Controleprotocol 2021

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 gemeente Altena Inleiding In 2019 heeft de gemeenteraad aan Deloitte Accountants de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Altena uit te voeren voor de boekjaren 2019 en 2020, met de optie tot verlenging tot en met het boekjaar 2022.In dit controleprotocol worden door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole 2021. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Altena. Het controleprotocol wordt vastgesteld door de gemeenteraad en aangeboden aan de accountant. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig. Dit protocol is van toepassing voor het jaar 2021. Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2022, zal dan beoordeeld worden op welke manier het controleprotocol vorm moet krijgen.

Wettelijk kader In artikel 213 lid 1 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 van de gemeentewet is omschreven zal de controle van de jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over: 

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

1

 

 

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings-toleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. De gemeente Altena maakt geen gebruik van deze mogelijk en hanteert de minimumeisen uit het Bado. Deze minimumeisen (in percentages van de lasten inclusief stortingen reserves) zijn:

Soort verklaring:

Fouten in de jaarrekening (% van de totale gemeentelijke

Goedkeuren d  1%

Met beperking > 1% < 3%

Oordeelonthoud ing

Afkeuren d

-

3%

2

lasten) Onzekerheden in de controle (% van de totale gemeentelijke lasten)

 3%

> 3% < 10%

 10%

-

Ter illustratie: Op basis van de begroting 2021 (ongeveer € 133 mln.) van de gemeente Altena zou bovengenoemde percentages betekenen dat een totaalbedrag aan fouten van circa € 1,3 mln. en een totaal van onzekerheden van circa € 3,9 mln. de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.

Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties is ook de rapporteringstolerantie van belang. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden groter dan of gelijk aan € 50.000 vermeldt.

Rechtmatigheidscriteria Voor de oordeelsvorming van het financieel beheer wordt, naast de getrouwheidscriteria, aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

3

1. het begrotingscriterium 2. het voorwaardencriterium. 3. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

1. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de ‘Kadernota rechtmatigheid’ van de commissie BBV. Begrotingswijzigingen moeten volgens de gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen of waar compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten kunnen als rechtmatig worden benoemd.

2. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:       

De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; De heffing- en/of declaratiegrondslag; Normbedragen; De bevoegdheden; Het voeren van een administratie; Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.;

4

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen vaak volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving.

Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Bepalingen met termijnen, waarin een relatie met derden wordt gelegd, worden in de praktijk niet als ‘fatale termijnen’ gezien, omdat getracht wordt de maatschappelijke effecten, zoals bedoeld in de programmabegroting, te bereiken. Dit houdt in dat er ook geen financiële consequenties aan worden verbonden. Om deze reden wordt alleen getoetst op recht, hoogte en duur.

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruikte voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. De accountant toets in hoeverre deugdelijke maatregelen zijn genomen ter voorkoming van misbruik en on eigenlijk gebruik.

5

Normenkader Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft een overzicht van wet- en regelgeving die voor de accountantscontrole van belang is. Dat betreft zowel externe wetgeving van hogere overheden als regelgeving van de gemeente zelf. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de volgende wet- en regelgeving tot het rechtmatigheidskader behoort: 

Wet- en regelgeving die van hogerhand is opgelegd (Europa, ministeries, en provincie);



Verordeningen en andere kaderstellende raadsbesluiten (daar behoren ook de begroting en de verordeningen artikel 212 en 213 onder);



De wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten;



Door de gemeenteraad opgedragen kaderstellende collegebesluiten.

Het normenkader is eerder door het college vastgesteld (zie bijlage) en ter informatie aan de raad verstuurd (RIB). Dit kader is niet statisch en zal steeds aan verandering onderhevig zijn.

6