Raadsvoorstel - Programma van eisen vergaderfaciliteiten gemeenteraad

Raadsvoorstel Onderwerp Programma van eisen vergaderfaciliteiten gemeenteraad Samenvatting Na besluitvorming over de uitbreiding van het gemeentehuis op 4 juli 2023 en de beslissing om een nieuwe raadszaal integraal onderdeel te laten zijn van het ontwerp, is hiervoor een programma van eisen opgesteld. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd dit programma van eisen goed te keuren zodat het voorlopig ontwerp voor de nieuwbouw op basis hiervan gemaakt kan worden. Voorstel Het voorliggende programma van eisen voor de vergaderfaciliteiten van de gemeenteraad incl een nieuwe raadzaal goed te keuren en het college op te dragen dit als basis te gebruiken voor het voorlopig ontwerp.

Datum voorstel 27 februari 2024 Kenmerk

Opgesteld door Hans Peet Telefoonnummer 0183-515110 Team Griffie Portefeuillehouder -

Inleiding Op 4 juli 2023 heeft de gemeenteraad besloten om het huidige gemeentehuis in Almkerk uit te breiden. Met een amendement is besloten een nieuwe en multifunctionele raadzaal onderdeel te laten zijn van het ontwerp. Aan het college is opdracht gegeven om de uitbreiding van het gemeentehuis nader uit te werken tot een voorlopig ontwerp. Het presidium heeft OTH Architecten gevraagd om specifiek ter uitwerking van het amendement een programma van eisen op te stellen voor de vergaderfaciliteiten van de gemeenteraad. OTH Architecten heeft in afstemming met de griffie een klankbordgroep vanuit de gemeenteraad, de ambtelijk projectleider nieuwbouw en de hoofdbode gevraagd mee te denken en te reflecteren op het programma van eisen. Beoogd resultaat Het doel van het programma van eisen is het vastleggen van de eisen voor de gewenste vergaderfaciliteiten voor de gemeenteraad. Het definieert alle kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten voor de inrichting van de raadzaal, commissiezaal en andere vergaderfaciliteiten voor de fracties, en vormt hiermee de basis van het voorlopig ontwerp. Het programma van eisen wordt na akkoord van de raad aan het college aangeboden, zodat dit kan worden opgenomen in het programma van eisen dat het college voor de gehele nieuwbouw op zal stellen en dat daarna uitgewerkt wordt in een voorlopig ontwerp.

1/4

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Beleidskader Raadsbesluit en amendement d.d. 4 juli 2023 inzake huisvesting gemeentelijke organisatie. Argumenten 1.1. Uitgangspunt is raadsbesluit juli 2023 Dit programma van eisen is opgesteld binnen de kaders van het geamendeerde raadsbesluit van 4 juli 2023 over de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. 1.2. Reikwijdte gericht op vergaderfaciliteiten In de gesprekken met de klankbordgroep bleek dat de realisatie van een nieuwe raadzaal niet op zich staat, maar dat het gewenst is breder te kijken naar de benodigde vergaderfaciliteiten voor de gemeenteraad na de nieuwbouw. De reikwijdte van het programma van eisen betreft daarom niet alleen de raadzaal, maar vraagt tevens aandacht voor een commissiezaal (ivm parallel vergaderen), fractiekamers en ondersteunende voorzieningen. 1.3. Multifunctionaliteit punt van verschil van inzicht Het programma van eisen gaat uit van het amendement waar het betreft de multifunctionaliteit. Binnen de klankbordgroep bestonden verschillen van inzicht over de uitleg van het begrip multifunctionaliteit en wat dat betekent voor het programma van eisen. OTH Architecten heeft om die reden strikt vastgehouden aan de tekst van het amendement. 1.4. Reflectie college van burgemeester en wethouders d.d.

23 januari 2023 Het college heeft kenbaar gemaakt zich te herkennen in het nu voorliggende programma van eisen en ziet de goedkeuring ervan als belangrijke schakel in het tot stand komen van het volledige programma. Daarbij is wel de kanttekening gemaakt dat de totale doorlooptijd van de voorlopig-ontwerpfase geen rekening hield met een tussentijdse separate besluitvorming over het programma van eisen voor de vergaderfaciliteiten van de gemeenteraad. Financiën De kosten voor het opstellen van het programma van eisen en het voorlopig ontwerp zijn voorzien in het reeds beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet. De kosten voor de realisatie van een nieuwe raadzaal conform het programma van eisen worden na het maken van het voorlopig ontwerp

2/4

www.gemeenteAltena.nl

gecalculeerd en aan de raad voorgelegd als integraal onderdeel van het totale voorlopig ontwerp. Aanpak Na goedkeuring van het programma van eisen wordt dit document geïntegreerd in het totale programma van eisen voor de te realiseren uitbreiding van het gemeentehuis. Dit integrale programma van eisen wordt vastgesteld door het college. Vervolgens zal een voorlopig ontwerp opgesteld worden dat ter besluitvorming aan de raad zal worden aangeboden. Over de planning van dit proces zal het college de raad nader informeren.

Het presidium van de gemeenteraad van de gemeente Altena, de voorzitter, drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlage: Programma van eisen vergaderfaciliteiten gemeenteraad

3/4

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Altena,

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 27 februari 2024, gelet op -

zijn raadsbesluit van 4 juli 2023; gezien het advies van OTH Architecten in samenspraak met een klankbordgroep vanuit de raad; de reactie van het college van 23 januari 2024;

besluit:

Het voorliggende programma van eisen voor de vergaderfaciliteiten voor de gemeenteraad goed te keuren en het college op te dragen dit als basis te gebruiken voor het voorlopig ontwerp.

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

4/4

www.gemeenteAltena.nl