Bijlage Uitgaande brief bestuurlijke reactie bij RV Rapport onderzoek dorpsraden Rekenkamer Altena

Rekenkamer Altena De heer G. Schermers

Datum verzonden 15 mei 2025 Uw brief

Geachte heer Schermers,

Hartelijk dank voor het inzichtelijke rapport over de dorpsraden binnen onze gemeente. Wij herkennen ons in de bevindingen en waarderen de aanbevelingen die u heeft gedaan. De algemene conclusie van de Rekenkamer benadrukt de noodzaak van een evenwichtige en transparante samenwerking tussen de overheid en de dorpsraden. Het is nodig dat beide partijen elkaar serieus nemen en openstaan voor constructieve dialoog. Als gemeente moeten wij de waarde van de lokale kennis en betrokkenheid van de dorpsraden erkennen en benutten, terwijl de dorpsraden zich bewust moeten zijn van de bredere context waarin de gemeente opereert en de diverse belangen die zij moet afwegen. De aanbevelingen sluiten goed aan bij ons huidige en lopende proces om samen met de dorpsraden nieuwe samenwerkingsafspraken te maken. Hieronder geven wij een reactie op de specifieke aanbevelingen uit uw rapport.

Ons kenmerk D2025-04-007646 2025-012394 Betreft bestuurlijke reactie onderzoeksrapport dorpsraden Bijlage(n) 0 Behandeld door Han-Willem Groeneveld Team Team Samenleving Telefoonnummer 0183-516604 E-mail h.groeneveld@gemeentealtena. nl

Aanbeveling 1. Rollen van de dorpsraden Werk de nieuwe samenwerkingsafspraken tussen gemeente en dorpsraden nader uit op elementen die nu nog ontbreken of onduidelijk zijn in de afspraken uit 2019, zoals wat verwacht mag worden van de invulling van de adviesrol, van het ‘proactief informeren’, of een antwoord op hoe met het ‘gewicht’ van advies om te gaan. Stel een afwegings-mechanisme op met als doel om duidelijkheid te scheppen welke onderwerpen aan dorpsraden worden voorgelegd en hoe de besluitvorming plaatsvindt, zodat de rol en mate van zeggenschap van de dorpsraden duidelijk is. Uitgangspunten zijn transparantie, Gemeentehuis Altena betrokkenheid en representativiteit. Een voorbeeld is opgenomen in bijlage III.5. Sportlaan 170 Neem de rol van de dorpsraden op in de nieuw op te stellen 4286 ET Almkerk participatieverordening. Wij erkennen het belang van duidelijke samenwerkingsafspraken tussen de gemeente en de dorpsraden. In het afgelopen jaar zijn wij hierover met de dorpsraden in gesprek geweest. Het conceptdocument met de samenwerkingsafspraken is met uw rekenkamer gedeeld. Wij zullen de nieuwe samenwerkingsafspraken uitwerken, waarbij we 1/4

Postbus 5 4286 ZG Almkerk T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.nl

www.gemeenteAltena.nl

aandacht besteden aan de aanbeveling de invulling van de adviesrol, het proactief informeren en het gewicht van adviezen nadrukkelijk op te stellen. Wel geven wij dit in samenspraak met de dorpsraden invulling. Bij de bespreking van de samenwerkingsafspraken is dit met de raden afgesproken. Uw rapport zal de dorpsraden ter beschikking worden gesteld. We zullen, in overleg met de dorpsraden en in het te evalueren beleid, de afwegingsmechanisme aan de hand van uw aanbeveling onder de loep nemen. De rol van de dorpsraden kan mogelijk worden opgenomen in de nieuw op te stellen participatieverordening. In de komende periode wordt onderzocht of en hoe dit kan worden opgenomen. Wij kunnen ons vinden in de suggestie dat de nieuw op te stellen participatieverordening hier mogelijk ruimte voor biedt. Aanbeveling 2. Gewicht van adviezen Wees duidelijk naar de dorpsraden over het gewicht van hun adviezen versus die van andere partijen in het dorp, zoals sportverenigingen en kerkgenootschappen. Het is in de ogen van ons college essentieel dat dorpsraden duidelijkheid hebben over het gewicht van hun adviezen ten opzichte van andere partijen in het dorp, zoals sportverenigingen en kerkgenootschappen. De dorpsraden hebben immers geen formele adviesrol richting het college en de raad. Het gewicht van de inhoudelijke inbreng is bepalend.

In de hierboven aangehaalde evaluatie van het beleid (bestuurlijke vernieuwing in actie) zal deze aanscherping plaatvinden. Aanbeveling 3. Duidelijke communicatie en afspraken over rollen. In samenhang met aanbeveling 1, maak heldere afspraken over de communicatie richting dorpsraden. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de rollen zijn; vakafdeling, inhoudelijk wethouders en/ of kernwethouder en communiceer ook daarover. Leg in de samenwerkingsafspraken vast wat van de gemeente verwacht mag worden qua participatie bij inwonersideeën: de gemeente gaat niet overnemen of per definitie de ‘trekker’ zijn van ideeën vanuit de dorpen (wellicht integendeel). Zorg voor een goede duiding van de nieuwe afspraken met de dorpsraden binnen de organisatie, zodat afdelingen niet qua participatie hun eigen trajecten volgen. In lijn met de eerste aanbeveling zullen wij heldere afspraken maken over de communicatie richting dorpsraden. Wij dienen per traject te duiden wie waarvoor verantwoordelijk is, inclusief de rollen van (vak)teams, inhoudelijke wethouders en kernwethouders. Daarnaast bepalen wij conform de nieuwe afspraken wat van de gemeente verwacht mag worden qua participatie bij inwonersideeën. De visie van het college is in lijn met hetgeen gesteld in de aanbeveling. De gemeente is niet per definitie de ‘trekker’ van ideeën vanuit de dorpen.

Wij zullen ervoor zorgen dat de nieuwe afspraken met de dorpsraden goed worden gecommuniceerd binnen de organisatie, dit in aansluiting met onze serviceformules en dan met name de serviceformule “samenwerken”. Aanbeveling 4. Goede dienstverlening

2/4

www.gemeenteAltena.nl

Maak intern duidelijke afspraken over reactietijden en de kwaliteit van de reacties naar dorpsraden (maar ook naar anderen). ‘Nee’ is ook een antwoord. Neem de positie van dorpsraden in acht, het zijn veelal vrijwilligers die overdag werken, zodat bijvoorbeeld overdag afspreken niet haalbaar is. In de nieuwe samenwerkingsafspraken is deze aanbeveling in de ogen van het college stevig verankerd. Bij veel dorpsraden is dit overigens het grootste euvel in de samenwerking. De responsetijd voor het geven van een reactie is gelijk de servicerichtlijn op twee dagen gesteld. Wij zullen deze afspraak intern communiceren en duidelijke afspraken maken over reactietijden en de kwaliteit van de reacties naar dorpsraden en andere partijen. Vooralsnog sluiten wij hierbij aan via de reeds bestaande systemen als Fixi en Inproces. Uit de gesprekken met de dorpsraden is naar voren gekomen dat met name de contacten via de e-mail op prijs gesteld. Aanbeveling 5. Verantwoording naar de gemeente Maak een keuze in hoe om te gaan met de verantwoording op basis van de Subsidieregeling Kernenbudget Altena. Kies óf voor een rapportageplicht aan de gemeente op de besteding van de subsidies óf maak concrete afspraken met de dorpsraden over de nakoming van de algemene publicatieplicht. Verhelder de Subsidieregeling of en zo ja hoe, naar de gemeente verantwoording dient plaats te vinden.

In aansluiting op de algemene subsidieverordening worden subsidies lager dan 10.000 euro direct beschikt Over deze subsidies is dan ook geen afrekeningsverantwoording van toepassing. In relatie tot de dorpsraden zijn de gesubsidieerde bedragen niet hoger dan 2.000 euro. Wij zullen naar aanleiding van uw aanbeveling met de raden in gesprek gaan hoe om te gaan met de verantwoording. Dit kan, in lijn met aanbevelingen 6, in de ogen van het college ook bestaan uit horizontale verantwoording van de activiteiten waarin de dorpsraden met name gericht op hun achterban verantwoording aflegt door het inzichtelijk maken van de activiteiten en de impact hiervan op de kern. 6. Verantwoording naar het dorp Maak afspraken over een minimale set van eisen waaraan de verantwoording naar de dorpen moet voldoen (denk aan het hebben van een website, actuele informatie over bestuur, de jaarlijkse vergadering inclusief recente notulen, financiële verantwoording over het afgelopen jaar/begroting lopende jaar e.d.). Wij zullen met de raden afspraken maken over een minimale set van eisen waaraan de verantwoording naar de dorpen moet voldoen. Dit heeft in de huidige praktijk al betrekking op het houden van de jaarlijkse vergadering en hierbij de financiële verantwoording over het afgelopen jaar te agenderen.

Dit kan betrekking hebben op het onderhouden van een website met actuele informatie over het bestuur en het kan in de ogen van het college ook met maatwerk worden vorm gegeven. Bijvoorbeeld via de sociale media. Voor het college heeft het open houden van de opties betrekking op de wijze waarop de dorpsraad is georganiseerd en op de hoogte van de vergoeding (1575 euro) welke passend is voor het dekken van onkosten maar niet voor een al te zwaar verantwoordingsregime. 3/4

www.gemeenteAltena.nl

Wij danken u nogmaals voor uw inzichten en aanbevelingen. Wij zien uit naar een constructieve samenwerking met de dorpsraden om de leefbaarheid en betrokkenheid in onze dorpen verder te versterken. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,

P.J.E. Breukers

4/4

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

www.gemeenteAltena.nl