Raadsvoorstel Aanbesteding accountantsdienstverlening

Raadsvoorstel Onderwerp Raadsvoorstel Aanbesteding accountantsdienstverlening Samenvatting De raad moet een accountant aanwijzen voor de controle van onder meer de jaarrekening van de gemeente Altena. Hiervoor wordt een Europese aanbesteding uitgeschreven. Het is aan de raad om het Programma van Eisen hiervoor vast te stellen.

Voorstel 1. Het ‘Beschrijvend document Accountantsdiensten gemeente Altena’ vast te stellen. 2. Af te wijken van artikel 14.1 van de ‘inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Gemeente Altena’ door dit aan te passen in : “Opdrachtnemer is jegens de opdrachtgever slechts aansprakelijk tot een bedrag van maximaal drie (3) keer het bedrag aan vergoeding(en) die de opdrachtgever aan de opdrachtnemer uit hoofde van deze overeenkomst in het betreffende controlejaar heeft betaald.” 3. Een selectiecommissie samen te stellen om de inschrijvingen te beoordelen, bestaande uit twee raadsleden vanuit de auditcommissie, de griffier/raadsadviseur, de portefeuillehouder Financiën, de directeur bedrijfsvoering en de teammanager Financieel Advies.

Datum voorstel 20 december 2022 Opgesteld door Arno Vermeulen Telefoonnummer 0183-516054 Team Griffie Portefeuillehouder Auditcommissie

Inleiding Op grond van de controleverordening wijst de gemeenteraad de accountant aan voor de controle van de jaarrekening. Na de benoeming in 2019 is de tweejarige opdracht aan de huidige accountant met twee jaar verlengd. Binnen de huidige opdracht is geen mogelijkheid de opdracht nogmaals te verlengen. De nieuwe opdracht betreft de controle over de boekjaren 2023 en 2024 en optioneel de boekjaren 2025 en 2026 (bij verlenging). Beleidskader - Controleverordening gemeente Altena 2019 - Inkoop- en aanbestedingsbeleid Altena 2019 Beoogd resultaat De accountantscontrole voor de jaren 2023 en 2024 op te dragen aan een door de raad te benoemen accountant, met een mogelijke verlenging voor de

1/4

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

jaren 2025 en 2026. Het Programma van Eisen heeft als doel om de criteria vast te stellen op basis waarvan de gunning plaats zal gaan vinden. Argumenten 1.1 In het Programma van Eisen / Beschrijvend document zijn de beoordelingscriteria opgenomen. De beoordeling wordt gedaan op basis van de beste prijs/kwaliteit, waarbij de auditcommissie veel waarde aan de kwaliteit van de accountant hecht. Voor de beoordeling is daarom uitgegaan van een verhouding 70% kwaliteit versus 30% prijs. SROI (Social Return On Investment) maakt onderdeel uit van de beoordelingscriteria. 2.1 Op basis van ervaringen bij aanbestedingen bij andere gemeenten accepteren accountantsorganisatie geen onbeperkte aansprakelijkheid voor geleden schade als gevolg van tekortkomingen in de dienstverlening. Dit is gebaseerd op de beroepsvoorschriften van accountants.Veelal wordt daarom de maximale aansprakelijkheid beperkt tot drie keer de opdrachtwaarde. Om te voorkomen dat accountantskantoren niet inschrijven op deze opdracht, wordt voorgesteld om op dit punt af te wijken van de eigen inkoopvoorwaarden van de gemeente Altena. Dit is ook gebruikelijk bij andere gemeenten. 3.1 De voorgestelde samenstelling bevat de gewenste kennis en rollen om een goede uitspraak te doen over de selectie van een accountant. De selectiecommissie zal voor de procesbegeleiding ondersteund worden door het Inkoopbureau.

Kanttekeningen Geen. Financiën De aanbesteding van de accountantsdienstverlening heeft vooralsnog geen financiële consequenties. Op basis van de uitkomsten van de aanbestedingsprocedure zal pas duidelijk zijn of de kosten binnen het beschikbare budget vallen. Participatieproces Niet van toepassing. Aanpak Op 16 januari 2023 zal de aanbesteding gepubliceerd worden. Na het doorlopen van de selectieprocedure zal de raad naar verwachting op 18 april 2/4

www.gemeenteAltena.nl

2023 de opdracht voor de accountantscontrole voorlopig kunnen gunnen en hiermee de accountant voor de controle van de jaarrekening aan te wijzen. Communicatie Het besluit wordt via de reguliere kanalen met (potentieel) betrokkenen gecommuniceerd.

De auditcommissie van de gemeente Altena, de voorzitter,

J.J. Bakker

Bijlagen Programma van Eisen / Beschrijvend document Accountantsdiensten gemeente Altena, inclusief bijlagen

3/4

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van de auditcommissie, gelet op het bepaalde in de de Controleverordening gemeente Altena 2019

besluit: 1. Het ‘Beschrijvend document Accountantsdiensten gemeente Altena’ vast te stellen. 2. Af te wijken van artikel 14.1 van de ‘inkoopvoorwaarden leveringen en diensten Gemeente Altena’ door dit aan te passen in : “Opdrachtnemer is jegens de opdrachtgever slechts aansprakelijk tot een bedrag van maximaal drie (3) keer het bedrag aan vergoeding(en) die de opdrachtgever aan de opdrachtnemer uit hoofde van deze overeenkomst in het betreffende controlejaar heeft betaald.” 3. Een selectiecommissie samen te stellen om de inschrijvingen te beoordelen, bestaande uit twee raadsleden vanuit de auditcommissie, de griffier/raadsadviseur, de portefeuillehouder Financiën, de directeur bedrijfsvoering en de teammanager Financieel Advies.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 20 december 2022,

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

4/4

www.gemeenteAltena.nl