Raadsinformatiebrief Op sterkte brengen organisatie d.d. 10 maart 2021

Raadsinformatiebrief Brief van het college aan de raad onderwerp Op sterkte brengen van de organisatie samenvatting Nu de gemeente twee jaar bestaat, is er voldoende zicht op de benodigde menskracht om alle taken en ambities van Altena goed uit te voeren en kan de organisatie op de gewenste sterkte worden gebracht. van de raad gevraagde actie Kennis nemen van de informatie

Geachte leden van de raad,

Datum verzonden

Ons kenmerk D2021-03-001079 2021-001520 Bijlage(n) 0 Behandeld door Bas Duijster Team Team Bestuursondersteuning Telefoonnummer 0183-516111 E-mail b.duijster@gemeentealtena.nl

De nieuwe gemeente Altena is in 2019 gestart met een formatie die gebaseerd was op die van de drie voormalige gemeenten. In deze voor ons allen nieuwe situatie hebben wij met steun van uw raad, als college enerzijds en directie en organisatie anderzijds, de eerste jaren gewerkt aan het uitdagende proces van ontwikkeling van de gemeente Altena. Door enige tijd te werken met de huidige organisatie is er nu goed zicht op de plekken die we op sterkte moeten brengen. Daarbij staat uiteraard voorop dat de organisatie er is om de samenleving te dienen en het gemeentebestuur te ondersteunen in de beleidsvoorbereiding, advisering en uitvoering. In het najaar van 2020 zijn we een traject gestart om de verdieping te zoeken. Met deze brief stellen wij u in kennis van de daaruit getrokken conclusies en voortvloeiende acties. Schaalsprong De schaalsprong moet de invloed en positie van Altena in de regio versterken. We willen Altena sterk profileren en de lokale belangen overtuigend voor het voetlicht brengen. Onze inwoners, ondernemers en instellingen mogen dat ook van ons verwachten. Zo werken we intensief samen binnen de regio West-Brabant, één van de economische topregio’s in Nederland.

We oriënteren ons ook sterk op andere regio’s en haken aan bij initiatieven en projecten die de potenties van Altena benutten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, agrofood, onderwijs, wonen en de maritieme industrie. 1/3

www.gemeenteAltena.nl

Meer en meer merken we dat de organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief onvoldoende capaciteit heeft om vraagstukken op dit niveau effectief aan te pakken. Vooral de strategische beleidsadviserende capaciteit schiet tekort. Impact maatschappelijke vraagstukken De impact van de grote maatschappelijke vraagstukken wordt ook voor Altena steeds meer zichtbaar en voelbaar. Denk aan de energietransitie, de klimaatadaptatie, de warmtetransitie, plattelandsontwikkeling in relatie tot een toekomstbestendige landbouw, duurzame mobiliteit, de transitie sociaal domein en alles rond de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast hebben we ook stevige lokale opgaven, zoals het van buiten naar binnen werken en onze ambities op het gebied van dienstverlening. Deze transities en opgaven vragen niet alleen strategische denkkracht en nog meer integraal denken en handelen, maar ook menskracht. De huidige organisatie is hier onvoldoende op toegerust. Hoewel onze organisatie hier op dit moment met enthousiasme, betrokkenheid en energie aan werkt, komen we hier gewoon tekort. Het legt een onevenredige (werk-)druk op onze medewerkers. Invulling Uit oogpunt van “zuinigheid met vlijt” hebben we de eerste jaren gewerkt met een flexibele schil om het ambitieuze programma van uw raad te kunnen uitvoeren, ook omdat de organisatie in een opbouwfase verkeerde.

Daarnaast is in het begin veel energie gestoken in het afronden van de harmonisatiedossiers en het opstellen van beheerplannen zoals voor de openbare ruimte. Nieuwe routines zijn ontwikkeld en werkprocessen zijn of worden verbeterd. In deze opbouwfase hebben we tot nu toe vooral gebruik gemaakt van externe capaciteit. Waar de noodzaak evident was, is al wel enige capaciteit structureel ingevuld, zoals een algemeen strategisch adviseur en een tweetal programmamanagers. Hoewel externe inhuur flexibel en vaak effectief is, is het wel een duurdere oplossing. Daarnaast betekent het ook dat telkens kennis, netwerk en routine uitstroomt. Na twee jaar ervaring te hebben opgedaan vinden wij het als college noodzakelijk de organisatie op sterkte te brengen. Daarmee zetten we ook een volgende stap in het meegroeien met de schaalsprong, zodat de organisatie voldoende is toegerust om de taken uit te voeren die voortvloeien uit het bestuursakkoord en ambities van uw raad. We gaan hiervoor structureel extra capaciteit aantrekken. De kosten hiervan zijn € 2 miljoen. Een groot deel kunnen we bekostigen uit het beschikbare personeelsbudget en dat deel kunnen we direct inzetten. De komende maanden gebruiken we om verder te zoeken naar financiële dekking. In de 1e bestuursrapportage over 2021 nemen wij u hierin mee.

Bij de kadernota voor 2022 reiken wij vervolgens een voorstel aan voor structurele dekking. Dat het nodig en evenwichtig is om de organisatie op sterkte te brengen, wordt ook bevestigd door de uitkomsten van een extern onderzoek. Bureau Berenschot heeft in onze opdracht een benchmark uitgevoerd naar de apparaatskosten. Hieruit blijkt dat de

2/3

www.gemeenteAltena.nl

uitvoeringskosten van de gemeente Altena lager zijn dan gemiddeld voor vergelijkbare gemeenten, vooral als gevolg van minder capaciteit in de hogere salarisschalen. Organisatieontwikkeling Het invullen van de voor de organisatie benodigde capaciteit betekent geen eindpunt. We gaan door met de ontwikkeling van de organisatie. In dat kader werken we onder meer aan een proces van strategische personeelsplanning om onze organisatie ook op de langere termijn toe te rusten op de opgaven die voor ons liggen. Ook versterking van het projectmatig en opgavegericht werken staat op de planning, naast een nog effectiever samenspel tussen bestuur – directie – teams – medewerkers, vanuit strategie en prioriteiten. Door de organisatie op sterkte te brengen kunnen we de doorgroei structureren en faciliteren. Zo creëren we de uitgangspositie die nodig is om Altena ook op langere termijn toekomstbestendig te houden. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,

drs. A.J.E. van der Werf-Bramer

3/3

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

www.gemeenteAltena.nl