Raadsvoorstel Vervanging hoofdveld Kozakken Boys

Raadsvoorstel Onderwerp Raadsvoorstel Vervanging hoofdveld Kozakken Boys Samenvatting Het hoofdveld van voetbalvereniging Kozakken Boys dient vervangen te worden. De KNVB heeft het veld afgekeurd. Aan de raad wordt voorgesteld hiervoor € 450.000,- beschikbaar te stellen. Oorspronkelijk stond de vervanging van het veld gepland voor 2024. Voorstel 1. € 450.000,- beschikbaar te stellen voor de aanleg van een nieuw hoofdveld bij voetbalvereniging Kozakken Boys; 2. De onder 1 voorgestelde middelen ten laste te brengen van de Algemene Reserve; 3. De boekwaarde van het bestaande kunstgrasveld (toplaag) van € 56.000 af te boeken ten laste van de Algemene Reserve.

Datum voorstel 5 september 2023 Kenmerk D2023-08-009083 2023-027386 Opgesteld door Marieke van de Weijgaert Telefoonnummer 0183-516643 Team Team Samenleving Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Inleiding Het hoofdveld van Kozakken Boys mag op dit moment niet bespeeld worden, omdat het veld niet meer voldoet aan de gestelde keuringseisen van de KNVB. In februari jl. bleek uit onderzoek dat het veld was afgekeurd. Kozakken Boys heeft getracht het veld diverse malen te laten herstellen (obv onderhoudswerkzaamheden, waarvoor de club verantwoordelijk is). Echter blijkt dat toch niet voldoende te zijn. De vervanging, gepland voor 2024, halen we een jaar naar voren. Daarmee voorkomen we dat er regelmatig reparaties moeten plaatsvinden en telkens onzekerheid is dat de KNVB het hoofdveld goed zal keuren. Door de ontstane situatie is het nodig om spoedig een besluit te nemen over vervanging van het veld, zodat Kozakken Boys weer wedstrijden kunnen spelen op het hoofdveld. Beleidskader Accommodatienota gemeente Altena Inkoophandboek gemeente Altena 2021, Algemene subsidieverordening Altena 2019 en Subsidieregeling Buitensportaccommodaties Altena 2021 Beoogd resultaat Het beschikbaar stellen van middelen voor de aanleg van een nieuw bespeelbaar veld.

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

1/6

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Argumenten 1. Het veld is afgekeurd door de KNVB De KNVB heeft geen goedkeuring verleend voor het bespelen van het hoofdveld in het nieuwe voetbalseizoen, dit ondanks dat er herhaaldelijk herstelwerkzaamheden hebben plaatsgevonden om aan de keuringseisen te voldoen. Op basis van de bevindingen vanuit de onafhankelijke keuringsdienst kan worden opgemaakt dat het veld op is en dat herstellen van het veld onvoldoende soelaas biedt om aan de keuringseisen te voldoen. Vernieuwing van het veld is daardoor de enige duurzame optie. 2. Investeren in herstel brengt te grote risico’s met zich mee Indien ingezet wordt op herstel van het hoofdveld, zal de investering die daarvoor wordt gedaan, zich niet meer kunnen uitbetalen. De verwachting is dat er een forse investering nodig is voor herstel, omdat een belangrijk punt van afkeuring is dat de naden van het veld loslaten. Deze naden zitten overal op het veld en zijn diverse keren al gepoogd hersteld te worden. Daarnaast biedt herstel van het veld onvoldoende garantie op een positief keuringsrapport. Herstelbedrijven kunnen hiervoor geen of onvoldoende garanties afgeven. 3. De aanleg van een nieuw veld was al voorzien voor 2024 Een extern bureau heeft een meerjaren investerings en onderhoudsplan (MIOP) opgesteld, waarin de benodigde nieuwe aanleg en het boogde onderhoud van de gemeentelijke sportvelden zijn opgenomen.

Deze MIOP wordt binnenkort aan uw raad voorgelegd. Ook het hoofdveld van de Kozakken Boys maakt deel uit van het investeringsplan. De MIOP geeft aan dat vernieuwing van het veld nodig is in 2024. Met dit voorstel wordt voorgesteld de investering voor de aanleg een jaar naar voren te halen. 4. De Kozakken Boys speelt 2e divisie Doordat Kozakken Boys 2e divisie speelt zijn er specifieke eisen voor het spelen van wedstrijden (met publiek). Kozakken Boys heeft geen alternatief veld beschikbaar waarop risicowedstrijden met publiek kunnen worden gespeeld. Vanwege strenge eisen ivm competitievervalsing is het voor de Kozakken Boys niet mogelijk de thuiswedstrijden naar een latere periode te verplaatsen. 5. Uitbesteden van de aanbesteding zorgt voor snelheid Indien de Kozakken Boys de aanbesteding voor de aanleg van een nieuw veld zelf verzorgen, genereert dit snelheid in het proces. In het verleden zijn er goede ervaringen geweest met het uitbesteden van aanleg van nieuwe velden. Zo heeft NOAD’32 9 jaar geleden ook zelf succesvol de voetbalvelden aangelegd.

2/6

www.gemeenteAltena.nl

6. Snelheid in het proces is nodig Het is nodig zo snel mogelijk een nieuw veld te kunnen realiseren. We wijken daarmee af van het reguliere inkoopproces van de gemeente. Op basis van het inkoophandboek gemeente Altena 2021 is een reden waardoor de standaard procedure niet proportioneel of niet te doorlopen is, kunnen zijn onder meer wanneer het doorlopen van een inkooptraject onmogelijk is wegens dwingende spoed, omdat de veiligheid of service aan de burger per direct in het gedrang is. Het inkoophandboek biedt op basis van dit argument ruimte om af te wijken van de standaard inkoopprocedure. 7. Met het vervangen van het kunstgrasveld (toplaag) moet de boekwaarde van het bestaande veld worden afgeboekt. Voor het bestaande kunstgrasveld staat nog boekwaarde op de balans. Met het vervangen van dit veld (toplaag) moet deze boekwaarde worden afgeboekt. De boekwaarde bedraagt € 56.000. Dit bedrag komt met de afboeking ten laste van de Algemene Reserve. Kanttekeningen 1. We lopen vooruit op het MIOP Onder argument 1.3 is aangegeven dat we de investering in het meerjaren investerings en onderhoudsplan (MIOP) een jaar naar voren halen. Dit brengt het risico met zich mee dat andere verenigingen ook graag hun velden eerder vernieuwd willen zien. Omdat i.v.m. de KNVB-eisen een acute situatie is ontstaan wordt voorgesteld in deze situatie een uitzondering te maken. 2.

De aanbesteding dient nog uitgewerkt te worden Met het nemen van het raadsbesluit door de raad worden er uitsluitend middelen beschikbaar gesteld voor de aanleg van het nieuwe veld. De aanbesteding voor de aanleg van het veld dient nog te worden uitgewerkt. Ook de risico’s die uitbesteding van de aanbesteding met zich meebrengen dienen verder te worden uitgewerkt (o.a. voldoen aan wet- en regelgeving). Zo dient Kozakken Boys de inkoopregels van de gemeente te volgen. Deze punten worden meegenomen bij de verdere uitwerking. 3. De gemeente is eigenaar van de grond De gemeente is eigenaar van de grond van het voetbalveld, waardoor uitbesteding van de aanleg risico’s met zich meebrengt, doordat minder sturing kan worden gegeven op de aanbesteding en de uitvoering ervan. Deze risico’s zijn er echter ook in mindere mate bij een eigen aanbesteding. Door heldere afspraken te maken over onder meer opeisbaarheid van het veld, kan het risico van uitbesteding worden verminderd. Deze afspraken dienen nog te worden uitgewerkt.

3/6

www.gemeenteAltena.nl

Financiën Door een extern adviesbureau is een concept meerjaren investerings- en onderhoudsplan (MIOP) opgesteld. Momenteel vindt de nadere uitwerking en financiële vertaling van dit MIOP plaats. In de concept planning was de vervanging van het hoofdveld van Kozakken Boys voorzien voor 2024. Omdat het hoofdveld is afgekeurd, moet de vervanging hiervan naar voren worden gehaald. Uit het MIOP volgt een bedrag voor vervanging van het hoofdveld van € 450.000 inclusief BTW. Door Kozakken Boys is een aantal offertes opgevraagd. De bedragen hiervan liggen weliswaar lager, maar hierin ontbreekt ook een aantal werkzaamheden dat wel in het MIOP is meegenomen. Om die reden volgen we reservering in het MIOP. Ter indicatie gaat het om € 325.000,- exlusief BTW voor de vervanging van het veld (exclusief werkzaamheden naast het veld dan wel onvoorziene kosten). Om bovenstaande reden wordt voorgesteld om uit te gaan van het bedrag van € 450.000 inclusief BTW. Op grond van verslaggevingsregels moet het vervangen van een voetbalveld (toplaag, kunstgras door kunstgras) worden aangemerkt als groot onderhoud. Kosten voor groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening: - Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).

- Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen. Er is nog geen voorziening voor deze kosten gevormd, omdat er nog geen vastgesteld MIOP ligt. Het bedrag van € 450.000 kan niet binnen de huidige budgetten worden gedekt. Dat betekent dat deze middelen ten laste komen van de Algemene Reserve. Doel is wel om het MIOP de komende tijd verder af te ronden zodat de beheersmatige en financiële aspecten ook structureel in de begroting kunnen worden geborgd. Omdat de aanleg van sportvelden binnen het sportbesluit valt is, in beginsel geen aftrek van BTW mogelijk. Wel kan Kozakken Boys gebruik maken van de subsidieregeling Stimulering bouw en onderhoud sportaccommodaties (BOSA), waarmee 20% van het brutobedrag kan worden teruggevraagd. Binnen de subsidiepot van het ministerie lijkt nog voldoende ruimte over te zijn. Voorgesteld wordt om als voorwaarde richting Kozakken Boys op te nemen dat een subsidieaanvraag wordt ingediend, zodat de gemeente minder middelen hoeft uit te geven. Vanwege de onzekerheid of het bedrag wordt toegekend is uitgegaan van een kostenpost voor de gemeente Altena van € 450.000 inclusief BTW. 4/6

www.gemeenteAltena.nl

Op grond van Europese aanbestedingsregels is sprake van een zogenaamd ‘werk’. De geldende Europese aanbestedingsgrens voor een werk ligt op € 5.382.000 exclusief BTW. Aangezien de opdracht voor vervanging van het hoofdveld ruim binnen deze grens valt, hoeft dus geen Europese aanbesteding plaats te vinden. Vanwege de spoed wordt voorgesteld om af te wijken van de interne aanbestedingsregels. Voor het bestaande kunstgrasveld staat nog boekwaarde op de balans. Met het vervangen van dit veld (toplaag) moet deze boekwaarde worden afgeboekt. De boekwaarde bedraagt € 56.000. Dit bedrag komt met de afboeking ten laste van de Algemene Reserve. Participatieproces In afstemming met Kozakken Boys is getracht te kijken naar een oplossing voor het hoofdveld. De club heeft zelf ook gekeken naar mogelijke oplossingen, waaronder het herstellen van het veld, overname van een tweedehands kunstgrasmat en aanleg van een nieuw veld. De oplossingsrichtingen zijn zorgvuldig afgewogen, waarbij aanleg van een nieuveld de beste optie is gebleken. Hiermee wordt de investering uit het (nog voor te leggen) MIOP naar voren gehaald. Aanpak Na het besluit zal in overleg met Kozakken Boys worden gewerkt aan vernieuwing van het veld. Hierbij zal de gemeentelijke organisatie de kaders uitwerken en wordt voorgesteld Kozakken Boys de werkzaamheden laten uitvoeren.

Communicatie Met Kozakken Boys is veelvuldig contact t.a.v. het hoofdveld. De club zal worden geïnformeerd over het genomen besluit.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.M. van Wuijtswinkel MPA

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen N.v.t. 5/6

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders 1 september 2023, besluit: 1. € 450.000,- beschikbaar te stellen voor de aanleg van een nieuw hoofdveld bij voetbalvereniging Kozakken Boys; 2. De onder 1 voorgestelde middelen ten laste te brengen van de Algemene Reserve; 3. De boekwaarde van het bestaande kunstgrasveld (toplaag) van € 56.000 af te boeken ten laste van de Algemene Reserve.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 19 september 2023.

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

6/6

www.gemeenteAltena.nl