Raadsvoorstel Meerjaren Investeringsplan sportaccommodaties

Raadsvoorstel Onderwerp Meerjaren Investeringsplan Sportaccommodaties

Samenvatting Veel buitensportverenigingen maken gebruik van sportvelden en andere sportaccommodaties. Als gevolg van de harmonisatie is dit Meerjaren Investeringsplan opgesteld. We komen hiermee tot een duurzame en financiële borging van de vervanging van deze velden, waarin we inzicht hebben op toekomstige renovaties en groot onderhoud. Altena is het toonbeeld van een vitale plattelandsgemeente met gezonde en gelukkige inwoners. Samen werken we aan een omgeving die het fysieke en mentale welzijn van onze inwoners bevordert voor nu en de toekomst. Goede voorzieningen die hieraan bijdragen koesteren we en willen we dan ook graag in stand houden.

Datum voorstel 28 november 2023 Kenmerk D2023-10-009462 2023-033800 Opgesteld door Maurits van Tubergen Lotgering Telefoonnummer

Team Team Samenleving Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Voorstel 1. Het ‘Meerjaren Investeringsplan Sportaccommodaties’ vast te stellen. 2. De gemiddelde structurele jaarlijkse onderhoudslast van € 741.000 beschikbaar te stellen. 3. Ten laste van de Algemene reserve een onderhoudsvoorziening in te stellen voor een bedrag van € 3.307.000. 4. Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen voor het jaarlijks door een extern bureau uit te voeren inspectie van de sportvelden. Inleiding De gemeente Altena is rijk aan sportverenigingen. Als eigenaar van de velden is en blijft de gemeente verantwoordelijk voor de renovatie van de velden. Omdat velden door gebruik slijten, voorzieningen na verloop van tijd hun technische levensduur bereikt hebben en terreininrichting eens in de zoveel tijd aangepakt moet worden, is het nodig om na een langere periode van gebruik de velden en voorzieningen te renoveren of te vervangen. Om dit planmatig en structureel te doen, en daarmee de kwaliteit van de sportvoorzieningen hoog te houden, is voor de sportvelden en onderdelen van de algemene terreininrichting een Meerjaren Investeringsplan (MIP) opgesteld. Hier was na de harmonisatie behoefte aan, omdat op deze wijze een duurzame en financiële borging van onderhoud en vervanging ontstaat. We willen naar de toekomst toe een kwalitatief doorlopend systeem waarbij het inzichtelijk is wat er moet gebeuren.

De volgende stap is het inrichten van beter beheer en toezicht van het onderhoud. Komende periode wordt nieuw accommodatiebeleid ontwikkeld, dat mogelijk effect zal hebben op het arsenaal en het gebruik ervan. In dit voorstel vragen we de gemeenteraad om het MIP vast te stellen zodat de toekomstige investeringen op de juiste manier kunnen worden gepland en verwerkt in de begroting.

1/8

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Beleidskader Algemene subsidie verordening Altena Nota accommodatiebeleid, hoofdstuk 5, Beleid buitensportaccommodaties Subsidieregeling Buitensportaccommodaties Altena 2021 Beoogd resultaat Het hebben en in stand houden van veilige en technisch goede sportvelden. Argumenten 1.1. De gemeente vindt sport en bewegen belangrijk. Sporten en bewegen is belangrijk. Het is goed voor de gezondheid en het welzijn van inwoners en bevordert het ‘mee blijven doen’. Om gemeentelijke doelstellingen te kunnen halen is het noodzakelijk dat goede sportfaciliteiten beschikbaar zijn. Door het onderhoud en de renovaties op een correcte manier en tijdig uit te voeren blijven de sportvelden in goede conditie, zodat inwoners van de gemeente zorgeloos en veilig kunnen sporten. 1.2 Voor goed onderhoud is een meerjarige investerings- en onderhoudsplanning noodzakelijk. Omdat de sportvelden door gebruik slijten is het nodig gestructureerd onderhoud te plegen, om zodoende de levensduur van de velden tot een maximum te rekken. Van een onbeperkte levensduur is echter geen sprake, aangezien voorzieningen bij sportvelden na een langere periode van gebruik opgeknapt, vervangen of volledig gerenoveerd moeten worden. Om dit tijdig en structureel te doen en te weten wat er op ons afkomt, is nu voor het eerst een MIP opgesteld.

1.3 Vanwege de harmonisatie is extra behoefte aan meer inzicht Dit MIP is een gevolg van de harmonisatie. In de voormalige gemeenten is geen gebruik gemaakt van een MIP, waardoor een kwalitatief doorlopend systeem, waarbij inzicht ontstaat over de te verwachten werkzaamheden en investeringen, ontbrak. 2.1 Het is noodzakelijk om voor de komende jaren voldoende budget te hebben om kosten te kunnen blijven dekken. Veranderde omstandigheden, nieuwe sportvelden en beleidswijzigingen kunnen zorgen voor wijzigingen in de kosten. De begroting moet hier jaarlijks op worden aangepast, zodat er voldoende middelen beschikbaar blijven om de kosten te dekken en goede en veilige sportvoorzieningen te waarborgen. Dit wordt verwerkt in de eerste bestuursrapportage 2024. 2.2 Er is binnen de huidige begroting geen dekking aanwezig is voor de onderhoudslasten Er zijn binnen de huidige begroting geen middelen ter dekking beschikbaar noch een reserve omdat vervangingen na de gemeentelijke fusie voor het grootste deel ten laste zijn gebracht van de Algemene Reserve. Voor een klein deel is sprake geweest 2/8

www.gemeenteAltena.nl

van investeringskredieten. In onze meerjarenraming is hiervoor in 2027 nog een beperkte kapitaallast opgenomen. Vanaf het moment dat deze investeringen volledig zijn afgeschreven kunnen deze beperkte lasten, nadat het laatste jaar van afschrijving heeft plaatsgevonden, ingezet worden ter dekking van de kosten van het nu voorliggende MIP. 3.1 Met een onderhoudsvoorziening worden ongewenste schommelingen in de jaarlasten voorkomen Iedere dag wordt door de beheerders gewerkt aan goede en veilige sportvoorzieningen. Door dagelijks en periodiek onderhoud tijdig en planmatig uit te voeren kan de levensduur van de voorzieningen geoptimaliseerd worden. Er komt een moment dat de uiterste levensduur is bereikt en dan is renovatie of vervanging noodzakelijk. Deze investeringen zijn geborgd in het MIP. In het MIP wordt rekening gehouden met afschrijvingstermijnen, die per type investering differentiëren. Het streven is om, door het maken van slimme keuzes, de levensduur van de sportvoorzieningen te vergroten, waardoor de financiële lasten lager uitvallen. Om ongewenste schommelingen in de onderhoudslasten door de jaren heen te voorkomen wordt voorgesteld om een jaarlijks gemiddelde gelijkblijvende onderhoudslast op te nemen. De verschillen tussen deze gemiddelde onderhoudslast en werkelijke onderhoudslast worden via deze onderhoudsreserve geëgaliseerd.

De afgelopen vier jaar heeft geen planmatig onderhoud en renovatie plaatsgevonden. Op grond van het nu voorliggende MIP vindt een inhaalslag plaats. Om deze reden wordt een bedrag van naar boven afgerond € 3.000.000 vanuit de Algemene Reserve in een onderhoudsvoorziening gestort, zijnde € 741.000 per jaar voor vier jaar. Dit wordt verwerkt in de eerste bestuursrapportage 2024. 4.1 Een goed beeld van de onderhoudsstaat van de velden zorgt voor lagere kosten en hogere speelkwaliteit Om zorg te dragen voor een effectief MIP dient deze regelmatig bijgesteld te worden. Een extern bureau zal jaarlijks een onderhoudsscan van alle velden uitvoeren, waardoor de MIP jaarlijks bijgesteld kan worden. De kosten hiervoor worden verwerkt in de eerste bestuursrapportage 2024. Elke vijf jaar wordt het MIP opnieuw opgesteld. Deze nieuwe versie wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. Kanttekeningen 1.1 Een MIP is slechts een leidraad Het MIP is gebaseerd op de huidige staat van de velden en algemene afschrijvingstermijnen. In het MIP zijn het groot onderhoud en de investeringen in sportvelden, voorzieningen en inrichting gepland op basis van gebruiksnormen en theoretische (technische) levensduur, gecombineerd met een kwaliteitsscan van alle sportvelden. Afhankelijk van intensiteit van het gebruik, het weer of wijzigingen de regelgeving kan de levensduur van de velden variëren.

Jaarlijks wordt op basis van noodzaak bekeken wat gerenoveerd moet worden. Dat kan betekenen dat onderhoud kan worden uitgesteld, maar kan ook betekenen dat er eerder

3/8

www.gemeenteAltena.nl

geïnvesteerd moet worden. Het is daarom wenselijk om iedere vijf jaar de planning te actualiseren. Hierdoor kunnen ook toekomstige ontwikkelingen altijd worden ingepast. Maatwerk per sportpark en sportvereniging is hierdoor mogelijk en als gemeente komen we op deze manier niet meer voor verrassingen te staan. 1.2 De opgenomen bedragen zijn berekend op het prijspeil van 2023 De bedragen die in de planning staan, zijn op basis van het prijspeil in 2023 vastgesteld. In de afgelopen jaren hebben we gezien dat de prijzen van zowel loonkosten als bouwmaterialen zich sterk naar boven hebben ontwikkeld. Dergelijke ontwikkelingen, positief en negatief, zijn vooraf nauwelijks te voorspellen en zijn dus niet meegenomen. 2.1 De dagelijkse onderhoudskosten zijn niet opgenomen in dit voorstel. Het externe bureau Kybys heeft zowel de dagelijkse onderhoudslasten als de kosten voor het groot onderhoud in beeld gebracht. Omdat de verenigingen zelf verantwoordelijk zijn voor het regulier onderhoud van de sportvelden hebben we deze kosten niet betrokken bij de financiële paragraaf. In 2024 wordt in samenspraak met de buitensportverenigingen gekeken naar de dagelijkse onderhoudslasten, de kwaliteit van het onderhoud en het vastleggen van de afspraken hierover. Financiën Door het externe bureau Kybys is op grond van een inventarisatie een MIP opgesteld voor 20 jaar.

Gebouwen en kleedlokalen worden meegenomen in het onderhoudsplan voor de gemeentelijke accommodaties. In de verantwoordingsvoorschriften wordt een onderscheid gemaakt tussen onderhoud dat moet worden geactiveerd en onderhoud dat moet worden aangemerkt als groot onderhoud. Indien sprake is van het vervangen van het gehele veld, dus niet alleen de toplaag, maar ook de onderlaag of -lagen, moeten de kosten voor dit onderhoud worden geactiveerd. Bij de berekening van de kapitaallasten is rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 20 jaar voor natuurgrasvelden en 10 jaar voor kunstgrasvelden. Het gehanteerde rentepercentage is 0,75%. Op grond van deze verslaggevingsregels moet het vervangen van een sportveld (toplaag) worden aangemerkt als groot onderhoud. Kosten voor groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening: - Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten). - Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen. Om de ongewenste schommelingen door de jaren heen te voorkomen wordt voorgesteld te gaan werken met een gemiddelde onderhoudslast die is gebaseerd 4/8

www.gemeenteAltena.nl

op de kosten over een periode van 10 jaar. Deze gemiddelde jaarlast bedraagt € 741.000. Verschillen tussen deze jaarlijkse gemiddelde onderhoudslast en de werkelijke onderhoudslasten in een jaar worden afgewikkeld middels een nog in te stellen egalisatievoorziening. Er zijn binnen de huidige begroting geen middelen ter dekking beschikbaar noch een reserve omdat vervangingen na de gemeentelijke fusie voor het grootste deel ten laste zijn gebracht van de Algemene Reserve. Voor een klein deel is sprake geweest van investeringskredieten. In onze meerjarenraming is hiervoor vanaf 2027 nog een beperkte kapitaallast opgenomen. Vanaf het moment dat deze investeringen volledig zijn afgeschreven kunnen deze beperkte lasten, nadat het laatste jaar van afschrijving heeft plaatsgevonden, ingezet worden ter dekking van de kosten van het nu voorliggende MIP. Het gaat om een bedrag van € 37.000 vanaf 2027 oplopend tot € 93.000 in 2034. Het MIP start in 2024. Hiermee wordt de gemiddelde onderhoudslast ook met in 2024 in de meerjarenbegroting verwerkt. De afgelopen vier jaar heeft geen planmatig onderhoud en renovatie plaatsgevonden. Op grond van het nu voorliggende MIP vindt een inhaalslag plaats. Om deze reden wordt een bedrag van naar boven afgerond € 3.000.000 vanuit de Algemene Reserve in een onderhoudsvoorziening gestort, zijnde € 741.000 per jaar voor vier jaar.

Dit bedrag is noodzakelijk om: • Deels in te zetten als een ingroeimodel om de jaarlijkse gemiddelde onderhoudslast te dempen (Totaal € 1,17 mln.); • De onderhoudsvoorziening gedurende de 10-jarige looptijd niet negatief te laten lopen. Voor een aantal velden staat nog een boekwaarde op de balans. Deze velden moeten op basis van het MIP worden vervangen voordat deze boekwaarden volledig zijn afgeschreven. Daarmee moeten deze boekwaarden in het jaar van vervanging worden afgeboekt. Het gaat in deze planningsperiode om een bedrag van in totaal € 307.000. Voor het afboeken van resterende boekwaarde van nog lopende investeringen, is bij aanvang een storting uit de Algemene reserve benodigd van € 307.000. Dit bedrag wordt eveneens in de egalisatievoorziening worden gestort. In totaal wordt hiermee een bedrag van € 3.307.000 (€ 3.000.000 + € 307.000) uit de Algemene reserve in de egalisatievoorziening gestort. Dit wordt in de eerste bestuursrapportage 2024 verwerkt. Hierbij wordt eveneens het instellingsbesluit voor de voorziening toegevoegd. Jaarlijks worden inspecties en keuringen uitgevoerd om voldoende zekerheid te verkrijgen over de onderhoudsstaat van de velden. De kosten van deze keuringen

5/8

www.gemeenteAltena.nl

zijn niet in onze meerjarenbegroting voorzien. De lasten voor de keuringen en inspecties bedragen € 25.000 per jaar. Omdat de lasten voor de keuringen en inspecties niet betrokken zijn in de bepaling van de gemiddelde last worden deze lasten eveneens verwerkt in de eerste bestuursrapportage 2024. In onderstaand schema is het beeld op basis van bovenstaande uitgangspunten als volgt: Kosten MIP sportvelden Gemiddelde jaarlast onderhoud/ vervangingen Keuringen/ inspecties AF: Incidentele dekking uit voorziening (ingroei) AF: dekking uit vrijvallende kapitaallasten Totaal aanvullende lasten MIP sportvelden

2024

2025

€ 741.000

€ 741.000

€ 741.000 € 741.000

€ 25.000

€ 25.000

€ 25.000

€ 25.000

€ 400.000

€ 400.000

€ 300.000

€ 70.000

€

€

€

-

€ 366.000

-

€ 366.000

2026

2027

- € 37.000

€ 466.000 € 659.000

Participatieproces Na vaststelling van het MIP wordt deze, inclusief de kwaliteitsrapportage, gedeeld met alle betrokken sportverenigingen. Jaarlijks wordt door een extern bureau een inspectieronde gedaan, waarin zowel de kwaliteitsstaat als het onderhoudsniveau in beeld gebracht wordt. Indien een van beide scores aanleiding geeft tot (toekomstige) wijzigingen aan het MIP zal hierover in contact getreden worden met de betreffende sportvereniging(en). In 2024 wordt gestart met een participatief traject met alle buitensportverenigingen om te komen tot (nieuwe) onderhoudsovereenkomsten. Op dit moment is niet met elke vereniging een dergelijke overeenkomst gesloten. Daar waar wel overeenkomsten zijn geeft de inhoud ervan aanleiding tot discussies over de interpretatie van passages in deze overeenkomsten. Hier willen we graag verandering in aanbrengen. Aanpak Het MIP wordt, aan de hand van de onderhoudsscan van het externe bureau, jaarlijks bijgesteld. Elke vijf jaar wordt het MIP opnieuw opgesteld. Deze nieuwe versie wordt aan de gemeenteraad voorgelegd. Communicatie Na behandeling in de gemeenteraad zal de uitkomst en de onderliggende stukken gedeeld worden met alle betrokken sportverenigingen en Sportraad Altena.

6/8

www.gemeenteAltena.nl

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.M. van Wuijtswinkel MPA

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen 1. Kwaliteitsopname Kybys 2. MIP 2023 gemeente Altena

7/8

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 november 2023,

besluit: 1. Het ‘Meerjaren Investeringsplan Sportaccommodaties’ vast te stellen. 2. De gemiddelde structurele jaarlijkse onderhoudslast van € 741.000 beschikbaar te stellen. 3. Ten laste van de Algemene reserve een onderhoudsvoorziening in te stellen voor een bedrag van € 3.307.000. 4. Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen voor het jaarlijks door een extern bureau uit te voeren inspectie van de sportvelden.

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

8/8

www.gemeenteAltena.nl