Overdrachtsdocument 2026 (definitieve versie)

versie 9 december 2025

Overdrachtsdocument 2026 van en voor de gemeenteraad Vooraf Het presidium heeft op 2 september 2025 opdracht gegeven een overdrachtsdocument op te stellen. Een document met daarin de ervaringen van de afgelopen raadsperiode en aanbevelingen voor de nieuwe gemeenteraad. Doel hiervan is de gemeenteraad in april 2026 een comfortabele start te geven. Het Overdrachtsdocument is opgesteld door de griffie. Als voornaamste adviseur van de gemeenteraad heeft de griffie zich gebaseerd op de gesprekken tijdens de startbijeenkomst op 2 september, de opbrengsten van de laatste heisessies met raad en college, de reflecties in het presidium en verschillende gesprekken van evaluatieve aard, zoals de intervisie van tafelvoorzitters of suggesties tijdens fractiebezoeken. Een eerste concept is op 19 november 2025 ter reflectie besproken met het presidium.

Belangrijkste bevindingen/aanbevelingen De gemeenteraad heeft de afgelopen jaren een solide fundament gelegd voor de komende raadsperiode. De Altenacode is de basis voor hoe de gemeenteraad gekend wil zijn, hoe de onderlinge verhoudingen zijn en hoe de raad zich verhoudt tot college en ambtelijke organisatie. De conclusie mag zijn dat dit heeft geresulteerd in een constructieve werkwijze, respectvol, transparant en duaal. De raad doet ertoe! Daarbij is het vergadermodel beproefd en goed bevonden. Er is zeer breed draagvlak voor het BOBmodel. Ten derde heeft de raad positie gekozen in belangrijke beleidsprocessen. Met de Langetermijnagenda kan gestuurd worden op die positie. De implementatie daarvan vergt nog aandacht in het samenspel met college en organisatie. De laatste conclusie is dat de raad goede stappen heeft gezet in het zichtbaar zijn voor de inwoners en partners. Hier kunnen de komende jaren nog verdere stappen gezet worden. Enkele andere belangrijke aanbevelingen zijn: − Investeren in een gedegen start- en opleidingsprogramma. − Versterken informatiepositie in het algemeen (dossiervorming) en monitoring beleidsuitvoering in het bijzonder. − Aandacht van de raad alleen richten op de meest belangrijke regionale samenwerkingen. − Aandacht blijven besteden aan zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad en zijn leden.

− Doorontwikkeling van de planning- en controlcyclus en -documenten om de sturende en controlerende rol van de raad te versterken.

Vaststelling Overdrachtsdocument De gemeenteraad wordt gevraagd het overdrachtsdocument begin 2026 vast te stellen. Doel van dit document is om de nieuwe gemeenteraad een vliegende start te geven, gebaseerd op de ervaringen van de eerste twee raadsperioden van de gemeente Altena. Vanzelfsprekend staat het de raad na 1 april 2026 vrij andere keuzes te maken. Het vertrekpunt is gebaseerd op 4 jaar ervaring.

1

Opzet overdrachtsdocument In 2023 is het concept “de raad van morgen” geïntroduceerd. Een concept, waarin de aandachtsvelden van de gemeenteraad als kamers zijn aangeduid, kamers die als puzzelstukken in elkaar haken en met elkaar samenhangen. Dit concept is sindsdien door raad en griffie gebruikt om het gesprek te hebben over de werkwijze van de gemeenteraad. Het Overdrachtsdocument is opgebouwd aan de hand van deze puzzelstukken.

Geprobeerd is de bevindingen van de afgelopen raadsperiode compact te formuleren in de signalering en analyse. Uiteindelijk gaat het erom wat we “doen”, wat de inwoners concreet merken en ervaren van de raad. Daarom is bij elk aandachtsveld concreet aangegeven wat de komende jaren gedaan zou kunnen worden om het raadswerk verder te versterken. Aan de slag dus!

Afsluiting en startprogramma Het overdrachtsdocument wordt afgesloten met enkele concrete suggesties voor de aanvang van de volgende bestuursperiode. Essentieel onderdeel daarvan is het startprogramma. Dit programma wordt als bijlage toegevoegd. Het programma is opgebouwd uit enkele onderdelen bedoeld voor de gehele raad en onderdelen voor specifieke doelgroepen (nieuwe raads- en burgerleden, tafelvoorzitters, leden Auditcommissie etc.). Daar waar in dit Overdrachtsdocument gesproken wordt over het startprogramma is dat een verwijzing naar een onderdeel voor de gehele raad, tenzij anders aangegeven.

2

Algemeen Visie De raad van Altena wil er toe doen door een actieve bijdrage te leveren aan de samenleving als vertegenwoordiger van en verbinder in Altena. Ambitie De raad is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar, neemt bewust positie in ten opzichte van de samenleving. Uitnodigend besturen vormt de leidraad voor het handelen van de raad en zijn leden. Altenacode De Altenacode is het akkoord dat de raad in 2019 heeft vastgesteld als leidraad voor het eigen functioneren. In 2022 is de Altenacode herbevestigd met een raadsbesluit. De waarden zijn beschreven en vertaald naar concreet gedrag en handelingsrepertoire. Deze zijn nog steeds herkenbaar als onderlegger voor onze eigen normen en waarden. Gedurende de afgelopen raadsperiode zijn er twee zaken waarvan met elkaar is aangegeven deze te willen toevoegen aan de Altenacode: 1. Verschillende malen is gesproken over het wekken van verwachtingen bij inwoners in relatie tot de ombudsrol. Het is belangrijk in de relatie met inwoners helder te zijn over de rol van de raad en niet “de aap op de schouder te nemen”. Dit punt zou een waardevolle toevoeging zijn op de Altenacode. 2. Bij de besprekingen rond het Agressieprotocol is aangegeven dat het “omzien naar elkaar” een waardevolle aanvulling op de Altenacode zou zijn. Niet ieder raads- of burgerlid ervaart en beleeft bejegening door anderen op eenzelfde manier.

Daar oog voor hebben en indien nodig naar handelen versterkt het met elkaar gemeentebestuur zijn. Geadviseerd wordt de Altenacode te blijven gebruiken als onderlegger voor het samenspel tussen gemeenteraad, college en samenleving. Het bevat belangrijke waarden en maakt deze ook concreet. Integriteit en agressie Integriteit van raads- en burgerleden start met het afleggen van de eed in de raadsvergadering. Dit markeert het belang van integer handelen. Belangrijk is de cultuur te behouden waarin het gesprek gevoerd kan worden en zaken gezamenlijk overwogen kunnen worden. Integriteit is vaak niet zwartwit, maar het omgaan met dilemma’s die een persoonlijke (en soms gezamenlijke) afweging verdienen. In 2025 heeft de gemeenteraad een agressieprotocol vastgesteld, na een bewustwordingsproces waarin dit thema besproken is binnen fracties en raad. De conclusie is dat agressie jegens raads- en burgerleden aandacht behoeft en een regulier gespreksonderwerp moet kunnen zijn. Agressie en intimidatie vormen een toenemend probleem dat de democratische waarden kan ondermijnen. Het protocol geeft belangrijke houvast, maar belangrijker is dit thema bespreekbaar te maken en houden binnen de raad en binnen fracties. Aanbevelingen 1. De Altenacode aanvullen en herbevestigen. 2.

In het startprogramma ruimte maken voor bespreking van de Altenacode, zodat dit een door de raad gedragen code kan blijven. 3. De Altenacode zichtbaar maken in het nieuwe vergadercentrum en daarnaast regelmatig zichtbaar aanwezig laten zijn bij activiteiten van de raad. 4. In het startprogramma een bijeenkomst integriteit en omgaan met agressie organiseren. 5. Burgemeester en griffier verzoeken opnieuw met alle raads- en burgerleden integriteitsgesprekken te voeren.

3

Inwoners- of ombudskamer

Inwonerskamer Democratische waarden en zichtbaarheid In deze polariserende tijd met een laag vertrouwen in de politiek, is het meer dan ooit belangrijk het belang uit te dragen van de (lokale) democratische waarden door aandacht hiervoor in het onderwijs, het ontvangen van gasten van de raad en de cursus politiek actief. Ook de Altenacode is een essentiële onderlegger hiervoor. Vertrouwen in de lokale democratie begint ook met de bekendheid van lokale politici. De afgelopen jaren is hierin geïnvesteerd door de raad met kernbezoeken en zichtbaarheid in de media (filmpjes etc.), maar ook door de raadsfracties met bijvoorbeeld werkbezoeken en via (sociale) media. De burgemeester heeft onder andere de rol van “hoeder van de lokale democratie”. Vanuit deze rol kan hij in samenspel met gemeenteraad en college maatschappelijk relevante thema’s agenderen en bespreekbaar maken. Het stimuleren van het gesprek tussen betrokken inwoners en gekozen volksvertegenwoordigers door in dialoog overtuigingen en denken te toetsen draagt bij aan nieuwe inzichten en kennis. Het Socratische gesprek zou hier een mooie vorm voor kunnen zijn. Het presidium heeft in 2023 een communicatieplan vastgesteld met als doel de zichtbaarheid van de raad te versterken.

Daaruit zijn tal van initiatieven voort gekomen, zoals de Cursus Politiek Actief, de Gastlessen op scholen, Gast van de raad, de kernbezoeken, filmpjes met raadsleden en de ‘explainers’ als uitleg hoe de raad werkt. Geadviseerd wordt om dit plan te herijken en de initiatieven waar nodig te hernieuwen en aan te vullen met nieuwe initiatieven. Uitnodigend bestuur en participatie Begin 2025 heeft het presidium de raadsopdracht vastgesteld, waarmee het college opdracht heeft gekregen om binnen de daarin beschreven kaders te komen tot bij Altena passend participatiebeleid. Leidraad daarvoor is het principe van uitnodigend bestuur. Het college heeft in oktober 2025 aangegeven medio 2026 een concreet voorstel aan de raad voor te leggen. Ombudsfunctie Een laagdrempelige inloop ín de dorpen, het politiek podium, toegankelijke en bekende raads- en burgerleden en een actief uitnodigingsbeleid dragen bij aan de volksvertegenwoordigende rol van raads- en burgerleden. In het algemeen weten inwoners de raad wel te vinden, zo is de indruk. Het is aan raadsleden om vanuit het principe van uitnodigend bestuur inwoners aan te horen en daar op een gepaste wijze op te reageren. Tijdens de startbijeenkomst in 2023 is hier onder andere met een rollenspel aandacht aan besteed.

De ombudsfunctie betekent het adequaat op weg helpen van de inwoner, zodat deze zijn probleem of initiatief verder kan brengen. Soms kan het contact aanleiding zijn een onderwerp actief te agenderen: de agenda van de straat wordt zo herkenbaar in de agenda van de raad. In dit kader kunnen de volgende aanbevelingen genoemd worden: 1. Gebruik contacten met inwoners om invulling te geven aan de controlerende rol van een raadslid. 2. Agendeer actief onderwerpen uit de samenleving, maar realiseer je dat het onderwerp daarmee het politieke domein wordt in getrokken. Dat kán helpend zijn, maar is dat niet altijd. 3. Wees er alert op dat een verhaal meer kanten kan hebben; laat je breed informeren, zodat je niet onbedoeld “voor iemands karretje wordt gespannen”. 4. Ga in het startprogramma opnieuw het gesprek aan om deze belangrijke rol als raads- of burgerlid uit te werken.

4

Jongerenraad De Jongerenraad (JR) is voortgekomen uit één van de icoonprojecten in aanloop naar de herindeling. Een succesvol burgerinitiatief, waarmee de gemeente een eigen adviesclub van jonge mensen (13-23 jaar) heeft. Uitgangspunt is dat de JR zich bezighoudt met zelf gekozen onderwerpen, die aansluiten op de leefwereld en belangstelling van de jongeren zelf. De JR is zelf verantwoordelijk voor onderwerpkeuze en manier waarop zij een onderwerp oppakken. Vanuit de raad is er zorg over de continuïteit en zichtbaarheid van de JR. De afgelopen raadsperiode is het aantal leden afgenomen naar ongeveer de helft van het maximale aantal van 21. Werving van nieuwe jongeren is een urgent aandachtspunt. Mogelijk draagt het werken aan een grotere zichtbaarheid van de JR bij aan zijn bekendheid, waardoor het aantal leden kan groeien. Ook de zichtbaarheid bij de gemeenteraad is de afgelopen jaren afgenomen. Dat is een zorgelijke ontwikkeling, want er wordt waarde gehecht aan inzichten en ideeën van jonge inwoners van Altena. Geadviseerd wordt vanuit de gemeente de ontwikkeling van de JR te blijven ondersteunen.

Aanbevelingen 1. Herijken communicatieplan gemeenteraad en de initiatieven waar nodig te hernieuwen en aan te vullen met nieuwe initiatieven. 2. Stimuleren van het maatschappelijk gesprek over de lokale democratie onder regie van de burgemeester. 3. Voortzetten van de kernbezoeken. 4. Vaststellen participatiebeleid als afronding raadsopdracht. 5. Gepast aandacht besteden aan de wijze waarop de ombudsfunctie wordt ingevuld. 6. Actief bijdragen aan de ontwikkeling van de Jongerenraad met aandacht voor continuïteit en zichtbaarheid.

5

Besluitvormingskamer

Besluitvormingskamer Vergadermodel Er is breed draagvlak om het BOB-model en de wijze waarop de raad vergadert voort te zetten. Het geeft een prettige vaste structuur. De vergaderorde en wijze van vergaderen, waarbij de voorzitters meestal de gewenste souplesse laten zien, behoeven geen aanpassing. Het presidium reflecteert regulier op het verloop van de vergaderingen en twee maal per jaar kijkt de raad tijdens een heidag of startbijeenkomst “in de spiegel”. In overweging wordt gegeven om in de komende raadsperiode ook eens van buiten naar binnen te laten kijken. Hoe kijken betrokken inwoners, zoals bijvoorbeeld deelnemers aan Politiek Actief of Gasten van de raad, naar de manier waarop de raad vergadert. Wel is de aanbeveling puntjes op de i te zetten: 1. Blijvend aandachtspunt is dat bewaakt wordt dat de Altenaronde als doel heeft informatie te verzamelen (onderwerp helder) en de Altenatafel als doel heeft het onderlinge debat te voeren en geen vragen te stellen. Dat betekent ook dat tijdens een Altenaronde soms een korte verduidelijking nodig is bij een te stellen vraag en tijdens een Altenatafel een korte ophelderings-vraag mogelijk is om het goede debat te kunnen voeren. 2. Altenarondes worden niet meer op locatie gehouden. Daarom is het advies om ook bij de Altenaronde met (max) twee deelnemers per fractie te werken. 3.

De rondvraag bij de Altenatafel kan beter worden benut, er wordt nog te weinig gebruik van gemaakt. Ook kan de vraagstelling soms scherper en duidelijker. 4. Begrotingsdebatten zouden moeten gaan over beleid en middelen (financiën) voor de komende jaren. Onderwerpen die geen relatie hebben met de begroting kunnen ook in een andere raadsvergadering geagendeerd worden. 5. De Regeling op de vergaderingen en organisatie van de gemeenteraad actualiseren en hernoemen als “Verordening op de vergaderingen en organisatie van de gemeenteraad en zijn commissies 2026”. 6. De nieuwe raad betrekt in 2027 een nieuw vergadercentrum. Bij de inrichting daarvan moet het presidium doordachte keuzes maken, zodat faciliteiten aansluiten op de behoefte van de raad. Presidium en agendering In de raad is veel vertrouwen in het presidium bestaande uit de fractievoorzitters. Bij afwezigheid worden zij vervangen door een ander raadslid van de fractie. Het presidium heeft een breed takenpakket. Het is niet alleen het agenderende orgaan, maar heeft ook als taak het algehele functioneren van de raad te volgen, bespreken en wanneer nodig daar op bij te sturen. In de afgelopen periode is steeds vaker een onbalans in de agenda ontstaan tussen ruimtelijk en sociaal domein.

Daarom wordt aanbevolen als raad in de komende periode specifiek aandacht te besteden aan en te sturen op de agendering van thema’s in het sociaal domein. Wellicht kan naar analogie van de afspraken over de rol van de raad in het ruimtelijk domein onder de Omgevingswet tot een afspraak gekomen worden over de rol van de raad bij het formuleren van beleid in het sociaal domein onder de paraplu van de visie (Koers sociaal domein). Geadviseerd wordt: 1. De samenstelling van het presidium van fractievoorzitters te handhaven en de vervangingsregeling te continueren. 2. Het presidium, in overleg met het college, te laten bewaken dat er een betere spreiding van onderwerpen ontstaat. Fracties hebben daarnaast voor grotere onderwerpen behoefte aan meer voorbereidingstijd om stukken te lezen/bespreken. Dat impliceert dat agendering van stukken in de eerstkomende cyclus geen automatisme is. 3. Nagaan of voor de beleidsvorming in het sociaal domein nadere afspraken te maken zijn over de rol van de raad daarbij. 6

Burgerleden Elke fractie in de raad heeft de mogelijkheid 4 burgerleden voor te dragen voor benoeming. Burgerleden leveren een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de fracties en de raad. De keuze om ook personen die niet op de kandidatenlijst hebben gestaan voor te dragen, biedt met name in een jaar voor de verkiezingen de mogelijkheid om nieuwe mensen alvast mee te laten draaien. Hoewel burgerleden geen gelijke positie hebben als raadsleden worden zij zoveel mogelijk op eenzelfde wijze betrokken bij het raadswerk. Tenslotte is een aandachtspunt hoe om te gaan met de vergoeding van de burgerleden. In beginsel ontvangen deze presentiegeld voor deelname aan de commissievergaderingen (Altenaronde, Altenatafel, Auditcommissie). Daarnaast kunnen fracties ervoor kiezen een (extra) vergoeding te verstrekken uit het fractiebudget. Geadviseerd wordt deze werkwijze te bespreken en te komen tot duidelijke afspraken.

Aanbevelingen: 1. Aandacht voor goede werking van het BOB-model. 2. Aantal deelnemers Altenaronde per fractie aanpassen naar twee. 3. Externe reflectie op het vergaderen van de raad door bijvoorbeeld deelnemers van Politiek Actief of Gasten van de raad vragen. 4. Regeling op de vergaderingen en de organisatie van de raad actualiseren en hernoemen. 5. Via het presidium een actieve betrokkenheid bij de inrichting van het vergadercentrum voor de nieuwe raad borgen. 6. Specifiek aandacht besteden aan en sturen op de agendering van thema’s in het sociaal domein en daarbij nagaan in hoeverre nadere afspraken over de rol van de raad bij beleidsvorming te maken zijn. 7. Het presidium actief te laten sturen op agendaspreiding om de werkdruk van raads- en burgerleden behapbaar te houden. 8. In het presidium de vergoedingenstructuur voor burgerleden bespreken en daarover afspraken maken.

7

Regiokamer

Regiokamer In de afgelopen 2 jaar is vanuit raad en griffie geïnvesteerd in de betrokkenheid van de gemeenteraad bij regionale samenwerking. Drijfveer hiervoor is het toegenomen aantal strategische onderwerpen, die regionaal ter hand worden genomen. Betrokkenheid raad bij regionale samenwerkingen Met een werksessie is door de gemeenteraad aangegeven op welke wijze de raad betrokken wil zijn bij de bijna 40 samenwerkingsverbanden. Daarbij is op basis van een impactanalyse onderscheid gemaakt naar drie niveaus van betrokkenheid: basispakket, pluspakket en risicopakket. Met de vaststelling van de verdeling hiervan is door de raad bepaald dat in 2026 opnieuw beoordeeld wordt hoe de raad betrokken wil zijn bij alle samenwerkingen. Het is belangrijk dat voor de samenwerkingen die door de raad worden aangemerkt als risicovoller, de betrokkenheid van de raad verder verbeterd wordt. Deels kan dat door vast te houden aan de vastgelegde afspraken, deels door ook actief contacten te onderhouden met andere gemeenteraden. Radensamenwerking in West-Brabant en de Baronie In 2025 is regionaal een (informele) agendacommissie ingesteld van raadsleden vanuit een aantal gemeenten. Deze commissie organiseert drie maal per jaar een radenbijeenkomst voor de 16 gemeenteraden van West-Brabant.

Met het oog op de start van de nieuwe gemeenschappelijke regeling voor de Baronie hebben de 10 gemeenteraden aangegeven samen te willen werken in een gemeenschappelijke adviescommissie. Deze commissie zal taken krijgen die overlappen met de informele agendacommissie West-Brabant. In het jaar 2026 zal bezien moeten worden hoe de radensamenwerking op de schaal van West-Brabant zich verhoudt tot de samenwerking binnen de nieuwe GR De Baronie.

Aanbevelingen: 1. Doorgaan met het bepalen op welke wijze de raad betrokken wil zijn bij samenwerkingsverbanden op basis van een in het najaar van 2026 te organiseren werksessie waarin een impactanalyse wordt uitgevoerd. 2. De wijze waarop de raad betrokken is bij samenwerkingsverbanden met een risico- of pluspakket actief op te pakken en het college erop aanspreken de raad daarin te ondersteunen. 3. Bepalen hoe de radensamenwerking op de schaal van West-Brabant zich verhoudt tot de samenwerking binnen de nieuwe GR De Baronie. 4. Invulling geven met de andere negen Baroniegemeenteraden aan de gemeenschappelijke adviescommissie om zo de positie van de raden beter te borgen en de griffie vragen hier een actieve rol in te blijven spelen.

8

Opgavenkamer

Opgavenkamer Lange-termijnagenda Het benoemen en op de agenda zetten van de meest belangrijke maatschappelijke (en politieke) onderwerpen door de raad is belangrijk. De raad neemt het voortouw, positioneert zichzelf en kan zichtbaar zijn in het proces. De LTA is hierbij een belangrijk instrument. De LTA heeft als doel de raad vooraf een positie te geven in de meest belangrijke dossiers en daar een globale planning aan te koppelen. In de dagelijkse praktijk zou de LTA vooral een communicatiemedium moeten zijn, waarmee de raad zijn wensen aan het college kenbaar maakt en het college de raad actief informeert over de voortgang en planning van de onderwerpen. In de afgelopen raadsperiode is dit laatste nog onvoldoende uit de verf gekomen. Het helpt dat de raad onderscheid maakt tussen focusdossiers (met een raadsopdracht en een KSG), een plusdossier (raad kiest voor richtinggevende positie) en basisdossier (initiatief voor proces wordt aan college gelaten). Voor de focusdossiers wordt een raadsopdracht vastgesteld, waarin het dossier afgekaderd wordt en het proces uitgestippeld wordt. Uit pragmatische overwegingen is in de afgelopen raadsperiode gekozen om de raadsopdracht door het presidium te laten vaststellen. Het valt te overwegen, om het proces raadsbreed gedragen te laten zijn, deze formeel door de raad te laten vaststellen.

Kleine Slimme Groepjes Voor de focusdossiers stelt het presidium een KSG’tje in. Deze laatste is een informele werkgroep van veelal drie raadsleden, die als taak heeft het proces te begeleiden en waar nodig (praktische) afstemming te hebben met de portefeuillehouder. Formele besluiten worden genomen door het presidium. De sturing van het proces ligt bij de raad. Om te voorkomen dat het college onvoldoende voeling heeft bij het verloop van dit proces en om de deskundigheid van de organisatie te benutten zijn een portefeuillehouder en beleidsadviseur aanwezig bij de bijeenkomsten van een KSG’tje. Omdat rol en positie van het KSG’tje niet bij alle spelers binnen de gemeente helder is, verdient het aanbeveling dit te verduidelijken en vast te leggen. Het is niet gebruikelijk geweest dat het KSG’tje tijdens het proces de raad en/of het college informeert over de voortgang. Overwogen kan worden hierin wel te voorzien, zodat de raad beter kan volgen dat er een proces loopt en wat daarvan de voortgang is. Aanbevelingen: Doorgaan met deze werkwijze, want het helpt de raad in zijn sturende rol en zich te positioneren. Daarbij de volgende aandachtspunten in acht nemen: 1. Het bewustzijn bij raads- en burgerleden versterken dat de raad zelf kan sturen op het behandelproces via de LTA. 2. Wees je je ervan bewust dat het vaak lastig is om de planning van de LTA te sturen.

De raad is afhankelijk van het college. 3. De LTA als communicatiemedium tussen raad en college verder versterken en college en directie verzoeken hier actief op te sturen. 4. Raadsopdrachten formeel door de gemeenteraad te laten vaststellen. 5. Rol en positie van de KSG’tjes uitwerken en verankeren, zodat daarover geen onduidelijkheid kan zijn. 6. Overwegen om tussentijds meer inzicht te geven waar de KSG’tjes zich mee bezig houden. De tijd is rijp voor een andere benaming voor het KSG’tje.

9

Informatiekamer

Informatiekamer Informatiemanagement en dossiervorming De raad heeft in 2024 besloten beter ondersteund te willen worden in de ontwikkeling van de eigen informatiepositie. Op basis van een integraal informatieplan heeft het presidium er voor gekozen vooral in te zetten op verbetering van dossiervorming, ontwikkeling van monitoringsinstrumentarium en de mogelijkheden van het gebruik van AI in kaart te brengen. Het huidige raadsinformatiesysteem heeft een aantal aandachtspunten. De dossiermodule met daarin een aantal themadossiers wordt gewaardeerd, maar wanneer je over een ander onderwerp documenten wil zoeken, blijkt dat lastig. Wellicht kan de inzet van AI hier in de komende jaren in gaan helpen. Advies aan de gemeenteraad is daarom bij de aanbesteding van het RIS - dat medio 2026 opgepakt moet worden - met name dit punt aandacht te geven. Informatiemanagement en monitoring De gemeenteraad heeft begin 2024 op initiatief van de Auditcommissie het college opdracht gegeven een monitoringinstrumentarium te ontwikkelen. In de praktijk blijkt dit moeizaam op gang te komen. Eerst moet de basis op orde gebracht worden, daarna kan monitoring ontwikkeld worden. Er is vooral behoefte de impact van gemeentelijk beleid in beeld te krijgen. Advies is om er als raad op toe te zien dat bij de opstelling van een bestuursakkoord en collegeprogramma aandacht is voor SMART formuleringen van o.a.

ambities/doelen. Daarmee wordt een basis gelegd voor de raad die met de vaststelling van de eerste begroting in de komende raadsperiode een vertaling kan worden gemaakt van de ambities/doelen naar indicatoren zodat de ontwikkeling van monitoring mogelijk wordt. Het is van waarde als daarbij aangesloten wordt op rol, taak en informatiebehoefte van de raadsleden (woordvoerders). Gebruik Artificial Intelligence (AI) De ontwikkeling van AI gaat razendsnel. In de raadsperiode 2026-2030 zal de impact hiervan toenemen. Geadviseerd wordt om als raad steeds na te gaan hoe dit voor de raad als geheel en voor raadsleden individueel helpend kan zijn in hun rol. Van de griffie mag een actieve rol verwacht worden bij de advisering hierin, onder andere om gezamenlijke richtlijnen te ontwikkelen en raads- en burgerleden op te leiden op een verantwoorde manier om te gaan met AI toepassingen Aanbevelingen: 1. Inzetten op verdere versterking van het informatiemanagement ten behoeve van de raad. 2. Bij de aanbesteding van het RIS in 2026 specifiek aandacht richten op een adequate zoekfunctie. 3. De ontwikkeling van beleidsmonitoring actief stimuleren, mede door bij de opstelling van een bestuursakkoord, collegeprogramma en/of de eerste begroting actief op te sturen op SMART ambities/doelstellingen en indicatoren. 4.

De toegankelijkheid en leesbaarheid van raadsstukken zijn blijvende aandachtspunten. Wellicht is met de inzet van AI hier winst te behalen voor de organisatie en/of de griffie. 5. Het Griffiebericht is zeer bruikbaar en biedt een nuttig overzicht. Wellicht zijn er in de toekomst mogelijkheden meer gerichte informatie per woordvoerder/per domein of bijvoorbeeld specifieke raadsleden op te nemen. 6. De Gesprekswijzers te blijven inzetten als leidraad bij te behandelen stukken in de vergaderingen.

10

Controlekamer

Controle kamer Instrumenten van de raad De gemeenteraad beschikt over een goede gevulde ‘gereedschapskist’. Raads- en burgerleden hebben een heel aantal instrumenten tot hun beschikking. Met deze instrumenten zijn raads- en burgerleden in staat invulling te geven aan hun controlerende taak. In de afgelopen raadsperiode zijn de beschikbare instrumenten, van het (technische) vragenrecht tot een raadsonderzoek ingezet. Vanuit de raadsleden is er behoefte aan meer inzicht en kennis over een effectief gebruik van deze instrumenten. Kernpunt daarbij is dat raads- en burgerleden enerzijds effectief zijn in de uitvoering van hun controlerende taken, en dat anderzijds het college in positie is om zich op een correcte wijze te verantwoorden over het gevoerde bestuur. Ook hierbij is een constructief samenspel uiteindelijk het streven. In algemene zin is het advies om de “instrumentenladder” bewust in te zetten en vanuit kennis van de feitelijke situatie via het vragen naar een bestuurlijk oordeel eventueel te komen tot een raadsuitspraak. Actieve informatieplicht Het college geeft ruimhartig invulling aan zijn informatieplicht door het toesturen van raadsinformatiebrieven (RIB’s). Voor raadsleden levert dit, ook doordat deze RIB’s soms in grote aantallen tegelijk worden aangeboden, een uitdaging op. Om effectief een controlerende rol te hebben is het belangrijk dit goed te monitoren.

Dit vraagt een alerte houding van raadsleden en raadsfracties. Zeker in drukkere tijden ontsnapt er dan nog wel eens iets aan de aandacht. In eerste aanleg is het een verantwoordelijkheid van de fracties de ontvangen RIB’s in de gaten te houden en indien gewenst te agenderen of anderszins aandacht te geven. Overweeg als raad/presidium de griffie te vragen actiever RIB’s onder de aandacht van woordvoerders te brengen (via het Griffiebericht). Technische vragen De afstand tussen raad en ambtelijke organisatie is in formele zin niet groot. Raads- en burgerleden hebben de ruimte om rechtstreeks contact te hebben met ambtelijk medewerkers voor feitelijke informatie. Dit wordt gewaardeerd door de leden van de gemeenteraad. Desondanks wordt door sommigen nog een drempel ervaren gebruik te maken van deze mogelijkheid. Daarom wordt geadviseerd (fysieke) ontmoetingen, zoals bijvoorbeeld rond Kadernota en Begroting te stimuleren. Mogelijk kan er daarnaast voor complexe dossiers ad hoc een informatiemoment worden georganiseerd, zodat raads- en burgerleden beter geïnformeerd een dossier kunnen behandelen. Planning- en controlcyclus De P&C-cyclus als sturings- en controle-instrument biedt de raad gelegenheid richting te geven aan gewenste beleidsontwikkelingen en projecten, het verdelen van beschikbare budgetten en te volgen wat dit beleid in de praktijk oplevert.

De toegankelijkheid en leesbaarheid van Kadernota, Begroting, Bestuursrapportage en Jaarrekening is de afgelopen jaren verbeterd, maar er zijn vanuit het perspectief van de raad verdere stappen te zetten. De Auditcommissie heeft hierover de nodige adviezen uitgebracht. In de Auditcommissie, maar ook op andere plekken is gesproken over de programma-indeling, de verdeling van de programma’s in de begroting. Aanbevolen wordt om de in 2018 gekozen indeling, die in het algemeen onvoldoende wordt herkend en een relatief beperkt aantal (5 inhoudelijke programma’s) betreft te herzien vanaf de Begroting 2027. In overweging wordt gegeven meer aan te sluiten op de functionele indeling, die ook de BBV-commissie landelijk hanteert en waarop de financiële administratie is gebaseerd. Deze indeling biedt ook de raad meer overzicht en mogelijkheden tot sturing en controle. De Rekenkamer heeft in 2021 een bruikbaar rapport uitgebracht en daarmee adviezen aanreikt om stappen te zetten vanaf het formuleren van het bestuursakkoord.

11

Rekenkamer Het algemene beeld is dat de raad de onderzoeken van de Rekenkamer waardeert. De Rekenkamer voert niet alleen ex-post onderzoeken uit, maar biedt soms ook flitsonderzoeken aan de raad aan, die helpend zijn in een lopend proces van beleidsontwikkeling. Aandachtspunt voor de raad is dat hij zelf ook meer opvolging mag geven aan de aanbevelingen aan raad en college. Actieve monitoring en het college vragen daar ook op te rapporteren kan helpend zijn in het kader van het versterken van de controlerende rol. Vanuit de Rekenkamer is aandacht gevraagd voor de aanbevelingen bij het onderzoek naar de doelen uit het Bestuursakkoord gemeente Altena uit 2021. Dat rapport biedt volgens de Rekenkamer bruikbare aanknopingspunten voor de gewenste ontwikkeling van de beleidssturing en beleidsmonitoring. Auditcommissie De afgelopen periode heeft de commissie evident werk gemaakt van zijn opdracht in het versterken van de positie van de raad in het kader van planning en control en financiën. De constructieve wijze van samenwerken , los van politieke achtergronden, binnen de Auditcommissie wordt gewaardeerd. Doel is de raad te ondersteunen, onder meer door onderwerpen begrijpelijker te maken. Van belang is te bewaken dat de commissie adviseur en ondersteuner is van de gemeenteraad en niet van het college.

Inhoudelijke aandachtspunt is het verder werken aan de brede bewustwording over en sturing op het (niet) realiseren van de investeringsbegroting en de gevolgen die dit heeft. Verder wordt geadviseerd om een bijdrage te blijven leveren aan het verbeterplan interne beheersing, financiële verslaglegging en beleidsmatige verantwoording (monitoring) en de ontwikkeling van de controlfunctie. Hierin zijn de komende jaren belangrijke stappen te zetten, waarbij de commissie een belangrijke rol heeft in het stimuleren, bevorderen en actief volgen van de noodzakelijke verbeteringen. De Auditcommissie is vast aanspreekpunt voor de accountant die door de raad is aangesteld. Uit pragmatische overwegingen heeft de accountant in 2025 zijn bevindingen niet in de openbaarheid (Altenaronde), maar alleen in de Auditcommissie toe te lichten. Aanbevolen wordt deze werkwijze te heroverwegen om te bevorderen dat dit gesprek in de openbaarheid plaats heeft. Aandachtspunt van een andere orde is dat geadviseerd wordt om naast de leden van de commissie ook plaatsvervangend leden aan te wijzen. Het Reglement van orde van de raad zal hierop aangepast moeten worden. Aanbevelingen: 1. In het start-/opleidingsprogramma aandacht besteden aan een evenwichtig gebruik van (controle-)instrumenten door raads- en burgerleden en gemeenteraad (instrumentenladder). 2.

Bevorderen dat het agenderen van raadsinformatiebrieven een belangrijk afwegingspunt is voor fracties en presidium. 3. Het contact tussen raad en organisatie blijven stimuleren. 4. Op complexe dossiers informatieve ontmoetingen tussen raad en organisatie overwegen. 5. Inzetten op verdere ontwikkeling van de planning- en controlcyclus en -documenten om de sturende en controlerende rol van de raad te versterken. 6. De keuze maken voor een nieuwe en herkenbare programma-indeling van de begroting die beter aansluit bij de behoeften vanuit de gemeenteraad en op de gemeentelijke administratie. 7. De Auditcommissie opdragen de aanbevelingen van de Rekenkamer actief te volgen en het college vragen daar ook op te rapporteren. 8. De toelichting bij de Jaarrekening door de accountant zowel in de openbaarheid (Altenaronde) als in de Auditcommissie organiseren. 9. Ook plaatsvervangend leden aanwijzen voor de Auditcommissie.

12

Professionaliseringskamer

Professionaliseringskamer De ervaring van de afgelopen raadsperiode is dat een goede gezamenlijke start van de raadsperiode helpend is voor de gemeenteraad om met elkaar vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid invulling te geven aan het zijn van volksvertegenwoordiger. Aanbevolen wordt om ook komende periode te starten met een hei-tweedaagse voor raad en college. Daarnaast is er behoefte aan een (doorlopend) programma, dat zowel aansluit bij de wensen en behoeften van relatief nieuwe raads- en burgerleden als ondersteunend is voor meer ervaren leden. In dit programma mag er aandacht zijn voor scholing rond het raadswerk en daarnaast voor inhoudelijke scholing op dossiers en thema’s die op de agenda van de raad staan of komen. De griffie kan hierin een initiërende en stimulerende rol hebben, maar daarbij kan ook de kennis van de organisatie en andere adviseurs van de raad, zoals de Rekenkamer en de accountant, worden benut. Geadviseerd wordt om een scholingsprogramma te ontwikkelen dat voorziet in een goede start voor nieuwe en ervaren raads- en burgerleden en daarnaast gedurende de raadsperiode het kennisniveau op peil houdt dan wel verder helpt ontwikkelen. Specifiek aandachtspunt is dat ingespeeld wordt op tussentijds instappende raads- of burgerleden.

Aanbevolen wordt hierin in eerste aanleg te uit te gaan van maatwerk en zorg te dragen dat vervolgens ingestroomd kan worden in het reguliere opleidingsprogramma. Om het op te stellen programma te faciliteren wordt aanbevolen de jaarlijkse heidag rond 1 februari en de startbijeenkomst direct na het zomerreces voort te zetten. Concrete tips vanuit de gemeenteraadsleden voor het start- en scholingsprogramma: 1. Trainingen over: - Debatteren, argumenteren en actief luisteren (vergadertechnieken) - Gebruik van instrumenten door raadsleden - Thema-sessies met ambtenaren voor kennisoverdracht - Planning en control en gemeentefinanciën - Training en intervisie tafelvoorzitters 2. Maak een “begrippenlijst” voor het raadswerk (op te nemen in het vernieuwde zakboekje). Naast de collectieve activiteiten, is er positieve ervaring opgedaan met de coaching vanuit de griffie voor fracties en individuele raadsleden. Het wordt als prettig ervaren dat fracties en raads- en burgerleden een duidelijk aanspreekpunt hebben voor reflectie en advies. Aanbevelingen: 1. De griffie de opdracht geven om een gedegen startprogramma te organiseren met elementen voor nieuwe raads- en burgerleden en voor meer ervaren raads- en burgerleden. 2. Opnieuw bij aanvang van de bestuursperiode een hei-tweedaagse voor alle raads- en burgerleden organiseren. 3.

Een doorlopend scholingsprogramma ontwikkelen waarin zowel aandacht is voor beginnende als ervaren raads- en burgerleden. 4. De jaarlijkse heidag en startbijeenkomst voort zetten. 5. De griffie opdracht geven om de ingezette lijn van coaching van fracties en hun leden voort te zetten. 6. De griffie verzoeken om het (nieuwe) zakboekje ook een lijst van veelgebruikte begrippen en afkortingen op te nemen.

13

Hoe verder? Proces rond start nieuwe raad Geadviseerd wordt met de lijsttrekkers te spreken over het proces rond de verkiezingen. In hoofdlijn zijn onderstaande stappen aan te bevelen: 16 maart Lijsttrekkersdebat 18 maart Verkiezingen 18 maart Uitslagenavond 31 maart Afscheid oude raad 1 april Installatie nieuwe raad 1 april Verdeling taken binnen de raad (commissies en voorzitterschappen) maart-april Informatie o.l.v. externe informateur; ondersteund door griffie april-mei Formatie o.l.v. externe formateur en ondersteund door directie en organisatie mei/juni Presentatie coalitieakkoord en raadsdebat Tweedaagse met nieuwe raad Kort na de start van de nieuwe raad wordt op 12 en 13 juni 2026 een hei-tweedaagse georganiseerd voor alle raads- en burgerleden. Centraal staan: 1. Overdrachtsdocument 2. Altenacode 3. Integriteit en agressie Geadviseerd wordt om zoals gebruikelijk het nieuwe college en de directie aanwezig te laten zijn bij het volledige programma. Startprogramma Onder verantwoordelijkheid van de griffie wordt een startprogramma voorbereid. Een aantal delen daarvan zijn bedoeld voor de gehele raad, andere onderdelen zijn voor bepaalde doelgroepen (nieuwe raads- en burgerleden, voorzitters). Centraal in het programma staan: 1. Een informatieve bijeenkomst voor (nieuwe) kandidaten op de kandidatenlijsten 2.

Een gezamenlijke start (voor benoemde raadsleden en te benoemen burgerleden) op 27 maart 3. Een gezamenlijke tweedaagse rond de in dit overdrachtsdocument genoemde thema’s op 12 en 13 juni 4. Een compact programma voor het zomerreces met vooral aandacht voor nieuwe raads- en burgerleden; onderlinge ontmoeting, ontmoeting met de organisatie en met externe partners en verbonden partijen. 5. In het verlengde van het startprogramma wordt geadviseerd een doorlopend opleidingsprogramma op te stellen voor de raads- en burgerleden. 6. Een nieuw zakboekje voor de raads- en burgerleden. 7. Een geactualiseerd Handboek in het RIS.

14