Raadsvoorstel Nieuwe huisvesting Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena

Raadsvoorstel Onderwerp Huisvesting Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena, toename huisvestingslasten en overige kosten. Samenvatting Het Streekarchief heeft nieuwe huisvesting nodig. De keuze is gemaakt om de publieksfunctie onder te brengen in het Stadhuis Heusden vesting en in Heesbeen een nieuw gebouw te realiseren als centraal archiefdepot. De vernieuwde huisvesting betekent dat de jaarlijkse bijdrage van de aangesloten gemeenten vanaf 2026 omhoog gaat.

Datum voorstel 04 oktober 2023 Kenmerk D2023-08-009032 2022-029364 Opgesteld door Robert Mikhout Telefoonnummer 0183-516365 Team Team Informatie Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Voorstel U wordt gevraagd: 1. De gemeenteraad voor te stellen op basis van de keuze voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief, de verwachte structureel hogere gemeentelijke bijdrage aan de GR Streekarchief Langstraat Heusen Altena van € 57.993 per jaar vanaf 2026, te verwerken in de meerjarenbegroting vanaf 2025.

Inleiding Het Streekarchief Langstraat Heusden en Altena (Gemeenschappelijke Regeling) heeft een huisvestingsopgave. In juli 2022 is aan HEVO (bedrijf in bouwmanagement advies) opdracht verleend voor het leveren van een Strategisch huisvestingsplan voor het Streekarchief. Middels drie raadsinformatiebrieven bent u geïnformeerd over het verloop van dit onderzoek. Op 15 mei jl. vond een informatieavond plaats bij het Streekarchief voor de gezamenlijke gemeenteraden van Altena, Heusden en Waalwijk over dit onderwerp. In de vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief d.d. 3 juli 2023 is door HEVO de eindrapportage gepresenteerd. Op basis daarvan heeft het algemeen bestuur besloten om voor de beoogde (her)huisvesting van het Streekarchief definitief te kiezen voor het eerder bepaalde voorkeursscenario onder de verder in de eindrapportage genoemde voorwaarden.

1/5

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17, Heusden (publieksfunctie, kantoor + gedeelte archiefdepot) [renovatie & verduurzaming] Circa 880 m²)* t.b.v. het Streekarchief (61% van totaal oppervlakte) Nieuwbouw Heesbeen (Centraal archiefdepot + aanverwante faciliteiten) [ENG nieuwbouw]-Circa 1.100 m²)* nieuwbouw t.b.v. het Streekarchief Voordat het algemeen bestuur van het Streekarchief (en als ondersteunende en investerende gemeente, de gemeente Heusden) verder kan gaan met dit project, is het van belang om nu al de raden van de deelnemende gemeenten om instemming te vragen met deze plannen en de financiële gevolgen daarvan. Beleidskader Het Streekarchief geeft uitvoering aan het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden op grond van de Archiefwet uit 1995, houdt toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, verzorgt archiefdiensten voor instellingen en particulieren en bevordert het lokaal- en streekhistorisch onderzoek. Op 31 augustus 2023 bent u middels een raadsinformatiebrief geïnformeerd over huisvestingsontwikkelingen en de gekozen huisvestingsvariant.

Beoogd resultaat Doelstelling is om het Streekarchief te voorzien van een toekomstbestendige huisvesting, qua groei gericht op de lange termijn (+30 jaar), die een kwalitatief goede en professionele werkomgeving biedt en voldoet aan de ambities en eisen op het gebied van duurzaamheid. Argumenten 1.1. Het scenario renovatie stadhuis Heusden en nieuwbouw Heesbeen heeft de voorkeur boven de andere scenario’s . HEVO heeft de deelnemende gemeenten gevraagd welke mogelijkheden zij zien binnen hun gemeentegrenzen voor huisvesting van het streekarchief. Alles wat is aangedragen is door HEVO vervat in een scenariostudie, waarin de 7 scenario’s zijn getoetst op de volgende 8 criteria: bereikbaarheid en toegankelijkheid, veiligheid, ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit, kwaliteit en professionaliteit, duurzaamheid, representativiteit, aantal locaties, doorlooptijd. Vervolgens zijn de scenario’s voorzien van globale fnanciële consequenties. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat het volgende voorkeurscenario eruit is gekomen: -Renovatie stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17 Heusden -Nieuwbouw Heesbeen Het voorkeurscenario biedt het Streekarchief zowel een toekomstigbestendige huisvesting op een bereikbare, attractieve en historische locatie, als een archiefbewaarplaats met toereikende capaciteit op geringe afstand daarvan.

Het rapport van HEVO en de samenvatting treft u als bijlage aan.

2/5

www.gemeenteAltena.nl

Kanttekeningen 1.1. De investering is gebaseerd op benchmarkgegevens en zijn niet gecalculeerd. 1.2. Aangezien nu gerekend is met prijspeil 2023 en inwonersaantallen van 2023, zijn prijsverhogingen niet uitgesloten. 1.3. Harde deadline voor de oplevering van de nieuwbouw depotruimte is 1 januari 2026; dit in verband met opgezegde depotruimte in Zaltbommel. Dit zorgt voor druk op het bouwproces en de daaraan gerelateerde investeringskosten. De verbouwing van het huidige pand (Pelsestraat 17) kent een inspanningsverplichting voor oplevering op 31 december 2026. Op dit moment zijn de bouwkosten grillig en onvoorspelbaar. Dit kan directe invloed hebben op de investeringskosten en de daaraan gerelateerde kostprijs dekkende huur. 1.4. Door te rekenen projecturen gemeente Heusden zijn nog niet bekend. Navraag bij het Streekarchief leert dat hiervoor op dit moment geen inschatting is te maken wat dit voor stijging van kosten gaat geven. 1.5. Mocht een van deze gemeenten niet instemmen met de hogere bijdragen, dan kan het Streekarchief de betalingsverplichting van de huurverhoging en/of frictiekosten en/of inrichtingskosten niet voldoen. In dat geval ontbreekt de dekking voor de investeringskredieten en wordt geen uitvoering gegeven aan de verduurzaming en nieuwbouw van het depot op de manier zoals nu voorgesteld.

Financiën De huisvestingsstudie van HEVO bevat een financiële doorrekening van het voorkeursscenario. Deze cijfers zijn richtinggevend en gebaseerd op prijspeil 1-1-2023. Voor de gemeente Altena betekent dit een verwachte structureel hogere bijdrage van € 57.993 aan de GR Streekarchief Langstraat Heusden Altena vanaf 2026. In de bijlage ‘financiële consequenties (her)huisvesting Streekarchief’ vindt u een nadere detaillering en toelichting van alle tot nu bekende kosten. Verdeling totale kosten Voor de verdeling van de totale kosten over de drie deelnemende gemeenten is het uitgangspunt het aantal inwoners per 1-1-2023 uit de begroting 2024 van het Streekarchief. In onderstaande tabel zijn de aantallen inwoners van de deelnemende gemeenten aangegeven. Deelnemer Gemeente Altena Gemeente Heusden Gemeente Waalwijk Totaal

3/5

Aantal inwoners per 1-1-2023 57.726 45.862 49.953 153.541

www.gemeenteAltena.nl

Kostenbesparingen Het Streekarchief geeft aan dat naast de genoemde kostenstijgingen de nieuwe huisvestingssituatie mogelijk ook kan leiden tot kostenbesparing, bijvoorbeeld vanwege efficiencywinst of door een extra verdienmodel voor verhuur van depotruimte. Hier is op dit moment nog geen zicht op. Participatieproces Tijdens het huisvestingsonderzoek door HEVO zijn de medewerkers van het streekarchief betrokken geweest bij de totstandkoming van de wensen en eisen voor nieuwe huisvesting. Aanpak De besluiten van de raden Heusden, Altena en Waalwijk zullen worden teruggekoppeld aan het algemeen bestuur van het Streekarchief. Op basis daarvan besluit het algemeen bestuur “hoe verder”. Communicatie N.v.t.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.M. van Wuijtswinkel MPA

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen • eindrapportage huisvestingsstudie • samenvatting presentatie HEVO • Overzicht financiële consequenties (her)huisvesting Streekarchief

4/5

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, besluit: 1. De gemeenteraad voor te stellen op basis van de keuze voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief, de verwachte structureel hogere gemeentelijke bijdrage aan de GR Streekarchief Langstraat Heusen Altena van € 57.993 per jaar vanaf 2026, te verwerken in de meerjarenbegroting vanaf 2025.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 12 december 2023

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

5/5

www.gemeenteAltena.nl