Definitief protocol inlichtingenplicht

December 2023

1. Aanleiding en doelstelling protocol inlichtingenplicht 2. Actieve inlichtingenplicht 3. Passieve inlichtingenplicht 4. Het protocol inlichtingenplicht in de praktijk: de belangrijkste aandachtspunten 5. Bijlage I: wettelijke bepalingen

Om als gemeenteraad de kaderstellende en controlerende rol op een goede manier te kunnen uitoefenen is een adequate informatievoorziening voor raadsleden essentieel. Het beschikken over de juiste informatie levert een bijdrage aan een goed verloop van het democratisch proces en draagt bij aan de kwaliteit van de besluitvorming. Artikel 169 van de Gemeentewet beschrijft de inlichtingenplicht van het college van B&W en individuele collegeleden (voor de burgemeester in artikel 180 van de Gemeentewet beschreven) richting de gemeenteraad. In deze wetsartikelen wordt ingegaan op (1) verstrekking van inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft, (2a) verantwoording over het gevoerde bestuur en (2b) verstrekking van inlichtingen voordat het college een besluit gaat nemen en (3) mondelinge of schriftelijke inlichtingenverstrekking. Bij de inlichtingenplicht wordt vaak het verschil aangeduid tussen de actieve inlichtingenplicht en de passieve inlichtingenplicht. De actieve inlichtingenplicht veronderstelt dat het college vanuit zichzelf alle inlichtingen aan de raad verstrekt die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (artikel 169 lid 2 en artikel 180 lid 2 Gemeentewet). Het college informeert de raad dus actief, zodat de raad in staat wordt gesteld het gevoerde bestuur te controleren.

Bij passieve inlichtingenplicht verschaft het college de informatie naar aanleiding van een verzoek. Hier vraagt het raadslid dus zelf actief om de informatie. Het huidige protocol inlichtingenplicht komt uit 2019. Destijds werd er een kort, algemeen protocol opgesteld vanuit de gedachte dat er op een later moment, als bestuur en organisatie meer ingebed zouden zijn, meer zicht zou zijn op de wensen en mogelijkheden over het thema inlichtingenplicht. Daarom is nu deze nieuwe versie van het protocol opgesteld. Het protocol heeft als doel afspraken rondom de inlichtingenplicht vast te leggen en daarmee te beschikken over een duidelijk overzicht van de afspraken (wat wordt wanneer gerapporteerd). Dit protocol is een praktische werkwijze, een uitvoeringsdocument, gebaseerd op de wettelijke bepalingen uit de Gemeentewet. Het protocol zelf heeft geen wettelijke status en wordt ook niet gepubliceerd. De juridische betekenis van de inlichtingenplicht, zoals deze in de Gemeentewet wordt beschreven, is absoluut. Tegelijkertijd is de uitvoering daarvan altijd aan politieke en bestuurlijke afweging onderhevig. Dit protocol heeft als uitgangspunt dat de toepassing van de inlichtingenplicht te allen tijde aansluit bij de uitgangspunten uit de Altenacode met betrekking tot de relatie tussen raad, college en organisatie.

Het college brengt de raad in positie, de raad heeft vertrouwen en geeft ruimte aan het college. Het protocol wordt opgesteld door de griffie en vastgesteld door het presidium, gehoord hebbende het college van B&W en de directie van de gemeente Altena. Het protocol wordt eens in de vier jaar (binnen een half jaar na de verkiezingen) geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

Het college moet uit zichzelf de raad alle inlichtingen verstrekken die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (artikel 169 lid 2 Gemeentewet). Het college informeert dus actief, het raadslid hoeft er zelf niet om te vragen. Het gaat op dit punt om de uitoefening van de bevoegdheden door college(-leden) en burgemeester. Bij actieve inlichtingenplicht kan er een onderscheid worden gemaakt tussen het verstrekken van informatie vooraf en achteraf. Hierbij geldt: 1. Het college verstrekt vooraf die informatie, die de raad nodig heeft om kaders mee te geven dan wel zijn mening te geven over ingrijpende gevolgen. 2. Het college verstrekt achteraf die informatie, die de raad nodig heeft om het gevoerde bestuur te kunnen controleren. Op basis van artikel 160 lid 2, 169 lid 2 en lid 4 van de Gemeentewet wordt onderstaande werkwijze gehanteerd: Informatie Besluiten van het college van B&W resp. de burgemeester; genomen in de B&W vergadering

Vorm Concept- besluitenlijst

Wanneer De vrijdag na de collegevergadering via het griffiebericht

Aandachtspunten Na vaststelling van de concept-besluitenlijst door het college wordt de definitieve versie digitaal beschikbaar gesteld op de gemeentewebsite Geen

Het besluit om eerder door de gemeenteraad geuite wensen en bedenkingen op een voorgenomen collegebesluit wel of niet te volgen

Raadsinformatiebrief of raadsvoorstel

Niet later dan 2 weken nadat het college besloten heeft

Besluiten voor het verstrekken van leningen aan derden tot € 100.000,- en het garanderen van gelden tot € 100.000,-

In de Bestuursrapportage

Via de eerst mogelijke Bestuursrapportage

Conform de financiële verordening 2023 en Treasurystatuut gemeente Altena 2022

Voorgenomen besluiten voor het verstrekken van leningen aan derden groter dan € 100.000,- en het garanderen van gelden groter dan € 100.000,-

Raadsinformatiebrief. Hiervoor geldt een wensen en bedenkingenprocedure

6 weken voordat het college een besluit neemt

Conform de financiële verordening 2023 en Treasurystatuut gemeente Altena 2022

Het autoriseren van een overschrijding boven de € 100.000 op een investeringsbudget of het autoriseren van een overschrijding meer dan 10% bij investeringsbudgetten kleiner dan € 1.000.000. Het autoriseren van een overschrijding boven de € 100.000 op een exploitatiebudget of wanneer de verwachte structurele overschrijding minder dan € 50.000 per jaar bedraagt.

Raadsvoorstel inclusief dekking

Autorisatie niet eerder dan dat de raad het besluit heeft genomen

Conform de financiële verordening 2023 en Treasurystatuut gemeente Altena 2022

Raadsvoorstel inclusief dekking

Autorisatie niet eerder dan dat de raad het besluit heeft genomen

Afwijkingen van de begroting die verband houden met nieuw beleid of met tussentijdse aanpassing van bestaand beleid en een financieel

effect hebben van meer dan € 100.000 (incidenteel) of meer dan € 50.000 (structureel) worden met een apart raadsvoorstel aan de gemeenteraad voorgelegd. Conform de financiële verordening 2023 en Treasurystatuut gemeente Altena 2022 Voor publiekrechtelijke samenwerkingen geldt de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Nota verbonden partijen

Voorgenomen besluiten tot de oprichting of deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen en coöperaties van onderlinge waarborgmaatschappijen (artikel 160, lid 2)

Raadsinformatiebrief inclusief ontwerpbesluit. Hiervoor geldt een wensen en bedenkingen procedure

6 weken voordat het college een besluit neemt

Het wel of niet uitvoeren van een door de gemeenteraad aangenomen motie

Raadsinformatiebrief of (afhankelijk van de inhoud van de motie) een raadsvoorstel

Eerder gedane toezeggingen die (tussentijds) zijn afgedaan

Raadsinformatiebrief, Memo of direct via het raadsinformatiesysteem

Een compleet overzicht van de stand van zaken van alle openstaande moties staat jaarlijks in de 2e Bestuursrapportage Overleg met de griffie over de meest passende vorm

Uitvoering aanbevelingen uit rapporten Rekenkamercommissie (Korte) mededelingen uit het college

Een overzicht in de 2e Bestuursrapportage Mondeling

Afhankelijk van de afdoeningstermijn van de motie, maar niet later dan 2 weken nadat het college besloten heeft Afhankelijk van de aard van de toezegging en van de afdoeningstermijn van de toezegging Oktober/november Bij de rondvraag tijdens de Altenatafel

Maandelijkse mogelijkheid voor het college

Het informeren van de raad bij maatschappelijk ingrijpende gebeurtenissen

Het informeren van de raad bij een groot gemeentelijk incident, ongeval of ramp

Mondeling tijdens een (extra) Altenaronde,tafel of raadsvergadering of schriftelijk met een raadsinformatiebrief Via een raadsinformatiebrief én (eventueel) mondeling tijdens een (extra) Altenaronde,- tafel of raadsvergadering

Zo snel mogelijk

Zo snel mogelijk, maar afhankelijk van de duur van het incident

Jaarlijks

De mededelingen kunnen eventueel later met een raadsinformatiebrief bevestigd worden. De raad kan hier ook zelf om vragen. Hierbij geldt: een persbericht staat niet gelijk aan het informeren van de gemeenteraad

Na afloop van een groot gemeentelijk incident, ongeval of ramp legt de burgemeester altijd verantwoording af over het eigen handelen aan de gemeenteraad bij een bovenlokaal incident vindt (schriftelijke) verantwoording plaats door de voorzitter van de

Veiligheidsregio (art. 40 lid 1 Wvr).” Rapporteren over de voortgang in beleid en uitvoering (via de P&C documenten en monitors)

Financieel perspectief

Verloop grondexploitaties (integraal)

Eerste en tweede Bestuursrapportage en monitors sociaal, fysiek en bestuurlijk domein (nog te ontwikkelen) Mondeling aanbieden bij de Kadernota en de begroting Begroting en Kadernota + jaarrekening

Begin juni en begin oktober Voor de monitors nog nader te bepalen

Er wordt daarom nog gewerkt aan de verdere ontwikkeling van een monitor-instrumentarium.

Juni en begin oktober in de Altenaronde Juni en begin oktober in de Altenaronde

Gekoppeld aan een presentatie over het financieel perspectief

Naast een actieve inlichtingenplicht is er ook een passieve inlichtingenplicht. Bij deze vorm van inlichtingenplicht verstrekt het college de informatie aan de raad op basis van verzoek. De raad of het raadslid vraagt dus zelf om die informatie. Hiervoor kunnen verschillende raadsinstrumenten worden ingezet. Op basis van artikel 169 lid 3 van de Gemeentewet en de Regeling op de vergaderingen en organisatie van de werkzaamheden van de gemeenteraad Altena 2023 wordt onderstaande werkwijze gehanteerd: Informatie Het stellen van technische vragen, het verzoeken om feitelijke informatie en openbare documenten

Vorm Direct of via mail/ telefonisch: rechtstreeks aan ambtenaren of met tussenkomst van de griffie

Wanneer Beantwoording direct of binnen een week

Verzoeken met betrekking tot het verstrekken van niet-openbare documenten (zijnde documenten waar de uitzonderingen uit de Wet open overheid op van toepassing zijn)

Het college kan hierbij de afweging maken om documenten onder geheimhouding te verstrekken.

Het stellen van artikel 53 (schriftelijke) vragen

Antwoordbrief (in de vorm van een RIB) gericht aan het raadslid dat de vragen stelt. De antwoordbrief wordt door het college aan de gehele raad verstrekt Mondeling

Beantwoording binnen 21 dagen

Mondeling

Beantwoording direct

Het stellen van vragen bij de rondvraag tijdens de Altenatafel

Het stellen van vragen tijdens het vragenkwartier in de raadsvergadering

Beantwoording binnen 21 dagen

Beantwoording direct of (wanneer dit niet mogelijk is) schriftelijk binnen een week

Aandachtspunten Raads- en burgerleden hebben in Altena de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen met ambtenaren bij technische vragen/ verzoeken om feitelijke informatie. Bij het stellen van technische vragen per mail met de teammanager in cc. De beantwoording mag rechtstreeks aan de vragensteller worden verstrekt, bij beantwoording per mail met de griffie in cc. Bij (gemotiveerd) afwijken van de gestelde termijn worden de vragensteller en de griffie geïnformeerd. Bij (gemotiveerd) afwijken van de gestelde termijn moet het raadslid dat het verzoek heeft ingediend en de griffie worden geïnformeerd. Bij informatie waarop door het college een verplichting tot geheimhouding wordt opgelegd, geldt de werkwijze uit het protocol geheimhouding Bij (gemotiveerd) afwijken van de gestelde termijn worden de vragensteller en de griffie geïnformeerd. Het stellen van deze vragen is geen recht van burgerleden. Raads- of burgerleden melden 8 uur van te voren dat zij vragen willen stellen tijdens de rondvraag. De griffie informeert per ommegaande het college. Raadsleden dienen 36 uur van te voren de vragen via de griffier in bij de voorzitter.

Het stellen van vragen tijdens een interpellatiedebat

Mondeling

Beantwoording tijdens de raadsvergadering met aansluitend een debat

Ambtelijke bijstand

Een verzoek wordt neergelegd bij de griffier

-

Wensen en bedenkingen vanuit het college bij een initiatiefvoorstel van een raadslid

Raadsinformatiebrief

Binnen 21 dagen nadat het college ter kennis is gesteld van het voorstel

Een raadslid dient tenminste 36 uur voor aanvang van de vergadering het verzoek schriftelijk bij de voorzitter in, tenzij de voorzitter oordeelt dat het gaat om een spoedeisend geval. De griffier overlegt over het verzoek met de gemeentesecretaris en zo nodig binnen de driehoek (overleg tussen griffier, gemeentesecretaris en burgemeester)

Is rechtstreeks contact met de ambtelijke organisatie mogelijk? In Altena hebben raads- en burgerleden de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen met ambtenaren wanneer zij een technische vraag hebben. Het betreft hier vragen naar feitelijke informatie of een verzoek om een openbaar document. In de praktijk gebeurt het stellen van deze vragen soms met tussenkomst van de griffie (de griffie geeft de vraag door aan de ambtenaar), maar dat hoeft dus niet. De ambtenaar kan de vraag direct, per mail (met de griffie in cc) of telefonisch, beantwoorden of, bij twijfel, na afstemming met de portefeuillehouder en/of het college van B&W. Het is niet nodig om de beantwoording aan de gehele raad te verstrekken, tenzij de informatie relevant is voor de gehele raad (bijvoorbeeld met het oog op een vergadering). Bij informatie die verder gaat dan feitelijke, technische informatie is het wel gewenst om als college de gehele raad te informeren, bijvoorbeeld via een raadsinformatiebrief. Op deze manier voldoet het college aan haar inlichtingenplicht conform artikel 169 lid 2 Gemeentewet. Een raadslid heeft verzocht een overeenkomst met een derde partij te willen ontvangen. Hoe ga je hiermee om? Het gaat hier om een niet-openbaar document. Via de griffie wordt dit verzoek doorgestuurd naar de desbetreffende ambtenaar.

Deze neemt het verzoek in behandeling, al dan niet in samenwerking met een juridisch adviseur. Het college kan bij dit soort verzoeken de afweging maken om het document met een verplichting tot geheimhouding te verstrekken. Met een raadsinformatiebrief wordt het document met een verplichting tot geheimhouding aan de gehele raad verstrekt. Zie hiervoor ook het protocol geheimhouding en beslotenheid. Kun je met een persbericht de raad informeren? Zoals eerder in het protocol aangegeven staat het versturen van een persbericht aan de gemeenteraad niet gelijk aan het informeren van de gemeenteraad. De gemeenteraad wordt door het college geïnformeerd via een raadsinformatiebrief waarbij, vanzelfsprekend, verwezen kan worden naar het persbericht. Het is immers belangrijk dat het college een bestuurlijke duiding kan toevoegen, waarin het belang van het persbericht voor de raad is toegelicht. Wanneer het college of een wethouder een persbericht van derden van belang vindt om onder de aandacht te brengen van de raad dan is het uitgangspunt ook hier het sturen van een raadsinformatiebrief. Wat is de status van het griffiebericht? Het griffiebericht is een wekelijkse nieuwsbrief die aan de raads- en burgerleden wordt verstuurd. Het bevat onder andere een overzicht van de vergaderingen die op de agenda staan en de ingekomen stukken die de raad wekelijks ontvangt.

Het griffiebericht wordt door de griffie verstuurd en is daarmee geen instrument om als college de raad te informeren over zaken die spelen. Ook bij korte, technische mededelingen is het gewenst hier andere manieren voor in te zetten, zoals een raadsinformatiebrief of het gebruik van de rondvraag tijdens de Altenatafel.

Uitnodigingen voor evenementen waar raads- en burgerleden bij aanwezig mogen zijn, kunnen wel via het griffiebericht worden verstuurd. Hoe moeten schriftelijke vragen worden behandeld? Het stellen van schriftelijke vragen is voor raadsleden een manier om (conform artikel 169 lid 3 Gemeentewet en artikel 53 Regeling op de vergaderingen en organisatie van de werkzaamheden van de gemeenteraad Altena 2023) informatie te vragen aan het college. De schriftelijke vragen komen binnen bij de griffie en worden vervolgens door de griffier toegestuurd aan het college. De beantwoording van schriftelijke vragen wordt altijd behandeld in een collegevergadering. Via het bestuurssecretariaat komt de beantwoording vervolgens binnen bij de griffie die daarna de vragensteller op de hoogte brengt van de beantwoording en de beantwoording publiceert in het raadsinformatiesysteem. Daarmee wordt de beantwoording openbaar gepubliceerd en dus voor ieder raadslid, maar ook voor bijvoorbeeld inwoners zichtbaar. Voor de beantwoording van schriftelijke vragen staat een termijn van 21 dagen. Bij (gemotiveerd) afwijken van de gestelde termijn moeten de vragensteller en de griffie hierover worden geïnformeerd. Het informeren van de vragensteller kan rechtstreeks, met de griffie in cc, of met tussenkomst van de griffie.

Hoe zit het met de rondvraag tijdens de Altenatafel? Aan het einde van elke Altenatafel vindt een rondvraag plaats. Het is een vragenronde met een informeel karakter waarbij raads- en burgerleden vooraf aangekondigde vragen stellen over actualiteiten. Tegelijkertijd bestaat voor het college de mogelijkheid om (korte) mededelingen te doen. Het college meldt dit uiterlijk 8 uur van tevoren bij de griffie. Het is aan de portefeuillehouder en ambtelijk adviseur al dan niet in afstemming met de griffie om de afweging te maken of de rondvraag de meest passende manier is om de informatie aan de raad te verstrekken of dat een andere manier, zoals een raadsinformatiebrief, passender is. Hoe zit het met informatie waarop een verplichting tot geheimhouding geldt? Het uitgangspunt (artikel 88 Gemeentewet) is dat informatie waar geheimhouding voor geldt niet slechts aan enkele raadsleden, maar aan de gehele raad moet worden verstrekt. Wanneer bijvoorbeeld een individueel raadslid informatie opvraagt waarop door het college een verplichting tot geheimhouding wordt gelegd, dan verstrekt het college deze geheime informatie met een raadsinformatiebrief aan de gehele raad (zie ook het protocol geheimhouding en beslotenheid).

Gemeentewet Artikel 160 lid 1 e, f, g en h e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten; f. te besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; g. ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging; Artikel 169 1. Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. 2. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. 3. Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 4. Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. 5.

Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het terzake genomen besluit. Artikel 180 lid 2 Gemeentewet Hij geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.