Raadsvoorstel Scenariokeuze toekomstige gemeentelijke huisvesting

Raadsvoorstel Onderwerp Scenariokeuze toekomstige gemeentelijke huisvesting Samenvatting Op basis van het huisvestingsonderzoek van Hevo en de door de raad geuitte wensen en bedenkingen wordt voorgesteld door te gaan met het verder uitwerken van scenario 4 (aanbouw gemeentehuis Almkerk) tot een voorlopig ontwerp. In het ontwerp worden verschillende opties meenomen die in een later stadium opnieuw aan de raad worden voorgelegd. Voorstel 1. Het college opdracht geven voor het nader uitwerken van scenario 4 voor de toekomstige gemeentelijke huisvesting, het realiseren van een aanbouw bij het huidige gemeentehuis Almkerk, tot een voorlopig ontwerp met inbegrip van opties rondom verduurzaming, parkeren en een nieuwe raadzaal. 2. Het benodigde voorbereidingskrediet van € 650.000 hiervoor beschikbaar te stellen. Inleiding Tijdens het fusieproces in 2018 is het gemeentehuis in Almkerk aangekocht, en de dislocatie Wijk en Aalburg voor een periode van 5 jaar gehuurd. Op 31 december 2023 loopt dit huurcontract af en daarom is door Hevo Advies en Bouwmanagement onderzoek gedaan naar toekomstige huisvestingsscenario’s. Parrallel aan dit onderzoek zijn er gesprekken gevoerd over verlenging van het huurcontract in Wijk en Aalburg. Vanwege herontwikkelingsplannen op deze locatie wil de eigenaar verlenging, onder voorwaarden, mogelijk maken tot uiterlijk 1 januari 2028.

Dit onderstreept de noodzaak om te komen tot een scenariokeuze en de vervolgfase op te starten. Uitvoerige weging en bespreking van verschillende mogelijkheden leiden tot het nu voorliggende voorstel om door te gaan met de uitwerking van scenario 4. Een inhoudelijke reactie op uw bespreking van de scenario’s hebben wij opgenomen in de separaat aangeboden raadsinformatiebrief. De inhoud hiervan kunt u betrekken bij de bespreking van dit raadsvoorstel.

Datum voorstel 23 mei 2023 Kenmerk D2023-05-003599 2019-002783 Opgesteld door Michiel Rooij de Telefoonnummer 0183-516837 Team Team Omgeving & Vastgoed Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk

Beleidskader Visie op hybride werken Bestuursakkoord 2022-2026

T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

1/5

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Beoogd resultaat Met een akkoord op de uitwerking van scenario 4 en het bijbehorende voorbereidingskrediet, zetten we de volgende stap in het gefaseerd toewerken naar een passende lange termijn oplossing voor de gemeentelijke huisvesting na afloop van het huurcontract in Wijk en Aalburg. Argumenten 1.1 Het realiseren van een aanbouw in Almkerk is zowel een duurzame alsook een toekomstbestendige oplossing. 1.2 De exploitatielasten van de huidige situatie (het referentiescenario) bedragen € 973.900. Indien er geen keuze gemaakt wordt en de gemeente na afloop van het huurcontract in Wijk en Aalburg tegen commerciele voorwaarden 1.500 m2 kantoorruimte zou moeten huren, dan lopen deze exploitatielasten op tot €1.100.000 per jaar. Daarmee kan gesteld worden dat het referentiescenario op termijn tot hogere lasten leidt dan de keuze voor scenario 4. 1.3 In deze variant ontstaan koppelkansen met het realiseren van een nieuwe raadzaal. De kosten en baten van deze optie zullen in het voorlopig ontwerp verder in beeld gebracht worden. 1.4 Bouwen naast het bestaande gebouw leidt tot aanvaardbare en beheersbare risico’s gedurende uitvoering. Hoewel er tijdens de bouwfase altijd overlast kan ontstaan, is er naar verwachting geen tijdelijke huisvesting nodig. 1.5 Een geclusterde huisvesting van medewerkers bevordertd de interne dienstverlening, spontane ontmoeting en samenwerking.

Dit heeft ook bij de ondernemingsraad de voorkeur. 1.6 De kwaliteit van onze dienstverlening moet centraal staan. In het verlengde van onze serviceformules zullen we hieraan nieuwe impulsen geven en zal de organisatie nog meer op gaan sturen op “je werk doen waar dat effectief het beste kan”. 2.1 Voor het uitwerken van het scenario 4 is een voorbereidingskrediet nodig van € 650.000.

Kanttekeningen 1. De doorlooptijd van de plan- en realisatiefase is dermate lang dat het noodzakelijk is het huurcontract in Wijk en Aalburg te verlengen, met mogelijk in de toekomst een hogere huurprijs. Alle hierbij betrokken partijen staan echter postief tegenover het verzoek om te verlengen tot uiterlijk 1 januari 2028. 2. Van scenario 2, de potentiele herontwikkeling De Werf, wordt een zelfstandig traject gemaakt waarin de belangen van de huidige gebruikers voorop staan en er geen rekening gehouden hoeft te worden met de behoefte van de gemeentelijke organisatie. 2/5

www.gemeenteAltena.nl

Financiën Voor het uitwerken van het voorlopig ontwerp en het onderzoek naar de verschillende opties met betrekking tot parkeren, verdere verduurzaming en het inpassen van een raadszaal, is een voorbereidingskrediet nodig. De hoogte hiervan is globaal geraamd op basis van de bouwkosten en gesteld op € 650.000. In de meerjarenbegroting is vanaf 2024 een stelpost van € 85.000 opgenomen voor huisvestingslasten die samenhangen met de toekomstige gemeentelijke huisvesting. Het voorbereidingskrediet van € 650.000 leidt tot een jaarlijkse kapitaallast van € 16.250. Dit valt binnen de stelpost en is dus voorzien in de begroting. Participatieproces Adviesbureau Hevo heeft onderzoek gedaan naar toekomstige huisvestingsscenario’s. De resultaten van het huisvestingonderzoek zijn ter kennisname gedeeld met de ondernemingsraad en gemeenteraad. Beide hebben hierop wensen en bedenkingen geuit. Bij de verdere uitwerking van scenario 4 zal een “gebruikersgroep” samengesteld worden, die meepraat over het ontwerp en de gewenste functionaliteiten. Na uitwerking van het voorlopig ontwerp wordt dit opnieuw voorgelegd aan de gemeenteraad. Aanpak We kiezen voor een gefaseerde projectaanpak waarin we in de eerstvolgende fase een voorlopig ontwerp uitwerken.

In deze stap worden de globale schetsen zoals gepresenteerd in het rapport van Hevo verder gedetailleerd en getoetst aan de hand van een nog op te stellen pakket van eisen. Daarnaast worden in deze fase een aantal opties uitgewerkt, waarover in een later stadium beslist kan worden. Duurzaamheid van het nieuwe gebouw, duurzaamheid tijdens de bouwfase en mogelijkheden tot verduurzaming van de bestaande bouwdelen krijgen in deze fase extra aandacht. Onderstaande onderwerpen zullen in de volgende fase in ieder geval bod komen: • • •

3/5

Ontwerptekeningen van de nieuw te realiseren bouwdelen inclusief een constructieve toesting, kostenraming en eventuele alternatieven ontwerpen. De mogelijkheden en kosten met betrekking tot parkeervoorzieningen. Zowel voor parkeren op het maaiveld en meerlaags parkeren. De inpassing van een raadzaal wordt nader uitgewerkt en de kosten worden nauwkeuriger in beeld gebracht en onderbouwd. Als leidraad

www.gemeenteAltena.nl

•

•

•

hanteren we het door uw raad reeds opgestelde programma van eisen en we betrekken u bij de verder detaillering. Om beter inzicht te krijgen in mogelijk efficienter ruimtegebruik en de “winst” die het verplaaten van de raadzaal brengt, stellen we voor het hele kantoor (oude en nieuwe bouwdelen) indelingsplattegronden op, met aandacht voor nieuwe hybride werkvormen zoals digitaal overleg. Omdat het huidige gebouw een hoog electraverbruik heeft brengen we voor de bestaande bouwdelen in kaart of en hoe we deze verder kunnen verduurzamen. De verlichting in het gebouw lijkt hierbij na een eerste analyse het grootste aandachtspunt. Omdat traditioneel bouwen een grote CO2 uitstoot tot gevolg heeft onderzoeken we alternatieve bouwmethodes en het gebruik van biobased materialen. De positieve en negatieve impact van deze alternatieven op het ontwerp en de bouwkosten worden in beeld gebracht.

Het dossier aan het einde van de volgende fase omvat een voorlopig ontwerp met daarin verschillende opties die ook financieel zijn uitgewerkt. Dit dossier wordt opnieuw ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. Voor de uitwerking van het voorlopig ontwerp en bijbehorende opties is naar beste inschatting een doorlooptijd van 6-8 maanden benodigd. Een exacte planning zal door de projectgroep en de nog te contracteren adviseurs worden opgesteld.

Communicatie Na afronding van het voorlopig ontwerp wordt uw raad middels een rapportage op de hoogte gesteld van de uitkomsten van de voorlopig ontwerp fase, en wordt u in de gelegenheid gesteld uw voorkeur uit te spreken met betrekking tot de uitgewerkte opties. Binnen het project zal ook aandacht worden besteed aan de communicatie met en terugkoppeling naar medewerkers, ondernemingsraad en andere belanghebbenden. De gebruikers van De Werf zullen geïnformeerd worden over de keuze voor een aanbouw in Almkerk en betrokken worden in de opstart van een zelfstandig traject aangaande de toekomst van De Werf. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris, de burgemeester, drs. R.J.M. van Wuijtswinkel MPA

4/5

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op -

Het belang van passende huisvesting voor de ambtelijke organisatie De urgentie in verband met het aflopen van het huurcontract in Wijk en Aalburg,

besluit: 1. Het college opdracht te geven voor het nader uitwerken van scenario 4 voor de toekomstige gemeentelijke huisvesting, het realiseren van een aanbouw bij het huidige gemeentehuis Almkerk, tot een voorlopig ontwerp met inbegrip van opties rondom verduurzaming, parkeren en een nieuwe raadzaal. 2. Een voorbereidingskrediet van € 650.000 beschikbaar te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

5/5

www.gemeenteAltena.nl