Raadsvoorstel Aanvullend investeringskrediet uitbreiding gemeentehuis Almkerk

Raadsvoorstel

Datum voorstel 4 maart 2025 Kenmerk D2025-03-001099 2023-026610 Opgesteld door Dion de Been Telefoonnummer +31183516245 Team Team Projectbureau Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Onderwerp Aanvullend investeringskrediet uitbreiding gemeentehuis Almkerk Samenvatting De gemeentelijke organisatie maakt gebruik van verschillende kantoor- en werklocaties. Een daarvan is de kantoorlocatie in Wijk en Aalburg. Het huurcontract van die locatie loopt in 2027 af en kan niet worden verlengd. Vanaf dat moment moet er dus een alternatief beschikbaar zijn om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren. Nu investeren in de uitbreiding van het gemeentehuis in Almkerk is de meest verstandige keus en financieel voordeliger dan opnieuw een andere locatie huren. Op verzoek van de raad zijn eerder gepresenteerde plannen aangepast. Het aangepaste ontwerp heeft een kleinere omvang, mede doordat er nogmaals kritisch is gekeken naar het benodigde aantal werkplekken. Het is daardoor ook goedkoper. Het ontwerp is toekomstbestendig en duurzaam. Voorstel 1. Het aangepaste ontwerp en de raming van de uitbreiding van het gemeentehuis vast te stellen zoals gepresenteerd op 18 februari jl. (zie bijlage). 2. Een aanvullend investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 3.554.974 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de Begroting 2026 en meerjarenraming. 3.

Het College opdracht te geven het aangepaste ontwerp verder uit te werken, op basis hiervan de aanbesteding te vervolgen en tot uitvoer te brengen en de Raad op de hoogte te houden van de voortgang.

1/10

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Inleiding Op 17 december 2024 heeft de gemeenteraad de motie ‘procesvoorstel huisvesting gemeentelijke organisatie’ aangenomen. Het college heeft de opdracht gekregen om te komen tot een nieuw voorstel gebaseerd op het opgestelde Programma van Eisen en daarbij gebruik te maken van de maximale mogelijkheden om te komen tot een doelmatig en efficiënt ontwerp. Op 18 februari is de uitwerking van de opdracht (ambtelijk) gepresenteerd aan de gemeenteraad. Tijdens de Altenatafel van 11 maart heeft de raad wensen en bedenkingen kenbaar gemaakt over de contouren van het aangepast voorlopig ontwerp en het daarvoor benodigde investeringsbudget. Het College heeft uit deze bespreking opgemaakt dat een aantal partijen de voorkeur geeft aan het oorspronkelijke plan, andere partijen nog steeds kritisch zijn, maar dat er een brede onderkenning is dat het College de opdracht van de Raad om te komen tot een aangepast voorstel naar behoren heeft uitgevoerd. Vanuit deze onderkenning wordt voorliggend voorstel aan u aangeboden, waarin wij op een aantal plekken ingaan op en verwijzen naar de meer specifieke wensen en bedenkingen die u het College heeft meegegeven.

Beleidskader Visie op hybride werken Bestuursakkoord 2022-2026 Tactisch beleid fysiek beveiliging 2024-2027 Visie op dienstverlening Beoogd resultaat Het realiseren van een toekomstig bestendig gemeentehuis voor de ambtelijke organisatie en het gemeentebestuur. Argumenten 1.1. Een frontale uitbreiding, zoals eerder in september 2024 gepresenteerd is de meest efficiënte manier van uitbouwen. De benodigde extra ruimte kan op verschillende manieren toegevoegd worden aan het bestaande pand. Eerder is daarvoor een model met “twee poten” gepresenteerd. De frontale uitbreiding waarop het aangepaste voorstel is gebaseerd, heeft de volgende voordelen ten opzichte van een model met twee poten: a) Het geveloppervlak neemt met 40% af. Dit beperkt het energieverlies en reduceert de bouwkosten.

2/10

www.gemeenteAltena.nl

b) Effiënter gebruik kantooromgeving doordat de werkruimten met elkaar verbonden zijn. Daarnaast zijn er minder bouwkundige voorzieningen nodig zoals een vluchttrappenhuis. c) Begane grond is, bij een frontale uitbreiding, efficiënter invulbaar omdat de uitbouw en de bestaande begane grond heringericht kunnen worden tot één publieksplein. d) Doordat de uitbreiding compacter is, verdwijnen er minder parkeerplaatsen. Het is niet aannemelijk te veronderstellen dat een andere basisopzet van de uitbreiding tot een nog efficiënter ontwerp leidt. 1.2.

De optimalisatie resulteert in een efficiënter en doelmatiger ontwerp. De uitbreiding wordt beperkt tot 2300 m² (bruto vloeroppervlak) door: a) Het verkleinen van de kantooromgeving. Voor het huisvesten van de ambtelijke organisatie volstaan 280 ARBO-werkplekken. Dit is een aanscherping van het aantal dat oorspronkelijk was opgenomen in het Programma van Eisen. Deze keus volgt uit een grondige analyse van functie-aard, aanwezigheid, ziekte, verlof en managementfilosofie. b) Een aangepast ruimtelijk ontwerp van het vergadercentrum door het roteren van de raadszaal en commissiezaal, waardoor het mogelijk werd om deze in lijn te brengen met de buitengevel. c) Het verkleinen van het publieksplein. Er is een nadere analyse uitgevoerd naar onder andere de looplijnen van diverse gebruikers, positie van wachtgebieden en privacy van de medewerkers en bezoekers, resulterend in een compacter ontwerp.

1.3.

De ontwerpwijzigingen leiden tot lagere investeringskosten dan gepresenteerd in september 2024. Het beperken van de uitbreiding werkt door in het benodigde investeringsbudget. Daarnaast hebben de volgende aspecten ook een kostenbesparing opgeleverd: - Een gewijzigde constructie waardoor het niet langer nodig is om een deel van de bestaande constructie te slopen en terug te bouwen. - Wijziging van constructieve opzet van uitbreiding (van beton naar staal). Dit is mogelijk door de rotatie en verschuiving van de raadszaal en commissiezaal. De vrije indeelbaarheid wordt hier enigszins door beperkt maar biedt nog voldoende mogelijkheden voor het gewenste gebruik. - Optimalisatie van het benodigde accupakket.

3/10

www.gemeenteAltena.nl

Het investeringsbedrag staat toegelicht onder het kopje “financiën”. 1.4.

Uitbreiden is voordeliger dan huren. Als er niet gekozen wordt voor uitbreiding van het gemeentehuis zal er een alternatieve oplossing gevonden moeten worden voor het huisvesten van een deel van de organisatie. Dit gaat om de medewerkers die nu werkzaam zijn vanuit de kantoorlocatie Wijk en Aalburg. Het huren van een kantoorlocatie lijkt dan de enige reële optie omdat het bestaande gemeentelijke vastgoed te weinig mogelijkheden biedt. Uit de doorrekening van de huisvestingslasten blijkt dat uitbreiden van het gemeentehuis voordeliger is dan huren van een externe locatie. Zie paragraaf financiën voor nadere toelichting.

2.1.

Met het beschikbaar stellen van het aanvullend uitvoeringskrediet kan de voorbereiding vervolgd worden en toegewerkt naar realisatie. Eerder heeft de gemeenteraad een investeringsbudget gevoteerd ten hoogte van €9.000.000 excl. BTW voor realisatie van het casco. Met het beschikbaar stellen van het gevraagde aanvullende krediet komt er duidelijkheid over de financiële kaders van het project en kan de planuitwerking en aanbesteding verder vervolgd worden. Het aangepaste ontwerp zal na goedkeuring door de raad uitgewerkt worden naar een Voorlopig ontwerp waarna het plan vertaald moet worden in een Definitief ontwerp (DO) en een Technisch ontwerp (TO).

3.1.

De motie die op 17 december is aangenomen roept het College op om geen uitvoering te geven aan het raadsbesluit van 24 september 2024. Om onduidelijkheden te voorkomen expliciteert het derde beslispunt de opdracht om het aangepaste ontwerp tot uitvoering te brengen.

Kanttekeningen 1.1. De in december 2024 gepresenteerde bezuinigingsvoorstellen zijn niet meegenomen in het aangepaste voorlopig ontwerp. In december heeft het College een aantal besparingsopties gepresenteerd waarover toen geen besluitvorming heeft plaatsgevonden. Uit uw wensen en bedenkingen komt het beeld naar voren dat u het merendeel van deze opties beschouwt als verschuivingen in tijd of budget. Daarbij geeft u aan ervoor te willen waken dat het aangepaste ontwerp niet nog verder uit wordt gekleed om te voorkomen dat kwaliteit en functionaliteit onder druk komen te staan. Vanuit dit perspectief heeft het College de eerder gepresenteerde voorstellen niet verwerkt in dit voorstel. Vanzelfsprekend zal het College bij de nadere uitwerking zich wel steeds de vraag stellen wat de meest kosteneffectieve keuze is. Mocht het huren of leasen van voorzieningen 4/10

www.gemeenteAltena.nl

goedkoper blijken dan koop, dan kan die afweging op een later moment alsnog worden gemaakt. 1.2.

Aandachtspunten voor verdere uitwerking VO en DO. Het aangepaste ontwerp moet nog verder worden uitgewerkt. De precieze inrichting van het publieksplein heeft uw bijzondere aandacht, zo blijkt uit uw wensen en bedenkingen. De kwaliteit van de dienstverlening aan onze inwoners en de daarbij behorende eisen ten aanzien veiligheid, privacy en toegankelijkheid vindt u erg belangrijk. Bij de verdere uitwerking zullen wij borgen dat er een goed functionerend publieksplein ontstaat dat voor iedereen bruikbaar en toegankelijk is en waar mogelijk en noodzakelijk verdere optimalisaties doorvoeren.

2.1.

Het investeringsbudget is bepaald op basis van aangepast ontwerp en kent nog onzekerheden. In deze fase van de planvorming is er nog geen sprake van een tot in detail uitgewerkt ontwerp. In een aantal stappen wordt het ontwerp verder uitgewerkt, van een Voorlopig Ontwerp, naar een Definitief Ontwerp en een Technisch Ontwerp. In elke fase wordt de raming verder gedetailleerd en geactualiseerd om te borgen dat we binnen budget blijven. De onzekerheid in het VO is in de kostenraming vertaald door uit te gaan van een post van 15% onvoorzien / nader te detailleren. Het College zal zeer kostenbewust omgaan met de inzet van deze reserveringspost. De werkelijke kosten zullen bekend zijn als de aanbesteding is doorlopen.

3.1.

Parkeren Tijdens de Altenatafel hebben we ook uw zorg gehoord over het toekomstig parkeren. Op 24 september 2024 heeft uw Raad hierover een besluit genomen. Bij het uitwerken van het aangepaste ontwerp op basis van de motie van 17 december hebben wij de parkeeroplossing niet opnieuw in beschouwing genomen. Wij delen uw opvatting dat de wijze waarop de medewerkers in de toekomst gaan parkeren niet tot problemen mag leiden. Ondanks het feit dat wij van mening zijn dat de gekozen parkeeroplossing passend is, zullen wij de komende periode benutten om alternatieve oplossingen te verkennen.

Financiën Het aangepaste ontwerp is opnieuw doorgerekend met dezelfde rekensystematiek als in september 2024. Daarbij moet opgemerkt worden dat, door de verschuiving van de planning, bij de doorrekening van het nieuwe ontwerp het actuele prijspeil gehanteerd is. De prijzen zijn van juni tot en met februari met ca. 3% gestegen (ca. € 300.000). 5/10

www.gemeenteAltena.nl

Het investeringsbedrag is als volgt opgebouwd: Directe bouwkosten met staartkosten en prijsstijgingen Inrichtingskosten Onvoorzien en nader te detailleren (15%) Bijkomende kosten

€ 10.094.043 € 731.750 € 1.493.772 € 1.285.409

Totaal

€ 13.604.974

In september heeft uw raad middels amendement reeds € 9.000.000 gevoteerd voor de uitbreiding van het gemeentehuis. Voor de realisatie van het aangepaste voorstel is een aanvullend investeringskrediet nodig van € 3.554.974. Totale investeringskosten Reeds gevoteerd in september 2024

€ 13.604.974 -€ 9.000.000

Beschikbare budgetten: MJOP gebouw ICT budget Voorbereidingskrediet

-€ 731.750 -€ 160.000 -€ 100.000

Aanvullend investeringskrediet

€ 3.554.974

Op een aantal momenten heeft het College aangegeven dat het investeren in een uitbreiding van het gemeentehuis in Almkerk langjarig voordeliger is dan het huren van een alternatieve locatie. De onderliggende berekeningen waarop deze stellingname is gebaseerd, zijn op basis van het aangepaste ontwerp geactualiseerd en staan samengevat in onderstaande tabellen. Exploitatielasten bij uitbreiding gemeentehuis Het scenario uitbreiding gemeentehuis is berekend door de huidige exploitatie en kapitaallasten te verhogen met de kapitaallasten van de uitbreiding en een bedrag voor het meerjarenonderhoud. Scenario uitbreiding gemeentehuis

2028

2030

2032

2034

2036

2038

Exploitatie

200

208

216

225

234

244

Kapitaallasten oud

380

373

366

341

334

327

Kapitaallasten nieuw

514

505

498

520

512

409

MJOP - resv.

150

150

156

162

169

176

1.244 1.236 1.236 1.249 1.249

1.155

Totaal

6/10

www.gemeenteAltena.nl

Reservering MJOP na uitbreiding Gelijktijdig met de uitbreiding van het gemeentehuis wordt een deel van het geplande groot onderhoud uitgevoerd. Hierdoor dalen de onderhoudskosten na de realisatie van de uitbreiding. In deze doorrekening is, op basis van een globale aanname, uitgegaan van € 150.000 per jaar aan onderhoudskosten waarbij gerekend is met € 25 per m² per jaar. Exploitatielasten bij huur externe locatie De totale lasten van dit scenario zijn berekend door de huidige exploitatie en kapitaallasten te verhogen met de huurlasten van een nieuwe locatie, een investering voor noodzakelijke aanpassingen in het gemeentehuis in Almkerk, een investering om het nieuwe huurpand geschikt te maken en een bedrag voor het meerjarenonderhoud. Scenario huren externe locatie

2028

2030

2032

2034

2036

2038

Exploitatie

286

298

310

322

335

349

Kapitaallasten (oud)

380

373

366

341

334

327

Kapitaallasten (nieuw)

110

98

86

74

62

50

MJOP - resv.

197

205

213

222

231

240

Huur (lasten nieuw)

288

312

337

364

394

426

1.261 1.286

1.312

Totaal

1.323 1.356 1.392

Kapitaallasten (nieuw) Onder deze noemer vallen de kapitaallasten die voortvloeien uit de investering die nodig is om een eventuele andere huurlocatie geschikt te maken. Het is onwaarschijnlijk dat een eventuele andere huurlocaties meteen alle gewenste en noodzakelijke functionaliteiten biedt. Ten behoeve van het financiële vergelijk is ervan uitgegaan dat er geïnvesteerd moet worden voor noodzakelijke aanpassingen. Als er gekozen wordt om het gebouw niet uit te breiden moet het bestaande gemeentehuis aangepast worden om te voldoen aan de eisen van veiligheid en privacy. Hier is geen uitgewerkt ontwerp voor gemaakt. Er is de aanname gedaan dat een dergelijke aanpassing een investering verlangt. Reservering MJOP huidige situatie De reservering is overgenomen uit het MJOP van het bestaande gebouw. Huurlasten Voor het bepalen van de huurlasten is uitgegaan van een benodigd oppervlak van ca. 1800 m² met een huurprijs van € 160 per m² per jaar. De huurprijs betreft een aanname o.b.v. een globale marktanalyse. Op dit moment is een dergelijk gebouw met gewenste voorzieningen niet op de openbare markt beschikbaar. 7/10

www.gemeenteAltena.nl

De omvang van de te huren locatie zal ca. 1800 m² moeten zijn. Dit is een aanname die is gebaseerd op het gegeven dat de benodigde uitbreiding 2300 m² betreft waarvan circa 500 m² wordt benut voor de raadzaal en commissiezaal. De genoemde omvang komt globaal ook overeen met de omvang van de huidige kantoorlocatie in Wijk en Aalburg. Vergelijking. Uit de vergelijking van beide scenario’s blijkt dat de uitbreiding van het gemeentehuis vanaf jaar 1 al voordeliger is. Vergelijking

2028

2030

2032

2034

2036

2038

Scenario uitbreiding gemeentehuis

1.244

1.236

1.236

1.249

1.249

1.155

Scenario huren externe locatie

1.261

1.285

1.312

1.323

1.356

1.392

17

49

75

74

107

237

Verschil

Dekking: Binnen de begroting zijn de begrote kosten huur voor de locatie Wijk en Aalburg en een stelpost beschikbaar als dekking. De overige exploitatielasten voor Wijk en Aalburg blijven beschikbaar voor de exploitatie van het uitgebreide gemeentehuis Almkerk. Er resteert dan nog een structureel tekort dat verwerkt dient te worden in de meerjarenbegroting. 2028

2029

514

509

huur Wijk en Aalburg

108

108

Stelpost kapitaallasten reeds opgenomen

85 321

85 316

Kapitaallasten dekking:

Nog af te dekken kapitaallasten

Participatieproces Het ontwerp is samen met het ontwerpteam en het projectteam tot stand gekomen. Tussentijds heeft er afstemming plaatsgevonden met de Ondernemingsraad over het aangescherpte uitgangspunt over het aantal benodigde ARBO-werkplekken. De OR ziet in het aangepaste voorstel geen aanleiding het eerder gegeven positief advies te wijzigen. Tijdens de Altenaronde van 18 februari is het aangepaste ontwerp aan u gepresenteerd en heeft de gemeenteraad tijdens de Altenatafel wensen en bedenkingen kenbaar gemaakt.

8/10

www.gemeenteAltena.nl

Aanpak Na besluitvorming door de gemeenteraad ziet de aanpak en de planning er als volgt uit: 1. Start gunningsfase bouwteampartner : Mei 2025 2. Uitwerking Voorlopig Ontwerp : Juli 2025 (3 maanden) 3. Definitief Ontwerp gereed : Februari 2026 (6 maanden + 1 maand vakantie) 4. Technisch Ontwerp gereed : Mei 2026 (3 maanden) 5. Gunning aannemer* : Juni 2026 6. Voorbereidingstijd aannemer : Juli 2026 tot September 2026 (1 maand vakantie) 7. Start bouw** : Oktober 2026 8. Bouwtijd 12 maanden : November 2027 (1 maand vakantie) Bij deze planning gelden de volgende risico's: * Als gunning aan bouwteampartner niet mogelijk blijkt moet er een Europees openbare procedure gevolgd worden en komt er 3 tot 6 maanden bij ** Ervan uit gaande dat er geen complicaties zijn met de vergunningsverlening Communicatie De raad wordt over de voortgang van de uitwerking en realisatie in ieder geval geïnformeerd middels raadsinformatiebrieven en desgewenst met aanvullende informatieve bijeenkomsten. We informeren inwoners over de invulling van het parkeervraagstuk en de maatregelen om overlast te voorkomen. Afdoen toezeggingen Rondom dit dossier is op meerdere momenten met de Raad gesproken. Tijdens deze momenten zijn diverse toezeggingen gedaan en moties aangenomen. Met voorliggende voorstel zijn de volgende toezeggingen afgedaan: 1. Proces besluitvorming huisvesting organisatie (datum: 06-06-2023) 2.

Voortgang nieuwbouw gemeentehuis (datum: 03-09-2024) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

P.J.E. Breukers

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlage Presentatie uitbreiding gemeentehuis (18 februari 2025)

9/10

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op besluit: 1. Het aangepaste ontwerp en de raming van de uitbreiding van het gemeentehuis vast te stellen. 2. Een aanvullend investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 3.554.974 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de Begroting 2026 en meerjarenraming. 3. Het College opdracht te geven het aangepaste ontwerp verder uit te werken, op basis hiervan de aanbesteding te vervolgen en tot uitvoer te brengen en de Raad op de hoogte te houden van de voortgang.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

10/10

www.gemeenteAltena.nl