe taken (uitbreiding inrichtingenbestand en handhaving) adequaat te kunnen uitvoeren. Ter borging van de implementatie van het besluit VTH zijn voor de nieuw overgedragen werkzaamheden de werkprocessen ingericht en vastgelegd in een digitaal kwaliteitshandboek. De uitbreiding van taken is zonder problemen overgenomen en uitgevoerd. De taken op het gebied van asbest en bodem zijn voortvarend opgepakt.

Omdat er onduidelijkheid was over de werkelijke aantallen meldingen asbest en bodem is met het algemeen bestuur afgesproken dat de uitvoering van deze taken op basis van nacalculatie (gerealiseerde uren) plaatsvindt. Voor beide taken worden de gemaakte afspraken en de uitvoering in het eerste halfjaar van 2021 geëvalueerd. Asbest Gebleken is dat het aantal te verwachten meldingen asbest te hoog was ingeschat. Een drietal gemeenten (de gemeenten Noardeast-Fryslân, Dantumadiel en Súdwest-Fryslân) hebben de asbesttaak pas later in het jaar overgedragen aan de FUMO 6. Dit betekent dat 2021 pas het eerste jaar zal zijn dat de FUMO deze taak in volle omvang uitvoert. Het toezicht vindt risicogestuurd geplaats. Waar in de begroting is uitgegaan van een toezichtpercentage van 25% blijkt in de praktijk dat er sprake is van een toezichtpercentage van 34%. Enerzijds komt dit doordat de administratieve controle per toezichtzaak meer tijd in beslag neemt dan verwacht. Anderzijds zorgt het aantal meldingen met een hoog risico voor een hoger aantal controles. Bodem De uitvoering van het Besluit bodemkwaliteit (Bbk) is voor alle deelnemers op 1 januari 2020 gestart. In het eerste kwartaal bleek al dat het aantal meldingen dat door de deelnemers was aangegeven een veel te lage inschatting was.

Uit de analyse die vervolgens is gemaakt bleek dat 2.000 meldingen op jaarbasis reëler is dan de begrote 1.141 meldingen. Het gevolg van deze verkeerde inschatting was dat er in het begin van 2020 te weinig capaciteit was voor de uitvoering van deze taak. De focus heeft gelegen op het afhandelen van de meldingen met als gevolg dat minder toezicht is uitgevoerd. Op verzoek van het algemeen bestuur heeft een onderzoek plaatsgevonden onder de deelnemers en aannemers naar de oorzaken van de toename van het aantal meldingen. Hieruit is geleken dat de oorzaak voornamelijk er in ligt dat de FUMO deze taak nu uitvoert waardoor er door aannemers meer

3 In april 2021 heeft het algemeen bestuur het jaarverslag Fbup 2020 vastgesteld, waarna het

jaarverslag door de FUMO aan haar deelnemers is gestuurd. 4 De provincie Fryslân heeft de provinciale basistaken al per 1 januari 2014 ondergebracht bij de FUMO. 5 Al per 1 juli 2017 zijn alle gemeenten en provincies verplicht de uitvoering van VTH-basistaken bij

omgevingsdiensten onder te brengen. 6 De gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel per 1 april 2020 en de gemeente Súdwest-Fryslân per 1

oktober 2020.

Pagina 8 van 57

aandacht is voor het doen van meldingen. In het tweede kwartaal is de capaciteit uitgebreid (vast en inhuur) om een goede invulling te geven aan deze taak. Alle meldingen zijn beoordeeld en in circa 30% van de meldingen heeft toezicht plaatsgevonden. Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS) In het door de drie noordelijke provincies opgestelde Plan van Aanpak ZZS wordt de gezamenlijke uitvoering beschreven en welke kosten dit met zich meebrengt voor de 64 Friese bedrijven. De FUMO is verantwoordelijk voor de uitvoering van VTH-taken 52 van de 64 bedrijven. De overige 12 bedrijven vallen qua uitvoering en verantwoording onder de Omgevingsdienst Groningen (ODG), omdat dit BRZO-bedrijven7 betreft. Na onderzoek door de FUMO bleek dat 44 bedrijven vallen binnen het opgestelde Plan van Aanpak ZZS. De stand van zaken op 1 januari 2021 is dat 40 bedrijven geheel zijn afgerond. Dit houdt in dat de wij de inventarisatie met de gewenste informatie ontvangen hebben, deze hebben beoordeeld, er geen aanvullende informatie benodigd is en de bedrijven middels een brief op de hoogte hebben gesteld van de uitkomsten. Bij 2 bedrijven is een handhavingstraject opgestart om de benodigde gegevens alsnog af te dwingen en 2 bedrijven hebben na ons verzoek om aanvullende gegevens verzocht om enkele weken uitstel.

Deze hebben wij verleend en deze bedrijven kunnen, naar het zich nu laat aanzien, eveneens op korte termijn worden afgerond. De uitvoering is qua aanpak wel enigszins gewijzigd ten opzichte van het oorspronkelijke projectplan. De eerste uitvraag was op 28 mei 2019. Naar aanleiding van gewijzigde inzichten en het opstellen van een nieuwe Handreiking door de drie noordelijke omgevingsdiensten, heeft er op 7 juli 2020 een nieuwe uitvraag plaatsgevonden. Deze Handreiking is overigens in oktober 2020 grotendeels vastgesteld en overgenomen door de andere Omgevingsdiensten in Nederland. Kwaliteitscriteria In 2020 was het niet mogelijk om aan de deelnemers inzicht te bieden over de mate waarin de FUMO voldoet aan de kwaliteitseisen voor de uitvoering van VTH-taken. De reden hiervoor was van praktische aard: de applicatie die de FUMO gebruikt is vanwege privacy redenen alleen vanaf de werkplek benaderbaar. En dat was vanwege het thuiswerken niet mogelijk. Toch is er niet stil gezeten. Inmiddels is de inhoud van onze applicatie omgezet naar de geactualiseerde set kwaliteitseisen: de Kwaliteitscriteria 2.2. Ook is deze applicatie sinds december 2020 veilig, voor iedere medewerker vanuit zijn eigen werkplek thuis benaderbaar. De FUMO heeft inmiddels een actueel beeld8 over de stand van zaken op gebied van de kwaliteitscriteria.

Formatie en productiviteit In onderstaande tabel wordt ingegaan op de formatie en de productiviteit van de FUMO.

Formatieve bezetting (gemiddeld) (fte) Aantal productieve uren Aantal niet-productieve uren Totaal aantal uren

Begroting 2020 Realisatie 2020 Realisatie 2019 Realisatie 2018 Realisatie 2017 120 127 104 103 107 153.503 159.896 129.550 127.903 126.000 60.935 78.734 66.111 65.663 74.000 214.438 238.630 195.661 193.566 200.000

Aantal productieve uren per fte % productief (tov totaal aantal uren) % productiviteit (tov begroting '20) Ziekteverzuim

1.320 70,0% 100% 5,0%

1.264 67,0% 96% 4,19%

1.267 66,2% 99% 5,65%

1.242 66,1% 97% 6,35%

7 Bedrijven waar grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen aanwezig zijn bóven een bepaalde drempelwaarde,

vallen onder de werking van het Besluit Risico’s Zware Ongevallen 8 Medio april 2021 ontvangen alle deelnemers onze “Rapportage kwaliteitscriteria 2021”

Pagina 9 van 57

1.178 63,0% 92% 7,40%

De productieve uren zijn hoger dan begroot. Dit komt vooral door werkzaamheden die voor deelnemers zijn verricht, die niet waren begroot. Zo was het aantal Bbk-meldingen ruim 60% hoger dan begroot. Daarnaast zijn door deelnemers incidentele opdrachten verstrekt, waar de FUMO capaciteit op heeft ingezet. Ook het aantal niet productieve uren is hoger dan begroot. Een oorzaak voor het hoger aantal niet-productieve uren zijn de uren die besteed worden aan coördinatietaken. In de begroting was uitgegaan van 3.960 uren. In werkelijkheid zijn hier 4.771 uren aan besteed. In de begroting is de aanname gedaan dat coördinatoren 50% van hun tijd als declarabel kunnen registreren. De praktijk blijkt weerbarstiger, waardoor er meer uren aan coördinatietaken worden besteed, die niet declarabel zijn. Wel merken we dat deze coördinatietaken van belang zijn, omdat deze zorgen voor zowel een betere interne beheersing, als voor een betere afstemming met de deelnemers. Begroting 2020 Uren coördinatie

3.960

Realisatie 2020 Verschil 4.771

811

De ingezette formatie was hoger dan begroot. Dit komt doordat meer uren voor deelnemers zijn gemaakt dan begroot, zoals in de vorige paragraaf is toegelicht. Het aantal fte stijgt ten opzichte van voorgaande jaren, als gevolg van de implementatie van het Besluit VTH, waardoor naast extra basistaakbedrijven met ingang van 2020 ook werkzaamheden op het gebied van Bbk, asbest en handhaving bij de FUMO zijn ondergebracht. De productiviteit per fte is lager dan begroot. In de begroting is rekening gehouden met 1.320 productieve uren per fte, in werkelijkheid was dit 1.264 uur/fte. In onderstaande grafiek wordt de ontwikkeling van de productiviteit getoond. Ook wordt de productiviteit per afdeling weergegeven. Het management en de afdeling Bedrijfsvoering zijn niet opgenomen in de grafieken, aangezien dit indirecte afdelingen betreft, die geen productieve uren realiseren.

De meest belangrijke oorzaak voor het niet halen van de productiviteitsnorm zijn improductieve uren als gevolg van corona. Zoals gezegd zijn in 2020 ruim 3.000 uren geregistreerd als improductieve uren door corona. Wanneer deze uren wel productief waren geweest, dan was de gerealiseerde productiviteit 1.289 uur geweest en was de stijging die in voorgaande jaren was ingezet, doorgezet. Een andere oorzaak is dat er meer uren (gemiddeld 78 uur per fte ) aan scholing zijn besteed dan de norm (60 uur). Als gevolg van de implementatie van het Besluit VTH zijn veel nieuwe medewerkers in dienst gekomen van de FUMO. Deze medewerkers hebben diverse opleidingen gevolgd om op

Pagina 10 van 57

vlieghoogte te komen. Ook zijn er in 2020 cursussen op het gebied van de Omgevingswet gegeven, die een flink beslag hebben gelegd op de urenbesteding aan scholing. Daarnaast moesten de nieuwe medewerkers ook worden ingewerkt en begeleid. Dit kost zowel indirecte uren voor de nieuwe medewerker, als ook voor de medewerker die deze nieuwe medewerker moet inwerken. De dalende trend in het ziekteverzuim zet in 2020, ondanks corona, onverminderd door. Over 2020 was het ziekteverzuim 4,2%. De afdeling Toezicht & Handhaving had met 2,6% het laagste verzuim.

Flexibele schil In de begroting wordt rekening gehouden met een flexibele schil van 15%. Op totaalniveau is de realisatie over 2020 uitgekomen op 18,1%. Dit is iets hoger dan in 2019. Een belangrijke oorzaak is dat halverwege 2020 de interventie is gedaan om extra toezichthouders in te zetten, om er zo voor te kunnen zorgen dat het aantal afgesproken controles zou worden gerealiseerd. In de periode maart tot juni zijn controles op verzoek van de meeste deelnemers niet uitgevoerd in verband met corona. Het algemeen bestuur is hier in voortgangsrapportages over geïnformeerd.

Pagina 11 van 57

3.2

Programma Toetsing en Vergunningverlening

3.2.1 Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt Productie In 2020 zijn 452 meldingen en vergunningen voor basistaakbedrijven afgehandeld. Dit is minder dan op basis van de Fryske Norm was begroot (499). Daarnaast zijn er nog zeven vergunningen uiteindelijk door de aanvrager ingetrokken en is één aanvraag buiten behandeling gesteld. De behandeling van meldingen en vergunningaanvragen is grotendeels vraag gestuurd. Daarom heeft de afdeling Toetsing en Vergunningverlening (TV) geen directe sturing op de input. Het betreft diverse producten (verschillende typen meldingen en vergunningaanvragen voor bedrijven van uiteenlopende omvang en complexiteit). De inzet per product loopt daardoor sterk uiteen en een beperkt aantal aanvragen vragen substantiële capaciteitsinzet. Begroting Aantal meldingen en vergunningen

Realisatie 499

% realisatie 452

91%

Het vooroverleg en de ingetrokken aanvragen zijn in aantallen opgenomen in de bovenstaande tabel niet inbegrepen. Tijdigheid en kwaliteit Het doel voor 2020 was om alle verleende opdrachten binnen de daarvoor geldende termijnen en met een acceptabele kwaliteit uit te voeren. In het geval van inrichtinggebonden taken heeft bij uitgebreide procedures in enkele gevallen een termijnoverschrijding plaatsgevonden. Wettelijk gezien mag dat, want dit zijn termijnen van orde. De redenen voor de termijnoverschrijdingen waren de complexiteit van de aanvraag, het herhaaldelijk aanvullen van een ingediende aanvraag of het aantal zienswijzen tijdens een procedure. Dit uiteraard in afstemming met de betreffende deelnemer. Samenwerking met ketenpartners en goede communicatie met deelnemers De samenwerking met onze ketenpartners is het afgelopen jaar verbeterd. Er is periodiek overleg met de Veiligheidsregio Fryslân, Wetterskip Fryslân en de ODG. Dit gaat over de inhoud op dossierniveau en kennisuitwisseling. Met Wetterskip Fryslân is samen een artikel voor het agrarisch vakblad opgesteld om aandacht te vragen voor vergunningplicht bij ontgrondingen. Verder is vanwege een verschuiving in het bevoegd gezag de BRZO-taak overgegaan naar de ODG. Dit gaat gefaseerd. Twee inrichtingen waren al in 2019 overgegaan, de overige inrichtingen zijn in 2020 gevolgd.

In de begroting 2021 is deze wijziging in aantal inrichtingen waarvoor de FUMO verantwoordelijk is voor de uitvoering verwerkt. We hebben in 2020 meer contact gehad met opdrachtgevers en aanvragers. Met name vroeg in het (aanvraag) proces hebben we vaker contact gezocht en hebben we afwijkingen gemeld. Dit gebeurt telefonisch of in een gesprek via Teams. Bij complexere aanvragen is er altijd in het stadium van vooroverleg nauw contact met de gemeentelijke contactpersoon over de betreffende aanvraag. We hebben bij een aantal complexere aanvragen of handhavingssituaties verantwoordelijke bestuurders rechtstreeks betrokken om te komen tot een revisietraject.

Pagina 12 van 57

Kwaliteitsverbetering en LRSO9 We zijn binnen de afdeling continu bezig om werkafspraken uit te werken en te beheren, kwaliteit en uniformiteit te verbeteren en het voorschriftenpakket LRSO te beheren en te verbeteren. Dit zijn iteratieve processen, waar de afdeling structureel mee bezig is. De LRSO-update juni 2020 is doorgevoerd in ons voorschriftenpakket. Actualisatie afvalbedrijven Dit project maakt onderdeel uit van Fbup 2020. 56 vergunningen zijn in 2021 gescreend, waarvan bij zes vergunningen is geconstateerd dat een actualisatie nodig is. De procedures zijn hiervoor gestart.

3.2.2 Wat heeft het gekost?

Begroting voor wijziging

Begroting na wijziging

Rekening

2020

3.345.160 3.345.160

3.314.926 3.314.926

3.269.784 3.269.784

263.116 137.590

15.116 137.590

2.944.454 -

2.944.454

162.176 48.110 7.214 2.944.454

3.097.160 217.766 -

3.161.954 107.830

Programma Toetsing en Vergunningverlening Lasten Personeelslasten Overige kosten

Baten Taken Projecten Brikstaken Overige baten Toegerekende deelnemersbijdragen Deelnemersbijdragen Provincie Fryslân Deelnemersbijdrage Wetterskip

3.345.160 -

Resultaat programma T&V - Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

Resultaat programma T&V na vermogensmutaties

217.766 -

107.830

Het programma Toetsing en Vergunningverlening sluit af met een nadelig resultaat van € 107.830. Dit is ca € 110.000 beter dan begroot (na wijziging). In de begrotingswijziging die in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 december 2020 is vastgesteld, zijn de verwachte baten neerwaarts bijgesteld. Omdat de werkelijke lasten lager waren dan begroot en de werkelijke baten hoger waren dan begroot, is het resultaat van het programma Toetsing en Vergunningverlening per saldo beter dan begroot. 9 LRSO (Landelijke Redactie Standaardteksten Omgevingsvergunning) heeft tot doel een betere onderlinge

afstemming te bevorderen tussen de omgevingsdiensten bij het verlenen van omgevingsvergunningen. De LRSO zorgt voor standaardteksten die de bevoegde gezagen kunnen gebruiken.

Pagina 13 van 57

De fte-inzet was hoger dan (primair) begroot. Er zijn meer uren besteed aan het afhandelen van vergunningen en meldingen dan begroot. Het aantal afgeronde producten was weliswaar lager dan begroot, maar als gevolg van de bestede uren aan vooroverleg en ingetrokken aanvragen, die niet meetellen in de aantallen afgeronde producten, valt het totale urenaantal hoger uit dan begroot. Ook was de productiviteit lager dan begroot, waardoor meer formatie benodigd was om de taken uit te voeren. De flexibele schil is met 20,9% hoger dan de doelstelling van 15%. Er zijn op het gebied van inhuur echter grote stappen gezet ten opzichte van 2019, toen de flexibele schil nog 27,5% bedroeg.

3.3

Programma Toezicht en Handhaving

3.3.1 Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt Productie In 2020 zijn 534 reguliere controles uitgevoerd. Dit is 101% van de met de deelnemers afgesproken controles. Naast de reguliere controles hebben de toezichthouders circa 290 eerste hercontroles, 100 tweede hercontroles, 31 dwangsomcontroles en 100 aspect/thema controles uitgevoerd. Hier bovenop zijn reguliere en hercontroles uitgevoerd op basis van het Fbup 2020. Zoals ook is meegegeven bij de vaststelling van het nieuwe sturings- en financieringsmodel FUMO is het werkelijke percentage hercontroles hoger dan het begrote aantal. Deze lijn wordt opnieuw bevestigd door het aantal uitgevoerde hercontroles in 2020

Begroting Aantal reguliere controles 2020 Aantal hercontroles

Realisatie 531 221

Pagina 14 van 57

% realisatie 534 290

101% 131%

Mllieualarmnummer / piket / afhandeling van klachten Klachten komen via verschillende kanalen bij de FUMO binnen. Zowel via het milieualarmnummer als via een deelnemer of rechtstreeks bij de toezichthouder. Het piket van de FUMO borgt dat er altijd een piketambtenaar bereikbaar is voor klachten en bij milieucalamiteiten. Via het piket is de FUMO 24/7 beschikbaar. De FUMO heeft in 2020 684 klachten en meldingen ontvangen en afgehandeld. In totaal is aan het milieualarmnummer/piket ruim 1.000 uur besteed. Daarvan is 291 uur (2019: 250 uur) ingezet buiten kantooruren.

2020 aantal meldingen per categorie

Aantal meldingen per jaar 1101

770 692

684 586

584 530

2014

2015

2016

2017

2018

2019

Bedrijfsmelding Ongewoon voorval - indirecte lozing Geurklacht industrie Geluidklacht industrie Geurklacht vergisters Ongewoon voorval Bodem Natuur Afval Geurklacht agrarisch Brand Luchtvervuiling Stofoverlast Houtkachels Mest uitrijden Mestopslag Asbest Geluidklacht agrarisch Overig Oppervlaktewater Gebruik bestrijdingsmiddelen Riool Gevaarlijke stoffen Vliegtuiglawaai Drugsafval

114 104 77 71 59 55 25 25 23 18 15 13 13 10 9 9 8 8 7 6 6 3 3 2 1

2020

LHS Bij de uitvoering van haar taken past de afdeling Toezicht en Handhaving (TH) de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS10) toe. In totaal zijn in 2020 tijdens initiële en hercontroles 119 zware segment11 overtredingen geconstateerd. Niet al deze overtredingen hebben overigens geresulteerd in een proces verbaal. Elke overtreding die we inschalen in het zware segment bespreekt de toezichthouder met de jurist, de BOA en met de deelnemer.

10 De LHS voorziet in een aanpak waarin handhaving via het bestuurlijke en strafrechtelijke spoor elkaar

versterken. 11 Aanzienlijk dreigend en of onomkeerbaar gevaar 3 of 4, gedrag overtreder calculerend / bewust en structureel /

crimineel C of D in de matrix van de LHS.

Pagina 15 van 57

3.3.2 Wat heeft het gekost? Begroting voor wijziging

Begroting na wijziging

Rekening

2020

4.380.359 4.380.359

4.798.827 4.798.827

4.804.911 4.804.911

263.116 137.590 3.979.653 4.380.359 -

878.116 137.590 3.979.653 4.995.359 196.532

747.143 130.116 3.979.653 87.032 4.943.944 139.033

Programma Toezicht en Handhaving Lasten Personeelslasten Overige kosten

Baten Taken Projecten Brikstaken Toegerekende deelnemersbijdragen Overige baten Resultaat programma T&H - Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

Resultaat programma T&H na vermogensmutaties

196.532

139.033

Het programma Toezicht en Handhaving sluit met een voordelig resultaat van € 139.033. Dit is ca. € 58.000 lager dan begroot. De gerealiseerde inkomsten uit extra baten zijn iets lager dan waarmee in een eerdere prognose is gerekend, waardoor het resultaat per saldo lager uitkomt.

De fte-inzet van het programma Toezicht & Handhaving is ca. 6 fte hoger dan (primair) begroot. Deze extra formatie is ingezet voor de uitvoering van extra opdrachten. De productiviteit ligt met 1.306 per fte iets onder de begrote norm van 1.320 uur. Hierbij moet worden opgemerkt dat in 2020 gemiddeld 20 uur per medewerker verlies aan productieve uren is geleden als gevolg van corona. De flexibele schil van afdeling TH voldoet met 16,8% niet aan de norm van maximaal 15%. In het tweede halfjaar van 2020 is extra capaciteit ingezet om ervoor te zorgen dat de overeengekomen aantallen controles

Pagina 16 van 57

zoveel mogelijk zouden worden uitgevoerd. Hierover is het algemeen bestuur geïnformeerd in de bestuursrapportage. Dit heeft geleid tot een stijging van de flexibele schil.

3.4

Programma Specialistisch Advies Gasdetectiecamera

3.4.1 Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt Bodem In opdracht van de 18 gemeenten is de Bodemkwaliteitskaart PFAS voor Fryslân opgesteld. Alle gemeenten hebben deze Bodemkwaliteitskaart inmiddels vastgesteld. Hierdoor is grondverzet op basis van de bodemkwaliteitskaart weer mogelijk zonder dat daarvoor aanvullend onderzoek op PFAS uitgevoerd hoeft te worden. Externe veiligheid Er zijn minder uren besteed aan Externe Veiligheid dan begroot. Dit heeft geleid tot lagere inkomsten. We zien dat er verschillen zitten tussen gemeenten in het benutten van de expertise Externe Veiligheid. De FUMO heeft als kennisinstituut voor haar deelnemers en partners haar meerwaarde hierin bewezen. In 2021 zullen wij onze deelnemers en partners hierover nader informeren.

De FUMO heeft een gasdetectiecamera aangeschaft die onzichtbare gassen in beeld kan brengen. De camera gaat onder andere gebruikt worden bij meldingen van geurklachten en het voorkomen van veiligheidsrisico’s. In de tweede helft van 2020 heeft de FUMO de gascamera ingezet bij 19 van de 26 in bedrijf zijnde biovergisters (project Fbup 2020). Een biovergister zet mest, bermgras en GFT om in biogas, dat gebruikt wordt als brandstof. Bij de constatering van lekkages konden we, vanwege de inmiddels opgedane kennis, meedenken over mogelijke oplossingen. Ook konden we bedrijven wijzen op punten waar (op dat moment) geen lekkages te zien zijn, maar die wel lekkage gevoelig zijn. De FUMO wil de gascamera ook bij andere bedrijven inzetten. Zo kan de camera worden gebruikt bij bedrijven die gassen produceren, bewerken of opslaan, zoals LPG, CNG of LNG tankstations en vulstations voor gasflessen.

Tijdigheid, kwaliteit en klanttevredenheid Bij de opdrachtgever wordt de termijn van oplevering afgestemd. We handelen conform de gemaakte afspraak en leveren de kwaliteit. Wij vragen om feedback. Daaruit blijkt dat onze opdrachtgevers tevreden zijn. We werkten voor corona regelmatig op locatie om de contacten te onderhouden en actuele knelpunten direct te kunnen afstemmen. Het aantal deelnemers dat hiervan gebruik maakte was verdubbeld van drie naar zes deelnemers. Energie Op het gebied van energie blijft de inbreng van de FUMO gering. Ten behoeve van de nieuwe visie van de FUMO zou onderzocht worden wat de deelnemers van de FUMO op dit gebied verwachten. In het VTH beleid Fryslân voor de basistaken12 is aan het aspect energie een hoge prioriteit toegekend. Met in acht name van dit beleid zal de FUMO in 2021 het gesprek aangaan met haar deelnemers over hun verwachtingen in deze. Aanvullend zijn de volgende onderwerpen vermeldingswaardig:

12 Op 26 november 2020 heeft het Bestuurlijk VTH-overleg ingestemd met het VTH-beleid Fryslân

voor de basistaken.

Pagina 17 van 57

Juridisch Begin 2020 zijn er van verschillende gemeenten handhavingsverzoeken granulaat kunstgrasvelden binnengekomen. De uitvoering daarvan is een nieuw fenomeen voor de omgevingsdiensten in Nederland. Met de zes gemeenten waar de handhavingsverzoeken zijn binnengekomen wordt in een projectgroep nauw samengewerkt en er is landelijk overleg tussen de omgevingsdiensten waarbij gezamenlijk de hoofdlijn wordt uitgezet. Een plan van aanpak is hiervoor opgesteld en wordt overeenkomstig in afstemming met de betreffende gemeenten uitgevoerd. Informatie vastgelegd op kaart We maken onze producten en diensten (met name voor geluid en externe veiligheid) steeds meer visueel, in de vorm van kaartmateriaal. Voor externe veiligheid is een basiskaart ontwikkeld met risicobronnen, waarop we risicocontouren en geluidcontouren laten zien. Dit kaartmateriaal wordt gebruikt voor toetsing en weergaves die worden gebruikt in de adviezen die wij verstrekken. In het kader van de Omgevingswet moeten de aandachtsgebieden geluid van de gemeentelijke en provinciale wegen worden bepaald. Deze aandachtsgebieden kunnen dan ook voor advies worden gebruikt.

3.4.2 Wat heeft het gekost Begroting voor wijziging

Begroting na wijziging

Rekening

2020

2.857.115 2.857.115

2.830.077 2.830.077

2.586.224 84.553 2.670.777

290.780 526.232 2.040.103 2.857.115 -

290.780 520.428 2.040.103 2.851.311 21.234

196.888 603.023 2.040.103 35.310 2.875.323 204.546

Programma Specialistisch advies Lasten Personeelslasten Overige kosten Toegerekende bedrijfsvoering

Baten Extra taken externe veiligheid Taken Projecten Toegerekende deelnemersbijdragen Overige baten Resultaat programma SPA - Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

Resultaat programma SPA na vermogensmutaties

21.234

204.546

Het programma SPA sluit met een voordelig resultaat van € 204.546. Dit is ca € 180.000 hoger dan begroot. De lasten zijn ca € 160.000 lager dan begroot. De baten op het gebied van externe veiligheid

Pagina 18 van 57

vielen fors lager uit dan begroot, omdat er vanuit de provinciale subsidie uit het IOV13 minder middelen beschikbaar kwamen. Dit nadeel wordt echter meer dan gecompenseerd met extra opdrachten.

De fte-inzet lag in lijn met de begroting. De productiviteit was met 1.216 uur/fte lager dan de norm van 1.320 uur/fte. Diverse aspecten zoals corona, meer scholing om kennisniveau op peil te houden en het inwerken en begeleiden van nieuwe collega’s zijn hier mede de oorzaak van.

13 Impuls Omgevingsveiligheid

Pagina 19 van 57

Programma bedrijfsvoering (incl. management)

4.1

Wat hebben we gedaan en wat hebben we bereikt

Formatie In 2020 is conform begroting een formatie uitbreiding gerealiseerd op de functies medewerker archivering, functionaris gegevensbescherming, preventiemedewerker, informatiemanager en een senior P&O adviseur. Dit heeft het mogelijk gemaakt dat we steeds meer voldoen aan de Archiefwet, bescherming van persoonsgegevens en Arbowetgeving. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen van privacybeleid, afsluiten van verwerkersovereenkomsten, voorbereiden van de introductie van een documentmanagementsysteem en uitvoering van een RI&E. De komende jaren zetten wij deze verbetering voort. Ook zijn we voorbereid op meer data en informatiegericht werken en hebben we de continuïteit van het P&O advies beter geborgd en dichter op de lijnorganisatie gebracht. Bestuur en beleid De visie van de FUMO is nog niet herijkt. Vooruitlopend hierop heeft TEN HAVE Change Management (THCM) een advies uitgebracht hoe de FUMO zich de komende jaren kan voorbereiden op de toekomst en hoe de dienstverlening aan de deelnemers geprofessionaliseerd kan worden (onderdeel van FUMO 2.0). Dit advies is verder uitgewerkt door medewerkers, management en OR van de FUMO. Hieruit is naar voren gekomen dat de FUMO zich wil onderscheiden langs de lijnen van Customer Intimacy. Kort samengevat: een professionele omgevingsdienst die continu en intensief in verbinding staat met onze deelnemers.

Dit zal mede vorm en inhoud worden gegeven door het organiseren van accountteams. Daarnaast is geconstateerd dat de structuur en bedrijfsvoering van de FUMO een aantal knelpunten heeft die niet alleen de bovengenoemde ‘stip aan de horizon’ in de weg staan maar al langer een risico vormen voor de FUMO. Dit heeft onder meer betrekking op de managementstructuur en inrichting van het accountmanagement. De implementatie van de gewenste veranderingen vindt plaats in 2021 en 2022, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan professionele gespreksvoering en een werkbelevings- en klanttevredenheidsonderzoeken. ICT In 2020 is geïnventariseerd welke zaken verbeterd moeten worden in relatie tot het werken met het zaaksysteem LEEF. De conclusie is dat er op organisatorisch gebied, op het gebied van processen, de kennis van medewerkers, de datakwaliteit en de functionaliteit van LEEF de nodige knelpunten zijn. Samen met medewerkers, beheerders en management is een routekaart opgesteld om te komen tot een goed en solide werkend systeem. Deze routekaart wordt in 2021 en 2022 uitgevoerd. Tevens is met deelnemers uitvoering gegeven aan afspraken over het opschonen van de portal. De portal is een applicatie waarmee documenten tussen deelnemers en de FUMO worden gedeeld.

Pagina 20 van 57

P&O Op het gebied van aantrekkelijk werkgeverschap is in 2020 veel bereikt. Inzet bij andere projecten heeft er toe geleid dat niet alle doelstellingen op P&O gebied zijn behaald. In 2021 worden deze opgepakt. De FUMO is door middel van een wervingscampagne erin geslaagd om nieuwe collega’s te vinden om de nieuwe werkzaamheden als gevolg van implementatie VTH besluit uit te voeren. Hierbij zijn enkele young professionals aangesteld en opgeleid aan de hand van een nieuw introductiebeleid. De invoering van de WNRA is in 2020 gerealiseerd. De vertraging werd grotendeels veroorzaakt doordat omgevingsdiensten onder een nieuw op te richten werkgeversvereniging kwamen te vallen en een eigen CAO kregen. Hiervoor zijn de regelingen in het personeelshandboek geactualiseerd, het integriteitsbeleid is aangescherpt, medewerkers ontvingen een nieuwe arbeidsovereenkomst en hebben hun eed of belofte afgelegd.

Het team communicatie heeft in 2020 ondersteund bij een verscheidenheid aan onderwerpen, bijvoorbeeld corona, Omgevingswet en het project van Ten Have ‘organisatieverandering’. In 2020 werd de omgeving van de FUMO door middel van een vijftal nieuwsbrieven, social media en persberichten continu geïnformeerd over interessante ontwikkelingen.

Nadat geconstateerd werd dat het functieboek onvoldoende voldeed aan de methodiek HR21 is het functieboek geactualiseerd. Hierbij is ook onderhoud gepleegd aan nieuwe functies die nog niet waren beschreven. In het eerste kwartaal van 2021 wordt het functieboek vastgesteld. Financiën/Planning en Control De kwartaalrapportages voor de deelnemers zijn (als onderdeel van FUMO 2.0) in 2020 anders vormgegeven en er wordt beter gestuurd op de juistheid en volledigheid van registratie. Daarnaast zijn de managementrapportages completer gemaakt en maandelijks voeren de financieel adviseurs en P&O-adviseurs met de afdelingshoofden gesprekken over de voortgang. Ook is de PDC herijkt. De accountantsverklaring en interne controle geven een positief beeld terug van de wijze waarop de FUMO haar financiële huishouding op orde heeft.

Pagina 21 van 57

4.2

Baten en lasten programma Bedrijfsvoering Begroting voor wijziging

Begroting na wijziging

Rekening

2020

3.817.540 27.945 160.203 675.123 52.348 380.348 313.991 308.000 274.202 6.009.700

3.738.422 12.828 148.720 658.680 49.953 358.462 11.820 76.168 226.003 172.735 353.294 5.807.085

3.298.037 6.428.705 2.731.986 1.566.347 46.753 421.891 561.109 40.038 78.044 198.939 109.061

2.944.454 3.979.653 2.040.103 -

3.298.037 6.428.706 2.731.986 1.566.347 46.753 421.891 561.109 40.038 78.044 122.074 50.661 19.431 2.944.454 3.979.653 2.040.103

6.516.700 507.000

6.400.866 593.781

Programma Bedrijfsvoering Lasten Personeelslasten Kapitaallasten Wagenpark Huisvesting Administratie ICT Implementatiekosten ICT/Project Lis Implementatiekosten Algemeen/FUMO 2.0 Deelnemersbijdrage Implementatiekosten saldo 2020 Implementatie Omgevingswet Overige kosten Incidenteel

Baten Basistaken Provincie Basistaken Gemeente Plustaken Provincie Plustaken Gemeente Plustaken Wetterskip Bijdrage transitiebegroting Provincie Bijdrage transitiebegroting Gemeenten Bijdrage kerntaken EED Provincie Bijdrage kerntaken EED Gemeenten Bijdrage impl. Omgevingswet Provincie Bijdrage impl. Omgevingswet Gemeenten Uitgeleend personeel FUMO 2.0 Overige baten Toegerekende deelnemersbijdrage aan Progr. T&H Toegerekende deelnemersbijdrage aan Progr. T&V Toegerekende deelnemersbijdrage aan Progr. SPA

Resultaat progr. Bedrijfsvoering voor vermogensmutaties - Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves Resultaat progr. Bedrijfsvoering na vermogensmutaties

327.000 327.000 -

327.000 327.000

180.000

266.781

Het programma Bedrijfsvoering sluit af met een voordelig resultaat van € 266.781. Dit is ruim € 87.000 beter dan begroot. De personeelskosten zijn lager dan begroot. Hieronder vallen naast de salariskosten en de kosten voor inhuur onder meer ook de kosten van de DVO’s met de provincie Fryslân en de gemeenten Leeuwarden. De overheveling van P&O taken vanuit gemeente Leeuwarden naar de FUMO is budgetneutraal verlopen. De kosten inzake de DVO met gemeente Leeuwarden zijn gedaald, en de personeelskosten FUMO zijn met ongeveer hetzelfde bedrag

Pagina 22 van 57

gestegen. Ook het budget voor vergoedingen woon-werk verkeer en overige personeel gerelateerde kosten is hier onder gebracht. In paragraaf 6.5 worden de bedrijfskosten nader geanalyseerd. Budget implementatiekosten Er zijn budgetten beschikbaar gesteld voor een drietal projecten. Hieronder wordt de stand van zaken van deze budgetten weergegeven. Budget FUMO 2.0 Vanaf 2019 worden de projecten in het kader van FUMO 2.0 opgezet en geleid door projectleiders in dienst van de FUMO. In de verschillende projecten is deelgenomen door ambtenaren vanuit verschillende organisaties van de deelnemers en FUMO-medewerkers. Een lid van het dagelijks bestuur fungeert bij majeure projecten als bestuurlijk trekker. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen in 2020. In de vergadering van het algemeen bestuur op 10 december 2020 zijn de volgende documenten vastgesteld: een nieuwe governance, een nieuw sturings- en financieringsmodel FUMO en een herijkte PDC FUMO met hierin opgenomen realistische kengetallen voor de meest voorkomende producten en diensten van de FUMO. Begin 2021 volgt ook besluitvorming over een uniform mandaat. Nog niet alle onderdelen van FUMO 2.0 konden binnen de beschikbare capaciteit opgepakt wordt. De FUMO bevindt zich op een cruciaal punt maar ook in een kwetsbare fase van haar ontwikkeling.

Immers, de FUMO heeft de gelegenheid gekregen om zich te ontwikkelen via het programma FUMO 2.0 met bijbehorende financiën. Daar is zowel ambtelijk als bestuurlijk bij de FUMO én de deelnemers hard aan gewerkt met een mooi resultaat, zoals ook is bevestigd in het AB 10 december jl.. Nu is het zaak het vervolg te organiseren. De FUMO is niet alleen bezig met deze zogenoemde inhaalactie (de basis op orde), maar ook met allerlei nieuwe ontwikkelingen, waar uw organisaties ook mee van doen hebben. Denk hierbij aan de Omgevingswet waaronder ook de wijziging van het ‘basistakenpakket’. Dit zal personele, organisatorische en financiële consequenties hebben. Het is zaak het fundament wat we met ons allen hebben gebouwd te verstevigen en verder uit te bouwen. In financiële zin verloopt het project als volgt:

Programma FUMO 2.0

Budget 1.926.800

Totale uitnutting 2017-2020 1.558.832

Nog beschikbaar 367.968

Ultimo 2020 resteert € 367.968 van het oorspronkelijke budget van € 1.926.800. Dit budget zal ingezet worden om de resterende onderwerpen van FUMO 2.0 af te ronden. De uitgaven in 2020 waren € 76.168. Dit betrof kosten voor interne uren van medewerkers uit het primaire proces van de FUMO. De uren die hieraan besteed zijn door medewerkers van afdeling bedrijfsvoering, zijn reeds gedekt in het programma bedrijfsvoering.

Pagina 23 van 57

Budget LIS/ LEEF In de toelichting op het programma Bedrijfsvoering worden inhoudelijke zaken rondom de ontwikkeling van LEEF toegelicht. In financiële zin verloopt het project als volgt:

Verloop projectkosten LIS Budget: Beschikbaar budget per 1 januari 2017 Aanvullend budget 2017 Aanvullend budget 2018 Totaal budget

630.000 440.000 120.000 1.190.000

Kosten: 2016 2017 2018 2019 2020 Totaal kosten

65.408 756.641 196.197 52.155 11.820 1.082.221

Nog beschikbaar

107.779

Ultimo 2020 resteert € 107.779 van het totale budget van € 1.190.000. Dit budget zal ingezet worden ter afronding van het project LIS. De uitgaven in 2020 waren € 11.820. Dit betrof kosten voor een externe projectleider. Budget Omgevingswet In de begrotingswijzing 2019 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de implementatie van de Omgevingswet. In totaliteit is € 570.000 beschikbaar gesteld, verdeeld over 3 jaren. In 2020 is voor een bedrag van € 172.735 aan kosten gemaakt. Dit betrof kosten van een externe projectleider en toegerekende kosten van interne uren die medewerkers van de FUMO aan dit project hebben besteed. Hieronder is het financiële overzicht van dit budget opgenomen. Verloop budget Implementatie omgevingswet Budget: Budget 2019 123.000 Budget 2020 308.000 Budget 2021 139.000 Budget 2022 (conform ontwerpbegroting) 75.000 Totaal budget 645.000 Kosten: 2019 2020 Totaal kosten

75.434 172.735 248.169

Nog beschikbaar

396.831

Pagina 24 van 57

De projecten FUMO 2.0 en ICT/ LIS worden gefinancierd uit de transitiebegroting, die vanaf 2019 onderdeel uitmaakt van de begroting. In paragraaf 6.3, onder de overlopende activa, wordt toegelicht hoe de transitiebegroting, en daarmee ook de financiering van de genoemde projecten, is verwerkt in de jaarstukken 2020.

4.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen Onvoorzien Financiële baten Financiële lasten -

Begroting voor wijziging

Begroting na wijziging

Rekening

2020

180.000 180.000 -

185.203 7.992 177.211

Toelichting: De post onvoorzien wordt nader toegelicht bij de toelichting op de staat van baten en lasten in hoofdstuk 6. De FUMO heeft een langlopende lening van € 2.5 mln. € 2.0 mln. hiervan is vrij opneembaar. Aangezien in 2020 sprake was van een negatieve rente, is het volledige bedrag opgenomen. Dit leidt tot een rentebate van ca € 8.000.

Pagina 25 van 57

Paragrafen

5.1

Bedrijfsvoering

Zie paragraaf 4.1 van programma Bedrijfsvoering in paragraaf 4.1.

5.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In deze paragraaf wordt beschreven in welke mate de weerstandscapaciteit toereikend is om eventuele risico’s op te vangen. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Hiervoor is de algemene reserve en de post onvoorzien beschikbaar. Als blijkt dat deze capaciteit niet voldoende is om de gekwantificeerde risico’s die zich kunnen voordoen te dekken dan is de FUMO aangewezen op een extra bijdrage van de deelnemers. Bepalingen in de Gemeenschappelijke regeling FUMO In artikel 29 van de GR FUMO zijn bepalingen opgenomen over de vorming van een weerstandsvermogen. Een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen, dat ten hoogste 10% van de jaaromzet bedraagt. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdragen van de deelnemers. Een nadelig rekeningsaldo in enig jaar wordt ten laste gebracht van de deelnemers naar rato van hun bijdragen voor zover het niet geheel of gedeeltelijk ten laste van het weerstandsvermogen kan worden gebracht.

Nota weerstandsvermogen Begin 2018 is een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met een geactualiseerde risicoinventarisatie opgesteld waarin de uitgangspunten voor het bepalen van de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen zijn aangegeven. In het Algemeen Bestuur van 29 maart 2018 is de nota vastgesteld. Begin 2021 is een risico-inventarisatie uitgevoerd (zie bijlage 1). Hieruit blijkt dat de FUMO een weerstandsvermogen nodig heeft van € 1.308.750. Ultimo 2020 wordt hieraan voldaan. Kengetallen In het BBV staat dat er in de jaarstukken enkele kengetallen moeten worden opgenomen. De kengetallen staan in onderstaande tabel. Kengetallen 2020 Netto schuld quote Netto schuld quote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Ameland&id=f5d4799e-154c-4bce-ac3a-ee2d390503db