Raadsvoorstel aanbesteding Raadsinformatiesysteem

Raadsvoorstel Onderwerp Aanbesteding raadsinformatiesysteem

Samenvatting De gemeenteraad heeft een raadsinformatiesysteem nodig ter ondersteuning van zijn werkzaamheden. Hiervoor is een Europees aanbestedingsproces doorlopen. De gemeenteraad heeft op 3 maart 2026 het Programma van Eisen en wensen vastgesteld en een selectiecommissie ingesteld om de inschrijvingen te beoordelen. De aanbesteding is vervolgens gepubliceerd via TenderNed. Er zijn drie inschrijvingen ontvangen die onder begeleiding van een inkoopadviseur door de selectiecommissie zijn beoordeeld. Uit dit beoordelingsproces is inmiddels een winnende inschrijving naar voren gekomen: Notubiz Nederland B.V..

Datum voorstel 30 juni 2026 Opgesteld door M. Vinckx Team Team Griffie Portefeuillehouder n.v.t.

Voorstel 1. Kennis nemen van definitieve gunning van de opdracht betreffende het leveren van een raadsinformatiesysteem voor de periode 1 januari 2027 tot 1 januari 2031 aan Notubiz Nederland B.V. 2. Het College van B&W opdracht te geven tot het sluiten van het contract met Notubiz Nederland B.V. conform de inschrijving.

Inleiding Het contract met de huidige leverancier van het raadsinformatiesysteem in Altena loopt per 1 januari 2027 af. Er is geen mogelijkheid meer binnen het huidige contract om te verlengen. Er is een Europese aanbestedingsprocedure gestart voor de inkoop van een raadsinformatiesysteem voor de periode 1 januari 2027 tot 1 januari 2031. Uitgangspunt was het komen tot een kwalitatief goed raadsinformatiesysteem waarin evenementen en documenten goed vindbaar zijn voor zowel nieuwe als zittende raadsleden en burgerleden. Daarom is gekozen voor een gunningssystematiek op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding waarbij kwaliteit voor 80% meetelt en prijs voor 20%. De nieuwe opdracht aan Notubiz Nederland B.V. betreft het leveren van het raadsinformatiesysteem voor de komende vier jaar, met een optie tot het twee maal verlengen voor nog eens 2 jaar. De overeenkomst stopt uiterlijk 31 december 2034.

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

1/3

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

Argumenten 1. Na afronding van de Europese aanbestedingsprocedure is een voorlopige gunning gedaan aan de winnende inschrijver, Notubiz Nederland B.V.. Binnen de daarvoor geldende termijn zijn geen bezwaren ingediend. Hiermee is de uitkomst van de procedure definitief en moet overgegaan worden tot definitieve gunning. 2. Het College van B&W is op grond van de Gemeentewet, artikel 160, lid 1 sub e, bevoegd om to privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten. Het college zal daarom de overeenkomst met Notubiz B.V. aan moeten gaan.

Financiën De aanbesteding voor het raadsinformatiesysteem heeft vooralsnog geen financiële consequenties. De raming van de jaarlijkse kosten vallen binnen de in de begroting beschikbare budgetten.

Aanpak en proces De periode tot 1 januari 2027 wordt gebruikt als implementatiefase en het aanscherpen van de inrichting van het raadsinformatiesysteem. De gemeenteraad als eerste gebruiker van het RIS, zal in najaar geinformeerd worden over eventuele wijzigingen in het RIS per 1 januari 2027.

Het presidium, de burgemeester,

de griffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

2/3

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel,

besluit:

1. Kennis nemen van definitieve gunning van de opdracht betreffende het leveren van een raadsinformatiesysteem voor de periode 1 januari 2027 tot 1 januari 2031 aan Notubiz Nederland B.V. 2. Het College van B&W opdracht te geven tot het sluiten van het contract met Notubiz Nederland B.V. conform de inschrijving.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 7 juli 2026,

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Drs. S.J. Peet

3/3

www.gemeenteAltena.nl