PVE vergaderfaciliteiten gemeenteraad

Gemeente Altena programma van eisen vergaderfaciliteiten gemeenteraad 19 december 2023 versie 1.0

1

1. Inhoudsopgave 2. DEEL I ALGEMEEN 2.1 Inleiding 2.2 Algemene ontwerpuitgangspunten 3. DEEL II RUIMTELIJK FUNCTIONEEL 3.1 Inleiding 3.2 Raadzaal 3.3 Commissiezalen 3.4 Overige vergaderruimtes begane grond 3.5 Vlekkenplan/ Relatieschema 3.6 Identiteit

2

2. DEEL I ALGEMEEN 2.1 Inleiding In 2019 is de gemeentelijke organisatie gehuisvest in de voormalige Rabobank. Op 4 juli 2023 heeft de gemeenteraad besloten om het pand uit te breiden, zodat de gehele organisatie hier gehuisvest kan worden. Met een amendement heeft de gemeenteraad toen besloten om een geheel nieuwe multifunctionele raadzaal onderdeel te laten zijn van het nieuwbouwproject. In aanloop naar het ontwerp van de uitbreidingen van het gemeentehuis heeft het presidium van de raad opdracht gegeven om een programma van eisen op te stellen voor de nieuwe raadzaal inclusief een voorstudie voor de nieuwe raadzaal. Tot het moment van ingebruikname van de nieuwbouw, is er behoefte om voor de komende periode de huidige vergadervoorzieningen te verbeteren. Met gebruikmaking van meubilair uit de raadzalen van de voormalige gemeenten is een flexibel in te richten raadzaal gemaakt. Na 5 jaar gebruik, blijkt dat het meubilair aan vernieuwing toe is. De vergaderstoelen raken buiten gebruik en zijn inmiddels deels vervangen door verschillende tijdelijke stoelen. Ook de tafels zijn beschadigd door het intensieve gebruik. Voor de tussentijd is het noodzakelijk aanpassingen te doen, waarbij er zoveel mogelijk rekening gehouden wordt met herbruikbaarheid van de investeringen in de nieuwe vergadersituatie na de nieuwbouw.

Programma van Eisen Doel van het te ontwikkelen PvE, is het vastleggen van de eisen voor de gewenste vergaderfaciliteiten voor de gemeenteraad. Het PvE definieert alle kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten voor de inrichting van de raadzaal, commissiezaal en andere vergaderfaciliteiten voor de fracties. Het Programma van Eisen dient vier doelen: 1. Vastleggen van de kwalitatieve en kwantitatieve eisen voor de toekomstige inrichting van de raadzaal. 2. Definiëren van de prestaties van de vergaderfaciliteiten. 3. Vastleggen van de werkwijze waarop de informatie ten behoeve van het PvE is verzameld en vastleggen hoe het document aan de hand van die informatie tot stand is gekomen. 4. Toetsingsinstrument ten behoeve van de verschillende ontwerpstadia. Werkwijze De werkwijze wordt toegelicht, zodat altijd te achterhalen is op welke wijze de gegevens zijn verzameld, hoe het PvE tot stand is gekomen en wie betrokken is geweest bij het samenstellen van het PvE. Het PvE is tot stand gekomen in samenwerking met een klankbordgroep raadzaal. Deze groep bestaat uit: • enkele leden van de gemeenteraad • griffie • ambtelijk projectleider nieuwbouw gemeentehuis • hoofdbode • projectleider OTH architecten Verder is over het concept PvE afstemming geweest met de verantwoordelijk projectdirecteur.

Vaststelling van het PvE door presidium en/of raad: Het concept-PvE zal besproken worden met de leden van de klankbordgroep waarna het voor een reactie aan het college van B&W wordt aangeboden. Daarna beoordeelt het presidium of het rechtstreeks dan wel via raadsbehandeling aan het college wordt aangeboden als bouwsteen voor het PvE van de toekomstige nieuwbouw aan het gemeentehuis, dat uiteindelijk tot een Voorlopig Ontwerp leidt.

3

2.2 Algemene ontwerpuitgangspunten In het Programma van Eisen vergaderfaciliteiten gemeenteraad Altena (PvE) wordt omschreven wat de eisen en uitgangspunten zijn voor de vergaderfaciliteiten van de gemeenteraad na realisatie van de nieuwbouw. Primair betreft dit de positionering en inrichting van de raadzaal, secundair de benodigde commissiezalen. Dit zorgt voor een heldere opdracht, wat als toetsingsinstrument dient bij de ontwerp- en realisatiefase. Hierdoor is een betere sturing op de kwaliteit van het eindproduct mogelijk. Wettelijke richtlijnen Ten behoeve van de inrichting van de raadzaal dient rekening te worden gehouden met alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen, dit betreft in ieder geval: • •

• • • • •

Gemeentewet: in de gemeentewet staat hoeveel raadsleden er zijn naar grootte van de gemeente. Bouwbesluit: in het kader van het bouwbesluit valt de raadzaal onder de functie bijeenkomst-functie. Dit is van belang bij toetsing door bouw- en woningtoezicht en de brandweer in het kader van goedkeuring voor een omgevingsvergunning. (indien van toepassing) Gemeentelijke regelgeving: zoals bouwverordening, omgevingsvergunning brandveilig gebruik. Richtlijnen van de nutsbedrijven De Arbowet, het Arbobesluit, de Arboregeling, de Arbo beleidsregels en de Arbo informatiebladen en Publicatiebladen, voor zover deze op het gebouw en het toekomstige gebruik ervan betrekking hebben. Gemeentelijk beleid voor toegankelijkheid gemeentelijke accommodaties (begin 2024 door de raad vast te stellen). NB: Voor alle bepalingen geldt dat de laatste uitgave gehanteerd dient te worden.

Richtlijnen en uitgangspunten vanuit de gemeente Altena “Uitgangspunt is een raadzaal met representatieve uitstraling die weliswaar primair bedoeld is voor de vergaderingen van de raad, maar dat deze zaal maximaal multifunctioneel te gebruiken moet zijn. Multifunctioneel houdt in, behalve raads- en incidenteel commissievergaderingen; om als "huis voor de inwoners" te fungeren, de raadzaal ook bruikbaar te laten zijn voor activiteiten van inwoners die passen bij de plaats van het gemeentehuis in de samenleving.” (Amendement d,d, 4 juli 2023) De inrichting van de zaal moet toekomstbestendig zijn en voorbereid zijn op groei van het aantal raadsleden. De ruimte moet geschikt zijn om presentaties te geven aan en bijeenkomsten te organiseren voor inwoners. Naast de genoemde wettelijke richtlijnen zijn er aanvullende eisen vanuit de gemeente waaraan de raadzaal moet voldoen, zie Deel II. Bij tegenstrijdigheden tussen het bepaalde in bovengenoemde wetten, besluiten, voorschriften, normen, eisen et cetera en hetgeen is omschreven in het PvE, is de inhoud van dit PvE van toepassing, tenzij het een wettelijke eis betreft, dan is die van toepassing. De in dit PvE vermelde normen en richtlijnen zijn uitsluitend als toelichting opgenomen en dienen niet gezien te worden als een limitatieve opsomming van de relevante overheidsvoorschriften.

Waar geen specifieke eisen worden vermeld in dit PvE dient te worden uitgegaan van de minimumeisen zoals gespecificeerd in de bovengenoemde publicaties en wetgeving.

4

3. DEEL II RUIMTELIJK FUNCTIONEEL 3.1 Inleiding De gemeenteraad heeft voor zijn functioneren een aantal vergaderfaciliteiten nodig. Deze bestaat uit een representatieve raadzaal, die op tijdstippen dat de raad daar geen gebruik van maakt, gebruikt kan worden door andere gebruikers, en twee zalen voor de Altenarondes en Altenatafels. In dit PvE wordt er van uitgegaan dat de commissiezaal en de raadzaal ook kunnen worden gebruikt voor fractievergaderingen en op andere tijdstippen door andere gebruikers. Voor de toegankelijkheid van het gebouw zijn de eisen van toepassing die de gemeenteraad opneemt in het strategisch accommodatiebeleid (april 2024). Per vergaderzaal wordt ingegaan op het gewenste gebruik (doel), wie de gebruikers zijn en wat de gebruiksbehoefte is (inclusief m2).

3.2 Raadzaal De raadzaal wordt zodanig ontworpen dat deze multifunctioneel te gebruiken is. De zaal is primair vergaderzaal voor de raadsvergaderingen met een daarbij passende uitstraling. Daarnaast is de zaal te gebruiken voor bijeenkomsten voor college en organisatie, voor huwelijken en voor bijeenkomsten door en voor inwoners.

3.2.1 Raadsvergadering Gebruikers De raadzaal moet ruimte bieden aan: • 33 raadsleden(*); • 6 collegeleden (incl. gemeente secretaris); • De voorzitter en de griffier; • Een regietafel voor 3 personen (2 zitplaatsen en regie AV, licht en klimaat); • Een publieke tribune, circa 30 personen, met goed overzicht (vanaf 2e zitrij op verhoging); • Een afzonderlijke plek voor ambtenaren (8 zitplaatsen); • Een afzonderlijke plek voor de pers (3 zitplaatsen v.v. schrijftafels); • Een afzonderlijke (werk-)plek voor de burgerleden (7 zitplaatsen). (*) Het aantal raadsleden kan in de toekomst verder toenemen wanneer het inwoneraantal verder doorgroeit naar 60.000 (nu 57.000) Voor de verdere ontwerpuitwerking zal worden uitgegaan van een groei met 2 extra raadsleden naar 33 raadsleden. Eisen • De zaal heeft een minimale vloeroppervlakte van 275 m2 • De zaal heeft een plafondhoogte van ca. 3,5m; • Goede zichtlijnen, primair voor voorzitter en griffier en de regietafel griffie (kolomvrije ruimte); • In raadsvergadering werken met spreekplekken: 4 spreekgestoeltes (ook te gebruiken als interruptieplekken).

Voor andere vergaderingen, waaronder Altenatafel en Altenaronde: mogelijkheid om te spreken vanaf de zitplaats; • Publieke tribune nabij een directe ingang raadzaal; • Inrichten regieplek en werkplek griffie, voor aansturing alle AV-techniek en actieve ondersteuning raad, regieplek nabij een ingang raadzaal; • Visueel incidenteel afsluitbaar tbv besloten vergaderingen; • Portret Koning Willem Alexander: Bestaand herpositioneren; • Iconisch element in raadzaal (plafond/vloerbedekking/…) wellicht te relateren aan “Uitnodigend bestuur”.

5

Meubilair De tafels moeten zodanig zijn opgesteld en vormgegeven, dat iedereen die deelneemt aan de vergadering iedere andere deelnemer goed kan zien. De keuze voor een enkele of dubbele ring zal nog gemaakt worden in het kader van het schetsontwerp voor de nieuwbouw. Wat betreft uitstraling heeft een enkele ring de voorkeur, wat betreft multifunctionele invulling heeft een dubbele ring de voorkeur. Als gekozen wordt voor een dubbele ring, moet het mogelijk zijn dat enkele raadsleden van alle fracties een plek hebben in de binnenste ring. De vergadertafel voor de raad, college, voorzitter/ griffier, regietafel griffie en ambtelijke ondersteuning, moet worden voorzien van draadloze microfoons en stopcontacten voor het opladen van tablet, telefoons en laptops. Voor de vergadertafel wordt uitgegaan van een diepte van het werkblad van 700mm/ 750mm, waarbij het de voorkeur heeft dat de tafel niet al te diep is, maar ook niet tegen de schotten aan wordt geschopt. Per zitplaats dient er minimaal 850mm breedte beschikbaar te zijn. De vergadertafel dient aan de voorzijde voorzien te zijn van een voorziening, ter beperking van het zicht onder de tafel. Aan de voorzijde van de tafels is een geïntegreerde en losse voorziening voor de naamborden van de raadsleden. De stoelen dienen, verrijdbaar, hoogte- en diepte instelbaar, draaibaar en comfortabel te zijn.

(Proefopstelling: voor de definitieve keuze van stoelen zal een proefopstelling worden georganiseerd.) Spreekgestoeltes Tijdens de raadsvergaderingen wordt gebruik gemaakt van een spreekgestoelte door raadsleden, wethouders en (bij uitzondering) insprekers. De spreekgestoelten zijn in hoogte instelbaar en dienen op een goed zichtbare plaats in de zaal te staan, waarbij het een voorwaarde is dat de spreker gezien wordt vanaf alle plaatsen aan de vergadertafel, de collegetafel en vanaf de publieke tribune. Griffie/regietafel De griffie bestaat uit 7 personen. Bij raadsvergaderingen zijn de griffier en 2 of 3 medewerkers van de griffie aanwezig. De medewerkers beschikken over een regie-/plek in de raadzaal (3 zitplaatsen). Publiek De inwoners kunnen alle openbare vergaderingen van de gemeenteraad zowel fysiek als digitaal bijwonen. De mogelijkheid tot inspraak vindt voornamelijk plaats tijdens vergaderingen op locatie, in een enkel geval is er inspraakmogelijkheid tijdens vergaderingen in het gemeentehuis. Bij raadsvergadering: circa 30 zitplekken. Bij voorkeur vanaf de tweede rij een verhoogde rij ten behoeve van zicht op de vergadering. Privacy Voorzien in een flexibele afscherming van de raadzaal tegen inkijk, gordijn o.i.d.. bij besloten raadsvergaderingen. Klimaat en comfort Dit PvE spitst zich toe op de bouwkundige- en inrichtingseisen en wensen.

Installatietechnische eisen voor klimaat en comfort zullen in een separaat technisch PvE moeten worden samengevat. AV-installatie De raadzaal moet beschikken over een moderne installatie, zodat de vergaderingen dynamisch in beeld en geluid te volgen zijn (ook met een stream). De AV-installatie (camera’s, microfoons, beamers, verlichting etc.) is centraal te regelen vanaf de regieplek in de vergaderzaal. Audio-visuele eisen zullen in een separaat technisch PvE moeten worden uitgewerkt.

6

3.2.2 Vergaderingen voor de organisatie De raadzaal wordt overdag gebruikt door het college en de ambtelijke organisatie voor ontvangsten, vergaderingen en presentaties. Een multifunctionele opstelling biedt de mogelijkheid om ook met wat kleinere groepen (tot 12 personen) prettig te vergaderen.

3.2.3 Huwelijken De raadzaal moet bruikbaar zijn voor het sluiten van huwelijken. Prettige zitplaatsen voor familie en vrienden, een spreekgestoelte voor de ambtenaar van de burgerlijke stand, twee representatieve stoelen voor het huwelijkspaar en een tafel voor het ondertekenen van de formele documenten.

3.2.4 Overige evenementen De raadzaal wordt overdag ook gebruikt voor grotere en representatieve bijeenkomsten zoals inburgeringsceremonies, de lintjesregen of een nieuwjaarsbijeenkomst. De gemeente Altena betrekt intensief inwoners bij belangrijke projecten en gebeurtenissen (participatie). De raadzaal moet hiervoor ruimte bieden zodat bijeenkomsten met en voorlichtingsavonden aan inwoners goed gefaciliteerd kunnen worden. Hiervoor moet het mogelijk zijn om een andere opstelling te maken. “Uitgangspunt is een raadzaal die weliswaar primair bedoeld is voor de vergaderingen van de raad, maar dat deze zaal maximaal multifunctioneel te gebruiken moet zijn. Multifunctioneel houdt in, behalve raads- en incidenteel commissievergaderingen; om als "huis voor de inwoners" te fungeren, de raadzaal ook bruikbaar te laten zijn voor activiteiten van inwoners die passen bij de plaats van het gemeentehuis in de samenleving.” (Amendement d,d, 4 juli 2023)

3.3 Commissiezalen 3.3.1 Altenaronde/-tafel en commissievergaderingen Gebruikers De gemeente Altena heeft op dit moment 31 raadsleden. Dit aantal kan bij de verwachte groei oplopen naar 33 raadsleden vanaf 2030. Naast raadsleden kent de gemeente Altena ook burgerleden. Zij nemen alleen deel aan de commissievergadering, de zogenaamde Altenarondes en -tafels. Deze commissievergaderingen vinden plaats in de raadzaal (die dan fungeert als commissiezaal) en de commissiezaal en wanneer dat nodig is kan uitgeweken worden naar de ruimte van de huidige raadzaal, bijvoorbeeld wanneer (incidenteel) met drie parallelle vergaderingen wordt gewerkt. Behalve vergaderdeelnemers (woordvoerders, voorzitter en griffie, portefeuillehouder en ambtenaar) biedt de commissiezaal ruimte aan een publieke tribune. Ook bieden de zalen zitplaatsen voor de ambtelijke organisatie en ondersteuners van de fracties Dit kan gecombineerd zijn met de publieke tribune. Afzonderlijke plekken zijn nodig voor de ondersteuning vanuit de griffie (eenvoudige regie-/werkplek), twee zit-/schrijfplaatsen voor de pers.

Een commissiezaal moet ruimte bieden aan: • 14 woordvoerders; • De portefeuillehouder en ambtenaar; • De voorzitter en de griffier; • Een regietafel (eenvoudige regie-/werkplek); • Een publieke tribune, circa 15 personen, met goed overzicht (vanaf 2e zitrij op verhoging); • Plek voor ambtenaren (5 zitplaatsen); • Plek voor de pers (2 zitplaatsen v.v. schrijftafels); • Plek voor 2 à 3 ondersteuners van de fractie;

7

Eisen Voor de commissievergaderingen is een carréopstelling, eventueel met één open einde ivm zichtbaarheid vanaf publieke tribune het uitgangspunt. De commissiezalen hebben de volgende eisen:

• • • • • • • • •

Toegankelijkheid (gelijkvloers), zie Hoofdstuk 3.3 Goede zichtlijnen Flexibel in te richten (meubilair eenvoudig te verwijderen) Functioneel representatief Spreekplekken vanaf zitplaatsen Publieke tribune nabij ingang Maximaal 2 camera’s, zodat bediening eenvoudig is (beperkter beroep op personele aanwezigheid griffie) Visueel afsluitbaar voor besloten vergaderingen De zaal heeft een minimale vloeroppervlakte van 125 m2

Gebruik Op twee avonden in de week zullen de grootste fracties van de raadzaal en de commissiezaal gebruik maken voor de reguliere fractievergaderingen. Behalve als zaal voor de Altenatafels is de commissiezaal ook te gebruiken door het presidium, de Auditcommissie, Rekenkamercommissie en werkgroepen van de raad.

3.3.2 Vergaderingen voor de organisatie Gebruikers De commissiezaal wordt overdag gebruikt door het college en de ambtelijke organisatie voor vergaderingen en presentaties. Daarnaast zullen gemeentelijke commissies- en adviesorganen van het college en bijvoorbeeld de Ondernemingsraad gebruik kunnen maken van de commissiezaal. Eisen Het moet mogelijk zijn andere opstellingen te maken, zoals college- en theateropstelling.

3.4 Overige vergaderruimtes begane grond 3.4.1 Fractievergaderingen Gebruikers Twee avonden in de week maken raadsfracties gebruik van de vergaderfaciliteiten. In dit PvE wordt uitgegaan van 8 raadsfracties. De grootste fracties hebben behoefte aan 12 tot 15 zitplaatsen, voor de andere fracties wordt uitgegaan van 6 tot 10 zitplaatsen. De grootste fracties maken gebruik van de raadzaal en de commissiezaal, de kleinere fracties van de overige in dit deel van de begane grond beschikbare kleinere vergaderfaciliteiten. Eisen Een vergaderzaal heeft een minimale vloeroppervlakte van 3m2 per zitplek. Gebruik De fracties moeten toegang hebben tot toiletgroepen en koffie- en theevoorzieningen. Het heeft de voorkeur dat fractievergaderingen buiten het reguliere beveiligingsregime van het gedeelte van het gemeentehuis plaats kunnen vinden. Dit vergroot de mogelijkheden voor het gebruik (ruimere

8

openstelling) en de veiligheid van de werkplekken van college en organisatie (mede met het oog op gasten die binnenkomen).

3.4.2 Vergaderingen voor de organisatie De overige vergaderruimtes worden overdag voor diverse doeleinden gebruikt door de ambtelijke organisatie. Deze behoefte en de daaraan te koppelen eisen worden uitgewerkt in het PvE voor de nieuwbouw dat onder verantwoordelijkheid van het college wordt opgesteld.

3.5 Vlekkenplan/ Relatieschema Inleiding De nieuwe raadzaal moet opgenomen worden op de begane grond van de nieuwbouw vleugel, aansluitend aan publieksruimte. De raadzaal kent een aantal belangrijke ruimtelijke relaties die hieronder nader worden beschreven. Zie algemeen PvE nieuwbouw voor specifieke eisen ruimtelijke relaties.

Relatieschema

Commissiezaal Eén commissiezaal voor Altenatafels, Altenarondes, presidium, Auditcommissie, fractievergaderingen. De huidige raadzaal is beschikbaar om te fungeren als extra commissiezaal. Vergaderruimten Raadsgedeelte afsluitbaar voor avonden en weekenden; veronderstelt voldoende vergaderruimten voor fractievergaderingen (veronderstelt ook enkele kleine (bestaande) vergaderruimten). Entree/ Foyer Het raadsgedeelte moet een eigen entree vanaf buiten krijgen via een foyer. Koffiehoek Ten behoeve van ontvangst en bediening tijdens vergaderingen is er een koffiehoek met beperkte opslagruimte voor de bodedienst gewenst in het raadsgedeelte. Toiletten Het raadsgedeelte moet een eigen toiletgroep krijgen, inclusief miva toilet. Opslagruimten/ technische ruimte Opslagruimte voor meubilair, AV-middelen en attributen raad (icm technische ruimte). De minimale oppervlakte hiervoor is 10 m2 bij louter gebruik door raad, college en organisatie. Bar Ten behoeve van een borrelmogelijkheid na afloop van een vergadering. Eventueel kan dit de bestaande voorziening zijn.

9

3.6 Identiteit

10