Raadsvoorstel onderzoeksrapport onderuitputting rekenkamercommissie Altena

Rekenkamercommissie Altena Raadsvoorstel Onderwerp Resultaten rekenkamercommissie-onderzoek ‘Onderuitputting: willen we te veel?’: onderzoek naar onderuitputting in de gemeente Altena Samenvatting De rekenkamercommissie Altena heeft onderzoek gedaan naar onderuitputting in de gemeente Altena. Onderuitputting wordt in het kader van dit onderzoek gedefinieerd als “het verschil in het begrote resultaat (gewijzigde begroting) en werkelijk resultaat (jaarrekening) voor mutaties in de reserves”. De afgelopen jaren is er steeds onderuitputting geweest. Er bleef geld over dat in een jaar voorzien was uitgegeven te worden. Dat geld wordt overgeheveld naar het nieuwe begrotingsjaar. Daar er in dat opvolgende jaar ook geld overblijft, ontstaat er een boeggolf van werk dat niet kan worden uitgevoerd. Doel van het onderzoek is het krijgen van inzicht in de oorzaken van onderuitputting om daarmee meer balans te krijgen tussen de realiteit van gestelde doelen met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Het onderzoek kan bijdragen aan eventueel te nemen maatregelen om de voorspellende waarde van de begroting en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen, zodat de gemeenteraad beter kan sturen.

In het onderzoek staat de volgende vraag centraal: “in hoeverre is er sprake van onderuitputting, wat zijn de oorzaken en wat kan er gedaan worden om dit te voorkomen?” In het onderzoek, dat is uitgevoerd in de periode september 2022 t/m april 2023 is gebruik gemaakt van documentanalyse van verschillende gemeentelijke documenten en zijn diverse interviews gehouden. Voorstel 1. het rapport ter kennisgeving aan te nemen; 2. in te stemmen met alle aan de raad uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport; 3. het college van B&W de opdracht te geven de aan het college uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport ter hand te nemen en de gemeenteraad uiterlijk in november 2023 te informeren over de gezette stappen. Beoogd resultaat het krijgen van inzicht in de oorzaken van onderuitputting om daarmee meer balans te krijgen tussen de realiteit van gestelde doelen met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Het onderzoek kan bijdragen aan eventueel te nemen maatregelen om de voorspellende waarde van de begroting en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen. Het resultaat is een gemeenteraad die beter kan sturen.

Belangrijkste conclusies en aanbevelingen Op basis van het onderzoek trekt de rekenkamercommissie een aantal conclusies. Omvang onderuitputting 1

Er is sprake van een onderuitputting in de gemeente Altena in de jaren 2019 t/m 2021 van gemiddeld circa 3,5% van de lasten zoals opgenomen in de primaire begroting. Een belangrijk deel van de onderuitputting heeft het karakter van een jaarlijks fenomeen, maar heeft wel ieder jaar andere incidentele specifieke oorzaken. Lagere uitgaven vormen het belangrijkste aandeel van de onderuitputting. Bij de investeringen is er sprake van een forse onderuitputting. Oorzaken onderuitputting Er zijn verschillende oorzaken van onderputting bezien over het geheel van de drie jaren 2019 t/m 2021: corona, onvoldoende uitvoeringscapaciteit (zowel intern als extern), hogere inkomsten vanuit het rijk of provincie, politiek-bestuurlijke stapeling van ambities en wensen, planningsoptimisme, organisatorische oorzaken en onvoorzien. Het is op basis van de P&C documenten (met uitzondering van corona) zeer beperkt tot niet te bepalen in welke mate welke oorzaak bijdroeg aan onderuitputting. Op programmaniveau zijn de oorzaken van onderuitputting onvoldoende in de jaarrekening benoemd. Overheveling en rol college/raad Binnen de organisatie en bij het college is er aandacht voor onderuitputting. De behoefte aan informatie en sturing wordt wisselend ervaren.

De verantwoordingsinformatie leidt onvoldoende tot bijstelling, doordat het P&C instrumentarium en tussentijdse budgetoverzichten onvoldoende daarop zijn ingericht. Aanbevelingen De conclusies leiden tot een aantal aanbevelingen aan de raad en aan het college/ambtelijke organisatie. De aanbevelingen aan de raad zijn onder andere: - neem er notie van dat onderuitputting niet altijd te voorkomen is en handel in dat kader niet alleen vanuit de inhoud en vanuit ambities, maar vraag het college meer te plannen vanuit de mogelijkheden van o.a. de capaciteit en bevraag het college daar ook op. - stel als gemeente, mede gelet op de periode waarover de meerjarenraming een negatief begrotingssaldo laat zien (vanaf 2024), hetzij de ambities bij, hetzij prioriteiten en accepteer temporisatie van ambities. - controleer als raad actief op basis van de door het college op te stellen verantwoordingsdocumenten of het college actief zijn invloed aanwendt om direct beïnvloedbare onderuitputting te voorkomen. Neem geen genoegen met (onverklaard) doorschuiven en (onverklaarde) vertragingen. De aanbevelingen aan het college en de ambtelijke organisatie zijn onder andere: - handel niet alleen vanuit de inhoud en ambities, maar plan meer vanuit de mogelijkheden van de capaciteit. - doe aan actief verwachtingenmanagement: communiceer tijdig als uitvoeringsprestaties niet gehaald gaan worden.

- maak in de P&C documenten inzichtelijk waar de onderuitputting zit: op programmaniveau, maar ook op taakveldniveau. Categoriseer de oorzaken naar beïnvloedbaarheid en geef aan in welke mate de beoogde doelen (naar middelen, - voortgang van -, activiteiten en risico’s) bereikt worden/zijn. - organiseer in het traject naar de Decemberwijziging als organisatie een ‘goed gesprek’ tussen de inhoudelijke medewerkers en financieel adviseurs over de vraag of het overhevelen van middelen echt nodig is, of dat ‘oud voor nieuw’ aan de orde kan zijn. Durf als ambtelijke organisatie voorstellen op tafel te leggen om budgetten te schrappen of te benutten voor nieuw beleid. - bezie als college of de spelregels voor het autoriseren van budgetten op taakveldniveau volstaat. Geef de organisatie meer vrijheidsgraden om binnen de programma’s te schuiven tussen de 2

taakvelden/budgetten. Reactie bestuurlijk wederhoor De rekenkamercommissie heeft het rapport voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het college van B&W. De rekenkamercommissie bedankt het college van B&W voor de positieve bestuurlijke reactie en is verheugd dat het college de aanbevelingen uit het rapport omarmt en voornemens is deze tezamen met de raad, via de Auditcommissie, op te pakken. De rekenkamercommissie ziet de reactie van het college als rugwind om als gemeente stappen te zetten. Tot slot geeft de rekenkamercommissie als suggestie mee aan het college om de stappen die het college wil zetten en de acties die het college wil gaan uitvoeren in een tijdspad weg te zetten, zodat beter gemonitord kan worden wat wanneer bereikt moet zijn.

De rekenkamercommissie van de gemeente Altena,

de voorzitter,

lid van de rekenkamercommissie,

G. Schermers

T. Rietveld

3

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van de rekenkamercommissie Altena,

besluit: 1. het rapport ter kennisgeving aan te nemen; 2. in te stemmen met alle aan de raad uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport; 3. het college van B&W de opdracht te geven de aan het college uitgebrachte aanbevelingen uit het rapport ter hand te nemen en de gemeenteraad uiterlijk in november 2023 te informeren over de gezette stappen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 23 mei 2023.

de voorzitter,

de griffier,

drs E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

4