Raadsvoorstel Rapport onderzoek dorpsraden Rekenkamer Altena

Rekenkamer Altena

Raadsvoorstel Onderwerp Resultaten rekenkamer-onderzoek ‘Dorpsraden en gemeente zoeken naar effectieve balans’: onderzoek naar dorpsraden in Altena Samenvatting De rekenkamer van de gemeente Altena heeft onderzoek gedaan naar de dorpsraden in Altena. Het doel van het onderzoek is het bieden van inzicht in het beleid van de gemeente Altena omtrent kerngericht en dorpsgericht werken, daarnaast inzicht te bieden in de vorm en inzet van de dorpsraden daarbij en de rol van de gemeente. Tot slot was het doel om handvatten te bieden voor verbetering. De rekenkamer Altena heeft het onderzoek in de periode augustus 2024 tot en met maart 2025 uitgevoerd. Er is gebruik gemaakt van documentanalyse en literatuurstudie, er is een enquête onder de dorpsraden verspreid en er zijn diverse interviews afgenomen, met onder andere een aantal dorpsraden, raadsleden, de portefeuillehouder en medewerkers van de ambtelijke organisatie. Voorstel 1. het rapport ter kennisgeving aan te nemen; 2. in te stemmen met alle aan de raad uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport; 3. het college van B&W de opdracht te geven de aan het college uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport ter hand te nemen en de gemeenteraad uiterlijk bij de Tweede Bestuursrapportage 2025 te informeren over de gezette stappen; 4.

het college van B&W de opdracht te geven de aan de dorpsraden gerichte aandachtspunten met de dorpsraden te bespreken om te bekijken hoe deze aandachtspunten opgepakt kunnen worden. Beoogd resultaat Het geven van inzicht in het beleid van de gemeente Altena omtrent kerngericht en dorpsgericht werken, de vorm en inzet van de dorpsraden daarbij en de rol van de gemeente. Conclusie en aanbevelingen Op basis van het onderzoek trekt de rekenkamer Altena een aantal conclusies. Deze worden hieronder beknopt weergegeven: 1. De leidraad samenwerkingsafspraken biedt redelijk concreet richting aan hoe gemeente en dorpsraden zouden moeten samenwerken en wat zij van elkaar kunnen verwachten. 2. De dorpsraden verschillen sterk van elkaar qua governance, inrichting en financiering. 3. De besluiten binnen de dorpsraden worden overwegend met invloed van de inwoners genomen. 4. Op papier passen de rollen die de dorpsraden voor zichzelf zien bij de gemaakte afspraken en verwachtingen. De gemeente en de dorpsraden verschillen echter met name over het beeld van wat de adviesrol en belangenbehartigersrol inhouden. 5. De wijze van verantwoording over actvititeiten en besteding van middelen is voor een aantal dorpsraden voor verbetering vatbaar. 1/4

6. Communicatie en constructieve samenwerking zijn de grootste problemen van dorpsraden met betrekking tot de samenwerking met de gemeente. 7. De negatieve communicatie van een aantal dorpsraden over de gemeente leidde in 2024 tot minder contact tussen de dorpsraden onderling. 8. Het verschil tussen de rol van de kern- en inhoudelijk wethouder is onbekend of onduidelijk bij zowel dorpsraden als raadsleden. 9. Raadsleden onderschrijven het belang van dorpsraden, maar zij gaan verschillend om met de adviezen en input van de dorpsraden naar gelang de representativiteit en omvang van de dorpsraad. 10. De dorpsraden zien hun meerwaarde voor het dorp op meerdere facetten, zoals concrete resultaten en hun bijdrage aan de leefbaarheid en grotere betrokkenheid van inwoners. Ook de gemeente -inclusief gemeenteraad- ziet de meerwaarde van de dorpsraden. De aanbevelingen van de rekenkamer Altena op basis van bovenstaande conclusies zijn hieronder beknopt weergegeven: Aanbevelingen voor het college: 1. Werk de nieuwe samenwerkingsafspraken tussen gemeente en dorpsraden nader uit op elementen die nu nog ontbreken of onduidelijk zijn in de afspraken uit 2019. Stel een afwegingsmechanisme op met als doel om duidelijkheid te scheppen welke onderwerpen aan dorpsraden worden voorgelegd en hoe de besluitvorming plaatsvindt, zodat de rol en mate van zeggenschap van de dorpsraden duidelijk is.

Neem de rol van de dorpsraden op in de nieuw op te stellen participatieverordening. 2. Wees duidelijk naar de dorpsraden over het gewicht van hun adviezen versus die van andere partijen in het dorp, zoals sportverenigingen en kerkgenootschappen. 3. Maak heldere afspraken over de communicatie richting dorpsraden. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de rollen zijn en communiceer ook daarover. Leg in de samenwerkingsafspraken vast wat van de gemeente verwacht mag worden qua participatie bij inwonersideeën. Zorg voor een goede duiding van de nieuwe afspraken met de dorpsraden binnen de organisatie, zodat afdelingen niet qua participatie hun eigen trajecten volgen. 4. Maak intern duidelijke afspraken over reactietijden en de kwaliteit van de reacties naar dorpsraden. Neem de positie van dorpsraden in acht, het zijn veelal vrijwilligers die overdag werken, zodat bijvoorbeeld overdag afspreken niet haalbaar is. In algemene zin: verbeter de dienstverlening door interne communicatiekanalen te optimaliseren door centraal contacten te registreren via een clientmanagementsysteem. 5. Maak een keuze in hoe om te gaan met de verantwoording op basis van de Subsidieregeling Kernenbudget Altena. Kies óf voor een rapportageplicht aan de gemeente op de besteding van de subsidies óf maak concrete afspraken met de dorpsraden over de nakoming van de algemene publicatieplicht.

Verhelder in de subsidieregeling of en zo ja hoe, naar de gemeente verantwoording dient plaats te vinden. 6. Maak afspraken over een minimale set van eisen waaraan de verantwoording naar de dorpen moet voldoen. Aanbevelingen voor de gemeenteraad: 1. Zorg ervoor dat het college duidelijk vastlegt welke basisafspraken voor alle dorpsraden en de gemeente van toepassing zijn, zodat de maatwerkruimte niet onduidelijk groot wordt. 2. Zorg ervoor dat inbreng en adviezen van dorpsraden op eenzelfde manier behandeld kunnen worden binnen de gemeenteraad. Vraag daarom bij twijfel door bij het college op duidelijkheid van informatie, wat betreft representativiteit van het advies voor het dorp. 2/4

Naast aanbevelingen voor het college en de gemeenteraad zijn er ook aandachtspunten voor de dorpsraden geformuleerd. Deze aandachtspunten zijn terug te lezen in het onderzoeksrapport. Reactie bestuurlijk wederhoor De rekenkamer heeft het rapport voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het college van B&W. De rekenkamer bedankt het college van B&W voor de positieve bestuurlijke reactie en vindt het prettig te constateren dat het college de aanbevelingen overneemt. Het college was al gestart om samen met de dorpsraden nieuwe samenwerkingsafspraken te maken. De rekenkamer constateert dat de aanbevelingen hierbij een goede steun in de rug kunnen zijn, zowel naar het college als naar de dorpsraden.

De rekenkamer van de gemeente Altena,

de voorzitter,

drs. G.T. Schermers

3/4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van de rekenkamer van de gemeente Altena,

besluit: -

Het rapport ter kennisgeving aan te nemen;

-

In te stemmen met alle aan de raad uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport;

-

Het college van B&W de opdracht te geven de aan het college uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport ter hand te nemen en de gemeenteraad uiterlijk bij de Tweede Bestuursrapportage 2025 te informeren over de gezette stappen;

-

Het college van B&W de opdracht te geven de aan de dorpsraden gerichte aandachtspunten met de dorpsraden te bespreken om te bekijken hoe deze aandachtspunten opgepakt kunnen worden.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van

de voorzitter,

de griffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

4/4