Raadsvoorstel Budget organisatieversterking

Raadsvoorstel Onderwerp Structurele verhoging personeelsbudget voor 2e tranche organisatieversterking. Samenvatting Nu de gemeente twee jaar bestaat, is er goed zicht op de benodigde menskracht om de vele taken die bij de gemeente Altena horen, naar behoren uit te kunnen voeren en onze ambities waar te maken. Hiervoor is een structurele verhoging van het personeelsbudget nodig. Onafhankelijk onderzoek onderschrijft het gegeven dat er in Altena een grote onderbezetting is op strategische functies. Voorstel 1. De organisatieversterking te ondersteunen en voor het jaar 2021 voor de uitvoering van de 2e tranche een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen voor verhoging van het personeelsbudget. 2. Dit bedrag op te nemen in de 1e bestuursrapportage 2021. 3. De structurele verhoging van het personeelsbudget van € 1 miljoen op te nemen in de Kadernota 2022 en begroting 2022.

Inleiding De nieuwe gemeente Altena is in 2019 gestart met een formatie die gebaseerd was op die van de drie voormalige gemeenten. In deze voor ons allen nieuwe situatie hebben wij met steun van uw raad, als college enerzijds en directie en organisatie anderzijds, de eerste jaren gewerkt aan het uitdagende proces van ontwikkeling van de gemeente Altena. Door enige tijd te werken met de huidige organisatie is er nu goed zicht op de plekken die we op sterkte moeten brengen. De kosten hiervan zijn € 2 miljoen. Een groot deel kunnen we bekostigen uit het beschikbare personeelsbudget en dat deel kunnen we dan ook direct inzetten. In de Kadernota en begroting 2022 zullen we de structurele bedragen opnemen die met ingang van 2022 nodig zijn. Om al in 2021 vaart te kunnen maken met de organisatieontwikkeling stellen we u nu voor om voor het jaar 2021 voor de 2e tranche een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen.

Datum voorstel 20 mei 2021 Kenmerk D2021-05-005867 / 2021015428 Opgesteld door Bas Duijster Telefoonnummer 0183-516111 Team Team Bestuursondersteuning Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk

Beleidskader Het bestuursakkoord met de daarin opgenomen excellente dienstverlening en positionering van de nieuwe gemeente Altena in de regio.

T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

1/6

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Beoogd resultaat We zorgen er in eerste instantie voor dat de basis organisatiebreed op orde is. Een krachtige organisatie die duurzaam op orde is en waarmee we in staat zijn om de ambities van uw raad en ons college op alle onderdelen waar te maken. Argumenten 1.1 Het bestuursakkoord legt de lat hoog Het staat uiteraard voorop dat de organisatie er is om de samenleving te dienen en het gemeentebestuur te ondersteunen in de beleidsvoorbereiding, advisering en uitvoering. Echter de impact van de grote maatschappelijke vraagstukken wordt ook voor Altena steeds meer zichtbaar en voelbaar. Denk aan de energietransitie, de klimaatadaptatie, de warmtetransitie, plattelandsontwikkeling in relatie tot een toekomstbestendige landbouw, duurzame mobiliteit, de transitie sociaal domein en alles rond de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast hebben we ook stevige lokale opgaven, zoals het van buiten naar binnen werken en onze ambities op het gebied van dienstverlening . Deze transities en opgaven vragen niet alleen strategische denkkracht en nog meer integraal denken en handelen, maar ook menskracht. De huidige organisatie is hier onvoldoende op toegerust. Ook de schaalsprong moet de invloed en positie van Altena in de regio versterken. We willen Altena sterk profileren en de lokale belangen overtuigend voor het voetlicht brengen.

Onze inwoners, ondernemers en instellingen mogen dat ook van ons verwachten. Zo werken we intensief samen binnen de regio West-Brabant, één van de economische topregio’s in Nederland. We oriënteren ons ook sterk op andere regio’s en haken aan bij initiatieven en projecten die de potenties van Altena benutten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, agrofood, onderwijs, gezondheid, wonen en de maritieme industrie. Hoewel onze organisatie aan deze opgaven op dit moment met enthousiasme, betrokkenheid en energie werkt, komen we hier gewoon tekort. Het legt een onevenredige (werk-)druk op onze medewerkers. Dat heeft een aantal oorzaken: a. het bestuursakkoord gaat uit van een “volwassen” organisatie. De herindelingspraktijk wijst uit dat dit zeker in de eerste periode niet het geval is. b. De drie ambtelijke organisaties zijn op basis van het voorgeschreven traject bijeengevoegd, gebaseerd op de taken van de drie voormalige gemeenten. Daarin is inherent een efficiencytaakstelling verwerkt. Met de schaalsprong is onvoldoende rekening gehouden, zowel qua omvang als qua impact, zodat er te weinig capaciteit is, vooral op strategisch niveau. 2/6

www.gemeenteAltena.nl

c. De voormalige gemeenten hebben in aanloop naar de fusie aantal taken en opgaves naar nieuwe gemeente overgeheveld. Bij het startmoment waren er dus grote achterstanden/werkvoorraden en daarbij veel verwachtingen bij initiatiefnemers. 1.2 Het bestuursakkoord is de basis voor de beoordeling van de benodigde versus de beschikbare capaciteit Uit oogpunt van “zuinigheid met vlijt” hebben we de eerste jaren gewerkt met een flexibele schil om het ambitieuze programma van uw raad te kunnen uitvoeren, ook omdat de organisatie in een opbouwfase verkeerde. Daarnaast is in het begin veel energie gestoken in het afronden van de harmonisatiedossiers en het opstellen van beheerplannen zoals voor de openbare ruimte. Nieuwe routines zijn ontwikkeld en werkprocessen zijn of worden verbeterd. Ook hier kunnen we groei in maken.In deze opbouwfase hebben we tot nu toe vooral gebruik gemaakt van externe capaciteit. Waar de noodzaak evident was, is al wel enige capaciteit structureel ingevuld, zoals een algemeen strategisch adviseur en een tweetal programmamanagers. Hoewel externe inhuur flexibel en vaak effectief is, is het wel een duurdere oplossing. Daarnaast betekent het ook dat telkens kennis, netwerk en routine uitstroomt.

Daaom hebben we mede op basis van interviews en een onderzoek door alle portefeuillehouders in combinatie met directieleden en teammanagers een scan uitgevoerd naar de benodigde capaciteit voor de uitvoering van het bestuursakkoord. Dat leidt tot de conclusie dat: a. alle portefeuillehouders op een aantal specifieke onderdelen een gebrek aan voldoende ondersteuning (kwantiteit) ervaren; b. en ook bij meerdere portefeuillehouders een gemis wordt gevoeld aan ondersteuning op strategisch niveau. 1.3 De door Berenschot in 2019 uitgevoerde benchmark geeft vergelijkbare conclusies Berenschot beschikt over een gerenomeerd vergelijkingsonderzoek op het terrein van de gemeentelijke organisaties. Om de organisatie van Altena voor een eerste keer objectief te toetsen, is in 2019 een onderzoek uitgevoerd. Dit resulteert in de volgende conclusies: a. op basis van de meting op dat moment, waren de uitvoeringskosten van de organisatie € 2,2 miljoen lager dan die van de in de benchmark vergeleken gemeenten. b. opvallend is dat opgemerkt wordt dat er een grote onderbezetting is op de strategische functies. Het rapport is als bijlage toegevoegd.

3/6

www.gemeenteAltena.nl

1.4 Informele collegiale checks bij meerdere fusiegemeenten ondersteunen deze conclusies. Op basis van collegiale contacten met meerder fusiegemeenten zijn deze conclusies bevestigd. Daarnaast bevestigen deze fusiegemeenten ook dat in de beginfase de focus veelal staat op de harmonisatie van de regelgeving en het vormen van de nieuwe organisatie. Naast achterstanden (in bijvoorbeeld de Ruimtelijke plannen) ligt er ook nog de opgave om nieuw beleid te ontwikkelen (omgevingswet). Buiten kijf staat daarnaast de impact van corona die ook tot vertraging op een aantal processen (heeft) (ge)leid(t), zowel intern als extern. Kanttekeningen Snelheid is in deze aanpak randvoorwaardelijk. Financiën De kosten van de organisatieversterking bedragen € 2 miljoen. Binnen het beschikbare personeelsbudget kan hiervan € 1 miljoen worden opgevangen en dat deel kunnen we dan ook direct inzetten. Het nog te dekken deel van € 1 miljoen wordt voor de structurele invulling opgenomen in de Kadernota en begroting 2022. Om voortvarend te werk te kunnen gaan en in de werving door te kunnen pakken is het nodig om ook in 2021 over voldoende budget te beschikken. Daarom wordt voorgesteld om voor het jaar 2021 een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen voor de 2e tranche. Dit bedrag kunnen verwerken in de 1e bestuursrapportage 2021.

Participatieproces Het traject van de organisatieversterking is in samenwerking tussen ons college, de directie en management tot stand gekomen. Daardoor is een goed onderbouwd en breed gedragen voorstel tot stand gekomen. De inhoud van de vacatures stemmen wij ook daar waar mogelijk af met de ketenpartners. Aanpak Het traject van de werving is volop aan de gang. Daar wordt veel effort in gestoken en er worden innovatieve manieren gebruikt om de gemeente Altena voor kandidaten voor het voetlicht te brengen. Op deze manier willen we in korte tijd invulling geven aan de organisatieversterking. Het invullen van de voor de organisatie benodigde capaciteit betekent geen eindpunt. We gaan door met de ontwikkeling van de organisatie en de cultuur daarvan. In dat kader werken we onder meer aan een proces van strategische 4/6

www.gemeenteAltena.nl

personeelsplanning om onze organisatie ook op de langere termijn toe te rusten op de opgaven die voor ons liggen. Ook versterking van het projectmatig en opgavegericht werken staat op de planning, naast een nog effectiever samenspel tussen bestuur – directie – teams – medewerkers, vanuit strategie en prioriteiten. Daarbij hebben we nadrukkelijk ook aandacht voor onze kernwaarden, waarmee ook de dienstverlening naar een hoger peil wordt gebracht. Wij zullen u nog voor het zomerreces informeren over de stand van zaken van deze ontwikkelingen. Door de organisatie op sterkte te brengen kunnen we de doorgroei structureren en faciliteren. Zo creëren we de uitgangspositie die nodig is om Altena ook op langere termijn toekomstbestendig te houden. Communicatie Dit voorstel wordt op de gebruikelijke manier gecommuniceerd..

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

drs. A.J.E. van der Werf-Bramer

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen Rapport Berenschot.

5/6

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op noodzaak om nog in het jaar 2021 voortvarend te werk te kunnen gaan voor de organisatieversterking

besluit: 1.

De organisatieversterking te ondersteunen en voor het jaar 2021 voor de uitvoering van de 2e tranche een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen voor verhoging van het personeelsbudget.

2.

Dit bedrag op te nemen in de 1e bestuursrapportage 2021.

3.

De structurele verhoging van het personeelsbudget van € 1 miljoen op te nemen in de Kadernota 2022 en begroting 2022.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 22 juni 2021 de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

6/6

www.gemeenteAltena.nl