Reglement van orde JR 2022

Reglement van orde voor de Jongerenraad Going4Altena 2022 Hoofdstuk 1

Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. De Jongerenraad: De Jongerenraad Going4Altena zoals ingesteld bij raadsbesluit d.d. 2 april 2019 b. Lid: Leden van de Jongerenraad c. Bestuur: Vijfkoppig bestuur van de Jongerenraad d. Voorzitter: De voorzitter van de Jongerenraad of diens vervanger e. Griffier: De griffier van de Jongerenraad f. Penningmeester: De penningmeester van de Jongerenraad g. Algemeen bestuurslid: Algemeen bestuurslid van de Jongerenraad h. Werkgroep: Drie daarvoor aangewezen begeleiders i. G4A-avond: De bijeenkomst van de Jongerenraad. j. Vergaderquorum: Het minimum aantal aanwezige jongeren bij een G4A-avond dat tenminste de helft +1 van het aantal beschikbare leden bedraagt Artikel 2 Samenstelling Jongerenraad De Jongerenraad is een onafhankelijk, niet politiek gebonden organisatie. Zij dient in ieder geval te voldoen aan de navolgende voorwaarden: a. De Jongerenraad bestaat uit ten minste 9 en maximaal 21 leden. b. De leden van de Jongerenraad dienen woonachtig te zijn in de gemeente Altena. c. Jongeren mogen lid zijn vanaf een leeftijd van 12 jaar tot en met een leeftijd van 23 jaar. d. De Jongerenraad besluit over toelating van nieuwe leden. e. Leden van de Jongerenraad die politiek actief worden (ingezet als burgerlid of raadslid) kunnen geen lid van de Jongerenraad zijn. Deze functies zijn onverenigbaar.

Artikel 3 Taak Jongerenraad De Jongerenraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatievan Altena over onderwerpen die het belang van jongeren in Altena aangaan. Artikel 4 Bestuur Het bestuur van de Jongerenraad bestaat uit een voorzitter, vicevoorzitter, griffier, penningmeester en een algemeen bestuurslid. Het vijfkoppige bestuur wordt gekozen uit het midden van de Jongerenraad. Het bestuur is verantwoordelijk voor de sociale media accounts en PR.. Zie artikel 20 voor verdere toelichting. Artikel 5 De voorzitter De voorzitter of diens vervanger is lid van de Jongerenraad en wordt gekozen uit het midden van de Jongerenraad, is iedere G4A-avond aanwezig en neemt ook deel aan de G4A-avond In principe is de voorzitter belast met de volgende taken: a. Het leiden van de G4A-avonden van de Jongerenraad. b. Het handhaven van de orde tijdens de G4A-avond van de Jongerenraad. c. Het naleven van het reglement van orde. d. Zorgt ervoor dat de door de Jongerenraad genomen besluiten, daadwerkelijk door de Jongeren worden uitgevoerd. e. Is het eerste aanspreekpunt van de media. f. Is het eerste aanspreekpunt voor leden en of aspirant-leden. g. Draagt zorg over de sociale media. 1

Artikel 6 De griffier De griffier is lid van de Jongerenraad en wordt gekozen uit het midden van de Jongerenraad, is iedere G4A-avond aanwezig en neemt ook deel aan de beraadslagingen. De griffier is belast met de volgende taken: a. Notuleert iedere G4A-avond en stelt de concept besluitenlijst op waarin in ieder geval de genomen besluiten worden vermeld. b. Draagt zorg over allerlei documentatie. c. Zorgt ervoor dat er tijdig een vergaderruimte voor de Jongerenraad beschikbaar is. d. Stelt in overleg met de voorzitter de concept agenda voor iedere G4A-avond op en stuurt deze tenminste vijf dagen voor de G4A-avond naar de leden van de Jongerenraad. e. Beheert de e-mailbox van de Jongerenraad f. Zorgt voor de sociale media accounts. Artikel 7 De penningmeester De penningmeester is lid van de Jongerenraad en wordt gekozen uit het midden van de Jongerenraad en neemt ook aan de beraadslagingen deel. De penningmeester is belast met de volgende taken: a. Beheert de financiën van de Jongerenraad en zorgt voor de uitbetaling van de presentiegelden aan de leden van de Jongerenraad en de betaling van de gemaakte en goedgekeurde kosten. b. Legt jaarlijks verantwoording hierover af aan de Jongerenraad en de gemeenteraad van Altena. c. Informeert regelmatig de Jongerenraad over de actuele financiële situatie de Jongerenraad aangaande. d.

Stelt jaarlijks een begroting op voor het komende jaar die door de Jongerenraad dient worden vastgesteld. Artikel 8 Het algemeen bestuurslid Het algemeen bestuurslid is lid van de Jongerenraad en wordt gekozen uit het midden van de Jongerenraad en neemt ook aan de beraadslagingen deel. In het bestuur is plaats voor 1 algemeen bestuurslid. Dit lid is belast met de volgende taken: a. Maakt actief deel uit van het bestuur. b. Draagt de visie en missie van de Jongerenraad uit. c. Brengt relevante ontwikkelingen in. d. Ondersteund de overige bestuursleden te weten in hun taken. e. Zorgt voor de sociale media accounts en is het aanspreekpunt hiervoor. f. Verzorgt de notulen indien de griffier niet aanwezig is.

Hoofdstuk 2

G4A-avonden

Artikel 9 frequentie a. De G4A-avonden van de Jongerenraad vinden in principe eenmaal per maand plaats volgens een jaarlijks, vooraf opgesteld vergaderschema. b. De G4A-avonden beginnen om 19.00 uur en vinden plaats in het gemeentehuis, in De Werf, of in een daarvoor aangewezen andere, in de gemeente gevestigde vergaderlocatie plaats. c. De G4A-avonden zijn openbaar tenzij de vergadering anders beslist. Artikel 10 Oproep De griffier zendt tenminste vijf dagen voor de G4A-avond de leden van de Jongerenraad de agenda en de op de G4A-avond betrekking hebbende stukken toe.

2

Artikel 11 Agenda a. Bij aanvang van de G4A-avond stelt de Jongerenraad de definitieve agenda vast. Op voorstel van een lid van de Jongerenraad of van de voorzitter, kan de Jongerenraad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. b. Op voorstel van een lid van de Jongerenraad of van de voorzitter kan de Jongerenraad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Hoofdstuk 3

Orde van de vergaderingen

Artikel 12 Presentielijst a. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de Jongerenraad de presentielijst. aan het einde van de G4A-avond wordt de presentielijst door de voorzitter en de penningmeester vastgesteld. b. De leden van de Jongerenraad dienen zich tijdig, ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering, bij de griffier voor een G4A-avond af te melden. c. Indien een lid van de Jongerenraad zonder afmelding niet op een G4A-avond van de Jongerenraad verschijnt, wordt met hem/haar contact opgenomen door de voorzitter. d. Indien het vaker voorkomt dat een lid zich niet afmeldt, zal het bestuur en werkgroep hier over vergaderen en een passende maatregel nemen. Artikel 13 Opening vergadering, quorum, besluitenlijst a. De voorzitter opent de G4A-avond indien het daarvoor vereiste aantal leden van de Jongerenraad, zoals vermeld in artikel 1 onder j en blijkt uit de presentielijst, aanwezig is. b. De penningmeester draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst. c. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende G4A-avond. d. Van iedere G4A-avond stelt de griffier een verslag of besluitenlijst op, die in een eerstvolgende G4A-avond wordt vastgesteld. e. Artikel 14 Omgaan met elkaar a.

Tijdens de G4A-avonden mag een spreker zich niet beledigend, onbetamelijk of respectloos naar zijn mede leden uitlaten. De voorzitter ziet hierop toe. b. Indien dit zich voordoet roept de voorzitter de spreker tot de orde. Indien de spreker hier geen gehoor aan geeft kan de voorzitter hem het woord ontzeggen. c. De voorzitter kan, ter handhaving van de orde, de G4A-avond voor een bepaalde tijd schorsen en bij herhaling de G4A-avond sluiten. Artikel 15 Deelname aan de beraadslagingen door anderen a. De G4A-avond kan bepalen dat anderen, niet zijnde leden van de Jongerenraad, deelnemen aan de beraadslagingen. b. De voorzitter of één van de leden doet hiertoe voorafgaande aan de G4A-avond een voorstel waarna de G4A-avond terstond en besluit neemt. Artikel 16 Een genomen besluit a. Wanneer over een onderwerp of voorstel voldoende is gesproken sluit de voorzitter de beraadslaging. b. Alvorens de voorzitter overgaat tot stemming formuleert hij het voorstel waarover een beslissing genomen moet worden. Besluiten worden bij meerderheid genomen.

3

Artikel 17 Aanbieden van adviezen a. Adviezen van de Jongerenraad worden met een presentatie of brief aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of aan de ambtelijke organisatie. b. Een advies aan de gemeenteraad wordt ook aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Bij het advies aan de gemeenteraad wordt een samenvattend raadsvoorstel gevoegd, inclusief een ontwerp-raadsbesluit. Tevens wordt er met het advies een notitie aangeleverd waarin de Jongerenraad verklaard toelichting op het plan te geven op een fractievergadering van welke partij dan ook. c. Het college reageert binnen 3 weken op een advies aan de gemeenteraad met een reactiebrief aan de gemeenteraad en aan de Jongerenraad. Artikel 18 Toelating nieuwe leden a. Iedere inwoner van de gemeente Altena kan lid worden als hij of zij de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt. Tot en met een leeftijd van 23 jaar mag een inwoner lid zijn. b. Jongeren die de sfeer komen proeven op G4A-avonden worden aspirant-leden genoemd. De voorzitter is het aanspreekpunt voor de aspiranten. c. De aspirant leden mogen maximaal 2 keer een G4A-avond bijwonen om na deze 2e G4Aavonden te bepalen of hij, of zij zich officieel wil aansluiten bij de Jongerenraad.

Voor de officiële aansluiting zullen een lid van de werkgroep en de voorzitter een gesprek voeren met het toekomstig lid over de inhoud van het lidmaatschap. Bij bezwaren van leden moet dit van te voren kenbaar worden gemaakt bij de werkgroep of bestuur. d. Gedurende de tijd dat een aspirant-lid de G4A-avond bijwoont, staat het de aspirant vrij om input te geven. Echter mag hij of zij niet mee doen aan een eventuele stemming. e. Bij een besluit tot lidmaatschap wordt een aanmeldingsformulier door het nieuwe lid ondertekend, waarop belangrijke gegevens zoals geboortedatum, telefoonnummer en mailadres staan. De griffier draagt zorg voor de ondertekening van dit document. f. Het lidmaatschap zal worden bekroond met een officieel installatiemoment. Dit jaarlijkse moment vindt plaats in een formele gemeenteraadsvergadering. In handen van de burgemeester legt het nieuwe lid De Belofte’ af door uit te spreken: ‘Dat verklaar en beloof ik’ Artikel 19 Vertrek leden Het kan gebeuren dat om wat voor reden dan ook, een lid van de Jongerenraad besluit te vertrekken ook al heeft hij of zij de leeftijd van 24 jaar nog niet bereikt. Het staat een lid vrij te vertrekken wanneer hij of zij dit wil. Echter moet het vertrekkende lid wél zorgen voor de overdracht van zijn of haar functies en zorgen dat deze goed worden opgepakt door diens vervanger.

Artikel 20 Het kiezen van een nieuw bestuur Om ieder lid de kans op ontwikkeling van vaardigheden te geven wordt ieder jaar een nieuw bestuur gekozen. a. In de eerste G4A-avond van een kalenderjaar mogen leden zich verkiesbaar stellen voor een rol in het bestuur, mits er vacatures zijn. De bestuursfuncties zijn: voorzitter, vicevoorzitter, griffier, plaatsvervangend griffier en penningmeester. b. Het vicevoorzitterschap is de voorbereidende rol op het voorzitterschap. De vicevoorzitter is de enige kandidaat voor het voorzitterschap bij de benoeming van een nieuw bestuur. De voorzitter zal de vicevoorzitter gedurende een geheel kalenderjaar voorbereiden. c. Ieder lid kan zich verkiesbaar stellen voor alle bestuursfuncties met uitzondering van het voorzitterschap. Een lid is voor de kandidaatstelling niet gebonden aan een minimaal aantal maanden van lidmaatschap van de Jongerenraad. Het is wél een vereiste dat het lid officieel door de burgemeester is beëdigd als lid van de Jongerenraad. Kandidaten maken in de laatste maand van het voorgaande kalenderjaar hun kandidatuur bekend. 4

d.

e.

f.

In de eerste G4A-avond van het nieuwe kalenderjaar benoemt de Jongerenraad met een schriftelijke stemming de nieuwe bestuursleden. De stemmen worden geteld door de griffier. De uitslag wordt direct bekend gemaakt. De stemming kan betekenen dat leden die tot dan toe geen ervaring hadden met bestuurlijke functies worden verkozen. Deze zullen minimaal twee maanden worden begeleid door hun voorganger waarbij een overdracht van documenten plaats vindt en de nodige tips en tricks worden uitgewisseld. Bij tussentijdse vacatures in het bestuur wordt in de eerstvolgende G4A-avond voorzien in de vacature volgens de in dit artikel beschreven procedure.

Artikel 21 Vaste onderwerpen eerste vergadering kalenderjaar Op de eerste G4A-avond van ieder nieuw kalenderjaar, staan ten minste de volgende onderwerpen op de agenda van de Jongerenraad: • De AVG verklaring • De hoogte van de vergoeding • Verantwoording werkbudget aan de gemeenteraad • Het vergaderschema • De datum voor installatie moment nieuwe leden • Het nieuwe bestuur • Het reglement van orde

Hoofdstuk 4

Financiën

Artikel 22 Werkbudget De Jongerenraad krijgt voor de uitoefening van zijn taak jaarlijks de beschikking over een werkbudget. Jaarlijks legt de Jongerenraad aan de gemeenteraad van Altena in het eerste kwartaal schriftelijk verantwoording af over de besteding van de financiën van het voorgaande jaar. Artikel 23 Vergoeding Jongerenraad en zijn leden a. De leden ontvangen voor iedere bijgewoonde G4A-avond een vergoeding die door de Jongerenraad jaarlijks wordt vastgesteld. De penningmeester draagt zorg voor de uitbetaling van deze vergoeding. b. De vergoeding per aanwezige G4A-avond bedraagt € 35 en wordt jaarlijks door de Jongerenraad opnieuw vastgesteld. Het bestuur doet de Jongerenraad daartoe voor de eerste vergadering van het jaar een voorstel. c. Indien een lid niet aanwezig kan zijn, meldt deze zich tenminste 6 uur voor aanvang van de vergadering af bij de griffier. Maximaal één maal per jaar wordt aan een afwezig lid een vergoeding betaald. d. Indien een lid 15 minuten na de opening van de G4A-avond binnenkomt, vervalt het recht op de ledenvergoeding. Artikel 24 Uitbetalen vergoedingen a. Per kalenderjaar vinden er in beginsel 11 G4A-avonden plaats. Na iedere G4A-avond keert de penningmeester op basis van de presentielijst een vergoeding uit aan alle aanwezigen. b.

Wanneer een aanwezige nog niet officieel als lid is beëdigd door de burgemeester, ontvangt deze een vergoeding als diegene door de werkgroep en voorzitter na het lidmaatschapsgesprek besluit lid te worden.

5

Hoofdstuk 5

Slotbepalingen

Artikel 25 Toehoorders en pers a. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen de openbare G4A-avonden van Jongerenraad bijwonen. Zij nemen plaats op de voor hen aangewezen plaatsen. b. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde door toehoorders, is niet toegestaan. Artikel 26 Communicatie a. Over onderwerpen, rapporten, onderzoeken en overige documenten wordt, buiten de Jongerenraad om, niet met derden gecommuniceerd. b. De Jongerenraad bepaalt zelf op welke wijze ten aanzien van alle onderwerpen die de Jongerenraad aangaan wordt gecommuniceerd. c. Indien door welke instantie dan ook informatie over onderwerpen die de Jongerenraad aangaan gevraagd wordt, zal te allen tijde een lid van de bijbehorende actie daarbij aanwezig zijn. Artikel 27 Bescherming privacy van de leden a. De Jongerenraad respecteert de privacy van haar leden. De leden worden bij hun aantreden gevraag een privacyverklaring in te vullen en te ondertekenen. Daarmee wordt door de leden aan de Jongerenraad toestemming verleend op welke wijze en met welke gegevens bij communicatie over het functioneren van de Jongerenraad naar buiten, gebruik gemaakt mag worden. b. Tevens wordt er ieder nieuw kalenderjaar aan ieder lid gevraagd de AVG verklaring opnieuw te onderteken.

Voor de duidelijkheid vind de ondertekening van de verklaringen plaats op de eerste G4A-avond van het jaar. c. De privacyverklaring maakt onderdeel uit van dit reglement. d. Leden van de Jongerenraad die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt dienen de privacyverklaring door hun ouders/verzorgers mede te laten ondertekenen. Artikel 28 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslist de Jongerenraad op voorstel van de voorzitter. Artikel 29 Citeerartikel a. Dit reglement wordt aangehaald als het “Reglement van orde voor de vergaderingen van de Jongerenraad Going4Altena 2022” en treedt in werking met ingang van 1 mei 2022. b. Het reglement kan tussentijds door de Jongerenraad worden aangepast. De gemeenteraad stelt het reglement eens per 4 jaar opnieuw vast.

Vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van Altena op 26 april 2022.

De voorzitter,

De griffier,

drs E.B.A. Lichtenberg Mcm

drs S.J. Peet 6