Raadsinformatiebrief Scenariokeuze toekomstige gemeentelijke huisvesting

Raadsinformatiebrief Brief van het college aan de raad onderwerp Scenariokeuze toekomstige gemeentelijke huisvesting Samenvatting Het college heeft op verzoek van de raad een aanvullend scenario onderzocht voor de huisvesting van het ambtelijk apparaat. Voor het college heeft dit onderzoek niet geleid tot een andere scenariokeuze. Het voorstel is nu om door te gaan met het verder uitwerken van scenario 4 (aanbouw gemeentehuis Almkerk) tot een voorlopig ontwerp.

Portefeuillehouder S. Sheikkariem van de raad gevraagde actie • Kennis te nemen van het aanvullend uitgewerkte extra scenario 7, de reflectie van het college op de geuite wensen en bedenking en het geschetste vervolgtraject. • Kennis te nemen van de financiële onderbouwing “v0.5 Financiële bijlage Scenariostudies gemeente Altena (inclusief gehanteerde uitgangspunten)” zoals bijgevoegd bij deze brief. Op deze bijlage en de inhoud daarvan hebben wij geheimhouding opgelegd en wordt onder geheimhouding verstrekt en is daarom niet openbaar.

Datum verzonden 23-05-2023 Ons kenmerk D2023-05-001145 2019-002783 Bijlage(n) a. Rapportage scenariostudie gemeente Altena NIET OPENBAAR: b. V0.5 Financiële bijlage Scenariostudie gemeente Altena (inclusief gehanteerde uitgangspunten)

Behandeld door Michiel Rooij de Team Team Omgeving & Vastgoed Telefoonnummer 0183-516837 E-mail michiel.derooij@gemeentealten a.nl

Geachte leden van de raad, Op 4 april jongstleden heeft u uw wensen en bedenkingen geuit rondom de gepresenteerde scenario’s voor de toekomstige gemeentelijke huisvesting. In deze brief reflecteert het college hierop en wordt uiteengezet hoe het vervolgproces eruit kan zien. Op uw verzoek is hiervoor een extra variant (een vereenvoudigde versie van scenario 1) uitgewerkt en zijn verschillende andere zaken nader bekeken.

1/6

www.gemeenteAltena.nl

Extra scenario Tijdens de Altenatafel heeft u gevraagd te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de gemeentelijke organisatie te huisvesten in De Werf, zonder grootschalige verbouwing of renovatie en samen met de huidige gebruikers. In de bijlage vindt u daarom een nieuwe versie van de scenariostudie van Hevo, met daarin toegevoegd scenario 7. Dit is een afgeleide van scenario 1, de grootschalige en casco renovatie van De Werf. Scenario omschrijving Scenario 7 gaat uit van het huidige gebouw met de bestaande ruimte-indeling en zonder constructieve wijzigingen. Er is in dit scenario een verduurzaming meegenomen tot energielabel A. Dit betreft het waar mogelijk na-isoleren van de gevels en het dak, het vervangen van slecht isolerend glas en het verduurzamen van de verlichting. Installaties die aan het einde van de technische levensduur zijn, worden vervangen. Dit zijn in ieder geval de huidige elektrotechnische installatie, luchtbehandelingsinstallatie en het verwarmingssysteem. De basis van het verwarmingssysteem blijft een gasgestookt verwarmingstoestel. Conform het MJOP wordt tevens grootschalig bouwkundig onderhoud uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld het vervangen van kozijnen, gedeeltelijk vervangen van de riolering en het vervangen van alle sanitaire voorzieningen.

Alle ingrepen die nodig zijn voor verduurzaming of grootschalig onderhoud worden toegepast op het gehele gebouw. Verbetering van de werkomgeving Vitaliteit, gezondheid en toekomstbestendigheid zijn belangrijke thema’s voor Altena. Het aantrekkelijk houden van de gemeente als werkgever maakt daar ook onderdeel van uit, zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt. Daarom vindt het college het van belang vast te houden aan de in het voorstadium geformuleerde kwalitatieve criteria van de werkomgeving. Dat maakt het noodzakelijk om ook in scenario 7 mee te nemen dat het volledige inbouwpakket, bestaande uit vloerafwerking, wandafwerking, plafondafwerking en vaste inrichting, vervangen wordt. Daarnaast is opgenomen dat het luchtbehandelingssysteem verbeterd zal worden en dat hieraan comfortkoeling wordt toegevoegd. Levensduur Als uitgangspunt voor scenario 7 is het bestaande gebouw gehanteerd, dat nog voor een periode van 20 jaar geëxploiteerd zal worden. Een langere periode overschrijdt de grens van 2046 waarin de gemeente Altena ambieert CO2 neutraal te zijn. Deze ambitie is gekoppeld aan Nederlandse en Europese regelgeving over het uiterlijk in 2050 stoppen met het gebruik van fossiele brandstoffen en bereiken van CO2 neutraliteit.

De in scenario 7 opgenomen ingrepen met betrekking tot duurzaamheid zijn niet zodanig groot dat het gebouw hiermee CO2 neutraal wordt, of in bedrijf kan worden gehouden zonder fossiele bandstoffen. Bij een exploitatieperiode langer dan 20 jaar is dus nogmaals een grote ingreep noodzakelijk op het gebied van isolatie en (verwarmings-) installaties. Ter vergelijk; in scenario 1 zijn deze ingrepen direct in de casco renovatie meegenomen, waardoor de exploitatie van het gebouw na 2050 door kan lopen.

2/6

www.gemeenteAltena.nl

Inpassing gemeentelijke ruimtebehoefte In De Werf is ca. 3.500 m2 bruto vloeroppervlak beschikbaar. Doordat we in scenario 7 uitgaan van de huidige gebouwindeling ontstaan er inpassingsverliezen (verschillen in de benodigde omvang van ruimtes t.o.v. de beschikbare omvang). Deze verliezen leiden tot hogere inzet van vierkante meters. Daarnaast is de wens uitgesproken een inpassing te voorzien met behoud van de bestaande gebruikers (kinderopvang, vluchtelingenwerk en de bibliotheek). Inpassing van het door de gemeente benodigde oppervlak blijkt echter alleen mogelijk als circa 225 m2 vloeroppervlak van de andere gebruikers wordt overgenomen door de gemeentelijke organisatie. Daarnaast zullen de nu gemeenschappelijke vergaderruimtes 100% ingezet moeten worden ten dienste van de gemeentelijke organisatie. De consequentie van deze inpassing is dus alle gebruikers krap komen te zitten en zelfs minder ruimte ter beschikking krijgen om hun werkzaamheden uit te voeren. Conclusie Variant 7 is door Hevo onderzocht en gewogen ten opzichte van de eerder bepaalde toetsingscriteria. De uitgebreide resultaten van het onderzoek kunt u lezen in de met deze brief meegestuurde bijlages. Het doel van dit extra scenario was het creëren van een ‘light-variant’ van scenario 1.

Dit blijkt echter alleen mogelijk als de kwalitatieve criteria zoals vastgesteld in het voortraject worden losgelaten of aanzienlijk worden versoepeld. Ondanks dat de levensduurverlening op ‘slechts’ 20 jaar ligt is het onontkoombaar dat het gebouw een aanzienlijke kwalitatieve verbetering krijgt om voor deze periode goede huisvesting te bieden. Het college concludeert op basis van de analyse van Hevo, dat variant 7 niet de gewenste oplossing voor het gemeentelijke huisvestingsvraagstuk is, met onderstaande argumenten: •

•

•

•

3/6

De ruimtelijke inpasbaarheid van dit scenario is beperkt en het scenario is alleen mogelijk wanneer de overige gebruikers ruimte inleveren. Het college vindt het niet wenselijk dat de overige gebruikers minder ruimte ter beschikking krijgen door inpassing van de gemeentelijke organisatie. De levensduur van dit scenario is beperkt tot 20 jaar, waarna opnieuw grote ingrepen nodig zijn op het gebied van verduurzaming. Hiermee voldoet het scenario niet aan de wens om te komen tot een duurzame en toekomstbestendige oplossing. Het bouwen van een nieuw gebouw brengt significante CO2 uitstoot met zich mee. Daarmee ontstaat de vraag of het beter is iets nieuws te bouwen, of bestaande gebouwen te blijven gebruiken. Wij zijn van mening dat dit per casus bekeken moet worden en dat in dit geval de voordelen van een nieuwbouw zwaarder wegen. Er zijn wel mooie kansen om een dergelijke nieuwbouw op duurzamere wijze te bouwen. Dit kan bijvoorbeeld door circulair te bouwen of alternatieve materialen te gebruiken. Het omvangrijke werkpakket dat noodzakelijk wordt geacht om het gebouw een kwalitatieve impuls te geven, zorgt voor hoge investeringskosten. Tegelijkertijd vraagt de beperkte exploitatieperiode om een versnelde afschrijving van de investering. Deze combinatie maakt dat de kapitaallasten

www.gemeenteAltena.nl

•

van variant 7 het hoogste zijn van alle onderzochte scenario’s. Het realiseren van een nieuwbouw ofwel aanbouw is aanzienlijk voordeliger. Hoewel een renovatie zoals omschreven in scenario 7 relatief makkelijk uitvoerbaar is, dient men toch rekening te houden met een periode van circa 1 jaar waarin geen enkele huurder het pand kan gebruiken. Er zal daarom tijdelijke huisvesting voorzien moeten worden. Naast het financiële aspect is ook de beschikbaarheid van alternatieve huisvesting mogelijk een knelpunt.

Financiële bijlage niet openbaar Als bijlage bij deze brief treft u ook een nieuwe versie van het financieel overzicht aan, waarin scenario 7 is toegevoegd. De opbouw van dit overzicht is gelijk aan de op 29 maart 2023 verstrekte versie. De financiële onderbouwing geeft inzicht in de gecalculeerde bedragen. Het openbaar maken van de detailinformatie kan mogelijk negatieve effecten hebben op een toekomstig aanbestedingstraject. Om die reden hebben wij geheimhouding opgelegd op de bij deze brief verstrekte bijlage b. “v0.5 Financiële bijlage Scenariostudies gemeente Altena (inclusief gehanteerde uitgangspunten)”. De informatie die is opgenomen in bijlage a. “Rapportage scenariostudie gemeente Altena” is wel openbaar. Dienstverlening Tijdens de Altenatafel is uitgebreid stilgestaan bij het bereiken van een excellente dienstverlening, en hoe de huisvesting van de gemeentelijke organisatie hier ondersteunend aan dient te zijn. De gehanteerde flexfactor van 0,55 voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie onderstreept dat ambtenaren voor een belangrijk gedeelte activiteit- en procesgericht moeten werken. De flexfactor komt tot stand door een uitgebreide analyse van de verschillende functies en de daarbij behorende werkzaamheden binnen de gemeente, waarin wordt meegewogen of functies een hoog ambulant karakter dienen te hebben.

De gekozen flexfactor zet aan tot het werken op andere locaties dan het gemeentehuis. In de toekomst zal de organisatie nog meer gaan sturen op “je werk doen waar dat effectief het beste kan” en medewerkers aanmoedigen om gebruik te maken van de mogelijkheden die geboden worden, zoals het inzetten van dorpshuizen voor overleg, gebruik maken van de gemeentelijke wijklocaties en het bezoeken van inwoners thuis. Dit is vooral van belang bij vormen van dienstverlening op maat, handhaving of beheer en onderhoud. Hierbij is de individuele situatie bepalend voor de dienstverlening die gewenst is. Dit vraagt om persoonlijk contact om zicht te krijgen op de context van een vraagstuk. Om hierin meer nabijheid van de gemeente te creëren zijn verschillende methodes denkbaar, zoals bijvoorbeeld het organiseren van aanwezigheid bij maatschappelijke activiteiten of het opstellen van (mobiele) informatiepunten bij gemeentelijke werkzaamheden en projecten. Om de dienstverlening goed te kunnen laten verlopen, is het echter ook noodzakelijk om een sterke basis te hebben waarop de organisatie draait. We werken met zijn allen 4/6

www.gemeenteAltena.nl

bij dezelfde organisatie, met als doel de samenleving zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het hybride werken heeft als effect dat er minder ruimte is voor spontane ontmoeting, kennisdeling en het elkaar echt leren kennen. Investeren in het ontmoeten van elkaar is essentieel bij integrale samenwerking en wederzijds vertrouwen. Het werken vanuit één werklocatie helpt hier aanzienlijk bij. Voorstel vervolg We stellen een gefaseerde projectaanpak voor waarin we u in de gelegenheid geven bij te sturen op het eindresultaat. Indien u akkoord gaat met het raadsvoorstel dat separaat aan u wordt aangeboden, zullen wij op korte termijn starten met de “voorlopig ontwerp” fase, waarin we een aanbouw aan het gemeentehuis in Almkerk nader uitwerken. In deze stap zullen we de globale schetsen zoals gepresenteerd in het rapport van Hevo verder detailleren en toetsen aan de hand van een nog op te stellen pakket van eisen. Daarnaast zullen we in deze fase een aantal opties uitwerken, die ook aansluiten op de verschillende aandachtspunten die door u zijn meegegeven tijdens raadsvergadering van 4 april. Onderstaande onderwerpen zullen in de volgende fase in ieder geval aan bod komen: • • •

•

•

•

Ontwerptekeningen van de nieuw te realiseren bouwdelen inclusief een constructieve toesting, kostenraming en eventuele alternatieven ontwerpen. De mogelijkheden en kosten met betrekking tot parkeervoorzienningen, zowel voor parkeren op het maaiveld en meerlaags parkeren. De inpassing van een raadzaal wordt nader uitgewerkt en de kosten worden nauwkeuriger in beeld gebracht en onderbouwd. Als leidraad hanteren we het door uw raad reeds opgestelde programma van eisen en we betrekken u bij de verder detaillering. Om beter inzicht te krijgen in mogelijk efficienter ruimtegebruik en de “winst” die het verplaaten van de raadzaal brengt, stellen we voor het hele kantoor (oude en nieuwe bouwdelen) indelingsplattegronden op, met aandacht voor nieuwe hybride werkvormen zoals digitaal overleg. Omdat het huidige gebouw een hoog electraverbruik heeft brengen we voor de bestaande bouwdelen in kaart of en hoe we deze verder kunnen verduurzamen. De verlichting in het gebouw lijkt hierbij na een eerste analyse het grootste aandachtspunt. Omdat traditioneel bouwen een grote CO2 uitstoot tot gevolg heeft onderzoeken we alternatieve bouwmethodes en het gebruik van biobased materialen. De positieve en negatieve impact van deze alternatieven op het ontwerp en de bouwkosten worden in beeld gebracht.

Het dossier aan het einde van de volgende fase omvat een voorlopig ontwerp met daarin verschillende opties die ook financieel zijn uitgewerkt. Dit dossier zal aan u worden voorgelegd en pas na uw goedkeuring zal het defitnieve ontwerp worden opgesteld.

5/6

www.gemeenteAltena.nl

Vervolg De Werf Tijdens de Altenaronde vroeg een inspreker blijvende aandacht voor De Werf, ook wanneer de keuze voor de gemeentelijke huisvesting valt op een scenario waarin De Werf niet betrokken is. Ook uit het onderzoek van Hevo komt naar voren dat dit gebouw aandacht vraagt, en dat het in de huidige vorm grootschalig (vervangings-) onderhoud en kwalitatieve verbeteringen aan bijvoorbeeld de W- en E-installaties behoeft. Deze opgave wordt, samen met gebruikers van het pand, in het reguliere proces van vastgoedbeheer nader bekeken, waarbij de belangen van de gebruikers voorop zullen staan.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.M. van Wuijtswinkel MPA

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

6/6

www.gemeenteAltena.nl