Raadsvoorstel Aanbesteding raadsinformatiesysteem
Tekst van het document
Raadsvoorstel aanbesteding raadsinformatiesysteem Onderwerp Programma van eisen en wensen aanbesteding raadsinformatiesysteem Samenvatting De gemeenteraad heeft een raadsinformatiesysteem nodig ter ondersteuning van zijn werkzaamheden. Hiervoor wordt een Europese aanbesteding uitgeschreven. Het is aan de raad om het Programma van Eisen en wensen hiervoor vast te stellen.
Datum voorstel 24 februari 2026 Opgesteld door Mariëlle Vinckx Bijlagen 1. Programma van eisen en wensen aanbesteding RIS Altena
Voorstel 1. Het ‘Programma van eisen en wensen RIS Altena’ vast te stellen. 2. Een selectiecommissie samen te stellen om de inschrijvingen te beoordelen, bestaande uit raadsleden H. de Raad en A. Verdoorn en burgerlid F. Snippe, de griffier en adviseur informatiemanagement. Inleiding Het contract met de huidige leverancier van het raadsinformatiesysteem in Altena loopt per 1 januari 2027 af. Er is geen mogelijkheid meer binnen het huidige contract om te verlengen. Er wordt een Europese aanbestedingsprocedure gestart voor de inkoop van een raadsinformatiesysteem. De nieuwe opdracht betreft het raadsinformatiesysteem voor de komende vier jaar, met een optie tot verlenging voor nog eens vier jaar. Beoogd resultaat De opdracht voor het leveren van een raadsinformatiesysteem voor de periode 1 januari 2027 tot 1 januari 2031 op te dragen aan een door de raad te benoemen leverancier, met een mogelijke verlenging met nog eens vier jaar tot 1 januari 2035. Het Programma van Eisen en Wensen heeft als doel om de criteria vast te stellen op basis waarvan de gunning plaats zal gaan vinden. Er wordt gegund op basis van prijs/kwaliteitverhouding. Argumenten 1. De eisen en wensen voor het RIS zijn zorgvuldig opgesteld. De beoordeling wordt gedaan op basis van de beste prijs/kwaliteit. Er wordt veel waarde gehecht aan de kwaliteit van het RIS.
Voor de beoordeling is daarom uitgegaan van een verhouding 70% kwaliteit versus 30% prijs. 2. De voorgestelde samenstelling van de begeleidingscommissie bevat de gewenste betrokkenheid vanuit de gemeenteraad. De begeleidingscommissie zal voor de procesbegeleiding ondersteund worden door een inkoopadviseur.
1/3
Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl
www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl
Kanttekeningen Geen. Financiën De aanbesteding voor het raadsinformatiesysteem heeft vooralsnog geen financiële consequenties, omdat de binnen de begroting beschikbare budgetten uitgangspunt zijn. Op basis van de uitkomsten van de aanbestedingsprocedure zal pas duidelijk zijn of de kosten binnen het beschikbare budget vallen. Indien nodig zal via de tweede Berap een nader voorstel aan de raad worden gedaan. Aanpak en proces Medio maart zal de opdracht gepuclibeerd worden via TenderNed. Potentiële RIS leveranciers hebben de mogelijkheid om in te schrijven. Na het doorlopen van de selectieprocedure zal de raad naar verwachting op 23 juni 2026 de opdracht voor het raadsinformatiesysteem voorlopig kunnen gunnen en hiermee de winnende inschrijver voor het raadsinformatiesysteem aanwijzen.De periode tot 1 januari 2027 wordt gebruikt als implementatiefase. Communicatie Het besluit wordt via de reguliere kanalen met (potentieel) betrokkenen gecommuniceerd. Het presidium van de raad van de gemeente Altena, de griffier,
de voorzitter,
drs S.J. Peet
drs. E.B.A. Lichtenberg MCM
2/3
www.gemeenteAltena.nl
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel, besluit: 1. Het ‘Programma van eisen en wensen RIS Altena’ vast te stellen. 2. Een selectiecommissie samen te stellen om de inschrijvingen te beoordelen, bestaande uit raadsleden Henri de Raad en Arie-Pieter Verdoorn en burgerlid Fenneke Snippe, de griffier en adviseur informatiemanagement.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 3 maart 2026.
de voorzitter,
de raadsgriffier,
drs. E.B.A. Lichtenberg MCM
drs. S.J. Peet
3/3
www.gemeenteAltena.nl