Bijlage Raadsopdracht ontwikkelen instrumenten monitoring bij RV Ontwikkeling instrumentarium monitoring

Ontwikkelen instrumenten voor monitoring beleid raadsopdracht Datum: 16 mei 2023

De gemeenteraad nam op 21 december 2021 de motie “Zicht op beleidseffecten sociaal domein” aan. Met deze motie beoogt de raad een verbetering van de periodieke informatie over de uitvoering van het beleid. De griffie krijgt in de motie opdracht een concreet voorstel te ontwikkelen. Deze motie was enerzijds aanleiding om de raad beter te faciliteren in het beleidsveld van het sociaal domein. De monitor is verder ontwikkeld -maar nog niet op het punt waar de behoefte ligt- en er is een ontmoeting georganiseerd met betrokkenen in het sociaal domein om ook kwalitatieve informatie toe te voegen. Daarnaast is met het oog op de bredere behoefte aan goede informatie over de uitvoering van beleid voorgesteld het onderwerp “monitoring van beleid” op te nemen op de Raadsagenda. Op 1 november 2022 heeft het presidium de Raadsagenda 2022-2024 vastgesteld. Doel van “Monitoring uitvoering van door de raad vastgesteld beleid” is om als gemeenteraad meer zicht op de effecten en resultaten van het beleid te krijgen. Kernvraag is wat de gemeenteraad aan instrumenten nodig heeft om te kunnen beoordelen of vastgesteld beleid oplevert wat was beoogd. Concreet vermeldt de Raadsagenda vier thema’s: wonen, mobiliteit, sociaal domein en openbare ruimte. Majeure thema’s waarop de raad de afgelopen jaren (nieuwe) beleidskaders heeft vastgesteld.

Eerder heeft de raad al aangegeven periodiek geïnformeerd worden over de organisatieontwikkeling, dienstverlening, bedrijventerreinen, grondexploitaties, het IHP en grote projecten. Dit alles nog naast de reguliere Bestuursrapportages die twee maal per jaar een integraal beeld geven van de uitvoering van de begroting.

Planning en control, monitoring en datagestuurd werken De gemeenteraad heeft de afgelopen paar jaar veel visies en beleidsnota’s vastgesteld. Daarmee heeft de raad zijn kaderstellende rol genomen en het college opdracht gegeven om binnen deze kaders tot uitvoering van het beleid en de plannen te komen. In sommige gevallen heeft het college uitvoeringsplannen of -agenda’s opgesteld waarmee het verder invulling geeft aan het vastgestelde beleidskader. Behalve de kaderstellende taak heeft de gemeenteraad een controlerende taak. De raad gaat na of het gevoerde beleid en de wijze van uitvoering de beoogde resultaten oplevert binnen de daarvoor gestelde kaders. Reguliere P&C-instrumenten daarvoor zijn de Bestuursrapportages en de Jaarstukken (integrale verantwoording), maar evenzo verantwoordt het college de uitvoering van beleid met raadsinformatiebrieven. Om verdiepend beleidsinhoudelijk zicht te hebben op beleidseffecten wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van monitorinstrumenten in de vorm van een monitor of periodieke rapportage. Soms ontwikkelen gemeenten eigen monitors (bijv. sociaal domein, duurzaamheid, verkeersveiligheid, openbare veiligheid etc.), soms wordt verwezen naar landelijke monitors zoals “Waar staat je gemeente”.

1

Ook in Altena zien we deze ontwikkeling met een monitor sociaal domein, monitor actieprogramma alcohol en drugs, monitor discriminatie, rapportage grondexploitaties, rapportage/presentatie financiele positie, rapportage voortgang organisatieontwikkeling en dienstverlening, etc. Blijkbaar is er, net als in andere gemeenten, een behoefte om data te verzamelen rond de effecten van gemeentelijk beleid en deze informatie te delen met college en/of gemeenteraad. Dit sluit aan op de rol van de raad om te controleren of het vastgestelde beleid de beoogde effecten oplevert. Datagestuurd werken betekent datagestuurd de uitvoering van beleid volgen en datagestuurd beleid aanpassen. Kernvraag is welke data de raad nodig heeft om effectief zijn rol te spelen.

De rol van de Auditcommissie De gemeenteraad heeft er in 2019 voor gekozen de Auditcommissie een brede taakopvatting mee te geven. In de Regeling op de vergaderingen en werkzaamheden van de gemeenteraad is opgenomen dat de commissie tot doel heeft advisering en afstemming tot stand te brengen ten behoeve van de raad voor activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden, en de inrichting van de planning- en controlcyclus alsmede over de indeling en inrichting van de P&C-documenten. De auditcommissie heeft een niet-politieke rol in het adviseren en ondersteunen van de gemeenteraad. Dat betekent dat het niet aan de commissie is om te bepalen met welke data monitors of rapportages worden “gevuld”. Wel kan de auditcommissie bij uitstek haar expertise inzetten om te helpen een samenhangend instrumentarium te ontwikkelen waarmee de raad zowel kwantitatief als kwalitatief een beeld krijgt van de uitvoering van beleid. Samenhangend betekent aansluitend op, bij of in de reguliere bestuursrapportages, eenduidig in opbouw en leesbaarheid, en logisch gepland in het jaar. De auditcommissie zal bij de uitvoering van deze raadsopdracht de rol hebben om de ontwikkeling te initiëren, te faciliteren, af te stemmen en te beoordelen. Na implementatie zal de commissie de werking volgen en waar nodig de raad voorstellen doen om zaken aan te passen.

Ontwikkelen instrumenten Het is in het belang van de gemeenteraad om over instrumenten en werkvormen te beschikken om de beleidseffecten kwantitatief (schriftelijke rapportages) én kwalitatief (gesprekken, werkbezoeken) structureel en gestructureerd te kunnen volgen. Daarbij wordt deels gebouwd op al in gebruik dan wel ontwikkeling zijnde instrumenten. Het ontwikkelen van instrumenten impliceert het benoemen van voor de raad meest belangrijke beleidsonderwerpen, nagaan welke doelen en beoogde effecten zijn omschreven (SMART?), op voorspraak van woordvoerders van fracties nagaan welke data gewenst zijn, in overleg met het college nagaan welke data opgeleverd kunnen worden, en het bewaken van de samenhang tussen bestuursrapportages en de afzonderlijke monitors en rapportages.

2

Proces raadsopdracht Bedoeling is langs een aantal stappen te komen tot een instrumentarium voor de raad om de effecten van beleid in beeld te krijgen. We starten met een inventarisatie van wat er al is en zetten daarna de stap naar het ontwikkelen van een samenhangend instrumentarium. Daarbij zullen keuzes gemaakt worden op welk beleidsveld als eerste ingezet wordt. Eerst zal de aandacht worden gericht op fase 1 van het proces, namelijk de inventarisatie. In deze eerste fase zorgt de AC dat in beeld gebracht wordt op welke manier op dit moment met monitors en periodieke rapportages gewerkt wordt. Op basis van deze inventarisatie maakt de AC de balans op om te bepalen op welke manier, met welke intensiteit en met welke focus verder gewerkt kan worden. Daarover wordt door de AC een advies uitgebracht aan het presidium. Processtap Toelichting 1. Inventariseren Ontwikkelen stappenplan voor de inventarisatie, met daarin aandacht voor volgende punten: • Welke ‘monitors’ of periodieke rapportages zijn er al? • In hoeverre voldoen deze aan de behoefte bij de raad (woordvoerders)? • Balans tussen kwantitatieve informatie en kwalitatief beeld • Op welke onderwerpen wordt een inhoudelijke monitoring gemist? • In hoeverre voorziet de Bestuursrapportage in de inhoudelijke rapportage over de effecten van beleid? 2.

Ontwikkelen Voorstel voor: • samenhang in het instrumentarium • een haalbaar plan voor ontwikkeling • prioriteiten in ontwikkelen (welk beleidsveld eerst etc.) • beeld van wat per beleidsveld nodig en mogelijk is 3. Ontwerp Per beleidsveld ontwikkelen instrument (maatwerk?) Inzicht in beschikbare en te ontwikkelen data Bouwen eerste ontwerp Test voorbereiden en uitvoeren 4. Invoeren

Na testfase doorontwikkelen naar definitief ontwerp waar mee gewerkt gaat worden Herhalen stappen 3 en 4 5. Volgen Auditcommissie gaat periodiek na (enquête?) in hoeverre het ontwikkelde instrument voldoet 6. Nazorg Vast agendapunt auditcommissie

Wie AC inventariseert en haalt info op bij woordvoerders / raadsleden

voorstel AC aan presidium college geeft reactie op concept plan college en organisatie AC beoordeelt ‘tussenproducten’ en faciliteert gesprek met raad college en organisatie iom AC AC AC

Vanuit de Auditcommissie zal een KleinSlimGroepje, bestaande uit de heren Van Dijk, Van der Hoeven en Roovers, het proces actief begeleiden. De griffie ondersteunt het KSG’tje in afstemming met de ambtelijke organisatie. Het streven is om processtap 1 medio november 2023 af te ronden.

3