Document · PDF

Bijlage toelichting bezuinigingsvoorstel uitbreiding gemeentehuis bij RV uitbreiding gemeentehuis

Raadsvergadering 17 december 2024, gemeente AltenaBij agendapunt: Aanvullend budget uitbreiding gemeentehuis2.638 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gemeenteraad College van B&W 12 november 2024 Bezuinigingsmogelijkheden uitbreiding gemeentehuis

Op 24 september 2024 heeft de gemeenteraad een geamendeerd besluit genomen over het investeringskrediet voor de uitbreiding van het gemeentehuis. Er is onder meer besloten dat: 1. Een investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 9.000.000 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de meerjarenraming in de begroting 2025. 2. Een bedrag voor uit te voeren onderhoud ter hoogte van € 790.000 te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve onderhoud gebouwen. 3. Het college op te dragen: a. een nader voorstel voor de inrichting van het gemeentehuis inclusief bijbehorend budget, op basis van dit bouwkundig ontwerp ('casco') aan de gemeenteraad aan te bieden in expliciete relatie tot eerdergenoemde uitgangspunten; b. daarbij inzichtelijk te maken met welke scenario's een verdere bezuiniging van minimaal 10% op de bouw- en inrichtingskosten te realiseren is; c. dit voorstel uiterlijk eind 2024 aan de gemeenteraad aan te bieden. De afgelopen periode is onderzocht welke bezuinigingsscenario’s voorstelbaar zijn. Dit memo geeft inzicht hierin.

Doel van deze memo is om op basis van deze informatie een raadsbesluit te nemen over een aanvullend investeringskrediet en zo duidelijkheid te creëren over het totale investeringskrediet voor de uitbreiding van het gemeentehuis als basis voor de verdere detaillering van het ontwerp en de daaropvolgende aanbesteding.

Vanuit de opdracht van de Raad is een brede verkenning uitgevoerd naar mogelijke besparingen. Deze zijn samengevat in drie scenario’s, te weten: 1. Bezuinigingsmaatregelen binnen de kaders van het voorlopig ontwerp en bijbehorend programma van eisen; 2. Bezuinigingsmaatregelen binnen de kaders van het voorlopig ontwerp, maar in afwijking van het programma van eisen; 3. Bezuinigingsmaatregelen binnen de kaders van het programma van eisen wat heeft geleid tot een alternatief ontwerp; In ontstaande tabel zijn de bezuinigingsmaatregelen en besparingsbedragen per scenario weergeven.

Maatregelen

Scenario 1: Aanpassing voorlopig ontwerp met behoud van PvE

Scenario 2: Aanpassing voorlopig ontwerp in afwijking van het PvE

Scenario 3: Alternatief ontwerp op basis van PvE

Maatregelen bouwkosten -€ 520.000,00 Alternatief ontwerp (Roteren 1 raadzaal in lijn met de constructie) In de nieuwbouw ander 2 installatie principe op basis van inductie units Behouden van de bestaande indeling 1e en 2e verdieping en 3 behouden bestaande vloerbedekking uit 2012. Mobiele wand vervangen door 4 vaste wand Het niet toepassen van een 5 groendak Het niet toepassen van 6 vergroening van de gevel van de raadzaal Het toepassen van een dubbele 7 ring van de raadsopstelling De vrije hoogte van de 8 raadszaal te beperken Het weglaten van een nieuwe commissiezaal in het 9 vergadercentrum (inschatting zonder ontwerp) Vervangen van de huidige 10 verlichting door LED lampen uitstellen subtotaal bouwkosten

-€ 147.000,00

-€ 363.000,00

-€ 15.000,00 -€ 44.000,00

-€ 44.000,00

n.v.t.

-€ 3.000,00

-€ 150.000,00

verwerkt in maatregel 1 verwerkt in maatregel 1

-€ 43.000,00 -€ 400.000,00

-€ 214.000,00

-€ 558.000,00

-€ 1.379.000,00

-€ 884.000,00 2

Inrichtingskosten -€ 198.000,00

-€ 198.000,00

-€ 15.000,00

-€ 35.000,00 -€ 25.000,00

-€ 200.000,00

-€ 473.000,00

bijkomende kosten -€ 455.000,00

-€ 455.000,00

-€ 330.000,00

subtotaal bijkomende kosten

-€ 785.000,00

Totaal bedrag

-€ 1.816.000,00

-€ 2.637.000,00

-€ 2.142.000,00

Bezuinigen op losse inrichting, o.a. bureaus en aanlandplekken Geen groenelementen in het 12 gebouw 13 Weglaten sfeerverlichting Bezuinigen op de vaste 14 inrichting Lease en service constructie 15 AV-systeem subtotaal inrichtingskosten 11

Accu huren, indien 16 maatschappelijk prioriteren niet mogelijk is. 17 Bezuinigen bijkomende kosten

Onderstaand is een korte toelichting per bezuinigingsmaatregel weergegeven inclusief kanttekeningen en risico’s. 1. Alternatief ontwerp Toelichting: Door aanpassing van het ontwerp (zie onderstaande afbeelding en bijlage), met in achtneming van het vastgestelde Programma van Eisen, is een bezuiniging te realiseren door: - Het beperken van de constructieve ingrepen door, het waar mogelijk, intact laten van de bestaande constructie. Dit is mogelijk door de raadszaal en commissiezaal een kwartslag te draaien; - Het draaien van de raadszaal en commissiezaal wordt het publieksklein verkleind; - Het grotendeels behouden van het bestaande vergadercentrum op de begane grond; - Het verkleinen van de raadszaal door het toepassen van een dubbele ring van de raadszaal.

Kanttekening & risico’s: - Op 26 maart 2024 heeft de gemeenteraad een amendement aangenomen om de bestaande vergadervleugel bij het ontwerp te betrekken. Het alternatief ontwerp voldoet niet aan het amendement aangezien er een duidelijke scheiding is tussen de nieuwe raadszaal en het bestaande vergadercentrum; - Een kleiner publieksplein heeft (mogelijk) gevolgen voor de beleving van de dienstverlening van gemeente Altena; - In het alternatief ontwerp is een beperkte ruimte voor de hellingbaan naar de raadszaal. Het gevolg is een afname van de vrije hoogte in de raadszaal van 20 centimeter.

2. In de nieuwbouw ander installatieprincipe op basis van inductie units Toelichting: Het klimaat in het gemeentehuis wordt geregeld doormiddel van een klimaatplafond. Bij dit principe fungeert het volledige plafondoppervlakte als afgiftesysteem. De warmte of koude wordt aan de ruimte toegevoerd door zowel straling als convectie. Vanwege deze stralingscomponent is er minder luchtcirculatie in de ruimte in vergelijking met inductie-units. Dit resulteert in een behaaglijk binnenklimaat. Als bezuiniging kan gekozen worden om de nieuwbouw uit te voeren met inductie units. Met dit systeem worden, op bepaalde posities in de ruimte, doormiddel van inductie units het klimaat geregeld. Kanttekening en risico’s: - Het klimaat in de ruimten is minder goed te regelen en wordt als minder behaaglijk ervaren vanwege luchtcirculatie. Dit kan resulteren in klachten; - Dit wordt versterkt doordat er twee verschillende systemen in één gebouw aanwezig zijn die anders worden ervaren.

3. Behouden van de bestaande indeling 1e en 2e verdieping en behouden bestaande vloerbedekking uit 2012 Toelichting: Er zijn aanpassingen in de plattegronden van de 1e en 2e verdieping voorzien die voortkomen uit het PvE. Deze houden verband met het werkplekconcept (teams werkplekken, aanlandplekken en overlegplekken). Met de aanpassing van de 1e en 2e verdieping wordt ook de bestaande vloerbedekking uit 2012 vervangen. Kanttekening en risico’s: - Door het niet aanpassen van de 1e en 2e verdieping wordt geen aansluiting gevonden bij het PvE en het werkplekconcept. - De vloerbedekking zal op termijn vervangen moeten worden. Het niet gelijktijdig meenemen leidt tot efficiency verlies (werk met werk maken), waardoor dit tot aanvullende kosten zal leiden.

4. Mobiele wand vervangen door vaste wand Toelichting: Tijdens de raadsvergadering van 26 maart 2024 is besloten dat de raadszaal en commissiezaal omgevormd moeten kunnen worden tot één functionele ruimte. In het ontwerp is een mobiele wand opgenomen. Het vervangen van de mobiele voor een vaste wand resulteert in een bezuiniging. Kanttekening en risico’s: - De raadszaal en commissiezaal zijn niet meer om te vormen tot één functionele ruimte. - Door deze bezuiniging wordt niet voldaan aan het PvE.

5. Het niet toepassen van een groen dak Toelichting: Een groen dak heeft een isolerende werking, draagt bij aan de biodiversiteit, houdt regenwater langer vast en verlengt de levensduur van het dak. Ook geeft het groen dak een duurzame uitstraling het gebouw. Dit is een mogelijke bezuiniging. Deze bezuinigingsmaatregel is niet van toepassing op het alternatief ontwerp aangezien het volume van de raadszaal nagenoeg volledig binnen de gebouwcontouren valt. Kanttekening en risico’s: - Versobering van de uitstraling van het gemeentehuis; - Verlies van voorbeeldfunctie in het kader van bevorderen biodiversiteit, duurzaamheid en (kleinschalige) maatregelen voor waterhuishouding en isolatie.

6. Het niet toepassen van vergroening van de gevel van de raadszaal Toelichting: De raadszaal gaat op in de omgeving. Dat is het beeld wat de architect wil creëren. Betonnen gevelelementen worden bekleed met groen. Dit kan ook achterwege worden gelaten en is daarmee een mogelijke bezuiniging. Kanttekening en risico’s: - Versobering van de uitstraling van het gemeentehuis.

7. Het toepassen van een dubbele ring van de raadsopstelling Toelichting: Op 26 maart 2024 heeft de gemeenteraad het PvE vergaderfaciliteiten gemeenteraad vastgesteld. In het PvE is de keus voor een enkele of dubbele nog opengehouden. Een dubbele ring resulteert in een compactere opstelling waardoor de raadszaal 45 m² kleiner uitgevoerd kan worden. Kanttekening en risico’s: - Doordat de raadszaal kleiner wordt neemt de flexibiliteit in gebruik af. - Een dubbele ring opstelling heeft als voordeel dat de ruimte beter te gebruiken is door kleine gezelschappen (gebruik binnenring)

8. De vrije hoogte van de raadszaal te beperken Toelichting: De raadszaal wordt verdiept uitgevoerd om de gewenste vrije hoogte vanuit het PvE te realiseren. Dit vraagt om extra bouwkundige en constructieve ingrepen. Dit werkt kostenverhogend. Indien de raadszaal niet verdiept wordt uitgevoerd, bespaart dit kosten. Kanttekening en risico’s: - Versobering van de uitstraling van de raadszaal; Verlaging zorgt voor een minder representatieve ruimte. 6

9. Het weglaten van een nieuwe commissiezaal in het vergadercentrum Toelichting: Onderdeel van de uitbreiding is een nieuwe raadszaal en commissiezaal. Wanneer wordt besloten om geen nieuwe commissiezaal te realiseren maar gebruik te blijven maken van de huidige raadszaal (gecombineerd met Smaak) heeft dit een besparing tot gevolg. Kanttekening en risico’s: - Op 26 maart 2024 heeft de gemeenteraad een amendement aangenomen om de bestaande vergadervleugel bij het ontwerp te betrekken. Door deze bezuiniging wordt niet voldaan aan het vastgestelde PvE; - Het aantal grote vergaderruimten neemt af. De ambtelijke organisatie maakt geregeld gebruik van dergelijke grote zalen. Als de commissiezaal niet wordt gerealiseerd moet de ambtelijke organisatie uitwijken naar andere locaties. Dit leidt mogelijk tot kosten en reistijdverlies; - Versobering van de uitstraling van het gemeentehuis; - Tijdens raadsavonden moet de gehele begane grond gebruikt worden; - Vraagt naar alle waarschijnlijkheid veel inzet van de bodes.

10. Vervangen van de huidige verlichting door LED lampen uitstellen

Toelichting: Het energieverbruik in het gemeentehuis is hoog. Veel winst is te behalen door het vervangen van de bestaande verlichting door LED lampen. Een optie is om de vervanging uit te stellen. Kanttekening en risico’s: - Energieverbruik blijft hoog; - De huidige verlichting dateert uit 2012. Op termijn zal onderhoud of vervanging nodig zijn.

11. Bezuinigen op losse inrichting, o.a. bureaus en aanlandplekken Toelichting: In 2018 heeft gemeente Altena de zitbureaus overgenomen van de Rabobank. Dit meubilair is inmiddels 12 jaar oud. 1/3 van de bestaande bureaus zijn in 2018 nieuw aangeschaft. Dit betreft zitsta bureaus. In de begroting is meegenomen de zitbureaus uit 2012 te vervangen. Een optie is om deze zitbureaus (voorlopig) te behouden. Daarnaast zijn onder deze raming kosten opgenomen voor aanland plekken. Gezien deze benodigd zijn om het werkplek concept beter in te vullen, kan er gekozen worden om deze te financieren uit een lopend exploitatiebudget voor organisatieontwikkelingen. Kanttekening en risico’s: - Het is wetenschappelijk aangetoond dat een wisselende werkhouding bijdraagt aan de vitaliteit van werknemers; - Op termijn zijn de bureaus aan vervanging toe; 7

Aanlandplekken worden vanuit exploitatie bekostigd en zijn geen onderdeel van de investering.

12. Geen groenelementen in het gebouw Toelichting: In de begroting is een bedrag opgenomen voor groen elementen in het gebouw. Het achterwege laten hiervan is een mogelijke bezuiniging. Kanttekening en risico’s: - Groen draagt bij aan een vitale en prettige werkomgeving; - Versobering van de uitstraling van het gemeentehuis.

13. Weglaten sfeerverlichting Toelichting: In de begroting is een bedrag opgenomen voor sfeerverlichting in het gebouw, zowel in kantoor als raadzaal. Het achterwege laten hiervan is een mogelijke bezuiniging.

Kanttekening en risico’s: - Versobering van de uitstraling van het gemeentehuis.

14. Bezuinigen op de vaste inrichting Toelichting: In het ontwerp zitten meerdere vaste inrichtingselementen. Denk hierbij aan de tribune in de raadszaal en commissiezaal, publieksbalies, lockers, vaste kasten etc. Een mogelijkheid is bezuinigen op het afwerkingsniveau, kwaliteit en aantallen. Kanttekening en risico’s: - Versobering van de uitstraling en functionaliteit van het gemeentehuis.

15. Lease en service constructie AV-systeem Toelichting: In 2018 is (deels) een nieuw vergadersysteem voor de raadszaal aangeschaft. Een mogelijkheid is om de het bestaande systeem over te zetten naar de nieuwe raadszaal. Doordat de vormgeving en grootte van de raadszaal en commissiezaal veranderd zal het systeem uitgebreid moeten worden. Daarnaast vraagt beheer en service van het systeem expertise. Door te kiezen van een contractvorm waarin aanschaf, beheer en onderhoud en vervanging in 1 contract worden opgenomen hoeft geen nieuw systeem aangekocht te worden. Kanttekening en risico’s: 8

Eventuele benodigde uitbreiding van het systeem is niet mogelijk doordat het bestaande systeem is ‘verouderd’; Op dit moment is geen exploitatiebudget aanwezig voor de kosten die voortvloeien uit het aangaan van een service contract voor de AV-systeem.

16. Accu huren

Toelichting: Vanwege de netcongestie kan de netbeheerder het vermogen niet verhogen. Sinds 1 oktober 2024 prioriteert Enexis maatschappelijk. Dat wil zeggen dat klanten die op de wachtlijst staan en binnen de gestelde maatschappelijke kaders vallen, voorrang krijgen bij het toewijzen van transportcapaciteit. De verwachting is dat de uitbreiding van het gemeentehuis niet binnen de maatschappelijke kaders valt en voorrang kan krijgen op een vermogens aanpassing. Om ervoor te zorgen dat de het gemeentehuis na uitbreiding kan functioneren is tijdelijk een accu oplossing nodig. In de eerder gepresenteerde begroting is uitgegaan van aankoop van een dergelijk accusysteem. Het is mogelijk om een accu te huren tegen een vooraf overeengekomen huurperiode. De eenmalige investering om het accusysteem te plaatsen is circa €45.000,-. De maandelijkse huur komt ten laste van de exploitatie. Voordeel is dat er geen onverwachte kosten zijn aangezien service en onderhoud meegenomen is in de huurprijs. Kanttekening en risico’s: - Vooraf worden afspraken gemaakt over de huurperiode. Zodra de accu overbodig is geworden moet het contract afgekocht te worden. - In de huidige exploitatie is geen ruimte voor de accu huurkosten, welke op basis van huidige inschatting jaarlijks 33.000 euro bedragen.

17. Bezuiniging van bijkomende kosten Toelichting: Ten tijde van de renovatie worden werkzaamheden uitgevoerd die het, gedurende een beperkte periode onmogelijk maken, om in het huidige gemeentehuis te Almkerk de dienstverlening uit te voeren zoals deze door gemeente Altena als essentieel beschouwd wordt. Daarmee wordt o.a. de dienstverlening in het kader van verstrekken van identiteitsbewijzen bedoeld. Deze dienstverlening dient wel doorgang te vinden. Om dit mogelijk te maken wordt gekeken naar tijdelijke huisvesting mogelijkheden op het terrein van de gemeente. Dit brengt echter ook beveiligingsissues met zich mee, gezien de gevoeligheid van de gegevens die hiermee gemoeid zijn. Gezien de aard van de kosten is het logisch deze kosten niet gerekend worden tot de bouwkosten van de uitbreiding van het gemeentehuis. De kosten zijn echter wel noodzakelijk voor borging van dienstverlening van de gemeente. Deze kosten kunnen worden beschouwd als een direct gevolg van de herindeling per 1 januari 2019. Door het samengaan van de drie gemeentes, ontstaan er bewegingen van personeel en dienstverlening die aanvullende kosten met zich mee brengen, de zogeheten “tijdelijke huisvesting en verhuiskosten”. Aangezien dit herindelingskosten betreft, kan gebruik gemaakt worden van de reserve frictiekosten voor de dekking van deze kosten.

De prognose voor de stand van deze reserve bedraagt per jaareinde 2024 € 1,5 miljoen en is ruim voldoende. De onttrekking dient echter wel

gevoteerd te worden door de raad. Dit kan onderdeel zijn van de integrale afweging bij het reguliere begrotingsproces in 2026. Kanttekeningen en risico’s: -

Kosten worden gefinancierd vanuit exploitatie, waardoor dit weliswaar een verlaging van investeringskrediet tot stand brengt, maar geen werkelijke bezuiniging; Er dient (separaat) besluitvorming bij de raad gevraagd te worden voor de onttrekking uit de bestemmingsreserve frictiekosten ten behoeve van de verhuiskosten; Door verwerking in de exploitatie ontstaat een (beperkt) voordeel in de structurele lasten, terwijl de verwerking in de exploitatie desbetreffend jaar budgetneutraal is door de te verkrijgen dekking uit de bestemmingsreserve frictiekosten.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14815689/3