Memo toelichting uitbreiding gemeentehuis nav Altenatafel d.d. 6 december 2024

Altena Memo Aan:

Gemeenteraad

Kopie: Van:

College

Datum:

6-12-2024

Zaaknummer: Onderwerp:

Toelichting toename verbouwingsoppervlak

Aanleiding Tijdens de behandeling van het raadsvoorstel voor het aanvullende investeringskrediet voor de uitbreiding van het gemeentehuis is de toezegging gedaan om voorafgaand aan de bijeenkomst van het Presidium op 10 december een memo aan te reiken met een toelichting op het bij het voorlopig ontwerp behorende verbouwingsoppervlak, afgezet tegen de oppervlaktes die zijn genoemd in de scenariostudie en het programma van eisen. Dit memo geeft invulling aan deze toezegging. Reflectie op proces Het grote aantal vragen heeft ons er toe aangezet om te reflecteren op het verloop van het proces. Terugkijkend constateren we dat de aannames en berekeningen bij het scenario onderzoek van HEVO een zwaardere lading hebben gekregen dan waar ze voor bedoeld waren : het onderling vergelijken van scenario’s. We hadden meer verbinding kunnen leggen tussen het scenario onderzoek, het programma van eisen en het voorlopig ontwerp dat nu voorligt. Na de totstandkoming van het programma van eisen is het ontwerpteam aan de slag gegaan met de uitwerking van het Voorlopig Ontwerp. Wij waren verheugd met de conclusie dat het mogelijk was om alle eisen en wensen uit te werken in een samenhangend en integraal ontwerp. We hebben niet alleen de bouwkosten in beeld gebracht maar ook alle inrichtingskosten en bijkomende kosten waardoor een totaal beeld van alle te verwachten kosten ontstaat.

Dit om een zo goed mogelijk totaalbeeld te schetsen en te voorkomen dat we gedurende het project aanvullende kosten zouden moeten presenteren. Mede doordat dit totaalbudget financierbaar bleek uit verschillende bronnen en inpasbaar bleek in de meerjarenbegroting hebben we niet uitgebreid stil gestaan bij de mogelijke beeldvorming die zou kunnen ontstaan als het geraamde totaalbedrag vergeleken zou worden met de bedragen uit het scenario onderzoek van HEVO. Dit ook omdat het voor ons duidelijk was dat beide berekeningen (en dus bedragen) niet vergelijkbaar zijn. Doordat we dit, achteraf beschouwd, te weinig hebben toegelicht, kwamen we in een dynamiek terecht waarbij er veel (deel)vragen werden gesteld, bedragen gecombineerd en vergeleken werden en aannames en constateringen werden gedaan. Dit alles heeft niet bijgedragen aan het besluitvormingsproces dat we voor ogen hadden.

1

Verloop ontwerpproces in relatie tot omvang uitbreiding In het scenario onderzoek van Hevo is gesproken over een aanvullende ruimtebehoefte voor de ambtelijke organisatie ter grootte van ca. 1500m2 bruto vloeroppervlak (1310m2 nvo). Dit oppervlak is bepaald door voor de totale omvang van de toen geldende organisatie (peildatum februari 2022) te bepalen wat op basis van kentallen de benodigde ruimte is voor werkplekken en daar het oppervlak van het huidige pand van af te trekken. Daarbij staat omschreven dat: ´Naast een kantooromgeving waar gewerkt kan worden bestaat een gemeentehuis vanzelfsprekend uit een breder aantal voorzieningen. Denk hierbij aan voorzieningen rondom de dienstverlening, bedrijfsrestaurant, voorzieningen voor de gemeenteraad, centrale ontmoetings- en overlegruimten en overige en facilitaire ruimten. Ook deze ruimtes zijn inzichtelijk gemaakt in een Programma van Ruimten. De huidige metrages zoals deze op dit moment in Almkerk aanwezig zijn vormen daarbij het uitgangspunt [voor dit scenario onderzoek] Dat betekent dat in het scenario onderzoek niet in beeld is gebracht welk oppervlak er daadwerkelijk nodig is voor veilige en klantvriendelijke dienstverlening, met name in het publiekgebied en de benodigde ruimte voor overleg, ontmoeting en andere zaken.

De ruimtebehoefte is in het scenario onderzoek vertaald in een model met twee aanbouwen (3x175 m2 en 2x500 m2). Aanvullend op de 1525m2 uitbreidingsbehoefte is in beeld gebracht dat het toevoegen van een raadszaal, mogelijk zou zijn door de begane grond, onder de in het scenario geschetste uitbouw op palen, daarvoor te benutten. Dit leidt tot 500m2 extra bebouwingsoppervlak, resulterend in een totaal van 2025m2 Dit oppervlak is als vertrekpunt overgenomen in het programma van eisen. Al vrij snel is in het daarop volgende ontwerpproces het idee ontstaan om het basisontwerp met twee poten te vervangen voor een compacter model met een gevel brede uitbouw. Dit had een aantal ontwerptechnische voordelen: -

Meer onderling verbonden werkplekken met rondloop i.p.v. doorlopende einden. Beter inpasbaar luchtbehandelingssysteem. Minder gevel oppervlak en daardoor energetisch beter. Meer ruimte voor publieksplein. Een centrale entree.

Vervolgens is een totaal ontwerp uitgewerkt waarin ook alle andere eisen en wensen uit het programma van eisen vergaderfaciliteiten en het programma van eisen voor de rest van het gebouw zijn verwerkt. De volgende aspecten hebben daarbij tot een toename van het uitbreidingsoppervlakte geleid: -

-

-

Toename van het totale oppervlak aan vergaderfaciliteiten als gevolg van de wensen t.a.v. de raadzaal, de commissiezaal en het zelfstandig gebruik hiervan. Dit betreft een toename van ca. 154,5m2. Vergroting van het publieksplein met inpassing van wensen en eisen t.a.v. een veilige en klantvriendelijke dienstverlening (veiligheidsspreekkamers). Dit was geen onderdeel van de scenariostudie en daarmee de genoemde 2025m2. Globaal is de vergroting ca. 154,5 m2. inpassing van het aantal benodigde werkplekken, aanlandplekken, overlegruimtes en plekken voor digitaal vergaderen (teams-plekken) op basis van de cijfers uit het programma van eisen

2

en de inpassing van een trappenhuis. Het oppervlak op de eerste en tweede verdieping is daarmee in totaal ca 244 m2 vergroot ten opzichte van de scenario studie. Vervolgens is in het ontwerpteam geconstateerd dat voor een optimaal gebruik van het pand het wenselijk is dat de constructieve elementen van de huidige gevel verwijderd zouden moeten worden. Daaruit volgt het voorstel om voor een goede aansluiting van het nieuwe gebouwdeel op het op oude een deel te slopen en terug te bouwen. Dit gaat om ca 215m2. Resumé: oorspronkelijk ruimtevraag scenariostudie

2025 m2

extra m2 slopen i.v.m. constructie (bg, v1 ,v2)

215

m2

vergroten publieksplein en raadsgebied (2x155)

309

m2

toevoeging verdieping 1

122

m2

toevoeging verdieping 2

122

m2

Totaal

2793 m2

Opgemerkt moet worden dat de te slopen vierkante meters wel meegenomen worden in de bouwkosten maar geen netto uitbreiding betekenen. Hierdoor is de feitelijke uitbreiding 2578 m2 (2793 m2 - 215 m2 te slopen en terug te bouwen). Geconstateerd moet worden dat bovenstaande toelichting onvoldoende is gecommuniceerd bij de eerste behandeling van het voorlopig ontwerp en bijbehorende kredietaanvraag in de raadscyclus van september. En dat met name de visualisatie van de architectonische uitbreiding (blz. 6 voorlopig ontwerp) de indruk heeft gewekt dat de uitbreiding maximaal 2025m2 zou bedragen. Reflectie op bouwkosten Tijdens de Altena ronde en tafel is door verschillende partijen gesproken over de mate waarin de geraamde bouwkosten marktconform zijn en vergelijkbaar met de benchmark. Het is hierbij van groot belang om de juiste kengetallen en kosten met elkaar te vergelijken. De benchmark laat een prijspeil zien van ca. 3000,- euro per m2. Om zuiver te kunnen vergelijken is de vierkante meter prijs van de uitbreiding bepaald door kosten van de uitbreiding van het gemeentehuis en de raadzaal inclusief staartkosten te delen door het aantal vierkante meters. Deze berekening heeft geresulteerd in het volgende overzicht: Resultaten benchmark 1

Prijs per m2 BVO bouwkostenkompas gemeentehuis

€ 2835,00

2

Prijs per m2 BVO ontwerp raadsvoorstel september 2024

€ 3034,00

3

Prijs per m2 BVO scenario 1

€ 2969,00

4

Prijs per m2 BVO alternatief ontwerp

€ 2968,00

Alle bedragen zijn exclusief BTW De totale geraamde bouwkosten zijn een optelsom van de bouwkosten van: -

Kosten ten gevolge van de uitbreiding Kosten ten gevolge van de raadzaal 3

-

Kosten ten gevolge van werkzaamheden aan het terrein Kosten ten gevolge van aanpassingen aan het bestaande gebouw

Deze kosten zijn vermenigvuldigd met de staartkosten (algemene kosten, bouwplaatskosten, winst en risico en kosten CAR-verzekering). Naast de bouwkosten zijn ook de inrichtingskosten en de bijkomende kosten in de totale investeringsraming opgenomen. Over de bouwkosten en inrichtingskosten is 15% onvoorzien/nader te detailleren gerekend omdat het project zich in de voorlopig ontwerpfase bevindt, e.e.a. zoals toegelicht in de Altena ronde. Slotbeschouwing Het College snapt dat de centrale vraag bij dit raadsvoorstel is of de aanpassingen en daarmee samenhangende investeringskosten uitlegbaar zijn in een tijd waarin de gemeentelijke financiën bijzondere aandacht vragen. Waarbij het begrip uitlegbaar voor iedereen een andere lading kan kennen. Ook na beantwoording van alle vragen is het College van mening dat zij een voorstel heeft voorgelegd aan de raad dat goed is voor Altena. Een voorstel waarmee op toekomst vaste wijze invulling wordt gegeven aan de huisvestingsbehoefte van de ambtelijke organisatie, de faciliteiten die nodig zijn voor onze dienstverlening en de voorzieningen die de raad nodig heeft voor haar werk. Waarbij in beeld is gebracht dat de toekomstige totale exploitatielasten lager zijn dan bij het alternatief waarbij er niet wordt uitgebreid en noodgedwongen aanvullende ruimte gehuurd moet worden.

Daarbij wordt de toezegging (zie kanttekening 2.1 raadsvoorstel) herhaald dat het College zeer kostenbewust zal acteren in het vervolg van het project en steeds opnieuw zal bezien wat de meest kosten efficiënte keuze is. Daarbij zal het College in de uitwerking tot Definitief Ontwerp ook nagaan of het aantal werkplekken verder geoptimaliseerd kan worden. Einde.

4