Bijlage RV Budget organisatieversterking - Benchmark rapportage

Benchmark formatie en kosten Gemeente Altena | Bahamin Khossravi | Marly Beskers-te Selle | Lars Bos | Vanja van Sprakelaar | | Jorine Rabius |

25-09-2020

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Agenda

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

3

Samenvattend

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces, overhead en overige opvallendheden

Samenvattend, Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-19 • Peildatum kosten: Primitieve begroting 2019

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart • In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling.

Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers. • Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​Cluster 19: Milieu en duurzaamheid Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en Woz Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. • Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende elf categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldige validatieproces om appels met appels te vergelijken. • Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden. • 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Altena

55.397

278

Goed

38%

Weinig

Barneveld

57.279

326

Goed

31%

Redelijk

Gooise Meren

56.687

1.291

Goed

43%

Redelijk

Heerenveen

50.203

264

Redelijk

28%

Sterk

Heerhugowaard

55.868

1.464

Redelijk

38%

Sterk

Lansingerland

60.042

1.123

Goed

39%

Weinig

Oosterhout

54.018

756

Matig

26%

Redelijk

Pijnacker-Nootdorp

53.841

1.457

Goed

44%

Zonder

SED-organisatie

59.586

693

Redelijk

53%

Redelijk

Smallingerland

55.439

473

Zwak

29%

Sterk

UW Samenwerking

48.053

819

Goed

60%

Redelijk

Woerden

51.780

582

Goed

42%

Redelijk

de Fryske Marren

51.263

146

Redelijk

25%

Redelijk

Vertrouwelijk 12

2

Uitkomsten benchmark • • •

Totale apparaatskosten Primair proces en overhead Overige kosten

Vertrouwelijk 13

Totale apparaatskosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 3% lager dan gemiddeld (-€ 1,9 miljoen).

Vertrouwelijk 14

Totale apparaatskosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner:

Overhead per inwoner:

•

•

8% lagere kosten (-€ 3,3 miljoen) • 6% minder formatie (-14,1 fte) • Minder taken belegd bij derden (38%) dan gemiddeld (38%).

12% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen) • 2% meer formatie (+2,2 fte) • Meer taken belegd bij derden (4%) dan gemiddeld (3%).

Overhead per fte: •

18% hogere kosten (+€ 1,9 miljoen) • 7% meer formatie (+7,2 fte) Vertrouwelijk 15

Primair proces

Vergelijking kosten

Vergelijking formatie

Totaal • 8% lagere kosten (-€ 3,3 miljoen)

Totaal • 6% minder formatie (-14,1 fte)

Uitvoering • 6% lagere kosten (-€ 2,2 miljoen)

Uitvoering • 1% minder formatie (-1,9 fte)

Beleid/advies • 25% lagere kosten (-€ 1,0 miljoen)

Beleid/advies • 26% minder formatie (-11,9 fte)

Regie/contractmanagement • 81% hogere kosten (+€ 0,4 miljoen)

Regie/contractmanagement • 21% meer formatie (+1,1 fte)

Vergunningverlening • 50% lagere kosten (-€ 0,6 miljoen)

Vergunningverlening • 18% minder formatie (-1,5 fte) Vertrouwelijk 16

Primair proces

Analyse beleid/advies • Bij 17 van de 24 clusters is de beleidsformatie lager dan gemiddeld, waarvan 5 met een verschil van meer dan 1 fte. - Op de volgende clusters is de beleidsformatie opvallend laag: ◦ Verkeer, vervoer en wegen: -1,7 fte ◦ Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting: -1,5 fte ◦ Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie: -1,2 fte ◦ Educatie: -1,2 fte ◦ Wmo: -1,0 fte

• Bij 4 van de 24 clusters is de beleidsformatie hoger dan gemiddeld, waarvan geen één met een verschil van meer dan 1 fte.

Vertrouwelijk 17

Primair proces

Analyse formatie regie/contractmanagement • Op een aantal clusters is de formatie regie/contractmanagement niet in verhouding met de mate van uitbesteding. • Formatie relatief hoog gezien de mate van taken belegd bij derden: - Groen

• Formatie relatief laag gezien de mate van taken belegd bij derden: - Educatie - Kunst, cultuur en oudheidkunde

Vertrouwelijk 18

Primair proces

Analyse kosten vergunningverlening • Openbare orde en veiligheid - De kosten zijn relatief laag gezien de werklast ▪ Kosten: -73% ▪ Aantal aangevraagde Apv, drank-en horecavergunningen: +43%

• Parkeren - De kosten zijn in lijn met de werklast ▪ Kosten: -92% ▪ Aantal aangevraagde parkeervergunningen: -95%

• Wabo - De kosten zijn relatief laag gezien de werklast ▪ Kosten: -31% ▪ Aantal aangevraagde omgevingsvergunningen: -3% Vertrouwelijk 19

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (1/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

-8%

-€ 3.328.809

€711

16_53

€873

Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn

+68%

+€ 513.190

€6

87_40

€25

Cluster 18: Riolering

+26%

+€ 398.213

€19

90_47

€36

Cluster 14: Jeugd

+23%

+€ 361.196

€11

56_41

€54

Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde

+55%

+€ 294.495

€1

78_48

€19

Cluster 10: Groen

+6%

+€ 217.293

€43

71_60

€78

Cluster 5: Water

+56%

+€ 188.101

€0

57_36

€16

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen

+2%

+€ 86.656

€49

42_38

€86

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie

+6%

+€ 52.074

€4

31_29

€45

Totale apparaatskosten primair proces

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 20

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (2/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 16: Volksgezondheid

+2%

+€ 45.217

€31

63_55

€42

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

+10%

+€ 38.730

€4

46_35

€11

Cluster 6: Economische zaken

+7%

+€ 34.061

€6

51_41

€12

Cluster 1: Burgerzaken

-1%

-€ 8.212

€9

55_56

€21

Cluster 23: Belastingen en Woz

-4%

-€ 27.759

€7

48_52

€19

Cluster 11: Recreatie en ontspanning

-7%

-€ 36.616

€5

21_25

€23

Cluster 19: Milieu en duurzaamheid

-16%

-€ 180.494

€12

33_51

€29

Cluster 9: Sport

-9%

-€ 235.469

€16

39_45

€84

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 21

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (3/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid

-6%

-€ 263.565

€55

49_64

€86

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

-22%

-€ 283.646

€15

17_44

€34

Cluster 13: Wmo

-16%

-€ 297.427

€22

18_35

€53

Cluster 22: Wabo

-33%

-€ 497.227

€18

0_23

€58

Cluster 4: Parkeren

-84%

-€ 635.033

€1

3_37

€34

Cluster 17: Afval

-17%

-€ 811.311

€67

9_32

€131

Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

-29%

-€ 971.715

€36

12_45

€91

Cluster 7: Educatie

-27%

-€ 1.308.202

€42

21_44

€144

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 22

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Maatschappelijke opvang en welzijn • De kosten zijn 68% hoger per inwoner (+€ 0,5 miljoen). - Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze +8% hoger (+0,4 miljoen).

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten wijkgebouwen en multifunctionele locaties) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,5 miljoen). - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 1,4 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,4 fte - Beleid: +0,2 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte Vertrouwelijk 23

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Riolering • De kosten zijn 26% hoger per inwoner (+€ 0,4 miljoen).

- Let op hier zijn we uitgegaan van de primitieve begroting. Indien we rekening houden met de correctie die hierna heeft plaatsgevonden dan zijn uw kosten 10% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen).

• Uw kosten liggen (rekening gehouden met de correctie na de primitieve begroting) in verhouding met uw werklast: - Aantal km riool: +7% - Aantal pompen/gemalen: +11% - Aantal woonruimten en bedrijfsvestigingen: -4%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden (+€ 0,3 miljoen) zijn hoger dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen) en ook uw materiële kosten (van dagelijks beheer en onderhoud) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 0,4 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +0,5 fte - Beleid: -0,9 fte - Regie/contractmanagement: +0,8 fte

Vertrouwelijk 24

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Jeugd • De kosten zijn 23% hoger per inwoner (+€ 0,4 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal jeugd-cliënten: +12%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,7 miljoen) dan gemiddeld. - Uw inhuurkosten (-€ 0,2 miljoen) en kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,1 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 8,7 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +8,9 fte - Beleid: +0,1 fte - Regie/contractmanagement: -0,4 fte Vertrouwelijk 25

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Kunst, cultuur en oudheidkunde • De kosten zijn 55% hoger per inwoner (+€ 0,3 miljoen).

- Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze 25% lager (-€ 0,7 miljoen).

• Kijkend naar uw indicatoren:

- Aantal kunst- en cultuurinstellingen: -100% - Aantal rijksmonumenten: +61% - Aantal gemeentelijke monumenten: +6%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden (+€ 0,3 miljoen) zijn hoger dan gemiddeld (o.a. het streekarchief). - Uw materiële kosten zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen) (o.a. torens en uurwerken en het Oude Raedthuys). - Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 0,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +0,3 fte - Beleid: -0,6 fte - Regie/contractmanagement: -0,0 fte

Vertrouwelijk 26

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Educatie • De kosten zijn 27% lager per inwoner (-€ 1,3 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Leerlingen basisonderwijs: -8% - Leerlingen voortgezet onderwijs: -54% - Aantal scholen basisonderwijs: +22% - Aantal scholen voortgezet onderwijs: -42%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten scholen) zijn € 1,3 miljoen lager en uw loonkosten zijn € 0,2 miljoen lager dan gemiddeld. - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,1 miljoen hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 2,1 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,8 fte - Beleid: -1,2 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 27

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Werk & inkomen en schuldhulp • De kosten zijn 29% lager per inwoner (-€ 1 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal bijstandsontvangers: -32% - Aantal cliënten schuldhulpverlening: -49%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,6 miljoen) en de loonkosten (-€ 0,4 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 7,7 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -7,2 fte - Beleid: -0,5 fte - Regie/contractmanagement: +0,0 fte Vertrouwelijk 28

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Afval • De kosten zijn 17% lager per inwoner (-€ 0,8 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: -60% - Aantal woonruimten en bedrijfsvestigingen: -4%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw interne kosten zijn € 1,1 miljoen lager en uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,3 miljoen hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 9,3 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -9,9 fte - Beleid: +0,0 fte - Regie/contractmanagement: +0,6 fte

Vertrouwelijk 29

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Parkeren • De kosten zijn 84% lager per inwoner (-€ 0,6 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal aangevraagde parkeervergunningen en - ontheffingen: -95%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten parkeergarages) zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,4 miljoen). Ook uw kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,2 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 0,6 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,3 fte - Beleid: -0,1 fte - Regie/contractmanagement: +0,1 fte - Vergunningverlening: -0,3 fte

Vertrouwelijk 30

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Wabo • De kosten zijn 33% lager per inwoner (-€ 0,5 miljoen). • Uw kosten zijn relatief laag gezien uw werklast: - Aantal aangevraagde omgevingsvergunningen: -3% - Aantal sloopmeldingen: -30%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,4 miljoen), loonkosten (-€ 0,1 miljoen) en inhuurkosten (-€ 0,1 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 1,5 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,8 fte - Beleid: -0,2 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte - Vergunningverlening: -0,4 fte Vertrouwelijk 31

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Wmo • De kosten zijn 16% lager per inwoner (-€ 0,3 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal Wmo-cliënten: -25%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn lager (-€ 0,4 miljoen) dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen) en hogere inhuurkosten (+€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 0,2 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,4 fte - Beleid: -1,0 fte - Regie/contractmanagement: -0,6 fte Vertrouwelijk 32

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting • De kosten zijn 22% lager per inwoner (-€ 0,3 miljoen). • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling: +116% - Aantal in aanbouw genomen woningen: -18% - Aantal verzoeken om planschade: +123%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,3 miljoen) en lagere kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 3,3 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -1,6 fte - Beleid: -1,5 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte Vertrouwelijk 33

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 12% hogere kosten (+€ 1,4 miljoen) • 2% meer formatie (+2,2 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 18% hogere kosten (+€ 1,9 miljoen) • 7% meer formatie (+7,2 fte)

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 34

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

+18%

+€ 1.924.845

€25.539

84_45

€39.747

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

+22%

+€ 839.423

€7.564

81_49

€15.178

Categorie 5: Financiën en Control

+40%

+€ 622.300

€3.285

78_32

€7.243

Categorie 1: Directie en management primair proces

+24%

+€ 347.832

€2.955

70_39

€6.287

Categorie 4: Personeel en Organisatie

+17%

+€ 118.041

€1.513

69_43

€2.808

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+40%

+€ 111.782

€79

82_57

€1.369

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

+16%

+€ 94.349

€616

51_40

€3.331

Categorie 11: Inkoop

+14%

+€ 28.235

€180

62_51

€953

Categorie 9: Kwaliteitszorg

-1%

-€ 918

€33

42_43

€649

Categorie 8: Communicatie

-1%

-€ 4.054

€777

40_41

€2.647

Categorie 7: Juridische Zaken

-15%

-€ 54.890

€313

26_33

€2.567

Categorie 10: Facilitaire dienst

-14%

-€ 177.254

€2.461

22_38

€5.561

Totale apparaatskosten overhead

Vertrouwelijk 35

Overhead

Vergelijking formatie Fte als % van de totale formatie Ingevuld in vragenlijst

Uw gemeente

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking absoluut

111,37

32,5%

30,4%

+7%

+7,2

Categorie 5: Financiën en Control

28,07

8,2%

5,9%

+38%

+7,7

Categorie 1: Directie en management primair proces

16,28

4,8%

4,0%

+18%

+2,5

Categorie 2: Secretariaten primair proces

6,67

1,9%

1,5%

+31%

+1,6

Categorie 4: Personeel en Organisatie

9,72

2,8%

2,6%

+9%

+0,8

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

8,11

2,4%

2,3%

+3%

+0,2

Categorie 8: Communicatie

7,16

2,1%

2,0%

+3%

+0,2

Categorie 9: Kwaliteitszorg

1,00

0,3%

0,4%

-23%

-0,3

Categorie 11: Inkoop

1,08

0,3%

0,6%

-45%

-0,9

Categorie 7: Juridische Zaken

3,41

1,0%

1,3%

-23%

-1,0

Categorie 10: Facilitaire dienst

11,13

3,2%

3,7%

-13%

-1,7

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

18,74

5,5%

6,0%

-9%

-1,9

Categorie

Totaal aantal fte overhead

Vertrouwelijk 36

Overhead

Opvallendheden Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 22% hoger dan gemiddeld (+€ 0,8 miljoen). - Hogere materiële kosten dan gemiddeld (+€ 0,9 miljoen) - Hogere inhuurkosten (+€ 0,1 miljoen) - Lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) - Gemiddelde kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,0 miljoen)

• Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - DIV: +€ 0,2 miljoen (+3,5 fte) - Systeem- en netwerkbeheer: -€ 0,2 miljoen (-2,7 fte)

• Op management, beleid/advies, helpdesk, applicatiebeheer, ICT projecten/applicatieontwikkeling en secretariaat liggen uw kosten rondom het gemiddelde. • De volgende materiële kosten vallen op:

- Licenties en contracten: +€ 0,6 miljoen - Projecten: +€ 0,3 miljoen - Inventaris en servers: +€ 0,1 miljoen - Uw kosten van data/telefonie liggen rondom het gemiddelde.

• Het aantal accounts per fte is 11% lager dan gemiddeld en het aantal ICT-meldingen per account is 49% lager dan gemiddeld. Vertrouwelijk 37

Overhead

Opvallendheden Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 40% hoger dan gemiddeld (+€ 0,6 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 7,7 fte hoger dan gemiddeld: - Financiële administratie: +4,6 fte - Controlling/beleid/advies/planning & control: +1,7 fte - Management: +1 fte - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): +0,6 fte - Secretariaat: +0,3 fte - AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: -0,4 fte

• Vooral het aantal fte financiële administratie valt op: - Het aantal binnengekomen facturen per fte financiële administratie: -10%

Vertrouwelijk 38

Overhead

Opvallendheden Categorie 1: Directie en management primair proces • De kosten per fte zijn 23,7% hoger dan gemiddeld per fte (+€ 0,3 miljoen) • Uw gemeente zet 2,5 fte meer formatie in dan gemiddeld: - Gemeentesecretaris/Directie: +0,7 fte (u heeft in totaal 3 fte) - Lijnmanagement tweede laag: +5,4 fte (u heeft in totaal 11,3 fte) - Lijnmanagement derde laag: -3,6 fte (u heeft in totaal 2 fte) - Lijnmanagement overige lagen: -0,1 fte (u heeft in totaal 0 fte)

• Gemiddeld voor uw gehele organisatie heeft u 18 medewerkers per leidinggevende. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 24,5 medewerkers per leidinggevende. • Let op, dit betreft alleen het management van het primaire proces. Management van de overhead is toebedeeld aan de desbetreffende overheadcategorie waar hij/zij leiding aan geeft. Vertrouwelijk 39

Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 19% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Dit is een bedrag van -€ 0,5 miljoen lager. • Het aantal m2 per fte is 13% lager dan gemiddeld. • Uw huisvestingskosten per m2 zijn 1% hoger dan gemiddeld. • Uw organisatie heeft 5 locaties. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 2,5 locaties. Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 51% hoger dan gemiddeld (8,0 t.o.v. 5,3). • De meldingsfrequentie is 7% hoger dan gemiddeld. Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 25% hoger dan gemiddeld. • De begrote reis- en verblijfskosten per medewerker zijn 9% hoger dan gemiddeld.

Vertrouwelijk 40

Overige opvallendheden

Vergelijking loonschalen

Bovenstaande grafiek geeft de procentuele verdeling van de totale formatie van uw gemeente over de functionele loonschalen weer. Vertrouwelijk 41

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 42

Samenvattend (1/2) Totale kosten per inwoner (Primair proces +overhead) zijn -3% lager dan gemiddeld. • Dit komt door de lagere kosten van het primaire proces. Overhead • Uw overheadkosten zijn 12% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, blijven uw overheadkosten hoger dan gemiddeld (+18%). • Uw formatie bestaat voor 32,5% uit overhead. Gemiddeld is dit 30,4%. • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Informatisering en automatisering (met name de materiële kosten) - Financiën en control - Directie en management primair proces

Vertrouwelijk 43

Samenvattend (2/2) Primair proces

• De kosten per inwoner zijn 8% lager dan gemiddeld. • Relatief kleine formatie beleid/advies (-11,9 fte), waarvan 5 clusters met een verschil van meer dan 1 fte ten opzichte van het gemiddelde. • Formatie regie/contractmanagement op 3 clusters niet in lijn met de mate van uitbesteding. • Kosten vergunningverlening relatief laag op apv-, drank-en horecavergunningen en omgevingsvergunningen en in lijn op parkeervergunningen. • De uitvoeringskosten zijn lager dan gemiddeld (-€ 2,2 miljoen). Uw gemeente heeft een kleinere formatieomvang, minder inhuur, lagere vastgoed-en materiaalkosten en lagere externe kosten. • Aandachtspunten met lagere kosten zijn:

- Kunst, cultuur en oudheidkunde (inclusief subsidies) - Wabo - Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Vertrouwelijk 44

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken − Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie − Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 45

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 46

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

Telefoonnummer: 030-2916848 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Esther Peeters e.peeters@berenschot.nl

Vertrouwelijk 47

Bijlage 1

Definitie apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel • Materiële kosten • Inhuurkosten • Kosten taken belegd bij derden • Personeel dat zich inzet voor derden • Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe: Loonkosten personeel • Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten • Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten Vertrouwelijk 48

Bijlage 1

Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten • Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. • Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen.

Kosten taken belegd bij derden • Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (onder andere een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. • Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten. Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel • Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.

Vertrouwelijk 49

Bijlage 2

Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening

Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe: 1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (onder andere onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (onder andere bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (onder andere toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (onder andere baliemedewerkers, klant-managers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (onder andere de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). Vertrouwelijk 50

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) • Beheer van locaties (onder andere beheer van sportlocaties of zwembaden). • Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (onder andere kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). • Planning van werkzaamheden. • Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). • Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (onder andere belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.

De meeste van de hiervoor genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid/strategie/(beleids)advies (langetermijnvisie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. • De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.

Vertrouwelijk 51

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) 3. Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement Dit betreft de formatie die zich bezighoudt met regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement onder andere van taken die zijn uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband. Onder contractmanagers verstaan wij de medewerkers die de afgesloten contracten van de gemeente beheren en onderhouden voor een bepaald vakgebied. Qua werkzaamheden kan gedacht worden aan het voeren van gesprekken met de contractpartners, het beheren en monitoren van de uitputting van het contract en het eventueel ingrijpen op het moment dat een contract dreigt te worden overschreden. De contractmanagers blijven betrokken bij de contracten en contractpartners, ook nadat de inkoop is afgerond.

4. Vergunningverlening Dit betreft de formatie en uitvoeringskosten van vergunningverlening. Deze categorie treft u aan bij de volgende drie clusters: Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 4: Parkeren Cluster 22: Wabo

Vertrouwelijk 52

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.

Berenschot Groep B.V.

Europalaan 40, 3526 KS Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916

www.berenschot.nl /berenschot Vertrouwelijk 53