Raadsvoorstel Uitbreiding gemeentehuis

Raadsvoorstel Onderwerp Uitbreiding gemeentehuis Almkerk Samenvatting In opdracht van de gemeenteraad heeft het college een voorlopig ontwerp met kostenraming gemaakt voor de uitbreiding van het gemeentehuis voor extra werkplekken en een een nieuwe raadszaal. Met de uitbreiding is het niet meer nodig de gehuurde werklocatie in Wijk en Aalburg aan te houden, maar kunnen medewerkers vanuit één locatie werken.

Datum voorstel 2 juli 2024 Kenmerk D2024-06-005643 2023-026610 Opgesteld door Dion de Been Telefoonnummer 0183516245 Team

Voorstel Team Projectbureau 1. Het voorlopig ontwerp en de raming van de uitbreiding van het gemeentehuis vast te stellen. Portefeuillehouder 2. In te stemmen met scenario 3 uit het parkeeronderzoek: parkeren op S.R. Sheikkariem parkeerplaats huidige sportvoorziening . 3. Een investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 13.625.000 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de meerjarenraming in de begroting 2025. 4. Een bedrag voor uit te voeren onderhoud ter hoogte van € 790.000 te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve onderhoud gebouwen.

Inleiding Tijdens het fusieproces in 2018 is het gemeentehuis in Almkerk aangekocht en de dislocatie Wijk en Aalburg tot 1 januari 2028 gehuurd. De gemeenteraad heeft in juli 2023 het college opdracht gegeven scenario 4, uitbreiden gemeentehuis Almkerk inclusief raadzaal, verder uit te werken tot een voorlopig ontwerp met kostenraming. Het ontwerp is gebaseerd op het vastgestelde Programma’s van Eisen. Beleidskader Visie op hybride werken Bestuursakkoord 2022-2026 Tactisch beleid fysiek beveiliging 2024-2027 Visie op dienstverlening Beoogd resultaat Het realiseren van een toekomstig bestendig gemeentehuis voor de ambtelijke organisatie en het gemeentebestuur.

1/8

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Argumenten 1.1 Het Voorlopig Ontwerp is een ruimtelijke vertaling van het vastgestelde Programma van Eisen. 1.2 Met de nieuwe indelingsplattegronden wordt aangesloten op de visie op hybride werken. 1.3 Door herindeling van het entree gebied kan een betere dienstverlening voor de burgers worden gerealiseerd en de veiligheid voor de medewerkers vergroot. 1.4 Met uitbreiding van het gemeentehuis worden er aanpassingen gedaan aan de fysieke beveiliging van het gebouw. Hiermee wordt invulling gegeven aan het beleid voor fysieke beveiliging van de gemeente. Dit beleid is gebaseerd is op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het BIO basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen. 1.5 In het Voorlopig Ontwerp is een volwaardige raadzaal geïntegreerd die multifunctioneel te gebruiken is met een representatieve uitstraling passend bij gemeente Altena. Het ontwerp is gebaseerd op het door de Raad vastgestelde programma van eisen hiervoor. 1.6 Door integratie van de raadzaal in het ontwerp ontstaat een vergadercentrum welke separaat van het gebouw gebruikt kan worden, ook buiten de reguliere openingstijden. 1.7 Bij het ontwerp van het gemeentehuis is rekening gehouden met de aanbevelingen van de OR. 2.1 Scenario 3 van het parkeeronderzoek is het meest wenselijk. 2.1 Scenario 3 van het parkeeronderzoek is het meest wenselijk.

We maken efficiënt gebruik van de beschikbare parkeercapaciteit, waardoor geen substantiële kosten gemaakt hoeven te worden. 2.2 Er is geen grondverwerving of ruimtelijke procedure benodigd voor de aanleg van nieuwe parkeerplaatsen. 3.1 Met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet kan de voorbereiding vervolgd worden en toegewerkt naar realisatie. 3.1 Met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet kan de voorbereiding vervolgd worden en toegewerkt naar realisatie. 3.1 Met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet kan de voorbereiding vervolgd worden en toegewerkt naar realisatie. 4.1 In het kader van efficiëntie wordt benodigd onderhoud zoals omschreven in het meerjarenonderhoudsplan aan het bestaande gemeentehuis uitgevoerd tijdens de werkzaamheden voor uitbreiding van het gemeentehuis. Kanttekeningen 1.1 Bij de uitwerking van het Voorlopig Ontwerp zijn, deels op verzoek van de Raad, een aantal alternatieven en varianten verkend. Deze staan opgesomd in bijlage 2 inclusief de reden waarom deze niet in het VO zijn opgenomen.

2/8

www.gemeenteAltena.nl

1.2 Het is de verwachting dat er voor een korte periode tijdelijke huisvesting noodzakelijk is. 1.3 Tijdens de uitbreiding zal er overlast zijn voor de buurt en gebruikers van het gemeentehuis. 2.1 Het grootste nadeel van scenario 3 van het parkeeronderzoek zijn de loopafstanden voor medewerkers en mogelijk ook bezoekers van het gemeentehuis. 2.2 Als medewerkers niet bij de sportvelden parkeren, maar in de woonstraten bestaat de kans dat er overlast voor de buurt ontstaat. 3.1 De kosten zijn gebaseerd op raming van het voorlopig ontwerp. De werkelijke uitvoeringskosten zijn na aanbesteding bekend. Financiën De raad heeft bij besluit van 4 juli 2023 het college opdracht gegeven voor het nader uitwerken van scenario 4 voor de toekomstige gemeentelijke huisvesting, het realiseren van een aanbouw bij het huidige gemeentehuis Almkerk, tot een voorlopig ontwerp met inbegrip van opties rondom verduurzaming, parkeren en een nieuwe raadzaal. Hiervoor is een voorbereidingskrediet van € 650.000 beschikbaar gesteld. In het scenario onderzoek behorend bij het raadsvoorstel van juli 2023 zijn de kosten van de uitbreiding geraamd op € 6,4 miljoen (bandbreedte raming -10% en 20%). Bij amendement is de toevoeging van raadzaal toegevoegd. De kosten voor de raadzaal zijn geraamd op € 1,3 miljoen (bandbreedte -15% en 25%).

Indien de bandbreedte doorgerekend wordt resulteert dit in: Raming zonder bandbreedte

Bandbreedte

Raming met bandbreedte

Uitbreiding

€ 6.444.500

20%

€ 7.733.400

Raadzaal

€ 1.300.000

25%

€ 1.625.000

Totaal raming juli 2023

€ 9.358.400

Deze ramingen zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten: - Scenario 4 gaat uit van 1525 m2 (2 bouwlagen van ca. 500 m2 en 3 lagen van ca. 175 m2). - Toevoeging raadzaal van 345 m2. - Geplande start datum bouw eind 2024. - Aangenomen is dat de uitbreiding geklimatiseerd wordt vanuit de overcapaciteit van de bestaande installaties i.c.m. een nieuwe kleine luchtbehandelingskast opgenomen. - Een post van € 47.500 voor aanpassing terrein is opgenomen. Daarnaast zijn de volgende onderdelen buiten beschouwing gelaten: o Losse inrichting (meubilair).

3/8

www.gemeenteAltena.nl

o o o o o

Aanpassingen aan bestaand gebouw. Hierin is alleen de ontsluiting van de nieuw te realiseren gebouwdelen opgenomen. Tijdelijke huisvesting tijdens de uitvoering. Verhuiskosten. Verdere aanpassingen aan de binneninrichting en draagconstructie. Gemeentelijk projectmanagement.

Na het raadsbesluit van juli 2023 is door het projectteam en het ontwerpteam een Programma van Eisen uitgewerkt. Dit PvE is vertaald in het voorlopig ontwerp. Op basis van dit ontwerp is de raming tot stand gekomen: Onderwerp

Bedrag

Totaal bouwkosten, incl. onderhoud

€ 14.725.661

Totaal te voteren investeringsbudget (beslispunt 3)

€ 13.625.661

Voor de uitvoering van de totale investering zetten we een tweetal reeds gevoteerd kredieten in, namelijk het restant voorbereidingskrediet (€ 150.000) en IT middelen (€ 160.000). Daarnaast is binnen de bouwkosten raming een post opgenomen voor gepland onderhoud aan het bestaande gemeentehuis (€ 790.000). Dit bedrag laatstgenoemde dient separaat door de raad gevoteerd te worden als onttrekking aan de bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouw. De geraamde investeringskosten zijn hoger dan geraamd op basis van de uitgangspunten in het raadsvoorstel van juli 2023 omdat de volgende wijzigingen en aanvullingen hebben plaatsgevonden: - Het volume van de vergaderfaciliteiten gemeenteraad toeneemt met ca. 155 m2 bruto vloeroppervlak t.o.v. de scenario studie. - Het benutten van overcapaciteit in de bestaande luchtbehandelingsinstallatie zoals in de scenariostudie aangenomen niet mogelijk is. Er is geen overcapaciteit aanwezig waardoor een compleet nieuwe installatie geraamd is. - Vanwege de netcongestie er geen extra vermogen beschikbaar is op het net zodat er een alternatieve oplossing is meegenomen in de raming. De oplossing bestaat uit een accupakket. De geraamde kosten hiervoor bedragen ca. € 500.000. - Door de uitbreiding van het gemeentehuis het compactstation en de noodstroomaggregaat verplaatst en het kabeltracé aangepast moeten worden.

Hier is in de scenario studie geen rekening mee gehouden. - Er in de scenariostudie geen aanpassingen aan het bestaande gebouw zijn geraamd. De eerder aangenomen herindeling is beperkt tot de ontsluiting van de nieuwe gebouwdelen. - In de scenario studie geen kosten voor aanpassingen aan de draagconstructie zijn opgenomen. Deze zijn wel noodzakelijk. - Grotere vrije hoogte raadzaal zorgt voor een hogere investering. 4/8

www.gemeenteAltena.nl

-

-

-

Planten en gordijnen die dienen als geluiddempende faciliteiten vallen binnen de categorie losse inrichting. Eerder zijn in de scenario studie geen kosten voor losse inrichting opgenomen. De wens om groenelementen te integreren in het gemeentehuis is toegevoegd. In het scenario onderzoek geen rekening was gehouden met extra AV voorzieningen, zoals vergaderposten, presentatieschermen en voorziening voor hybride werken en vergaderen. Het prijspeil van de raming is bijgesteld van december 2022 naar juni 2024. De proces planning uitloopt ten opzichte van het raadsvoorstel 2023. Hierdoor zijn de kosten tot start bouw verhoogd. De reserveringen t.b.v. stijgingen van lonen en prijzen zijn herzien en er rekening is gehouden met verwachte prijsstijgingen.

Kapitaallasten De kapitaallasten in de exploitatie bestaan uit twee elementen, namelijk de rentekosten en afschrijvingen. De rentekosten worden berekend over het totaal geïnvesteerde vermogen per start van desbetreffende boekjaar. De afschrijving start het jaar volgend op het jaar van oplevering van het project. Dit betreft zowel het voorbereidingskrediet als het uitvoeringskrediet. Dit is conform de nota afschrijven en waarderen van gemeente Altena uit 2019. In de berekening is rekening gehouden met de reeds beschikbare dekking uit de lopende begroting. Dekking bestaat uit: - stelpost kapitaallaten uitbreiding gemeentehuis, omvang € 85.000; - vrijval huurkosten locatie Wijk en Aalburg, vanaf 2028, omvang € 108.000; - dekking kapitaallasten in begroting voor IT krediet, omvang € 32.000.

Effect meerjarenbegrotingssaldo: Dit voorstel heeft consequenties voor het meerjarig begrotingssaldo. Hieronder is het effect ten opzichte van de vastgestelde kadernota 2025 weergegeven: (Bedragen x € 1.000) Sald0 begroting (cf. kadernota 2025) Effect kapitaallasten uitbreiding gemeentehuis Nieuwe saldo kadernota 2025

5/8

2028 € -9.839 € -340 € -10.179

www.gemeenteAltena.nl

Na het wegvallen van de huurverplichtingen voor locatie Wijk en Aalburg resteert vanaf 2028 een structurele lastenverzwaring in de exploitatiebegroting van € 340.000 voor de huisvesting van gemeentelijke organisatie de het onderbrengen van de raadzaal. Participatieproces De uitwerking van het Programma van Eisen (PvE) van zowel de uitbreiding van het gemeentehuis als de vergaderfaciliteiten zijn medewerkers, de ondernemingsraad en raadsleden betrokken. De ondernemingsraad en de medewerkers maken deel uit van een projectteam dat het ontwerpteam van input tijdens de uitwerking van het ontwerp heeft voorzien. Een afvaardiging van de raad heeft deelgenomen in de klankbordgroep die onder leiding van de griffie het PvE van de raadzaal heeft laten opstellen. De griffie maakt eveneens onderdeel uit van het projectteam en bewaakt de uitwerking van het ontwerp van de raadzaal. Het projectteam blijft het gehele project betrokken bij de uitwerking en de raad zal na besluitvorming bij de verdere uitwerking betrokken worden. Bij de invulling van het parkeervraagstuk wordt de buurt actief betrokken om te voorkomen dat de gekozen parkeeroplossing overlast veroorzaakt. Aanpak Na besluitvorming wordt de gekozen gefaseerde projectaanpak voortgezet.

Na vaststelling van het voorlopig ontwerp met raming zal het plan door het ontwerpteam uitgewerkt worden naar een defintief ontwerp (DO) en een technisch ontwerrp (TO). Bij de uitwerking van het TO zal het ontwerpteam omgevormd worden tot een bouwteam. Voor de selectie van een de uitvoerende bouwteampartner (bouwkundig aannemer en installateur) is reeds een selectieprocedure gestart. Voor de uitwerking van het DO is ca. 6 maanden gepland en voor de uitwerking van het TO ca. 3 maanden. Zichtbaarheid dienstverlening in de kernen Eind december 2023 bent u via een Raadsinformatiebrief geïnformeerd over de aanpak van dienstverlening in de kernen. In de bijlage bij de RIB is een overzicht gegeven van de huidige taken en rollen, die uitgevoerd worden in de kernen. Communicatie De raad wordt over de voortgang van de uitwerking en realisatie geïnformeerd middels raadsinformatiebrieven. Daarnaast versturen we een persbericht.We informeren inwoners over de invulling van het parkeervraagstuk en de maatregelen om overlast te voorkomen.

6/8

www.gemeenteAltena.nl

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

P.J.E. Breukers

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen Bijlage 1 – Voorlopig Ontwerp Bijlage 2 - Onderzoek varianten Bijlage 3 - Parkeeronderzoek

7/8

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit Uitbreiding gemeentehuis Almkerk De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, besluit: 1. Het voorlopig ontwerp en de raming van de uitbreiding van het gemeentehuis vast te stellen. 2. In te stemmen met scenario 3 uit het parkeeronderzoek: parkeren op parkeerplaats huidige sportvoorziening . 3. Een investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 13.625.000 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de meerjarenraming in de begroting 2025. 4. Een bedrag voor uit te voeren onderhoud ter hoogte van € 790.000 te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve onderhoud gebouwen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 24 september 2024,

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

8/8

www.gemeenteAltena.nl