Raadsvoorstel Wijziging Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024

Raadsvoorstel Onderwerp RV Wijziging Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024 Samenvatting In de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024 is bepaald dat de verslaglegging van een hoorzitting wordt gemaakt door middel van een geluidsopname. Belanghebbende die bij de hoorzitting aanwezig waren, konden deze opname opvragen. Het risico dat stemmen worden nagemaakt (voice cloning) neemt toe. Daarom wordt de verordening aangepast: voortaan wordt het verslag van de hoorzitting schriftelijk gemaakt. Er worden geen geluidsopnames meer verstrekt. Ook verandert de termijn voor het aanleveren van het procesdossier en het verweerschrift. Om praktische redenen moeten deze stukken voortaan uiterlijk drie weken voor de hoorzitting worden ingediend, in plaats van vier weken.

Datum voorstel 18 augustus 2025 Kenmerk D2025-08-002135 2025-018439 Telefoonnummer +31183516215 Team Team Bestuursondersteuning Portefeuillehouder drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Voorstel 1. Vast te stellen de Verordening tot eerste wijziging van de Verordenng commissie bezwaarschriften Altena 2024. 2. Vast te stellen de bij beslispunt 2 aangegeven wijziging van de toelichting op de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024. Inleiding In de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024 (hierna: de Verordening) is bepaald dat het verslag van de hoorzitting bij zowel de bezwarencommissie als ook bij het ambtelijk horen wordt gemaakt door middel van een geluidsopname. Deze geluidsopname dient te worden bewaard en opgeslagen in het zaaksysteem. Ook is in de Verordening bepaald dat deze geluidsopname op verzoek van rechtstreeks belanghebbenden die aanwezig zijn op de hoorzitting aan hen wordt verstrekt. Inmiddels is geconstateerd dat er in toenemende mate sprake is van een risico op voice cloning. Hierbij wordt de stem van iemand misbruikt voor andere doeleinden. Dit is bij het opstellen van de Verordening onvoldoende onderkend. Om de medewerkers die namens het college tijdens een hoorzitting het woord voeren, maar uiteraard ook de (derde) belanghebbenden, de commissie en de ambtelijk hoorders te kunnen beschermen tegen deze vorm van misbruik van hun stemgeluid is het nodig dat de Verordening wordt aangepast ten aanzien van de wijze waarop de verslaglegging van een hoorzitting dient plaats te vinden.

1/9

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Daarnaast wordt een wijziging van de termijn voor het indienen van het procesdossier en het verweerschrift bij de bezwarencommissie voorgesteld. De huidige aanlevertermijn van vier weken voor een hoorzitting blijkt in de praktijk lastig werkbaar. De betrokken medewerkers in de diverse vakteams hebben verzocht tot aanpassing van de Verordening op dit onderdeel. Beleidskader Artikel 149 van de Gemeentewet. Beoogd resultaat Een aangepaste verordening waarmee het risico op misbruik van het stemgeluid van de personen die spreken tijdens een hoorzitting aanmerkelijk wordt verkleind en de termijn voor het indienen van het procesdossier en het verweerschrift wordt gewijzigd. Argumenten 1.1 Schriftelijke verslaglegging beperkt het risico op voice cloning aanmerkelijk Deze wijziging van de Verordening ziet voornamelijk op de wijze van verslaglegging van een hoorzitting. Er zijn namelijk bezwaren geuit tegen het maken van een geluidsopname van een hoorzitting, het moeten bewaren van die geluidsopname en tegen de verstrekking ervan aan (derde) belanghebbenden. Hierbij is vooral de vrees uitgesproken dat de op de geluidsopname van een hoorzitting te horen stemmen kunnen worden misbruikt. Dit omdat de huidige stand van de techniek zo ver gevorderd is dat met behulp van computers en slimme software, zoals Artificial Intelligence, een stemgeluid kan worden nagemaakt.

Dit probleem wordt ondervangen door het verslag van een hoorzitting schriftelijk op te maken. In de Verordening wordt in de artikelen 7, 17 en 20 melding gemaakt van een verslag door middel van een geluidsopname. Daarom wordt voorgesteld om deze artikelen te wijzigen in die zin dat het verslag van de hoorzitting niet langer wordt gemaakt met behulp van een geluidsopname, maar dat dit schriftelijk zal gebeuren. 1.2 Technische problemen bij het opslaan, delen en verwerken van een geluidsopname Na de inwerkingtreding van de Verordening werd (aanvankelijk) een geluidsopname van een hoorzitting gemaakt. Dit leverde, naast het risico op voice cloning, ook praktische problemen op. Zo is gebleken dat de huidige systemen van de gemeente onvoldoende zijn ingericht om het opslaan, delen en verwerken van de geluidsopnames op een rechtmatige manier te laten verlopen. Dergelijke problemen zijn bij schriftelijke verslaglegging niet aan de orde.

2/9

www.gemeenteAltena.nl

1.3 Een kortere termijn voor het indienen van het procesdossier en het verweerschrift is beter werkbaar In de Verordening is de termijn voor het indienen van het procesdossier en het verweerschrift ten opzichte van de verordening van 2019 verruimd van twee weken naar vier weken. Reden hiervoor was dat bezwaarmakers en derde belanghebbenden (meer) tijd kregen om aanvullende stukken tijdig aan te kunnen leveren en om tijdig te kunnen reageren op het namens de gemeente ingediende verweerschrift. Sinds de inwerkingtreding van de Verordening leert de praktijk echter dat het secretariaat van de bezwarencommissie minder flexibel is met het inplannen van bezwaarzaken op de hoorzittingen dan onder de oude verordening het geval was. Dit kan tot vertraging van de afhandeling van bezwaarzaken leiden. Ook voor de vertegenwoordigers van het college bij bezwaarzaken blijkt de verruimde termijn, met name voor het indienen van het verweerschrift, minder goed werkbaar te zijn. Gelet op het vorenstaande wordt, vanuit het oogpunt van zowel interne- als externe dienstverlening, voorgesteld om de termijn terug te brengen van vier naar drie weken. Een termijn van drie weken is enerzijds voor de organisatie beter werkbaar. Anderzijds biedt deze termijn aan belanghebbenden voldoende ruimte om te kunnen reageren op het verweerschrift van de gemeente en om aanvullende stukken in te dienen.

Hiermee wordt zowel de rechtspositie van de belanghebbenden als ook de werkbaarheid voor de organisatie geborgd. 2.1 Wijziging van de Verordening leidt tot een wijziging van de toelichting Normaliter behoeft voor een wijziging van de toelichting op een verordening geen afzonderlijk beslispunt te worden opgenomen. Reden hiervoor is dat een toelichting geen onderdeel uitmaakt van de betreffende verordening. Ook in het geval van de Verordening maakt de toelichting geen onderdeel uit van de Verordening. Echter, omdat in het geval van de Verordening de toelichting wel is opgenomen in de publicatie van de Verordening in het digitale Gemeenteblad van Altena en op overheid.nl, hebben inwoners kennis kunnen nemen van deze toelichting. Daarom is het goed om ook de benodigde wijziging van de toelichting door uw raad vast te laten stellen. Deze wijziging wordt dan met de wijzigingsverordening gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad en de geconsolideerde versie van de toelichting is dan terug te vinden op overheid.nl. Inwoners kunnen op deze manier kennisnemen van een met de (gewijzigde) Verordening in lijn zijnde toelichting.

3/9

www.gemeenteAltena.nl

Kanttekeningen 1.1 Het risico op voice cloning kan niet volledig worden uitgesloten Er blijft een kans bestaan dat aanwezigen bij een hoorzitting zelf een geluidsopname maken van hetgeen gezegd wordt tijdens een hoorzitting. Het risico van misbruik van het stemgeluid van de bij die hoorzitting aanwezige personen kan derhalve niet volledig worden uitgesloten. 1.2 Er is geen origineel geluidsbestand meer voorhanden Wanneer aanwezigen bij een hoorzitting zelf een geluidsopname maken, kan deze geluidsopname nog altijd bewerkt worden. Wanneer er door de gemeente van een hoorzitting geen geluidsopname meer wordt gemaakt en deze niet wordt bewaard, is het lastig om bewijs te leveren dat een geluidsopname is bewerkt. 1.3 Het schriftelijke verslag betreft een zakelijke weergave Het bij een hoorzitting op te stellen schriftelijke verslag betreft een zakelijke weergave van hetgeen op de hoorzitting over en weer is gezegd. Een geluidsopname is in die zin uitgebreider en vollediger, aangezien de mogelijkheid bestaat dat bij een zakelijke weergave bepaalde details niet worden opgenomen in het verslag. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Participatieproces De wijziging van de Verordening is voorgelegd aan de betrokken teams/medewerkers. Hun bemerkingen zijn verwerkt in het voorstel. Zij kunnen zich derhalve vinden in de voorgestelde wijziging.

Ook vanuit het oogpunt van privacy is men akkoord met de voorgestelde wijziging. Aanpak Dit voorstel wordt aangeboden aan de raad van de gemeente Altena. Na vaststelling en openbare bekendmaking van de wijzigingsverordening treden de gewijzigde bepaligen in de Verordening in werking en kunnen deze worden toegepast. Ook zal, na vaststelling van de wijziging van de toelichting, deze wijziging openbaar bekend worden gemaakt zodat inwoners ook hiervan kunnen kennisnemen. Communicatie Na vaststelling van de voorgestelde wijzigingsverordening en de voorgestelde wijziging van de toelichting op de Verordening vindt bekendmaking daarvan plaats in het digitale Gemeenteblad van Altena en is de geconsolideerde versie van de Verordening en van de toelichting op de verordening te vinden op overheid.nl.

4/9

www.gemeenteAltena.nl

Ook zal berichtgeving over de wijziging van de Verordening op het Altenaplein worden geplaatst.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

P.J.E. Breukers

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen Bijlage A: was-wordt-tabel-eerste wijziging Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024; Bijlage B: was-wordt-tabel wijziging toelichting op de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024.

5/9

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op 149 van de Gemeentewet;

besluit: 1. vast te stellen de hierna volgende: Verordening tot eerste wijziging van de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024

Artikel I De Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024 wordt als volgt gewijzigd:

A. Artikel 7. Verslaglegging hoorzitting komt te luiden: Artikel 7. Verslaglegging hoorzitting 1. Het verslag van de hoorzitting als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. 2. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is voorgevallen en kan verwijzen naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 3. Indien de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of als belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hier melding van. 4. Het verslag wordt ondertekend door de ambtelijk hoorder.

6/9

www.gemeenteAltena.nl

B. Artikel 14. Verweerschrift komt te luiden: Artikel 14. Verweerschrift 1. Het bestuursorgaan stelt een verweerschrift op en levert dit tezamen met het procesdossier tenminste drie weken voor de hoorzitting aan de commissie aan. 2. De commissie stuurt de partijen onverwijld het verweerschrift toe. C. Artikel 17. Verslaglegging komt te luiden: Artikel 17. Verslaglegging 1. Het verslag van de hoorzitting als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. 2. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is voorgevallen en kan verwijzen naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 3. Indien de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of als belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hier melding van. 4. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. D. Artikel 20, eerste lid, komt te luiden: 1. Het advies wordt met het verslag en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. E. In artikel 20 vervalt het tweede lid en worden de leden 3 en 4 vernummerd tot 2 en 3.

7/9

www.gemeenteAltena.nl

Artikel II Deze verordening wordt aangehaald als Verordening tot eerste wijziging van de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024. Artikel III Deze verordening treedt in werking op de dag na die van openbare bekendmaking in het digitale Gemeenteblad van Altena.

2. de toelichting op de Verordening commissie bezwaarschriften Altena 2024 als volgt te wijzigen: De toelichting op artikel 17. Verslaglegging komt te luiden: Artikel 17. Verslaglegging Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen. Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijke persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moet blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld.

8/9

www.gemeenteAltena.nl

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 30 september 2025

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

9/9

www.gemeenteAltena.nl