Overdrachtsdocument 2022

Concept

versie 18 januari 2022

“Overdrachtsdocument 2022” Vooraf Het presidium heeft in juni 2021 opdracht gegeven een overdrachtsdocument op te stellen. Een document met daarin de ervaringen van drie jaar Altena, de stand van zaken aan het einde van deze raadsperiode en aanbevelingen voor de nieuwe gemeenteraad. Doel hiervan is de gemeenteraad in maart/april 2022 een comfortabele start te geven. Het Overdrachtsdocument is opgesteld door de griffie. Als voornaamste adviseur van de gemeenteraad heeft de griffie zich gebaseerd op de enquête onder raads- en burgerleden van september 2021, de opbrengsten van de heisessie met raad en college op 20 september 2021 en verschillende gesprekken van evaluatieve aard. Een eerste concept is op 20 december 2021 ter reflectie besproken met de klankbordgroep bestaande uit de voorzitter en twee plaatsvervangend voorzitters van de gemeenteraad.

Belangrijkste bevindingen/aanbevelingen De gemeenteraad heeft in ruim 3 jaar tijd een solide fundament gelegd voor de komende raadsperiode. De Altenacode is de basis voor hoe de gemeenteraad gekend wil zijn, wie en hoe de raad wil zijn. De conclusie mag zijn dat dit heeft geresulteerd in een constructieve werkwijze, respectvol, transparant en duaal. De raad doet ertoe! Daarbij is, ondanks de beperkingen in de coronatijd, het vergadermodel beproefd en goed bevonden. Er is zeer breed draagvlak voor het BOB-model. Ten derde heeft de raad positie gekozen in belangrijke beleidsprocessen. Met de Raadsagenda en Lange-termijnplanning wordt gestuurd op die positie. Hiermee kan doorgegaan worden. De laatste conclusie is dat de raad, ook weer ondanks de coronabeperkingen, goede stappen heeft gezet in het zichtbaar zijn voor de inwoners en partners. Hier kunnen de komende jaren nog verdere stappen gezet worden. Enkele andere belangrijke aanbevelingen zijn: - Betrokkenheid van de raad bij regionale aangelegenheden meer focussen. - Doorontwikkelen uitnodigend bestuur als fundament voor het raadswerk. - Versterken informatiepositie in het algemeen (dossiervorming) en monitoring beleidsuitvoering in het bijzonder. - Investeren in relatie organisatie - gemeenteraad. - Evalueren positie en begeleiding Jongerenraad. - Investeren in een gedegen inwerkprogramma met ruimte voor informele ontmoeting.

Verdere proces Het overdrachtsdocument is opgesteld door de griffie als eerste adviseur van de raad. De voorzitter en beide plaatsvervangend voorzitters van de gemeenteraad hebben als klankbord gefunctioneerd. Via het presidium wordt het document ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad. Doel ervan is de nieuwe gemeenteraad een vliegende start te geven, gebaseerd op de ervaringen van de eerste raadsperiode van de gemeente Altena. Vanzelfsprekend staat het de raad na 30 maart 2022 vrij andere keuzes te maken. Het vertrekpunt is gedegen voorbereid.

1

Concept

Opzet overdrachtsdocument Het document is opgebouwd langs vier lijnen. De basis vormt de onderliggende visie op de lokale representatieve democratie en de manier waarop de gemeenteraad zich wenst te verhouden tot de inwoners, het college en de organisatie. De tweede lijn is de organisatie van de vergaderingen en andere activiteiten van de gemeenteraad. Dit is goeddeels geborgd in de door de gemeenteraad vastgestelde regeling. De derde lijn gaat in op de inhoud: waar besteedt de raad zijn tijd aan? Doel is daar de aansluiting te vinden bij de visie en vanuit dat punt sturing te geven aan de eigen agenda. De vierde lijn is de controlerende taak van de raad. Informatiemanagement, gebruik van raadsinstrumenten, maar ook de ombudsfunctie staan hier centraal.

TYPOLOGIE wat voor een raad willen wij zijn?

ORGANISATIE hoe is het raadswerk georganiseerd?

AGENDA waar besteedt de raad zijn tijd aan?

CONTROLE hoe wordt de controlerende taak ingevuld?

visie en ambitie

vergadermodel

Raadsagenda/LTP

informatie

Altenacode

presidium

vergaderagenda

ombudsfunctie

integriteit

raad en regio

vragenrecht

uitnodigend bestuur

burgerleden

Rekenkamercommissie

zichtbaarheid

griffie

Auditcommissie

Jongerenraad

Afsluiting en inwerkprogramma Het Overdrachtsdocument wordt afgesloten met enkele concrete suggesties voor de aanvang van de volgende bestuursperiode. Essentieel onderdeel daarvan is het inwerkprogramma. Dit programma is als bijlage toegevoegd. Het programma is opgebouwd uit enkele onderdelen bedoeld voor de gehele raad en onderdelen voor specifieke doelgroepen (nieuwe raads-/burgerleden, tafelvoorzitters, leden Auditcommissie etc.). Daar waar in dit Overdrachtsdocument gesproken wordt over het inwerkprogramma is dat een verwijzing naar een onderdeel voor de gehele raad, tenzij anders aangegeven.

2

Concept

Visie en ambitie De raad van Altena wil er toe doen door een actieve bijdrage te leveren aan de samenleving als vertegenwoordiger van en verbinder in Altena. Ambitie De raad is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar, neemt bewust positie in ten opzichte van de samenleving. Uitnodigend besturen vormt de leidraad voor het handelen van de raad en zijn leden. Altenacode De Altenacode is in feite het akkoord dat de raad heeft vastgesteld als leidraad voor het eigen functioneren. De waarden zijn beschreven en vertaald naar concreet gedrag en handelingsrepertoir. Kernwaarden voor intern samenspel: - ruimte en vertrouwen geven - rolbewustzijn: elkaar in positie brengen - complementair zijn - gelijke informatieposities - samenwerkend - politiek waar nodig, depolitiseren waar kan - zelfreflectief Kernwaarden naar buiten: - zichtbaar en benaderbaar - betrokken - ruimte en vertrouwen gevend - verwachtingenmanagement

behouden

behouden

herbevestigen

Geadviseerd wordt de Altenacode vast te houden als onderlegger voor het samenspel tussen gemeenteraad, college en samenleving. Het bevat belangrijke waarden en maakt deze ook concreet. Aanbevelingen aan de nieuwe raad: 1. In inwerkprogramma ruimte maken voor bespreking en herbevestiging/correctie Altenacode, zodat dit een door de raad gedragen code kan blijven. 2. Altenacode blijvend zichtbaar aanwezig laten zijn bij activiteiten van de raad. Integriteit - Handreiking en gedragscode herbevestigen - advisering bij toelating raads- en burgerleden meer inhoud geven

herbevestigen

Aanbevolen wordt in het inwerkprogramma expliciet aandacht te besteden aan integriteit. Belangrijk is een cultuur te behouden waarin het gesprek gevoerd kan worden en zaken gezamenlijk overwogen kunnen worden. Integriteit is veelal niet zwart-wit, maar vaker dilemma’s die een persoonlijke (en soms gezamenlijke) afweging verdienen. 1. In inwerkprogramma bijeenkomst integriteit organiseren incl dilemmatraining 2. Burgemeester en griffier verzoeken met alle raads- en burgerleden integriteitsgesprekken te voeren.

3

Concept

Uitnodigend bestuur - Wenkend perspectief bekrachtigen - Concrete ontwikkelpunten ter hand nemen

doorontwikkelen

In 2020 heeft de raad uitnodigend bestuur op de Raadsagenda geplaatst met als doel deze manier van besturen als leidraad te ontwikkelen voor het eigen handelen. Een KleinSlimGroepje (KSG‘tje) heeft bijeenkomsten georganiseerd rond het thema en een wenkend perspectief beschreven. Op 10 januari 2022 zijn handvaten aangereikt voor het nieuwe bestuur hoe dit thema op de agenda te houden, dit concreet te maken en het in houding en werkwijze van de gemeenteraad en zijn leden te borgen. Concreet gaat het dan om: 1. succesvolle initiatieven zichtbaar maken: “in de etalage” 2. ruimte geven aan burgerinitiatieven en politisering voorkomen (rolneming raad) 3. uitnodigende beleidskaders en regelgeving vaststellen 4. voorkomen van (onnodig) beperkende kaders voor starten burgerinitiatieven 5. bevorderen van slagvaardigheid in rol gemeente bij burgerinitiatieven 6. aandacht blijven besteden aan het thema door het organiseren van activiteiten Geadviseerd wordt het wenkend perspectief te bekrachtigen en de hierboven genoemde punten door te ontwikkelen in de komende raadsperiode Zichtbaarheid - Kernbezoeken - Raadsconferenties - Netwerkcontacten met partners - Zichtbaarheid in media

doorontwikkelen

Aanbevelingen aan de nieuwe raad: 1. Ga door met het maandelijks bezoeken van de kernen als gemeenteraad. Blijf investeren in netwerkcontacten rond grote maatschappelijke thema’s (Raadsagenda). 2. Ontwikkel daarnaast een agenda van periodieke netwerkcontacten met partners uit en nabij Altena, zoals zorgverleners, woningcorporatie, ondernemers, scholen, etc. 3. Behalve deze meer geïnstitutionaliseerde partners kan het toegevoegde waarde hebben om ihkv de monitoring van de uitvoering van beleid (controlerende taak) ontmoetingen te organiseren met betrokken inwoners en/of cliënten rond concrete beleidsthema’s. Hoe ervaren zij het handelen van de gemeente?

4

Concept

Vergadermodel - BOB-model als leidraad - functioneren Altenaronde - functioneren Altenatafel - functioneren raadsvergadering

behouden en ontwikkelen

In algemene zin is er breed draagvlak om het BOB-model en de wijze waarop we dat in Altena in vergaderingen en bijeenkomsten vorm geven voort te zetten. De vergaderorde en wijze van vergaderen behoeven geen aanpassing. Wel is de aanbeveling puntjes op de ï te zetten: 1. In inwerkprogramma aandacht besteden aan opbouw model, werking en wat dit vraagt voor, tijdens en na vergaderingen van raads- en burgerleden. 2. Ruimte nemen in de agenda voor een goede behandeling. Dat geldt met name voor de Altenarondes. 3. Het BOB-model in beginsel in de zuivere vorm blijven hanteren; slechts bij wijze van uitzondering daarvan afwijken (bijv. onderwerpen na Altenaronde agenderen als hamerstuk) en in die gevallen altijd een akkoord van het presidium inbouwen. 4. Wanneer het college een raadsvoorstel vaststelt en aan de raad ter behandeling aanbiedt, is het vanuit dualistisch principe aan de raad hoe het voorstel te behandelen. Dat impliceert ook dat het voorstel niet tussentijds door het college wordt aangepast, tenzij de raad daar om verzoekt of er een technische omissie is. 5. In het inwerkprogramma een training voor alle voorzitters opnemen en dit jaarlijks te continueren met een intervisiebijeenkomst. 6. Regeling vergadering en organisatie van de gemeenteraad actualiseren. Presidium - positie en samenstelling - takenpakket - agendasturing

behouden

In de raad is veel vertrouwen in het presidium bestaande uit de fractievoorzitters. Bij afwezigheid worden zij vervangen door een ander raadslid van de fractie. Het presidium heeft een breed takenpakket. Het is niet alleen het agenderende orgaan, maar heeft ook als taak het algehele functioneren van de raad te volgen, bespreken en wanneer nodig daar op bij te sturen. Waar het gaat om agendasturing zijn nog verbeteringen mogelijk door meer in te zetten op een adequate voorbereiding. De griffie kan op dit punt meer expliciet eventuele dilemma’s in agendering in beeld brengen voor het presidium zodat de keuzes meer gedragen uitgedragen zijn. Soms wordt de mogelijkheid gemist om informeel zaken aangaande het functioneren van de gemeente met elkaar te delen. Eens per 5 weken kan aan de agenda een agendapunt “Wat verder ter tafel komt (“Wvttk”) toegevoegd worden. Het is daarbij van belang ervoor te waken dat binnen het presidium over politiek inhoudelijke zaken gesproken wordt.

5

Concept

Geadviseerd wordt: 1. Samenstelling presidium van fractievoorzitters handhaven en vervangingsregeling eveneens continueren. 2. Griffie verzoeken in Agendaplanner duidelijker de dilemma’s te formuleren en markeren. 3. Alle raads- en burgerleden voorafgaand aan presidium explicieter te wijzen op deze keuzes, zodat zij via fractievoorzitter of griffier overwegingen in kunnen brengen. 4. Stukken voor het presidium uiterlijk vrijdag beschikbaar stellen zodat er voldoende voorbereidingstijd is. 5. Aan de agenda van het presidium waarin de agenda van de raadsvergadering wordt vastgesteld toe te voegen het agendapunt “Wvttk”. Raad en regio - focus in aandacht - contact met andere gemeenten - informatievoorziening Verbonden partijen

ontwikkelen

De aandacht voor en betrokkenheid bij de regio is vanuit de gemeenteraad op een beperkt niveau ingevuld. Er is behoefte die betrokkenheid te vergroten. Het advies is dat niet over de hele linie te doen, maar gericht. Daarbij is het strategisch interessanter de aandacht te richten op majeure bovenlokale projecten als bijvoorbeeld de Regionale energie strategie, de Regionale investeringsagenda, Regionale ontwikkelagenda’s of de A27. Het takenpakket van de gemeenschappelijke regelingen bestaat vrijwel volledig uit zaken die lokaal tot de bevoegdheden en taken van het college gerekend worden. Aandacht voor de verbonden partijen is dus vooral een controlerende taak van de raad, waarbij in beginsel het vertrouwen mag zijn dat het college de raad actief informeert wanneer daar aanleiding voor is. In dat verband worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Aandacht van de raad primair te richten op voor Altena majeure bovenlokale projecten. Voor deze projecten afspraken met het college te maken om actief en actueel geïnformeerd te worden, zowel schriftelijk (RIB) als mondeling (Altenaronde). 2. Ontmoetingen initiëren met omliggende gemeenten rond thema’s die voortkomen uit de hiervoor genoemde majeure projecten. 3. Concept zienswijzen op de begrotingen van verbonden partijen regulier laten voorbereiden door het college en agenderen op de gebruikelijke manier.

Indien daar aanleiding voor is een vertegenwoordiger van een verbonden partij actief uitnodigen om een toelichting op stukken te verzorgen. 4. Verbonden partijen te verzoeken met enige regelmaat informatiemomenten voor gemeenteraden te organiseren en dit ook digitaal aan te bieden. 5. In regionale afstemming een (digitale) kennismaking met de meest belangrijke verbonden partijen te organiseren. Burgerleden - elke fractie in de raad heeft de mogelijkheid 3 burgerleden voor te dragen voor benoeming en beëdiging

behouden

Burgerleden leveren een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de fracties en de raad. De keuze om ook personen die niet op de kandidatenlijst hebben gestaan biedt met name in een jaar voor de verkiezingen de mogelijkheid om nieuwe mensen alvast mee te laten draaien. Handhaven dus. Hoewel burgerleden geen gelijke positie hebben als raadsleden worden zij zoveel mogelijk op eenzelfde wijze betrokken bij het raadswerk.

6

Concept

Griffie - Griffie van morgen

doorontwikkelen

In samenspel met de ontwikkeling van de gemeenteraad, ontwikkelt de griffie zich als eerste adviseur en ondersteuner van de raad. Ongeveer 80% van de werkzaamheden van de griffie richten zich op het vergaderen van de raad. Vanuit de vastgestelde visie en ambities van de raad, verdient het aanbeveling dat de griffie meer ruimte en tijd krijgt ook andere aandachtsvelden van het raadswerk adequaat te ontwikkelen en ondersteunen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het versterken van de informatiepositie, het vaker organiseren van ontmoeting met inwoners en het meer investeren in raadscontacten buiten de gemeente. Concrete inzet wordt geadviseerd op: 1. Organiseren van contacten van raadsleden met inwoners, organisaties en netwerkpartners (zichtbaarheid raad, maar ook inzicht in wat leeft bij partners (vgl onderwijsbijeenkomst)) 2. Verbeteren vindbaarheid en toegankelijkheid informatie en versterken dossiervorming 3. Ondersteunen raad bij behoefte meer aandacht te besteden aan bovenlokale projecten 4. Intensiveren ondersteuning in agendering (positionering raad, spreiding agendadruk, kwaliteit stukken) 5. Coaching en ondersteuning raadsfracties in hun functioneren (1-op-1 relatie tussen een fractie en een adviseur opbouwen) Jongerenraad - Positionering als adviesorgaan van de raad - Ondersteuning vanuit de organisatie en griffie

ontwikkelen

De Jongerenraad (JR) is voortgekomen uit één van de icoonprojecten in aanloop naar de herindeling. Een succesvol burgerinitiatief, waarmee de gemeenteraad een eigen adviesclub van jonge mensen (13-23 jaar) heeft. Het jaar 2019 is een overgangsjaar geweest en in 2020 is de JR onder begeleiding gekomen van griffie en organisatie. De JR richt zich voornamelijk op de gemeenteraad door onderwerpen die voor jongeren van belang zijn te agenderen of door in te spreken bij voor jongeren belangrijke onderwerpen. Regelmatig is er behoefte van college en organisatie de JR te vragen mee te denken en als klankbord te fungeren voor beleidsontwikkeling/-uitvoering. Anderzijds blijkt de JR voor leden te fungeren als opstap naar de gemeenteraad. De coronaperiode heeft het functioneren van de JR bemoeilijkt, zeker in een periode van opbouw en zoeken naar de juiste rol. In november 2021 heeft de JR zelf een brede evaluatie gedaan en opnieuw naar de eigen rol, positie en werkwijze gekeken. Uitgangspunt is dat de JR zich bezig houdt met zelf gekozen onderwerpen, die aansluiten op de leefwereld en belangstelling van de jongeren zelf. De JR heeft behoefte meer zicht te krijgen op wat er leeft onder jongeren om beter een intermediaire rol kan vervullen. Verder is aangegeven dat verkend moet worden of en hoe de strikte rolopvatting dat alleen aan de gemeenteraad geadviseerd wordt verruimd kan worden.

Daarbij zou de JR vaker vanuit raad, college of organisatie om advies gevraagd willen worden. Gebleken is dat de begeleiding van griffie en organisatie goed geborgd en ingebed moet zijn. Dit moet passen bij de taken van de JR en is daarom nog niet uitgekristalliseerd. Het advies is de Jongerenraad als adviesorgaan ingesteld door de gemeenteraad te continueren. In 2022 wordt beoordeeld of de gekozen vorm voor jongerenparticipatie voor Altena werkt en wat er nodig is om tot verdere verbetering te komen.

7

Concept

Raadsagenda/Lange-termijnplanning - Raadsagenda - Bestuursopdrachten en KSG’tjes - Lange-termijnplanning

ontwikkelen

Er zijn goede ervaringen opgedaan met de Raadsagenda. Door het voortouw te nemen bij de maatschappelijk meest urgente en belangrijke opgaven voor Altena, versterkt de raad zijn mogelijkheden om sturing te geven aan de beleidsontwikkeling, maar wordt ook gewe rkt aan de zichtbaarheid en kenbaarheid van de raad. Zowel de wijze waarop bestuursopdrachten tot stand kwamen om het proces in te richten als het werken met KleineSlimmeGroepjes (KSG’tjes) heeft goed gewerkt. Verdere verbetering verdient nog de lange-termijnplanning. Deze is indicatief, maar is ook bedoeld om op bepaalde onderwerpen als raad een meer sturende positie in het proces te markeren. Advies: Voor de komende raadsperiode in het voorjaar van 2022 een Raadsagenda ontwikkelen met daarop één tot drie onderwerpen waar de raad op kop wil gaan. Woordvoerders van de fracties daarbij nadrukkelijk betrekken om een gedragen bestuursopdracht op te stellen. Ontwikkelpunten zijn: 1. Module Raadsagenda/LTP in het raadsinformatiesysteem doorontwikkelen 2. Kennis en inzicht in organisatie verder versterken. De griffie kan daar een rol in hebben. 3. College en organisatie ruimte geven om de planning verder op orde te krijgen. Het halen van planningen en daar op afrekenen is geen doel van de LTP. Vergaderagenda - Agendaplanner - spreiding onderwerpen

ontwikkelen

De Agendaplanner is een nuttig instrument om overzicht te hebben op de agendering voor de komende twee à drie vergadercycli en daarin de nodige afwegingen te maken. Onder “presidium” is al aangegeven dat de advisering over dilemma’s in de agendering scherper kan. Daarnaast kunnen presidium en griffie meer de ruimte nemen om bewust keuzes te maken in de spreiding va onderwerpen. Vanuit de raad zijn regelmatig signalen gekomen van een te grote werk- en vergaderdruk. De wens is het aantal extra vergaderavonden te beperken en juist extra tijd te besteden aan contacten met inwoners, organisaties en netwerkpartners. Dat betekent soms scherpe keuzes maken. Aanbeveling: Aan college en organisatie helder aangeven dat agendering van stukken in de eerstkomende cyclus geen automatisme is. Als presidium scherpe keuzes durven maken in tijdbesteding raad.

8

Concept

Informatie - Griffiebericht - kwaliteit stukken - verwerken informatieaanbod

ontwikkelen

Om effectief het bestuur en ontwikkelingen in de samenleving te volgen (controlerende taak) is het beschikken over betrouwbare en adequate (toegankelijk, volledig, tijdig) informatie cruciaal. In toenemende mate worden raads- en burgerleden bedolven onder informatie, van het college en de organisatie, van belanghebbenden, van andere overheden of van onderzoeksinstellingen etc. Het is primair de taak van het individuele raads- en burgerlid de informatie te verzamelen en te ordenen. Fracties investeren hier ook in door bijvoorbeeld zelf bezoeken te organiseren of contacten te leggen. Versterking van de fractieondersteuning om met name op dit punt te ondersteunen is te overwegen. Fractiebudgetten zijn nu niet toereikend, maar een nieuwe raad kan daar een andere keuze in maken. De griffie is een objectieve partner van de raad om hier een rol in te spelen. Het wekelijks Griffiebericht wordt zeer gewaardeerd en voorziet in de basisbehoefte het overzicht te hebben. Aanbevelingen waar het gaat om de verbetering informatiepositie zijn: 1. Vraag de griffie te investeren in toegankelijke en overzichtelijke dossiers. 2. Overweeg als fracties te investeren in de eigen fractieondersteuning. 3. Verzoek het college werk te maken van de kwaliteit van raadsstukken. 4.

Stel als presidium kwaliteitseisen op aan de raadsstukken en geef college en organisatie de tijd en ruimte om hier aan te gaan voldoen. 5. Investeer in ontmoeting met partners en inwoners om naast de kwantitatieve monitoring, werk te maken van kwalitatieve monitoring. Ombudsfunctie - agenderen onderwerpen uit de samenleving

behouden

Een laagdrempelige inloop ín de dorpen, toegankelijke en bekende raads- en burgerleden en een actief uitnodigingsbeleid dragen bij aan de volksvertegenwoordigende rol van raads- en burgerleden. In het algemeen weten inwoners de raad wel te vinden, zo is de indruk. Het is aan raadsleden om vanuit het principe van uitnodigend bestuur inwoners aan te horen en daar op een gepaste wijze op te reageren. De ombudsfunctie betekent het adequaat op weg helpen van de inwoner, zodat deze zijn probleem of initiatief verder kan brengen. In dit kader de volgende aanbevelingen: 1. Neem de aap niet te snel zelf op de schouder 2. Stel jouw maatschappelijke netwerk beschikbaar aan de inwoners (verbinden) 3. Agendeer onderwerpen uit de samenleving, maar realiseer je dat het onderwerp daarmee het politieke domein wordt in getrokken. Dat kán helpend zijn, maar is dat niet altijd. 4. In het inwerkprogramma het gesprek aan te gaan om deze rol als raads- of burgerlid verder te verkennen.

9

Concept

Vragenrecht - technische vragen - schriftelijke vragen ex art 53

ontwikkelen

De afstand tussen raad en ambtelijke organisatie is in het algemeen niet groot. Elkaar kennen kan verbeterd worden door meer ontmoeting te organiseren. Technische vragen worden veelal snel en adequaat beantwoord. Soms kan het vooraf stellen van vragen onnodige energie en inzet op zaken voorkomen. Raads- en burgerleden mógen het vragenrecht gebruiken om hun raadswerk effectiever te kunnen doen. Snelle en tijdige beantwoording geldt ook voor schriftelijke vragen op grond van artikel 53. Fracties zetten dit instrument mede in om een onderwerp politiek te claimen of om het college te bewegen tot bestuurlijk handelen. Aandacht voor het effect hiervan op de publieke beeldvorming van de gemeente is daarbij van belang. Aanbevelingen: Directe contacten tussen organisatie en gemeenteraad bevorderen en stimuleren door: 1. de mogelijkheden om rechtstreeks (evt doorverwezen door de griffie) aan ambtenaren technische vragen te stellen ten volle te benutten, 2. in het inwerkprogramma ontmoeting met de ambtelijke organisatie op te nemen, 3. rond Kadernota en begroting een inloopmogelijkheid te blijven organiseren voor mondelinge beantwoording van vragen, 4. een ambtelijk smoelenboek te ontsluiten voor de raads- en burgerleden. Rekenkamercommissie - onderzoeken (type) - samenwerking met gemeenteraad

doorontwikkelen

De Rekenkamercommissie heeft een relatief lange overgangsperiode gehad na de herindeling. De doorontwikkeling van de gezamenlijke RKC van drie voormalige gemeenten, relatief op afstand staand van de gemeenteraden, naar een RKC die juist dicht bij de raad staat als belangrijke ondersteuner en adviseur van de raad vraagt tijd. De commissie heeft vanaf begin 2021 een geheel nieuwe bemensing. De RKC zoekt naar moderne vormen van onderzoek en advisering met als doel de gemeenteraad te ondersteunen op die punten waar ook feitelijk een behoefte ligt. In dat verband wordt behalve het meer traditionele ex-post onderzoek (waar soms ook nieuwe vormen bij gekozen worden) ook ex-ante onderzoek gedaan, soms in de vorm van een flitsonderzoek (denk aan sportbeleid). Bij de RKC leeft de behoefte meer en ook informeel in contact te komen met de raad. Auditcommissie - rol en functie

ontwikkelen

De Auditcommissie heeft werkenderweg zijn rol verder vorm gegeven. Als adviseur van de gemeenteraad op processen van planning en control en meer specifiek de vaststelling van de Jaarrekening is een eerste stap gezet. Afgesproken is er voor te zorgen dat: 1. de vergaderingen voor alle raads- en burgerleden terug te luisteren zijn, 2. de accountant zijn bevindingen bij de Jaarrekening niet alleen in de commissie, maar ook in de Altenaronde toelicht.

10

Concept

Verder is aandachtspunt actief te blijven adviseren over de verdere ontwikkeling van het financiële beleid en de P&C-documenten. Daarbij is het van meerwaarde dat de commissie informeel kan schakelen tussen college en gemeenteraad. Niet vaak genoeg kan benadrukt worden dat de documenten in de P&C-cyclus in de eerste plaats gaan over beleidssturing en beleidscontrole. De Auditcommissie is niet het domein van financieel georiënteerde raadsleden. Van de commissie wordt een bredere taakopvatting gevraagd. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de monitoring van beleid door de raad. Op dit laatste punt zou de raad nog beter gefaciliteerd kunnen worden. De Auditcommissie kan dit initiëren en stimuleren. Een goede kwantitatieve monitoring van beleid en de effecten ervan kan in combinatie met kwalitatieve informatie uit gesprekken met betrokkenen de gemeenteraad een beter beeld geven van de uitwerking van beleidskeuzes. Geadviseerd wordt hier in 2022 en 2023 betekenisvolle stappen in te zetten.

Hoe nu verder? Proces rond start nieuwe raad Geadviseerd wordt met de lijsttrekkers te spreken over het proces rond de verkiezingen. In hoofdlijn zijn onderstaande stappen aan te bevelen: a. 11 maart Lijsttrekkersdebat b. 14-16 maart Verkiezingen c. 16 maart Uitslagenavond d. 23 maart Evt duidingsdebat verkiezingsuitslag wanneer uitslagenavond volledig digitaal is e. 29 maart Afscheid oude raad f. 30 maart Installatie nieuwe raad g. Verdeling taken binnen de raad (commissies en voorzitterschappen) h. Informatie olv externe informateur (evt vooraf aan te wijzen) en ondersteund door griffie i. Formatie olv externe formateur en ondersteund door directie en organisatie j. Presentatie coalitieakkoord en raadsdebat k. Opstellen Raadsagenda (parallel proces) Heidag met nieuwe raad Kort na de start van de nieuwe raad wordt geadviseerd een heidag te organiseren voor alle raads- en burgerleden op 3 juni 2022. Ter overweging kan gekozen worden voor een tweedaagse (zie inwerkprogramma). Ervaringen elders leren dat dit een groot samenbindend effect heeft op het nieuwe gemeentebestuur. Centraal staan: 1. Overdrachtsdocument 2. Altenacode 3. Integriteit Geadviseerd wordt het nieuwe college en de directie aanwezig te laten zijn bij het volledige programma.

11

Concept

Inwerkprogramma Onder verantwoordelijkheid van de griffie wordt een inwerkprogramma voorbereid. Een aantal delen daarvan zijn bedoeld voor de gehele raad, andere onderdelen zijn voor bepaalde doelgroepen (nieuwe raads- en burgerleden, voorzitters). Centraal in het programma staan: 1. Een gezamenlijke start (raadsfestival) op 22 maart 2. Een gezamenlijke heidag of tweedaagse rond hierboven genoemde thema’s 3. Een compact programma met aandacht voor nieuwe raads- en burgerleden; onderlinge ontmoeting, ontmoeting met de organisatie en met externe partners en verbonden partijen. In het verlengde van het inwerkprogramma wordt geadviseerd een opleidingsprogramma op te stellen voor de raads- en burgerleden.

12